Was ist eine Blindkopie in der Post. Postfix: Senden Sie eine Kopie jeder E-Mail an die angegebene E-Mail-Adresse. Senden einer nicht dringenden E-Mail mit der Kennzeichnung „dringend“

Ohne Geschäftskorrespondenzüberall geschäftlich tätig sein, egal ob Sie im Namen des Unternehmens oder in Ihrem eigenen Namen als Privatunternehmer schreiben. Genauer gesagt, wie Sie sich an seine Regeln halten. Ihre potenziellen Geschäftspartner oder Kunden werden Sie sehr danach beurteilen, wie Sie mit ihnen kommunizieren. Ein Geschäftsbrief ist sozusagen das „Gesicht“ eines Kaufmanns. Und um diese nicht zu verlieren, ist es wichtig, die goldenen Regeln der Kommunikation in diesem Format zu kennen.

Geschäfts-E-Mail-Regeln

Da E-Mail heute viel häufiger verwendet wird als die normale Post, haben wir uns entschieden, darauf zu achten, wie die Geschäftskorrespondenz im Netzwerk ordnungsgemäß geführt wird. Hier sind einige Empfehlungen für Sie, deren Einhaltung es Ihnen nicht erlaubt, das Gesicht vor dem Gesprächspartner zu verlieren.

Postfachname

Das erste, was uns beim Öffnen einer neuen Nachricht auffällt, ist die Adresse, von der sie gesendet wurde. Viele unterschätzen die Bedeutung dieses Moments und versenden Geschäftsbriefe von privaten Mailkonten. Daran ist nichts auszusetzen, wenn die E-Mail-Adresse nur Ihren Namen in einem für Menschen lesbaren Format enthält. Aber wenn es verschiedene Spitznamen wie „kissa1988“ oder „pupsik-26“ gibt, dann ist das Versenden einer Nachricht aus einer solchen Box einfach nicht akzeptabel. Stellen Sie sich vor, welche Emotionen eine Person haben wird, wenn sie einen Geschäftsvorschlag von einem "Baby" oder einer "Sonne" erhält.

Auch in der Geschäftskorrespondenz nicht erwünscht postalische Adressen, die mit beginnen [E-Mail geschützt], [E-Mail geschützt] und dergleichen. Sie werden einfach nicht ernst genommen, und es gibt sie Große Chance dass der Brief nicht einmal geöffnet wird. Am besten führen Sie die Geschäftskorrespondenz aus dem Briefkasten [E-Mail geschützt], wobei name Ihr Vor- und Nachname ist, company ist der Name des Unternehmens.

Empfänger

Bei der E-Mail-Korrespondenz ist es möglich, einen Brief an einen direkten Empfänger zu senden und anderen Empfängern eine Kopie beizufügen. Von Empfängern in einer Kopie einer Nachricht wird erwartet, dass sie nicht darauf antworten. Sie sind wie eingeladene Beobachter. Legen Sie daher vor dem Versenden fest, von wem genau Sie eine Antwort erhalten möchten, und ordnen Sie die Adressaten richtig zu. Setzen Sie jedoch nach Möglichkeit nicht mehrere Personen in die direkten Adressaten von Briefen. Es kann vorkommen, dass Ihnen keiner von ihnen antwortet, wenn sich alle gedanklich dafür entscheiden, diese Verantwortung auf einen anderen Adressaten zu „schieben“.

Wenn Sie selbst in einer Kopie eines Geschäftsbriefs gelandet sind, wartet der Absender, wie Sie bereits verstanden haben, nicht auf Ihre Antwort. Aber wenn es notwendig wurde, Ihnen speziell zu antworten, dann können Sie dies tun, aber es wäre höflich, sich am Anfang der Nachricht für das „Einmischen“ zu entschuldigen.

Briefgestaltung

Formaler Geschäftsstil. In der Geschäftskorrespondenz wird natürlich der offizielle Stil verwendet. Es fehlen Adjektive, unnötige Klarstellungen und Details. Nur Besonderheiten, Klarheit und Logik. Nachdem Sie eine Geschäftsnachricht geschrieben haben, ist es nützlich, sie erneut zu lesen und alle Sätze zu entfernen, die keine besondere semantische Last tragen und die Essenz des Gesagten nicht ändern. Erst wenn Sie davon überzeugt sind, dass alle diese Wörter und Phrasen entfernt wurden, können Sie sagen, dass diese Regel zum Schreiben eines Geschäftsbriefs eingehalten wurde.

Alphabetisierung. Zu sagen, dass es wichtig ist, eine Nachricht richtig und fehlerfrei zu schreiben, ist wie zu sagen: „Ein Schneemann sollte aus Schnee bestehen“. Es ist jedoch unmöglich, diese Regel nicht zu erwähnen. Alphabetisierung ist die Grundlage jeder Korrespondenz. Wer einen Geschäftsbrief mit Rechtschreibfehlern schreibt, wird von niemandem ernst genommen.

Betreff des Briefes. Es ist ein Muss, es zu schreiben. Versuchen Sie, es kurz, aber ausführlich zu halten, damit dem Empfänger auf einen Blick klar wird, worum es in dem Brief gehen wird. Der Betreff sollte nicht aus einem Wort bestehen. „Information“, „Frage“ usw. - Falsche Betreffzeilen für geschäftliche E-Mails. „Handelsangebot von Firma X“ ist das richtige Thema. Wenn die Informationen in Ihrem Brief besonders wichtig sind, können Sie sie mit einem speziellen „Wichtigkeits“-Flag kennzeichnen, das in fast allen E-Mail-Diensten verfügbar ist.

Schriftart. Der Text der Nachricht sollte in erster Linie lesbar sein. Verwenden Sie also die Schriftart Arial bzw Mal neu Roman, wählen Sie eine durchschnittliche Größe (in mail.ru-Mail ist die optimale Schriftgröße beispielsweise 3). Experimentieren Sie nicht mit Schriftarten oder Farben. In der Geschäftskorrespondenz ist dies unangebracht. Verwenden Sie nicht die Feststelltaste Ausrufezeichen und verschiedene Sonderzeichen (einschließlich Emoticons). Das einzige, was erlaubt ist, ist die Kursivschrift bestimmter Sätze oder in fett. Aber versuchen Sie, dies nur zu verwenden, wenn es absolut notwendig ist.

Für eine bessere Lesbarkeit und eine bessere Botschaft können Sie im Text des Schreibens Zwischenüberschriften verwenden. Aber es sollten nicht zu viele davon sein - nicht mehr als 3-4.

Ein Absatz sollte nicht mehr als 4 Zeilen umfassen. Wenn wir sehr lange Absätze lesen, verschwimmt der Text und die Hauptidee kann verloren gehen.

Etwaige Überweisungen und Listen sollten mit Hilfe von speziellen Markern erstellt werden.

Unternehmensvorlage. Es ist großartig, wenn Sie eine Unternehmens-E-Mail-Vorlage in Ihrem Unternehmensstil entwickeln. Und Sie werden alle Geschäftsnachrichten nur mit dieser Vorlage versenden. Auf diese Weise können Sie sich von den anderen abheben und die für eine Geschäftsnachricht erforderliche Formalität einhalten. Übertreiben Sie es jedoch nicht mit "Marke" - übermäßige Kreativität schadet nur. Still, wir redenüber Geschäftskommunikation, nicht Unterhaltung. Vergessen Sie auch nicht, dass Empfänger Ihre Nachrichten nicht nur auf einem Computer lesen können, sondern auch auf mobile Geräte. Daher muss die Vorlage für unterschiedliche Bildschirmauflösungen optimiert werden.

In einem Schreiben darf nur ein informativer Grund stehen. Und dementsprechend sollte nur eine Zielaktion vom Empfänger impliziert werden. Es gilt als nicht korrekt, mehrere Fragen, Anregungen oder Bitten an den Empfänger gleichzeitig in einer Nachricht zu enthalten.

Es sollte in folgende Teile zerlegt werden:
- Einleitung;
- Hauptteil;
- Fazit.

