کپی کور در پست چیست؟ Postfix: یک کپی از هر ایمیل را به آدرس ایمیل مشخص شده ارسال کنید. ارسال ایمیل غیر فوری با علامت "فوری"

بدون مکاتبات تجاریدر تجارت در هر کجا، چه از طرف شرکت یا از طرف خودتان به عنوان یک کارآفرین خصوصی بنویسید. به طور دقیق تر، چگونه از قوانین آن پیروی می کنید. شرکای تجاری یا مشتریان بالقوه شما بر اساس نحوه ارتباط شما با آنها قضاوت زیادی در شما خواهند داشت. یک نامه تجاری، شاید بتوان گفت، «چهره» یک تاجر است. و برای اینکه آن را از دست ندهید، مهم است که در مورد قوانین طلایی ارتباط در این قالب بدانید.

قوانین ایمیل تجاری

از آنجایی که در حال حاضر از ایمیل بسیار بیشتر از ایمیل معمولی استفاده می شود، تصمیم گرفتیم به نحوه صحیح انجام مکاتبات تجاری در شبکه توجه کنیم. در اینجا چند توصیه برای شما وجود دارد که رعایت آنها اجازه نمی دهد چهره خود را در مقابل طرف مقابل از دست بدهید.

نام صندوق پستی

اولین چیزی که وقتی پیام جدیدی را باز می کنیم توجه ما را جلب می کند آدرسی است که از آن پیام ارسال شده است. بسیاری اهمیت این لحظه را دست کم می گیرند و نامه های تجاری را از حساب های ایمیل شخصی ارسال می کنند. اگر آدرس ایمیل فقط نام شما را در قالبی قابل خواندن برای انسان داشته باشد، هیچ اشکالی ندارد. اما اگر نام مستعار مختلفی مانند "kissa1988" یا "pupsik-26" وجود داشته باشد، ارسال پیام از چنین جعبه ای به سادگی غیرقابل قبول است. تصور کنید وقتی یک پیشنهاد تجاری از یک "کودک" یا "خورشید" دریافت می کند، چه احساساتی را تجربه می کند.

همچنین در مکاتبات تجاری استقبال نمی شود آدرس های پستی، که با info@، inbox@ و مانند آن شروع می شود. آنها فقط جدی گرفته نمی شوند و وجود دارند شانس بزرگکه نامه حتی باز نمی شود. بهترین گزینه انجام مکاتبات تجاری از صندوق پستی است [ایمیل محافظت شده]، جایی که نام، نام و نام خانوادگی شما است، شرکت نام شرکت است.

گیرندگان

در مکاتبات ایمیلی امکان ارسال نامه به گیرنده مستقیم و قرار دادن سایر گیرندگان در یک کپی وجود دارد. از گیرندگان یک کپی از پیام انتظار می رود که به آن پاسخ ندهند. آنها مانند ناظران دعوت شده هستند. بنابراین، از قبل، قبل از ارسال، مشخص کنید که دقیقاً از چه کسی می خواهید پاسخ دریافت کنید و مخاطبین را به درستی مرتب کنید. با این حال، در صورت امکان، چندین نفر را در گیرندگان مستقیم نامه قرار ندهید. اگر همه از نظر ذهنی تصمیم بگیرند که این مسئولیت را به مخاطب دیگری "سپردند" ممکن است هیچ یک از آنها به شما پاسخ ندهند.

اگر خودتان به یک کپی از نامه تجاری رسیدید، همانطور که قبلاً فهمیدید، فرستنده منتظر پاسخ شما نیست. اما اگر لازم شد به طور خاص به شما پاسخ دهیم، می توانید این کار را انجام دهید، اما مودبانه است که در ابتدای پیام به دلیل "تداخل" عذرخواهی کنید.

طراحی نامه

سبک کسب و کار رسمی در مکاتبات تجاری البته از سبک رسمی استفاده می شود. فاقد صفت، توضیحات غیرضروری و جزئیات است. فقط جزئیات، وضوح و منطق. پس از نوشتن یک پیام تجاری، خواندن مجدد آن و حذف تمام عباراتی که بار معنایی خاصی ندارند و ماهیت آنچه بیان شده را تغییر نمی دهند، مفید است. تنها زمانی که متقاعد شدید که تمام این گونه کلمات و عبارات حذف شده است، می توانید بگویید که این قانون برای نوشتن نامه تجاری رعایت شده است.

سواد. گفتن اینکه مهم است که یک پیام را درست و بدون خطا بنویسیم مانند این است که بگوییم «آدم برفی باید از برف درست شود». با این حال، غیرممکن است که این قانون را ذکر نکنیم. سواد اساس هر مکاتبه ای است. کسی که یک نامه تجاری با اشتباهات املایی می نویسد، بعید است که توسط کسی جدی گرفته شود.

موضوع نامه نوشتن آن الزامی است. سعی کنید آن را کوتاه، اما بزرگ بسازید تا در یک نگاه فوراً برای گیرنده مشخص شود که نامه در مورد چیست. موضوع نباید از یک کلمه تشکیل شود. "اطلاعات"، "سوال" و غیره - خطوط موضوع ایمیل تجاری اشتباه است. "پیشنهاد تجاری از شرکت X" موضوع مناسبی است. اگر اطلاعات نامه شما از اهمیت ویژه ای برخوردار است، می توانید آن را با یک پرچم ویژه "اهمیت" علامت گذاری کنید، که تقریباً در تمام خدمات پست الکترونیکی موجود است.

فونت متن پیام قبل از هر چیز باید قابل خواندن باشد. بنابراین از فونت Arial یا Times استفاده کنید رومن جدید، یک اندازه متوسط ​​را انتخاب کنید (به عنوان مثال، در نامه mail.ru، اندازه فونت بهینه 3 است). با فونت ها یا رنگ ها آزمایش نکنید. در مکاتبات تجاری، این نامناسب است. از Caps Lock استفاده نکنید علامت تعجبو کاراکترهای خاص مختلف (از جمله شکلک ها). تنها چیزی که مجاز است، ایتالیک کردن عبارات خاص یا با حروف درشت. اما سعی کنید از این فقط در مواقع ضروری استفاده کنید.

برای سهولت در خواندن و دریافت پیام بهتر می توانید از زیر عنوان ها در متن نامه استفاده کنید. اما نباید تعداد زیادی از آنها وجود داشته باشد - بیش از 3-4.

یک پاراگراف نباید بیش از 4 سطر باشد. وقتی پاراگراف های بسیار طولانی را می خوانیم، متن ادغام می شود و ایده اصلی ممکن است از بین برود.

هر گونه انتقال و لیست باید با کمک نشانگرهای خاص تهیه شود.

قالب شرکتی اگر یک قالب ایمیل شرکتی را به سبک شرکتی خود ایجاد کنید عالی خواهد بود. و تمام پیام های تجاری را فقط با این الگو ارسال خواهید کرد. این به شما این امکان را می دهد که از بقیه متمایز شوید و رسمیت مورد نیاز یک پیام تجاری را حفظ کنید. با این حال، آن را با "برند" زیاده روی نکنید - خلاقیت بیش از حد فقط صدمه خواهد زد. هنوز، ما داریم صحبت می کنیمدر مورد ارتباطات تجاری، نه سرگرمی. همچنین فراموش نکنید که گیرندگان می توانند پیام های شما را نه تنها در رایانه، بلکه در آن نیز بخوانند دستگاه های تلفن همراه. بنابراین، قالب باید برای وضوح های مختلف صفحه نمایش بهینه شود.

فقط باید یک دلیل اطلاعاتی در یک نامه وجود داشته باشد. و بر این اساس، تنها یک اقدام هدف باید از گیرنده دلالت شود. وجود چندین سوال، پیشنهاد یا درخواست به گیرنده در یک پیام به طور همزمان نادرست در نظر گرفته می شود.

باید به قسمت های زیر تقسیم شود:
- معرفی؛
- بخش اصلی؛
- نتیجه.