Geben Sie in der Einleitung kurz den Zweck der Nachricht und die Gründe dafür an. Der Hauptteil ist die Essenz des Briefes. Abschließend müssen Sie das oben Gesagte zusammenfassen - dies können Schlussfolgerungen, Anfragen, Anweisungen, Vorschläge usw. sein. Es ist höchst unerwünscht, irgendwelche "Nachschriften" in der Geschäftskorrespondenz zu verwenden. Vermeiden Sie auch Aphorismen, Metaphern, Sprichwörter und so weiter.

Wenn Sie eine Grafik in einem Brief übermitteln müssen, fügen Sie diese nicht in den Nachrichtentext selbst ein, sondern hängen Sie sie als separate Datei an. Bilder werden unter Umständen nicht richtig angezeigt verschiedene Geräte oder in der Oberfläche des Mailprogramms des Empfängers komplett deaktiviert werden. Geben Sie im Text gegebenenfalls einfach an: „Die Informationen befinden sich in der angehängten Datei“. Wenn es mehrere solcher Dateien gibt, achten Sie darauf, ihre Namen zu schreiben.

Wenn Sie Abkürzungen und Abkürzungen verwenden, müssen Sie zu 100 % sicher sein, dass der Empfänger versteht, was damit gemeint ist. Im Allgemeinen ist es besser, auf Nummer sicher zu gehen und solche Dinge nicht zu verwenden.

Mangel an Emotionen. Geschäftsbriefe sollten keine emotionale Färbung enthalten. Allgemein. Auch wenn Sie eine Beschwerde schreiben und Ihre Empörung wirklich in ihrer ganzen Fülle zeigen möchten, oder sich im Gegenteil Ihrem Partner aufrichtig für ein erfolgreiches Geschäft bedanken. Die Botschaft sollte zurückhaltend und teilweise sogar kaltblütig sein. Jeder Mensch schätzt seine Individualität, die Geschäftskorrespondenz jedoch nicht Der beste Weg es zu manifestieren. Ein formeller Brief von einer fröhlichen oder traurigen Person, einem Hausmeister o Vorsitzender sollte gleich sein.

Verwendung von Vokabeln. Zur Verknüpfung von Sätzen in der Geschäftskorrespondenz werden folgende Satzausdrücke verwendet:

aus diesem Grund;
auf welcher Grundlage;
mit Gewalt (von etwas);
gemäß;
ausgehend von;
beachten;
In Anbetracht;
was gedient.

Usw. Außerdem dürfen in Geschäftsbriefen Abkürzungen und Abkürzungen verwendet werden, die in der Branche, in der die Nachricht verfasst wird, allgemein akzeptiert sind. Wenn Sie Zweifel haben, ob der Empfänger eine bestimmte Abkürzung versteht, schreiben Sie die Phrase besser vollständig.

Grüße. Bitte verwenden Sie niemals das Klischee „Guten Tag“. Das ist, könnte man sagen, nicht nur eine schlechte Form der Geschäftskorrespondenz, sondern grundsätzlich auch der E-Mails. Die optimale Begrüßung lautet „Hallo, Vorname / Vorname Patronym“. Übrigens ist es gut, den Empfänger der Nachricht nicht nur in der Begrüßung, sondern auch im weiteren Verlauf des Textes namentlich anzusprechen. Wenn Sie an eine Person schreiben, die Sie nicht persönlich kennen, müssen Sie gleich zu Beginn angeben, woher Sie die Empfängeradresse haben.

Briefgröße. Dies ist kein Kunstwerk und nicht Ihre persönlichen Gedanken „zum Thema“. Die Nachricht sollte so kurz wie möglich sein, um die Fülle der darin enthaltenen Informationen zu vermitteln. Optimal ist es, wenn der Brieftext in einen „Bildschirm“ passt. Das Lesen langer Briefe ist ermüdend und nervt viele Menschen.

Antworten auf Briefe. Wenn Sie auf eine empfangene Nachricht antworten, klicken Sie immer auf die Schaltfläche "Antworten", nicht auf die Schaltfläche "Verfassen". Bei der ersten Option wird automatisch die gesamte Korrespondenzhistorie in Ihrer Antwort abgerufen. Das ist richtig, denn eine Person erinnert sich möglicherweise nicht sofort daran, wer Sie sind und was Sie von ihr wollen, wenn sie den Hintergrund nicht sieht. Vor allem, wenn seit der letzten Korrespondenz mehr als fünf Tage vergangen sind. Zögern Sie nicht, Ihren Gesprächspartner zu zitieren, während Sie auf seine Nachricht antworten. Das gibt ihm die Möglichkeit, sich an das zu erinnern, worüber Sie zuvor gesprochen haben.

Danken Sie dem Gesprächspartner immer, wo es angebracht ist. Du kannst zum Beispiel schreiben „Vladimir, danke für deinen Brief“ oder „Irina Alekseevna, danke für so eine schnelle Antwort“. Solche Nuancen zeigen Ihren Respekt für den Gesprächspartner und mildern die Stimmung der elektronischen Kommunikation.

Wenn der Gesprächspartner Ihnen eine Nachricht geschickt hat, in der er seine Unzufriedenheit zum Ausdruck brachte oder sogar offen unhöflich zu Ihnen war, versuchen Sie, ihm nicht auf die gleiche Weise zu antworten, egal wie sehr Sie es möchten. Die Situationen variieren, aber reagieren Sie immer höflich und zurückhaltend.

Je früher Sie antworten, desto besser ist es natürlich. Toll, wenn Sie innerhalb weniger Stunden antworten können. Dieser Zeitraum ist optimal. Aber nehmen wir an, die Antwort kommt innerhalb weniger Tage. Psychologen sagen, dass die angenehme Wartezeit einer Person auf eine Antwort auf eine E-Mail 48 Stunden beträgt, also zwei Tage. Wenn Sie länger warten müssen, kann dies bereits als respektlos empfunden oder ignoriert werden. Wenn das in der Nachricht angesprochene Problem mehr Zeit für Ihre Antwort erfordert, schreiben Sie, dass Sie das Schreiben erhalten, berücksichtigt und so schnell wie möglich geantwortet haben. So fühlt sich der Absender zumindest nicht ignoriert.

Abschluss des Schreibens. Sie sollten keine Sätze schreiben, die als Manipulationsversuch wahrgenommen werden können: „Ich hoffe wirklich auf eine gewinnbringende Zusammenarbeit“, „Danke im Voraus für Ihre Antwort“ und so weiter. Besser ist es, sich im elektronischen Schriftverkehr mit den Worten „Respektvoll“, „Meine aufrichtigen Wünsche“ und dergleichen zu verabschieden. Ja, solche Sätze sind stereotyp, aber sie eignen sich am besten für die Geschäftskommunikation. Schreiben Sie in die Unterschrift Ihren Vor- und Nachnamen, Ihre Position und Ihren Firmennamen. Hinterlassen Sie auch Kontakte, bei denen Sie kontaktiert werden können, außer Email.

Sendezeit. Natürlich sollen E-Mails nicht sofort nach Erhalt gelesen werden. In der E-Mail-Geschäftsethik gilt es jedoch als falsch, E-Mail-Nachrichten an Wochenenden, Feiertagen, spät abends oder nachts zu versenden. Versuchen Sie, sich an die üblichen Geschäftszeiten zu halten.

Und natürlich, bevor Sie auf die Schaltfläche "Senden" klicken, überprüfen Sie sorgfältig die Schreibweise des Namens und der E-Mail-Adresse des Empfängers. Lesen Sie den gesamten Text der Nachricht erneut und überprüfen Sie ihn auf Tippfehler oder falsche Sätze.

Die meisten E-Mail-Clients, einschließlich gmail, Yahoo, Mail.ru, Microsoft Outlook, Mozilla Thunderbird , bieten die Möglichkeit, eine einzelne E-Mail an eine große Anzahl von Empfängern zu senden. In der Regel können Sie dies mit der Funktion tun Kopieren(auf der Englische Sprache die Abkürzung wird für seine Bezeichnung übernommen. SS), oder Versteckte Kopie (CCB). Beim Senden einer Nachricht an Kopien Empfänger sehen können E-mailadressen andere Personen, an die dieser Brief ebenfalls gesendet wurde. Im zweiten Fall wird die Identität weiterer Empfänger ausgeblendet.