در مقدمه به طور خلاصه هدف پیام و دلایل نوشتن آن را بیان کنید. بخش اصلی اصل نامه است. در پایان، شما باید موارد فوق را خلاصه کنید - اینها می تواند نتیجه گیری، درخواست، دستورالعمل، پیشنهاد و غیره باشد. استفاده از هرگونه "پست نویس" در مکاتبات تجاری بسیار نامطلوب است. از کلمات قصار، استعاره، ضرب المثل و غیره نیز خودداری کنید.

اگر نیاز به ارسال یک تصویر گرافیکی در نامه دارید، آن را در متن پیام وارد نکنید، بلکه آن را به عنوان یک فایل جداگانه پیوست کنید. ممکن است تصاویر به درستی نمایش داده نشوند دستگاه های مختلفیا به طور کامل در رابط برنامه ایمیل گیرنده غیرفعال شود. در متن، در صورت لزوم، به سادگی "اطلاعات در فایل پیوست است" را مشخص کنید. اگر چندین فایل از این دست وجود دارد، حتما نام آنها را بنویسید.

اگر از اختصارات و اختصارات استفاده می کنید، باید 100% مطمئن باشید که گیرنده منظور از آنها را متوجه می شود. در کل بهتر است آن را ایمن بازی کنید و از چنین چیزهایی استفاده نکنید.

فقدان احساس. نامه های تجاری نباید حاوی رنگ های احساسی باشند. اصلا حتی اگر شکایتی بنویسید و واقعاً می خواهید تمام عصبانیت خود را نشان دهید، یا برعکس، صمیمانه از شریک زندگی خود برای یک معامله موفق تشکر می کنید. پیام باید مهار شده و حتی تا حدی خونسرد باشد. هر فردی از فردیت خود قدردانی می کند، اما مکاتبات تجاری اینگونه نیست بهترین راهبرای تجلی آن نامه رسمی از یک فرد شاد یا غمگین، یک سرایدار یا مدیر عاملباید همینطور باشد

استفاده از واژگان. برای پیوند جملات در مکاتبات تجاری، از مجموعه عبارات زیر استفاده می شود:

1. به آن دلیل؛
3. بر چه اساسی؛
4. به زور (از چیزی)؛
5. مطابق با؛
6. مستقر؛
7. توجه کن به؛
8. با توجه به؛
9. آنچه خدمت کرد.

و غیره. همچنین در نامه های تجاری استفاده از اختصارات و اختصاراتی که عموماً در صنعتی که پیام در آن نوشته می شود پذیرفته شده است مجاز است. اگر شک دارید که گیرنده یک مخفف خاص را درک می کند، بهتر است عبارت را به طور کامل بنویسید.

با درود. لطفا هرگز از کلیشه "روز بخیر" استفاده نکنید. شاید بتوان گفت که این شکل بدی است نه تنها از مکاتبات تجاری، بلکه اصولاً از ایمیل‌ها. خوشامدگویی بهینه "سلام، نام / نام نام خانوادگی" است. به هر حال، خوب است که گیرنده پیام را نه تنها در تبریک، بلکه در ادامه متن با نام مخاطب قرار دهید. اگر به شخصی نامه می نویسید که شخصاً با او آشنایی ندارید، باید در همان ابتدا مشخص کنید که آدرس گیرنده را از کجا دریافت کرده اید.

اندازه نامه. این یک اثر هنری و افکار شخصی شما "درباره موضوع" نیست. پیام باید تا حد امکان کوتاه باشد تا کامل بودن اطلاعات موجود در آن منتقل شود. بهینه است اگر متن نامه در یک "صفحه" قرار گیرد. خواندن نامه های طولانی خسته کننده است و بسیاری از افراد را آزار می دهد.

پاسخ به نامه ها هنگامی که به یک پیام دریافتی پاسخ می دهید، همیشه روی دکمه "پاسخ" کلیک کنید، نه دکمه "نوشتن". با گزینه اول، کل تاریخچه مکاتبات به طور خودکار در پاسخ شما کشیده می شود. این درست است، زیرا ممکن است فرد اگر پس زمینه را نبیند بلافاصله به یاد نمی آورد که شما کی هستید و از او چه می خواهید. به خصوص اگر بیش از پنج روز از آخرین مکاتبه گذشته باشد. در حین پاسخ دادن به پیام او، به راحتی نقل قول کنید. این به او فرصتی می دهد تا آنچه را که قبلاً در مورد آن صحبت کرده اید به خاطر بیاورد.

همیشه در جایی که مناسب است از همکار تشکر کنید. به عنوان مثال، می توانید بنویسید "ولادیمیر، از نامه شما متشکرم" یا "ایرینا آلکسیونا، از شما برای چنین پاسخ سریع متشکرم." چنین تفاوت های ظریف احترام شما را به طرف مقابل نشان می دهد و خلق و خوی ارتباطات الکترونیکی را نرم می کند.

اگر مخاطب پیامی برای شما ارسال کرد که در آن نارضایتی یا حتی رک و پوست کنده خود را با شما ابراز کرد، سعی کنید هر چقدر هم که دوست دارید به او پاسخ ندهید. موقعیت ها متفاوت است، اما همیشه مودبانه و با خویشتن داری پاسخ دهید.

البته هر چه زودتر جواب بدید بهتره. عالی است اگر بتوانید ظرف چند ساعت پاسخ دهید. این بازه زمانی بهینه است. اما بیایید بگوییم که پاسخ در عرض چند روز است. روانشناسان می گویند زمان انتظار راحت یک فرد برای پاسخ به یک ایمیل 48 ساعت است، یعنی دو روز. اگر باید بیشتر منتظر بمانید، ممکن است از قبل به عنوان بی احترامی تلقی شود یا نادیده گرفته شود. اگر موضوعی که در پیام مطرح می‌شود زمان بیشتری برای پاسخگویی شما می‌طلبد، حتما بنویسید که نامه را دریافت کرده‌اید، به آن توجه کرده‌اید و در اسرع وقت پاسخ دهید. به این ترتیب فرستنده حداقل احساس نمی کند که نادیده گرفته شده است.

نتیجه نامه. شما نباید عباراتی را بنویسید که می تواند به عنوان تلاشی برای دستکاری تلقی شود: "من واقعاً به همکاری سودمند امیدوارم" ، "پیشاپیش از پاسخ شما متشکرم" و غیره. بهتر است در مکاتبات الکترونیکی با عبارات «با احترام»، «آرزوهای صمیمانه من» و مواردی از این دست خداحافظی کنید. بله، چنین عباراتی کلیشه ای هستند، اما برای ارتباطات تجاری مناسب ترین هستند. در امضا، نام، نام خانوادگی، سمت و نام شرکت خود را بنویسید. همچنین مخاطبینی را که می توان با آنها تماس گرفت، به جز پست الکترونیک.

زمان ارسال. البته قرار نیست ایمیل ها به محض دریافت خوانده شوند. اما در اخلاق تجاری ایمیل، ارسال پیام های الکترونیکی در تعطیلات آخر هفته، تعطیلات، اواخر عصر یا شب نادرست تلقی می شود. سعی کنید به ساعات کاری استاندارد پایبند باشید.

و البته قبل از کلیک بر روی دکمه "ارسال"، املای نام و آدرس ایمیل گیرنده را به دقت بررسی کنید. کل متن پیام را دوباره بخوانید و آن را از نظر غلط املایی یا عبارات نادرست بررسی کنید.

اکثر مشتریان ایمیل، از جمله جیمیل, یاهو, Mail.ru, Microsoft Outlook, موزیلا تاندربرد ، امکان ارسال یک ایمیل به تعداد زیادی از گیرندگان را فراهم می کند. معمولاً می توانید این کار را با تابع انجام دهید کپی 🀄(بر زبان انگلیسیمخفف برای تعیین آن اتخاذ شده است. اس اس)، یا کپی مخفی (CCB). هنگام ارسال پیام به کپی هاگیرندگان می توانند ببینند آدرس ایمیلافراد دیگری که این نامه برای آنها ارسال شده است. در حالت دوم، هویت گیرندگان اضافی پنهان است.

افزودن آدرس گیرنده

برای تعیین گیرنده یا گیرندگان ایمیل، آدرس ایمیل آنها را در فیلد وارد کنید به چه کسی (که):

برخی از سرویس گیرندگان ایمیل به شما این امکان را می دهند که به سادگی یک نام کاربری را در فیلدی وارد کنید که سپس به طور خودکار توسط برنامه پر می شود.