Hinzufügen einer Empfängeradresse

Um den/die Empfänger der E-Mail anzugeben, geben Sie deren E-Mail-Adresse in das Feld ein Denen (Dass):

Bei einigen E-Mail-Clients können Sie einfach einen Benutzernamen in ein Feld eingeben, das dann automatisch vom Programm ausgefüllt wird.

Wenn Sie dieses Feld verwenden, um E-Mails an mehrere Personen zu senden, kann jeder von ihnen sehen volle Liste andere Empfänger.

So kopieren Sie eine E-Mail

Aufstellen CC oder Kopieren verwendet, um elektronische Nachrichten auf indirektere Weise als im Feld auszutauschen Denen. Wenn Sie eine Person in Ihrer E-Mail nicht direkt ansprechen, aber möchten, dass diese Person die Diskussion im E-Mail-Thread verfolgt oder einfach nur auf dieses Thema aufmerksam wird, das Feld Kopieren wäre eine tolle Option. Adressat befindet sich in Kopien E-Mails, erhält eine ungelesene E-Mail auf seiner Briefkasten wie derjenige, der ins Feld gestellt wurde Denen; Der Unterschied besteht nur darin, an wen Sie den Brief im Text Ihrer E-Mail zuerst adressieren. In der Berufswelt Mailing an Kopien ist sehr weit verbreitet und dient dazu, Kollegen über verschiedene Veranstaltungen und Themen auf dem Laufenden zu halten.

Sie können E-Mail-Empfänger auflisten, indem Sie einfach eine Liste von Adressen in das Feld eingeben Kopieren, die sich normalerweise direkt unter dem Feld befindet Denen. Jeder in dieser Empfängerkette kann die Namen und E-Mail-Adressen aller anderen Empfänger sehen:

So erstellen Sie eine E-Mail mit Bcc

Jeder E-Mail-Client (Gmail, Outlook, Mozilla Thunderbird, Yahoo usw.) ermöglicht es dem Absender einer E-Mail, eine große Anzahl von Personen zu erreichen, ohne ihre Daten anderen Benutzern in der E-Mail-Kette preiszugeben. Diese Funktion wird aufgerufen BCC oder Versteckte Kopie. Sie können Empfänger ausblenden, indem Sie ihre Adressen in das Feld eingeben Versteckte Kopie anstatt Felder zu verwenden Denen und Kopieren:

Sie können diese Funktion sowohl für Einzel- als auch für Gruppen-E-Mails verwenden. Dies ist besonders nützlich, wenn Sie Ihre Kontakte privat halten, sie vor Spam und Spam schützen möchten oder einfach nicht möchten, dass Ihre Empfänger wissen, wer dieselbe Nachricht erhalten hat.

Aufstellen Versteckte Kopie nicht immer standardmäßig für alle E-Mail-Clients verfügbar. Zum Beispiel im Ausblick Sie müssen zu gehen Optionen um auf die Einstellung zuzugreifen; in Donnervogel Sie müssen diese Funktion aus dem Dropdown-Menü auswählen; in gmail du musst den knopf drücken Kopieren und Versteckte Kopie; in Windows Live-Mail Sie müssen die Tasten gleichzeitig drücken alt + B.

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Optionen Original anhören Originaltext يَا أَيُّهَا الَّذِينَ آمَنُوا إِن جَاءَكُمْ فَاسِقٌ بِنَبَإٍ فَتَبَيَّنُوا أَن تُصِيبُوا قَوْمًا بِجَهَالَةٍ فَتُصْبِحُوا عَلَى مَا فَعَلْتُمْ نَادِمِينَ Transliteration Yā "Ayyuhā A l-La dhī na „Ā manū“ In Jā „akum Fāsiqu n Binaba "iin Fatabayyanū "An Tuşībū Qawmāa n Bijahālatin Fatuşbiĥū `Alá Mā Fa`altum Nādimī na O ihr, die ihr glaubt! Wenn die Bösen Ihnen Neuigkeiten bringen, dann finden Sie es heraus, um unschuldige Menschen nicht aus Unwissenheit zu treffen, sonst werden Sie bereuen, was Sie getan haben. O ihr, die ihr glaubt! Wenn (ein) rebellischer [sündiger] (Person) mit (einigen) Neuigkeiten zu Ihnen kommt, dann versuchen Sie es herauszufinden (die Wahrheit ihrer Worte)[um ihre Richtigkeit zu überprüfen], (vor der Weitergabe an andere) nicht (unschuldigen) Menschen die Schuld geben (in Sünde oder Verbrechen) aus Unwissenheit, sonst wirst du bereuen (reuen), was du getan hast. O diejenigen, die glauben! Wenn die Bösen Ihnen Neuigkeiten bringen, dann finden Sie es heraus, um unschuldige Menschen nicht aus Unwissenheit zu treffen, sonst werden Sie bereuen, was Sie getan haben. [[Hier ist eine weitere Manifestation der feinen Gesinnung, die vernünftige und umsichtige Muslime auszeichnet: Wenn eine Person, die sich erlaubt, viele Sünden zu begehen, ihnen Neuigkeiten überbringt, unternehmen sie nichts, bis sie von der Richtigkeit seiner Worte überzeugt sind. Lügnern und bösen Menschen zu vertrauen, ist mit katastrophalen Folgen verbunden und kann eine Person dazu bringen, Sünden zu begehen. Wenn Sie auf die Worte solcher Menschen hören und ihnen genauso vertrauen wie die aufrichtigen, gerechten Gläubigen, dann können Sie das Leben und den Besitz vieler unschuldiger Menschen zerstören. Natürlich wird eine Person dies später bitter bereuen. Und um dies zu vermeiden, sind Muslime verpflichtet, alles zu überprüfen, was Sünder ihnen sagen. Wenn die gesammelten Informationen bestätigen, was der Sünder gesagt hat, kann man seinen Worten vertrauen und sie sollten berücksichtigt werden. Stellt sich heraus, dass er gelogen hat, können auf der Grundlage seiner Falschmeldung keine Entscheidungen getroffen werden. Basierend auf diesem Vers kann man zu folgendem Schluss kommen: Den Worten einer wahrhaftigen Person sollte vertraut werden, den Worten eines Lügners sollte man widersprechen und die Worte eines Sünders sollten geprüft werden. Geleitet von diesem Prinzip akzeptierten die rechtschaffenen muslimischen Gelehrten die Hadithe, die von den wahrhaftigen Kharijiten überliefert wurden, trotz der Tatsache, dass sie vom Weg des Gesandten abgewichen sind, Allahs Segen und Frieden auf ihm.]] Ibn Kathir

Allah der Allmächtige befiehlt hier, die Richtigkeit der Informationen zu überprüfen, die die Sünder / Bösewichte bringen (al-fasik). Treffen Sie keine (voreiligen) Urteile auf der Grundlage dessen, was Sie von ihnen hören, damit es sich nicht als falsch und falsch herausstellt. Es verbietet auch, dem Pfad der Bösen zu folgen. Aus diesem Grund akzeptieren einige der Gelehrten ('ulama) keine Traditionen mit unbekannten Quellen, weil sie möglicherweise von den Bösen stammen.

Viele Interpreten des Korans glauben, dass der Grund für die Herabsendung dieses Verses al-Walid ibn 'Uqba ibn Abu Mu'ayt war, als der Gesandte Allahs ihn zum Stamm al-Mustalaq schickte, um Zakat zu sammeln. Es wird auf viele verschiedene Arten übertragen. So berichtete Imam Ahmad, dass Harith ibn Abu Darara al-Khuzai sagte: „Als ich zum Gesandten Allahs kam (Möge Allah ihn segnen und grüßen!), fing er an, mich zum Islam zu rufen, und ich nahm den Islam an und etablierte mich darin. Dann fing er an, mich aufzufordern, Zakat zu zahlen, und ich akzeptierte dies und stellte mich darauf ein. Ich sagte: „Gesandter Allahs, lass mich zu meinem (Stamm) zurückkehren und sie zum Islam aufrufen und Zakat zahlen. Ich werde die Zakat von allen einziehen, die sie annehmen, und ich werde sie (an Sie) geben, wenn Sie Ihre Person bis zur festgesetzten Zeit zu mir schicken. Danach sammelte Harith die Zakat von allen, die zum Islam konvertierten, und begann auf einen Gesandten des Gesandten Allahs zu warten (Möge Allah ihn segnen und grüßen!). Die festgesetzte Stunde kam, aber der Bote kam nicht. Harith dachte, dass vielleicht der Gesandte Allahs (Möge Allah ihn segnen und grüßen!) wütend (wegen etwas) auf ihn, und nachdem er seinen Adel versammelt hatte, sagte er zu ihnen: „Der Gesandte Allahs (Möge Allah ihn segnen und grüßen!) bestimmte mir eine Zeit, zu der er seinen Boten schicken würde, um die Zakat entgegenzunehmen. Bote (Möge Allah ihn segnen und grüßen!) kann seinen Worten nicht widersprechen, ich denke, der Grund, warum er den Boten behalten hat, ist, dass er anscheinend wütend (auf uns) ist. (Deshalb) lasst uns (uns) alle zu ihm gehen.“ (Aber die Sache ist, zu den Ernannten) Zeit Gesandter Allahs (Möge Allah ihn segnen und grüßen!) bereits (zu ihnen) al-Walid ibn 'Uqba zu Harith geschickt, damit er ihm die von ihnen gesammelte Zakat abnehme. Al-Walid hatte jedoch, nachdem er einen bestimmten Ort erreicht hatte, (etwas sehr) Angst und kehrte zum Gesandten Allahs zurück (Möge Allah ihn segnen und grüßen!), sagte: "Oh Gesandter Allahs, Harith hat keine Zakat gegeben und beabsichtigt, mich zu töten." Was ist der Gesandte Allahs (Möge Allah ihn segnen und grüßen!) wurde wütend und schickte eine Gruppe von Leuten zu Haris. Sobald sie Medina verlassen hatten, trafen sie sich mit Harith. Sie begannen zu rufen: „(Hier ist) dieser Kharis!“ Haris näherte sich ihnen und fragte: „Wohin gehst du?“ Sie sagten: "Für dich." Er fragte: "Warum?" Sie sagten: „Gesandter Allahs (Möge Allah ihn segnen und grüßen!) schickte al-Walid ibn 'Uqab für die Zakat zu dir, und er sagte, dass du ihm die Zakat nicht gegeben hast und ihn töten wolltest. Dann sagte Harith zu ihnen: „Von dem, der Muhammad gesandt hat (Möge Allah ihn segnen und grüßen!) In Wahrheit habe ich ihn überhaupt nicht gesehen, und er ist überhaupt nicht zu mir gekommen. Übrigens kam ich, weil ich dachte, dass der Grund für das Zurückhalten des Gesandten darin bestand, dass der Gesandte Allahs anscheinend wütend war. Als Harith zum Gesandten Allahs kam (Möge Allah ihn segnen und grüßen!), er fragte ihn: "؟ منعت الزكاة وأردت قتل رسولي "Du hast dich geweigert, Zakat zu zahlen und wolltest meinen Boten töten?" Harith antwortete ihm: „Bei dem, der dich mit der Wahrheit gesandt hat, ich habe ihn nicht gesehen, und er ist überhaupt nicht zu mir gekommen. Und weil Ihr Mann nicht zur festgesetzten Stunde zu mir kam, dachte ich, Sie seien böse auf mich, und ich kam selbst zu Ihnen. Und dann wurden die Ayats (aus Surah) der „Räume“ ausgesandt: ﴾يَٰυَهface ٱلipe ءicles ءicles إurn جimes جimes فicles ganz وووird وووird﴿ „Über diejenigen, die glauben! Wenn die Bösen dir Neuigkeiten bringen“, zum Wort: ﴾ حَكِيمٌ ﴿ „Weise“ [Ahmad 4/279, 3/488, Tabarani 878]

Ibn Jarir, erzählt von Umm Salama (Möge Allah mit ihr zufrieden sein!) dass der Gesandte Allahs (Möge Allah ihn segnen und grüßen!) schickte einen Mann zum Stamm der al-Mustalak, um ihnen (obligatorische) Spenden (z. B. Zakayah) wegzunehmen. Nachdem der Stamm davon gehört hatte, ging er hinaus, um einen Gesandten des Gesandten Allahs, Allahs Segen und Frieden auf ihm, zu treffen. (Sie fuhr fort): „Aber auf dem Weg traf er (der Bote) den Teufel (Shaitan), der ihm sagte, dass sie ihn töten wollten. Dann kehrte der Gesandte zum Gesandten Allahs zurück (Möge Allah ihn segnen und grüßen!) und sagte ihm, dass der Stamm der al-Mustalak sich weigerte, ihre (Pflicht-)Spenden zu geben. Gesandter Allahs (Möge Allah ihn segnen und grüßen!) wurde darüber wütend und schickte eine Gruppe von Leuten zum Stamm. (Zur gleichen Zeit Menschen aus dem Stamm der al-Mustalak wenn) der Gesandte Allahs verrichtete das Mittagsgebet (zuhr) selbst kam zu ihm (Möge Allah ihn segnen und grüßen!) und sagte: „Wir greifen auf den Schutz Allahs vor Seinem Zorn und dem Zorn Seines Gesandten zurück. Sie haben uns einen Mann geschickt, und wir haben uns sehr darüber gefreut. Aber als sie sahen, dass er vom Weg abwich, fürchteten sie, dass Allah und Sein Gesandter zornig auf uns wären. Und sie hörten nicht auf, es zu sagen, bis Bilal kam (Möge Allah mit ihm zufrieden sein!) der begann, die Menschen zum Nachmittagsgebet (Asr) zu rufen.“ (Sie sagte): „Dann wurde dieser Vers herabgesandt“: „O ihr, die ihr glaubt! Wenn dir eine böse Person Neuigkeiten bringt, dann finde es heraus, um nicht unschuldige Menschen aus Unwissenheit zu schlagen, sonst wirst du bereuen, was du getan hast.“ [Tabari 31685]

Mujahid und Qatada sagten dazu: „Der Gesandte Allahs (Möge Allah ihn segnen und grüßen!) schickte al-Walid ibn ‘Uqba zum Stamm von al-Mustalak, um Zakat zu sammeln. Sie sind (ging ihm entgegen mit) Zakat, (aber er bekam Angst und) dem Gesandten Allahs zurückgegeben (Möge Allah ihn segnen und grüßen!) mit den Worten: "Der Stamm von al-Mustalaq hat sich versammelt, um sich Ihnen zu widersetzen." Qatada: "Sie haben dem Islam den Rücken gekehrt." Dann der Gesandte Allahs (Möge Allah ihn segnen und grüßen!) sandte Khalid ibn al-Walid zu ihnen (Möge Allah mit ihm zufrieden sein!) damit er sich vergewissert und keine überstürzte Entscheidung trifft. Er kam nachts (heimlich) zu ihnen. Er schickte seine Kundschafter zu ihnen, die bestätigten, dass sie sich nicht vom Glauben abwandten und dass sie ihren Adhan hörten (Aufruf zum Gebet) und (sah) ihr Gebet. Als Khalid zurückkehrte, informierte er den Gesandten Allahs über alles (Möge Allah ihn segnen und grüßen!). Und dieser Vers wurde herabgesandt. Katada (Möge Allah mit ihm zufrieden sein!) sagte: Der Gesandte Allahs sagte (Möge Allah ihn segnen und grüßen!): « التثبث من الله، والعجلة من الشيطان » "Stellen Sie sicher (zur vollständigen Klarheit) dies ist von Allah, und Eile ist von Satan.“ [Tabari 31678]

Die Tatsache, dass dieser Vers über Walid ibn Uqb herabgesandt wurde, wird von vielen der rechtschaffenen Vorgänger (al-salaf) erwähnt, wie Ibn Abu Layl, Zeid ibn Ruman, ad-Dahhak, Muqatil ibn Hayyan und andere. Und Allah weiß es am besten.