اگر از این فیلد برای ارسال ایمیل به چند نفر استفاده کنید، هر یک از آنها قادر به دیدن خواهند بود لیست کاملسایر گیرندگان

نحوه کپی کردن ایمیل

رشته CCیا کپی 🀄برای تبادل پیام های الکترونیکی به روشی غیرمستقیم تر از میدانی استفاده می شود به چه کسی. اگر مستقیماً به شخصی در ایمیل خود خطاب نمی‌کنید، اما می‌خواهید آن شخص بحث را در تاپیک ایمیل دنبال کند یا فقط از این موضوع آگاه باشد، این فیلد کپی 🀄یک گزینه عالی خواهد بود آدرس واقع در کپی هاایمیل، یک ایمیل خوانده نشده بر روی خود دریافت می کند صندوق پستیمثل کسی که در میدان گذاشته شد به چه کسی; تفاوت فقط در این است که شما نامه را ابتدا در متن ایمیل خود به چه کسی خطاب می کنید. در دنیای حرفه ای، ارسال پستی به کپی هابسیار مورد استفاده قرار می گیرد و در خدمت نگه داشتن همکاران در مورد رویدادها و موضوعات مختلف است.

با وارد کردن فهرستی از آدرس‌ها در فیلد، می‌توانید گیرندگان ایمیل را فهرست کنید کپی 🀄، که معمولاً بلافاصله در زیر زمین قرار دارد به چه کسی. همه افراد در این زنجیره از گیرندگان می توانند نام و آدرس ایمیل همه گیرندگان دیگر را ببینند:

نحوه Bcc یک ایمیل

هر سرویس گیرنده ایمیل (Gmail، Outlook، Mozilla Thunderbird، Yahoo، و غیره) به فرستنده ایمیل اجازه می دهد تا با تعداد زیادی از افراد تماس بگیرد بدون اینکه جزئیات آنها در اختیار سایر کاربران زنجیره ایمیل قرار گیرد. این تابع نامیده می شود BCCیا کپی مخفی. می توانید با وارد کردن آدرس گیرندگان در فیلد، گیرندگان را مخفی کنید کپی مخفیبه جای استفاده از فیلدها به چه کسیو کپی 🀄:

شما می توانید از این قابلیت برای ایمیل های فردی و گروهی استفاده کنید. این به ویژه در صورتی مفید است که می خواهید مخاطبین خود را خصوصی نگه دارید، از آنها در برابر هرزنامه و هرزنامه محافظت کنید، یا به سادگی نمی خواهید گیرندگان شما بدانند چه کسی همان پیام را دریافت کرده است.

رشته کپی مخفیهمیشه به طور پیش فرض برای همه مشتریان ایمیل در دسترس نیست. به عنوان مثال، در چشم اندازشما باید به گزینه هابرای دسترسی به تنظیمات؛ V تاندربردشما باید این تابع را از منوی کشویی انتخاب کنید. V جیمیلباید دکمه را فشار دهید کپی 🀄و کپی مخفی; V Windows Live Mailشما باید همزمان کلیدها را فشار دهید alt + ب.

تصویر: © Ruslan Nesterenko - 123RF.com

گزینه‌ها گوش دادن متن اصلی يَا أَيُّهَا الَّذِينَ آمَنُوا إِن جَاءَكُمْ فَاسِقٌ بِنَبَإٍ فَتَبَيَّنُوا أَن تُصِيبُوا قَوْمًا بِجَهَالَةٍ فَتُصْبِحُوا عَلَى مَا فَعَلْتُمْ نَادِمِينَ نویسه گردانی یا «ایوها ع اللا dhī na "A manū" در جا "اکم فاسقو". nبینابه «این فتابیانو» عن توشیبو قوماء nبیجهالتین فاتوشبیو «الّا ما فاعلتوم ندیمی» نه ای کسانی که ایمان آورده اید! اگر فاسقان برای شما خبری آوردند، دریابید تا مردم بی گناه را از روی نادانی نزنید وگرنه از کرده خود پشیمان خواهید شد. ای کسانی که ایمان آورده اید! اگر (فردی) سرکش [گناهکار] با اخباری نزد شما آمد، سعی کنید آن را دریابید. (حقیقت حرفشان)[برای بررسی صحت آنها]، (قبل از انتقال آن به دیگران)مردم (بی گناه) را سرزنش نکنید (در گناه یا جنایت)از روی نادانی، در غیر این صورت از کاری که انجام داده اید پشیمان (توبه) خواهید شد. ای کسانی که ایمان آورده اید! اگر فاسقان برای شما خبری آوردند، دریابید تا مردم بی گناه را از روی نادانی نزنید وگرنه از کرده خود پشیمان خواهید شد. [[این هم یکی دیگر از مظاهر خوش اخلاقی که مسلمانان عاقل و عاقل را متمایز می‌کند: وقتی کسی که به خود اجازه می‌دهد گناهان زیادی انجام دهد، خبر می‌دهد، تا زمانی که به صحت گفتار او یقین پیدا نکنند، اقدامی نمی‌کنند. اعتماد به دروغگویان و افراد شرور عواقب ناگواری دارد و می تواند انسان را به ارتکاب گناه سوق دهد. اگر به سخنان این گونه افراد گوش فرا دهید و به آنها اعتماد کنید، همان گونه که راستگویان و مؤمنان عادل هستند، می توانید جان و مال بسیاری از مردم بی گناه را نابود کنید. البته بعداً انسان از این کار به شدت پشیمان می شود. و برای جلوگیری از این امر، مسلمانان موظفند هر آنچه را که گناهکاران به آنها می گویند بررسی کنند. اگر اطلاعات جمع آوری شده تایید کننده گفته های گناهکار باشد، می توان به سخنان او اعتماد کرد و باید مورد توجه قرار گیرد. اگر معلوم شود که او دروغ گفته است، بر اساس گزارش دروغ او نمی توان تصمیمی گرفت. بر اساس این آیه می توان به این نتیجه رسید: به قول راستگو باید اعتماد کرد، گفتار دروغگو را رد کرد و گفتار گناهکار را بررسی کرد. علمای عادل مسلمان با رهنمود بر این اصل، احادیثی را که خوارج راستین نقل کرده اند، با وجود انحراف از راه رسول خدا صلی الله علیه و آله و سلم پذیرفتند.]] ابن کثیر.

خداوند متعال در اینجا دستور می دهد که صحت اطلاعاتی را که گناهکاران / ستمکاران می آورند (الفاسیک) بررسی کنید. بر اساس آنچه از آنها می شنوید (عجولانه) قضاوت نکنید که نادرست و نادرست است. همچنین از پیروی از راه فاسقان نهی می کند. به همین دلیل است که برخی از علما روایات با منابع مجهول را نمی پذیرند، زیرا ممکن است از فاسقان باشند.