Was ist E-Mail? In der heutigen Geschäftswelt ist dies:

Dein Gesicht. Mit Hilfe von E-Mails können Sie in den Augen der Gegenseite ein positives Image schaffen oder den ersten Eindruck verderben.
Ihr Arbeitsgerät. Ein Großteil der Kommunikation mit der Außenwelt findet per E-Mail statt. Wenn Sie dieses Tool also gut beherrschen, können Sie Ihr Leben viel einfacher machen.
Starke Ablenkung. Die Außenwelt versucht, Sie per E-Mail zu erreichen, abzulenken und in die Irre zu führen.

Betrachten Sie von diesen Positionen aus die Arbeit mit E-Mail. Fangen wir einfach an.

Briefgestaltung

Ich verwende den E-Mail-Client Mozilla Thunderbird, also werde ich sein Beispiel verwenden. Lassen Sie uns einen neuen Brief erstellen und die Liste der Felder von oben nach unten durchgehen.

Denen. Kopieren. Versteckte Kopie

Vielleicht weiß es jemand nicht, aber "An" in Mozilla kann in "Cc" oder "Bcc" geändert werden.

Denen: Wir schreiben den Hauptempfänger oder mehrere Empfänger durch Semikolon getrennt.
Kopieren: Wir schreiben jemandem, der den Brief lesen sollte, von dem wir aber keine Reaktion erwarten.
Versteckte Kopie: Wir schreiben jemandem, der den Brief lesen soll, aber den übrigen Empfängern des Briefes unbekannt bleiben soll. Es eignet sich besonders für den Massenversand von Geschäftsbriefen, wie z. B. Benachrichtigungen.

Nicht richtig Geben Sie im Massenmailing die Empfänger über die Felder „Cc“ oder „An“ an. Mehrmals im Jahr erhalte ich Briefe, in denen 50-90 Empfänger im Feld „Cc“ aufgeführt sind. Es liegt eine Verletzung der Privatsphäre vor. Nicht alle Ihre Empfänger müssen wissen, mit wem Sie sonst noch an einem ähnlichen Thema arbeiten. Es ist gut, wenn es Menschen sind, die sich kennen. Und wenn konkurrierende Unternehmen auf der Liste stehen, die nichts voneinander wissen? Sie müssen zumindest auf unnötige Erklärungen vorbereitet sein und zumindest die Zusammenarbeit mit einem von ihnen beenden. Nicht so.

Betreff des Briefes

Professionelle Mailing-Dienste schreiben in ihren Unternehmensblogs oft über die Bedeutung der Betreffzeile (manchmal sinnvoll). Aber dort sprechen wir meistens von Werbebriefen, bei denen der Betreff des Briefes das Problem „E-Mail sollte geöffnet werden“ löst.

Wir besprechen die tägliche Geschäftskorrespondenz. Hier löst das Thema das Problem "Der Brief und sein Autor sollten leicht identifiziert und dann gefunden werden können". Darüber hinaus wird Ihr Fleiß in Form des Karmas zahlreicher Antwortbriefe, nur mit Präfixen, zu Ihnen zurückkehren Betreff: oder vorw, unter denen Sie nach dem gewünschten Buchstaben zum Thema suchen müssen.

Zwanzig Briefe sind das Volumen einer eintägigen Korrespondenz eines mittleren Managers. Ich spreche überhaupt nicht von Unternehmern und Geschäftsinhabern, ihre Anzahl von Briefen übersteigt manchmal 200 oder mehr pro Tag. Also noch einmal: Senden Sie keine E-Mails mit einer leeren Betreffzeile.

Also, wie formuliert man den Betreff des Briefes richtig?

Fehler Nr. 1 : nur der Firmenname im Betreff. Zum Beispiel "Sky" und alle. Erstens sind Sie wahrscheinlich kein Mitglied Ihres Unternehmens, das mit dieser Gegenpartei kommuniziert. Zweitens bringt ein solches Thema keinen Sinn, da der Name Ihres Unternehmens bereits aus der Adresse ersichtlich ist. Drittens, raten Sie mal, wie Ihr eigenes Postfach mit diesem Korrespondenzansatz aussehen wird? Ungefähr so.

Ist es bequem, nach solchen Themen zu suchen?

Fehler Nr. 2 : auffällig, Verkaufstitel. Toll, wenn man weiß, wie man solche Überschriften schreibt. Aber ist es angemessen, diese Fähigkeiten in der Geschäftskorrespondenz einzusetzen? Denken Sie an den Zweck der Betreffzeile eines Geschäftsbriefes: nicht verkaufen, sondern identifizieren und suchen.

Text des Schreibens

Es gibt viele Anleitungen zum Schreiben von Texten für verschiedene Fälle Leben. Zum Beispiel haben Maxim Ilyakhov, Alexander Amzin und andere Meister des Wortes viele nützliche Informationen. Ich rate Ihnen, zumindest ihre Artikel zu lesen, um die allgemeine Alphabetisierung zu verbessern und den allgemeinen Stil der schriftlichen Rede zu verbessern.

Beim Schreiben eines Briefes müssen wir immer wieder mehrere Entscheidungen treffen.

Eine Frage der Höflichkeit . Am Anfang des Briefes können Sie Höflichkeit oder sogar Zärtlichkeit im Sinne von „Mein lieber Rodya, seit mehr als zwei Monaten habe ich nicht mehr schriftlich mit Ihnen gesprochen, unter dem ich selbst gelitten habe und sogar nicht geschlafen habe, verwischen Nacht, nachdenklich.“ Sehr höflich und sehr kostspielig, sowohl in Bezug auf die Zeit zum Verfassen einer solchen Einführung als auch in Bezug auf die Zeit des Gesprächspartners zum Lesen. Korrespondenz ist Geschäft, erinnerst du dich? Kein Briefgenre für einen Wettbewerb schreiben und keinen Brief seiner Mutter an Raskolnikov, sondern Geschäftskorrespondenz.

Wir respektieren unsere Zeit und den Empfänger!

Nur im ersten Brief nach einem flüchtigen Treffen auf der Messe macht es Sinn, sich vorzustellen und an die Umstände der Bekanntschaft zu erinnern. Wenn es sich um eine Fortsetzung der Zusammenarbeit oder um eine laufende Korrespondenz handelt, schreiben wir im ersten Brief des Tages: „Hallo, Ivan“, im zweiten und folgenden: „Ivan, ...“.

Appellieren . Mich beschäftigte immer die Frage, an wen ich mich in einem Brief wenden soll, wenn es mehrere Empfänger gibt. Ich habe kürzlich einen Brief an drei Mädchen namens Anna geschrieben. Ohne zu zögern schrieb ich „Hallo Anna“ und nahm kein Dampfbad. Aber das ist nicht immer der Fall.

Was ist, wenn es drei oder sogar sieben Empfänger gibt und sie nicht denselben Namen haben? Sie können nach Namen auflisten: "Guten Tag, Rodion, Pulcheria, Avdotya und Pyotr Petrovich." Aber es ist lang und braucht Zeit. Sie können schreiben: "Hallo, Kollegen!".

Für mich selbst verwende ich die Regel, denjenigen mit Namen anzusprechen, der im Feld "An" steht. Und an diejenigen, die sich in der Kopie befinden, wenden Sie sich überhaupt nicht an. Diese Regel ermöglicht es Ihnen gleichzeitig, den Adressaten des Briefes und den Zweck dieses Briefes genauer zu bestimmen (einen!).

Zitat . Korrespondenz ist oft eine Briefkette mit Fragen und Antworten – mit einem Wort ein Dialog. Es gilt als gute Form, den Verlauf der Korrespondenz nicht zu löschen und Ihre Antwort oben auf den zitierten Text zu schreiben, damit Sie, wenn Sie in einer Woche zu dieser Korrespondenz zurückkehren, den Dialog leicht von oben nach unten nach absteigenden Daten lesen können.

Aus irgendeinem Grund ist die Standardeinstellung in Mozilla "Cursor nach zitiertem Text setzen". Ich empfehle, es im Menü "Extras" → "Optionen" zu ändern Konto» → «Aufbau und Adressierung». Es muss so sein.

Zweck des Schreibens . Es gibt zwei Arten von Geschäftsbriefen:

wenn wir den Gesprächspartner einfach informieren (z. B. einen Bericht über die für den Monat geleistete Arbeit);
und wenn wir etwas vom Gesprächspartner wollen. Zum Beispiel, damit er die beigefügte Rechnung zur Zahlung akzeptiert.

In der Regel gibt es viel mehr Anreizschreiben als Meldeschreiben. Wenn wir etwas vom Gesprächspartner erreichen wollen, ist es sehr wichtig, dies in einem Anschreiben im Klartext zu sagen. Dem Call-to-Action sollte ein Vorname folgen und der letzte Satz des Anschreibens sein.

Nicht richtig : "Porfiry Petrovich, ich weiß, wer die alte Frau getötet hat."

Korrekt : "Porfiry Petrovich, ich war es, der die alte Frau getötet hat, bitte handeln Sie nach meiner Verhaftung, ich bin es leid zu leiden!"

Warum sollte der Korrespondent für Sie überlegen, was mit diesem Brief zu tun ist? Schließlich kann er die falsche Entscheidung treffen.

Unterschrift im Text . Sie muss sein. Darüber hinaus bieten Ihnen alle E-Mail-Clients die Möglichkeit, eine automatische Ersetzung einer Signatur einzurichten, beispielsweise das klassische "Respektvoll, ...". Bei Mozilla erfolgt dies im Menü „Extras“ → „Kontooptionen“.

Kontakte in die Signatur zu schreiben oder nicht zu schreiben, ist für jeden eine persönliche Angelegenheit. Aber wenn Sie irgendwie mit dem Verkauf zu tun haben, schreiben Sie unbedingt. Auch wenn die Transaktion aufgrund der Kommunikationsergebnisse nicht zustande kommt, werden Sie in Zukunft einfach über die Kontakte aus der Signatur gefunden.

Zum Schluss noch ein Merkmal des Briefkörpers für diejenigen Gesprächspartner, die Ihre Briefe nicht beantworten möchten (nicht können, nicht wollen, keine Zeit haben). Geben Sie die Standardeinstellung im Text des Schreibens an. Zum Beispiel: „Porfiry Petrovich, wenn Sie nicht vor Freitag 12:00 Uhr kommen, um mich zu verhaften, dann betrachte ich mich als amnestiert.“ Natürlich muss die Deadline echt sein (senden Sie den Text aus dem Beispiel nicht am Freitag um 11:50). Der Empfänger muss körperlich in der Lage sein, Ihren Brief zu lesen und zu entscheiden. Ein solches "Schweigen" entbindet Sie von der Verantwortung für die Nichtantwort des Gesprächspartners. Wie immer muss die Verwendung dieses Chips mit Bedacht angegangen werden. Wenn eine Person pünktlich und regelmäßig auf Ihre Briefe antwortet, kann ein solches Ultimatum ihn, wenn nicht beleidigend, ein wenig belasten oder zu der Entscheidung führen, den Brief jetzt nicht zu beantworten, sondern Sie bis Freitag warten zu lassen.

Anhänge

Briefe werden oft mit Anhängen geliefert: Lebensläufe, kommerzielle Angebote, Kostenvoranschläge, Zeitpläne, Scans von Dokumenten - sehr handliches Werkzeug und gleichzeitig eine Quelle beliebter Irrtümer.

Fehler : Enorme Investitionsgröße. Wir erhalten oft E-Mails mit Anhängen bis zu einer Größe von 20 MB. In der Regel handelt es sich um Scans einiger Dokumente im TIFF-Format mit einer Auflösung von 600 dpi. Mailprogramm Der Korrespondent wird mit ziemlicher Sicherheit mehrere Minuten lang vergeblich versuchen, eine Vorschau dieses Anhangs herunterzuladen. Und Gott bewahre, dass der Empfänger versucht, diesen Brief auf einem Smartphone zu lesen ...

Ich persönlich lösche solche Schreiben sofort. Sie möchten nicht, dass Ihre E-Mail im Papierkorb landet, bevor sie gelesen wurde? Kontrollieren Sie die Größe des Anhangs. Es wird empfohlen, dass es nicht größer als 3 MB ist.

Was ist, wenn es überschritten wird?

Versuchen Sie, Ihren Scanner für ein anderes Format und eine andere Auflösung neu zu konfigurieren. Beispielsweise werden in PDF und 300dpi gut lesbare Scans erhalten.
Denken Sie an Programme wie den Archivierer WinRar oder 7zip. Einige Dateien lassen sich perfekt komprimieren.
Was ist, wenn der Anhang riesig ist und Sie ihn nicht komprimieren können? Beispielsweise wiegt eine fast leere Buchhaltungsdatenbank 900 MB. Cloud-Speicher von Informationen werden zur Rettung kommen: Dropbox, Google Drive und dergleichen. Einige Dienste wie Mail.ru wandeln riesige Anhänge automatisch in Links um Cloud-Speicher. Aber ich ziehe es vor, meine in der Cloud gespeicherten Informationen selbst zu verwalten, daher begrüße ich keine Automatisierung von Mail.ru.

Und noch eine nicht ganz offensichtliche Empfehlung zu Investitionen - ihre Name . Sie muss für den Empfänger verständlich und akzeptabel sein. Einmal bereiteten wir in der Firma ein kommerzielles Angebot vor, das an ... lass es Fjodor Michailowitsch Dostojewski sein. Ich habe vom Manager einen Brief mit dem Entwurf des CP zur Genehmigung erhalten, und im Anhang befand sich eine Datei mit dem Namen "DlyaFedi.docx". Mit dem Manager, der mir diese geschickt hat, fand ein Dialog mit folgendem Inhalt statt:

Sehr geehrter Manager, sind Sie persönlich bereit, auf diese angesehene Person zuzugehen und ihn ins Gesicht Fjodor zu nennen?

Irgendwie nein, eine angesehene Person, alle nennen ihn beim Vornamen und Patronym.

Warum haben Sie den Anhang „Für Fedi“ genannt? Wenn ich es ihm jetzt schicke, glaubst du, er wird bei uns Äxte zu diesem CP kaufen?

ich wollte umbenennen...

Warum eine Zeitbombe vorbereiten - die Absage eines potenziellen Kunden - oder sich selbst zusätzliche Arbeit durch das Umbenennen einer Datei schaffen? Warum benennen Sie den Anhang nicht sofort richtig: "For Fedor Mikhailovich.docx" oder noch besser - "KP_Sky_Axes.docx".

Also mit E-Mail als "Gesicht" mehr oder weniger aussortiert. Sehen wir uns nun E-Mail als Werkzeug an. effektive Arbeit und sprechen Sie über seine ablenkende Komponente.

Arbeiten mit Buchstaben

E-Mail ist eine starke Ablenkung. Wie bei jeder Ablenkung muss auch bei der Post mit strengeren Regeln und der Einführung von Arbeitsplänen umgegangen werden.

Sie müssen mindestens ALLE E-Mail-Benachrichtigungen deaktivieren. Wenn der E-Mail-Client standardmäßig konfiguriert ist, werden Sie benachrichtigt und Tonsignal, und blinken Sie das Symbol neben der Uhr und zeigen Sie eine Vorschau des Briefes an. Mit einem Wort, sie werden alles tun, um Sie zuerst von mühsamer Arbeit zu befreien und Sie dann in den Abgrund ungelesener Briefe und ungesehener Mailings zu stürzen - minus ein oder zwei Stunden Leben.

Für einige ermöglicht es Ihnen eine starke Willenskraft, nicht von Benachrichtigungen abgelenkt zu werden, und es ist besser für normale Menschen, das Schicksal nicht herauszufordern und sie auszuschalten. In Mozilla Thunderbird erfolgt dies über das Menü „Extras“ → „Einstellungen“ → „Allgemein“ → „Wenn neue Nachrichten erscheinen“.

Wenn es keine Benachrichtigungen gibt, wie kann man verstehen, dass ein Brief angekommen ist?

Sehr einfach. Sie selbst nehmen sich bewusst Zeit für das Parsen von E-Mails, öffnen Ihren E-Mail-Client und sehen alle ungelesenen Nachrichten. Dies kann zweimal täglich erfolgen, beispielsweise mittags und abends, oder während erzwungener Stillstandszeiten, beispielsweise im Stau.

Die Leute fragen oft, wie sieht es mit Antwortzeiten und dringenden E-Mails aus? Ich antworte: Sie haben keine dringenden Briefe auf der Post. Es sei denn, Sie arbeiten in der Kundendienstabteilung (eine solche Abteilung hat ihre eigenen Regeln für die Arbeit mit E-Mails).

Bei dringenden Briefen benachrichtigt Sie der Absender über andere Kanäle - Telefon, SMS, Skype. Dann gehen Sie bewusst in den Mail-Client und bearbeiten die dringende Post. Alle Zeitmanagement-Gurus (zum Beispiel Gleb Arkhangelsky mit seinem „Time Drive“) erklären den Standard für die Beantwortung von E-Mails bis zu 24 Stunden. Dies ist eine normale Regel des guten Tons - erwarten Sie keine sofortigen Antworten des Gesprächspartners per E-Mail. Wenn es einen dringenden Brief gibt, benachrichtigen Sie ihn über schnellere Kommunikationskanäle.

Also haben wir die Benachrichtigungen deaktiviert und schalten jetzt den E-Mail-Client gemäß unserem Zeitplan ein.

Was tun, wenn wir in die Post gingen und uns mit einer Aktivität namens „Parsing E-Mail“ beschäftigten? Wo ist der Anfang und das Ende dieser Arbeit?

Ich habe viel über das Zero-Inbox-System gehört, aber leider habe ich keine einzige Person getroffen, die es verwendet. Ich musste mein Rad neu erfinden. Es gibt Artikel zu diesem Thema auf Lifehacker. Zum Beispiel, " ". Im Folgenden werde ich in meiner Interpretation über das Zero-Inbox-System sprechen. Ich wäre dankbar, wenn GTD-Gurus in den Kommentaren darauf hingewiesen werden, das beschriebene System ergänzen oder verbessern.

Es ist wichtig zu verstehen und zu akzeptieren, dass E-Mail kein Aufgabenplaner oder Archiv für Ihre Aktivitäten ist. Daher sollte der Posteingangsordner immer leer sein. Wenn Sie die Analyse des Posteingangs aufgenommen haben, hören Sie nicht auf und lassen Sie sich durch nichts ablenken, bis Sie diesen Ordner geleert haben.

Was tun mit E-Mails im Posteingang? Sie müssen jeden Buchstaben nacheinander durchgehen und ihn löschen. Ja, wählen Sie einfach aus und drücken Sie die Entf-Taste auf der Tastatur. Wenn Sie sich nicht dazu zwingen können, die E-Mail zu löschen, müssen Sie eine Entscheidung darüber treffen, was damit geschehen soll.

Kannst du sie in drei Minuten beantworten? Muss darauf geantwortet werden? Ja, das tust du, und die Antwort wird nicht länger als drei Minuten dauern, dann antworte sofort.
Sie müssen antworten, aber das Vorbereiten der Antwort dauert mehr als drei Minuten. Wenn Sie einen Aufgabenplaner verwenden, mit dem Sie eine E-Mail in eine Aufgabe umwandeln können, verwandeln Sie Ihre E-Mail in eine Aufgabe und vergessen Sie sie für eine Weile. Ich nutze zum Beispiel den absolut wunderbaren Dienst Doit.im. Es ermöglicht Ihnen, eine persönliche E-Mail-Adresse zu generieren: Sie leiten einen Brief an sie weiter, und es wird zu einer Aufgabe. Wenn Sie jedoch keinen Taskplaner haben, verschieben Sie den Brief in den Unterordner "0_Run".
Nachdem Sie einen Brief schnell beantwortet, ihn in eine Aufgabe umgewandelt oder ihn nur gelesen haben, müssen Sie entscheiden, was Sie als Nächstes mit dieser Nachricht tun möchten: Löschen oder zur langfristigen Speicherung in einen der Ordner verschieben.

Hier sind die Ordner für Langzeitspeicherung Ich habe.

0_Laufen. Ich habe keinen solchen Ordner, aber wenn Sie keinen Planer haben, ich wiederhole, Sie können hier Buchstaben hinzufügen, die ein detailliertes Studium erfordern. Dieser Ordner muss ebenfalls regelmäßig gereinigt werden, jedoch mit einem umsichtigen Ansatz zu der speziell dafür vorgesehenen Zeit.
1_Referenz Hier lege ich Briefe ab Hintergrundinformation: Willkommensbriefe mit Logins von verschiedenen Webdiensten, Tickets für bevorstehende Flüge usw.
2_Projekte. Hier wird ein Korrespondenzarchiv zu Partnern und Projekten gespeichert, mit denen eine laufende Beziehung besteht. Natürlich gibt es für jedes Projekt oder jeden Partner einen eigenen Ordner. In den Ordner des Partners habe ich nicht nur Briefe seiner Mitarbeiter gelegt, sondern auch Briefe der mit diesem Partner verbundenen Mitarbeiter von "Sky". Sehr praktisch: Bei Bedarf ist die gesamte Korrespondenz zum Projekt mit wenigen Klicks griffbereit.
3_Museum. Hier werfe ich die Briefe, die schade zum Löschen sind, und die Vorteile davon sind nicht offensichtlich. Auch Ordner mit geschlossenen Projekten aus „2_Projects“ migrieren hierher. Mit einem Wort, die ersten Löschkandidaten werden im "Museum" gespeichert.
4_Dokumente. Hier sind Briefe mit elektronischen Musterdokumenten, die in Zukunft für die Buchhaltung nützlich sein können, zum Beispiel Abstimmungsakten von Kunden, Tickets für Reisen. Der Ordner hat viel mit den Ordnern "2_Projects" und "1_Sprav" gemeinsam, nur speichert er Buchhaltungsinformationen und im Ordner "2_Projects" - Verwaltungsinformationen. In "4_Documents" - tote Informationen und in "2_Projects" - live.
5_Wissen. Hier stelle ich nur wirklich nützliche Mailings ein, auf die ich nach einer Weile zurückkommen möchte, um mich inspirieren zu lassen oder nach Lösungen zu suchen.

Es gibt andere Einstellungen Mail-Client wichtig für den Betrieb dieses Systems. Erstens hat Thunderbird standardmäßig das Kontrollkästchen „Nachrichten als gelesen markieren“. Ich mache es lieber bewusst, also ist die Fahne weg! Gehen Sie dazu in das Menü „Extras“ → „Einstellungen“ → „Erweitert“ → „Auslesen und Anzeigen“.

Zweitens verwenden wir Filter . Früher habe ich aktiv Filter eingesetzt, die Briefe basierend auf der Absenderadresse automatisch in die entsprechenden Ordner weiterleiten. So wurden beispielsweise Briefe eines Rechtsanwalts in den Ordner „Rechtsanwalt“ verschoben. Ich habe diesen Ansatz aus mehreren Gründen aufgegeben. Erstens: Anwaltsschreiben beziehen sich in 99% der Fälle auf ein Projekt oder einen Partner, müssen also in den Ordner dieses Partners oder Projekts verschoben werden. Zweitens: Ich habe mich entschieden, Bewusstsein hinzuzufügen. Sie müssen selbst entscheiden, wo ein bestimmter Brief gespeichert werden soll, und es ist bequemer, unbearbeitete Nachrichten nur an einer Stelle zu suchen - im Posteingang. Jetzt verwende ich Filter nur noch zum Organisieren automatischer regulärer Briefe aus verschiedenen Systemen in Ordnern, also Briefen, bei denen ich keine Entscheidungen treffen muss. Filter in Mozilla Thunderbird werden im Menü „Extras“ → „Nachrichtenfilter“ konfiguriert.

Bei richtiger Herangehensweise sollte eine E-Mail je nach Korrespondenzvolumen zwischen 10 und 60 Minuten pro Tag dauern.

Ja, und noch etwas. Haben Sie die Benachrichtigungen für neue E-Mails bereits deaktiviert? ;)

Wir versenden täglich Dutzende von E-Mails. Manchmal sind das sehr kurze Nachrichten, wie zum Beispiel: „Gehen wir zum Mittagessen?“. Manchmal - mit denen Sie Ihr Unternehmen oder Ihre Website präsentieren. Wenn es viele Briefe und wenig Zeit gibt, geraten wir in Eile und machen Fehler. Normalerweise unbedeutend, wie ein Tippfehler, aber manchmal gibt es solche, die Ihrem Ruf wirklich schaden und Ihre Beziehung zu einem Kunden oder Mitarbeiter ruinieren können.

Dies kann vermieden werden, Sie müssen nur gesammelt werden und sich einiger Fallstricke bewusst sein. Hier sind die häufigsten Fehler beim Versenden von E-Mails. Lesen Sie sorgfältig und denken Sie daran, dass Sie zuerst eine kurze Pause einlegen, prüfen müssen, ob alles in Ordnung ist, und erst dann auf die Schaltfläche "Senden" klicken.

Sie wählen die falsche Adresse

Der häufigste und ärgerlichste Fehler. Stellen Sie sich vor, Sie möchten einem Freund oder einer Freundin ein paar hübsche persönliche Fotos schicken, aber Sie geben automatisch die Adresse Ihres Chefs oder Kunden ein. Und erst als der Brief weg ist, merkst du mit Schrecken, was gerade passiert ist. Falls es Sie tröstet, jeder von uns war mindestens einmal in seinem Leben in dieser Situation: Anwälte schickten vertrauliche Dokumente an die Gegenseite, Designer schickten Website-Layouts an den falschen Kunden und so weiter. Aber wenn uns das passiert, scheint uns die Erde unter den Füßen wegzurutschen.

Glücklicherweise gibt es in vielen E-Mail-Diensten, beispielsweise in demselben Google Mail, eine Funktion. Schalten Sie es ein und geben Sie ein großes Zeitintervall an - also, Sie wissen schon, ruhiger.

Du hast vergessen zu investieren

Sie haben geschrieben, dass dem Brief eine Datei beigefügt war, aber Sie haben vergessen, sie anzuhängen. Ein weiterer häufiger Fehler, der oft zu Missverständnissen und Entschuldigungen führt. Einerseits ist es in Ordnung, niemand ist perfekt, aber es ist besser, zuerst alles zu überprüfen und erst dann einen Brief zu senden. Und um Rückfragen des Empfängers zu vermeiden, empfehlen wir Ihnen, alle angehängten Dateien gleich im Textkörper des Briefes aufzulisten. Zum Beispiel so:

Hey Maxim! Ich sende Ihnen einige Dateien, sie sind im Anhang:

Dienstleistungsvertrag

GIF mit einer Katze

Sie denken nicht an Dekoration

Treffen Sie sich, wie Sie sich erinnern, durch Kleidung. Wenn Sie nicht möchten, dass Ihre E-Mail sofort gelöscht werden soll, arbeiten Sie an ihrem Formular. Sie sagen, dass ihm genauso viel Zeit geschenkt werden sollte wie dem Inhalt. Zum Glück ist es heute einfach. Hierfür empfehlen wir, die Wix ShoutOut-App zu verwenden, die entsprechende Vorlage auszuwählen und Ihren Text hinzuzufügen. Es sind keine besonderen Kenntnisse erforderlich, stellen Sie einfach sicher, dass alles ordentlich und schön aussieht. Übrigens hat eine gute Mailingliste ihre eigenen Geheimnisse und Regeln, daher raten wir Ihnen, unseren Direktor für E-Mail-Marketing zu lesen. Danke nicht.

Sie fügen keine Betreffzeile ein

Der Betreff des Briefes spielt ungefähr die gleiche Rolle wie der Titel des Textes. Es erscheint neben Ihrem Namen, der Empfänger sieht es und versteht, was Sie ihm geschickt haben: eine Rechnung, die Ergebnisse eines Meetings, ein Stellenangebot, ein Website-Layout usw. Denken Sie daran, dass der Betreff klar formuliert sein sollte, damit eine Person Ihren Brief gegebenenfalls schnell findet, und überzeugend, damit er interessiert ist, wenn wir beispielsweise über eine Mailingliste sprechen. Vor nicht allzu langer Zeit haben wir darüber geschrieben, ob Sie es vergessen haben - es lohnt sich, es noch einmal zu lesen.

Sie speichern keine Entwürfe

Wenn Sie gerne Briefe schreiben Texteditoren, dann öfter speichern, sonst stellt sich heraus, dass du den ganzen Tag über dem Brief gesessen hast, und dann friert plötzlich der Rechner ein und alles ist weg. Oder schreiben Sie direkt an Mail-Dienst- dann werden alle Ihre Skizzen automatisch im Ordner "Entwürfe" gespeichert.

Du bist unhöflich

Höflichkeit in der Korrespondenz ist genauso wichtig wie im Leben. Hier sind die Grundregeln, die jeder und jede befolgen muss:

Danken Sie dem Absender immer für den Brief, besonders wenn Sie sehen, dass er gute Arbeit geleistet hat. Erinnerst du dich, als uns allen als Kinder „magische“ Wörter beigebracht wurden? Vergessen wir sie nicht, obwohl wir bereits erwachsen sind.

Bleiben Sie ruhig, auch wenn die Angelegenheit äußerst dringend und wichtig ist. Nervosität und Vorwürfe führen definitiv zu nichts Gutem.

Beginnen und beenden Sie Ihren Brief mit gebräuchlichen Sätzen. Der Grad der Formalität hängt davon ab, mit wem Sie korrespondieren. Wenn dies Ihr Chef oder nur ein Beamter ist, verwenden Sie nicht „Hallo“, „Tschüss“ oder „Kiss“. Und umgekehrt, wenn Sie einem Kollegen oder Freund schreiben, können Sie auf das traditionelle „Respektvoll“ verzichten.

Sie lesen keinen Text

Druckfehler können den Gesamteindruck verderben, also lesen Sie den geschriebenen Brief noch einmal sorgfältig durch, am besten mehrmals. Zweifel an Rechtschreibung oder Syntax - gehen Sie zu Gramotu.ru. Es ist besser, sieben Mal zu messen, also zu überprüfen, als sich später für Tippfehler zu entschuldigen und zu beweisen, dass Sie tatsächlich lesen und schreiben können.

Übrigens: Wenn Sie Angst haben, versehentlich einen unfertigen Brief zu versenden, schreiben Sie zuerst den gesamten Text vollständig und tippen Sie erst dann die Empfängeradresse ein.

Sie setzen nicht die richtigen Personen in die Kopie des Briefes

Lassen Sie uns herausfinden, wer Ihren Brief überhaupt erhalten kann. Das Feld An ist der primäre Empfänger. Das Feld "CC" ist die Person, die die Kopie erhält. Er bezieht sich nicht direkt auf das diskutierte Thema, möchte oder sollte sich dessen bewusst sein. Das Feld "Bcc" ist der versteckte Empfänger. Sie fügen sie hinzu, aber der primäre Empfänger sieht sie nicht. Und hier müssen Sie aufpassen: Sie können Cc und Bcc verwechseln, und dann denkt der Empfänger, dass er ausspioniert wird.

Denken Sie daran, dass es für manche Menschen wichtig ist, sich dessen bewusst zu sein, was passiert. Sie möchten sich keine Vorwürfe zum Thema „Wie konnten Sie mich nicht zur Kopie hinzufügen?! Ich habe zwei Monate an diesem Projekt gearbeitet!“ Fügen Sie im Zweifelsfall alle Personen hinzu, die etwas mit dem Problem zu tun haben. Vielleicht werden nicht alle glücklich sein, dass sie abgelenkt sind, aber es wird keine Beschwerden gegen Sie geben.