بسیاری از مفسران قرآن، علت نازل شدن این آیه را ولید بن عقبه بن ابو معیت می‌دانند که رسول خدا او را برای جمع‌آوری زکات به قبیله مصطلق فرستاد. به طرق مختلف منتقل می شود. از امام احمد روایت است که حارث بن ابودراره خزاعی گفت: هنگامی که نزد رسول خدا آمدم. (درود خدا بر او باد!)او مرا به اسلام دعوت کرد و من اسلام را پذیرفتم و خود را در آن تثبیت کردم. سپس مرا برای پرداخت زکات فرا خواند و من نیز پذیرفتم و بر این امر مستقر شدم. عرض كردم: رسول خدا اجازه بدهيد به (قبيله) خود برگردم و آنها را به اسلام دعوت كنم و زكات بدهم. زکات هر کس را که قبول می کنند جمع می کنم و اگر شخص خود را تا وقت مقرر نزد من بفرستید (به شما می دهم). پس از آن، حارث زکات همه کسانی را که اسلام آوردند جمع آوری کرد و منتظر فرستاده ای از رسول الله شد. (درود خدا بر او باد!). ساعت مقرر فرا رسید، اما رسول نیامد. حارث فکر کرد شاید رسول الله (درود خدا بر او باد!)بر او خشمگین شد و نجابتش را جمع کرد و به آنها گفت: رسول خدا (درود خدا بر او باد!)زمانی را برایم تعیین کرد که رسولش را برای قبول زکات بفرستد. پیام رسان (درود خدا بر او باد!)نمی توانم با سخنان او مخالفت کنم، من فکر می کنم دلیل اینکه او رسول را نگه داشت این است که ظاهراً (از ما) عصبانی است. (پس) همه به سوی او برویم.» (اما مسئله این است که منصوب شده است)زمان رسول الله (درود خدا بر او باد!)ولید بن عُقبه را نزد حارث فرستاد تا زکاتی را که جمع آوری کرده بودند از او بگیرد. ولی ولید که به جایی رسید (چیزی بسیار) ترسید و نزد رسول الله بازگشت. (درود خدا بر او باد!)گفت: ای رسول خدا، حارث زکات نداد و قصد کشتن من را داشت. رسول الله چیست (درود خدا بر او باد!)عصبانی شد و گروهی را نزد حارث فرستاد. به محض خروج از مدینه با حارث ملاقات کردند. آنها شروع به فریاد کردند: "این خاریس است!" حارث با نزدیک شدن به آنها پرسید: کجا می روید؟ گفتند: به تو. پرسید: چرا؟ گفتند: «رسول خدا (درود خدا بر او باد!)ولید بن عقاب را برای زکات نزد تو فرستاد و او گفت تو به او زکات ندادی و می‌خواهی او را بکشی. سپس حارث به آنها گفت: سوگند به کسی که محمد را فرستاد (درود خدا بر او باد!)راستش من اصلاً او را ندیدم و او اصلاً نزد من نیامد. و اتفاقاً آمدم چون گمان کردم دلیل حفظ رسول این بوده که ظاهراً رسول خدا عصبانی شده است. وقتی حارث نزد رسول خدا آمد (درود خدا بر او باد!)از او پرسید: «؟ منعت الزكاة وأردت قتل رسولي «از دادن زكات امتناع كردي و خواستي رسول مرا بكشي؟» حارث به او گفت: سوگند به کسی که تو را به حق فرستاد، من او را ندیدم و اصلاً نزد من نیامد. و چون مردت در ساعت مقرر نزد من نیامد، گمان کردم که تو بر من خشمگین هستی و خود به نزد تو آمدم. و سپس آیات (از سوره) « حجرات » نازل شد: سِقُ بِنَبَإٍ ﴿ «ای کسانی که ایمان آورده اید! اگر فاسقان به تو خبر دهند، به قول: ﴾ حَكِيمٌ ﴿ حكيم [احمد 4/279، 3/488، طبرانى 878].

ابن جریر به روایت ام سلمه (خدا از او راضی باشد!)که رسول الله (درود خدا بر او باد!)مردی را نزد قبیله المستلک فرستاد تا هدایای (واجب) (یعنی زکیه) را از آنان بگیرد. قبيله با شنيدن اين خبر به ديدار رسول خدا صلى الله عليه و آله و سلم رفتند. (او ادامه داد): «اما در راه با شیطان برخورد کرد که به او گفت می‌خواهند او را بکشند. سپس رسول نزد رسول خدا بازگشت (درود خدا بر او باد!)و به او گفتند که طایفه المستلک از دادن کمکهای (اجباری) خود خودداری کردند. رسول الله (درود خدا بر او باد!)از این امر خشمگین شد و گروهی را به سوی قبیله فرستاد. (در عین حال افرادی از قبیله المستلک وقتی)رسول خدا (صلی الله علیه و آله و سلم) نماز ظهر را به جا آوردند (درود خدا بر او باد!)و گفت: «ما به حفظ خدا از خشم او و خشم رسولش متوسل می شویم. شما مردی را نزد ما فرستادید و ما از این بابت بسیار خوشحال شدیم. اما چون دیدند او از راه برگشت، ترسیدند که خدا و رسولش بر ما خشمگین باشند. و تا بلال آمد از گفتن آن دست برنداشتند (خدا از او راضی باشد!)که مردم را به نماز عصر (عصر) فرا خواند.» (فرمود: پس این آیه نازل شد: ای کسانی که ایمان آورده اید! اگر فاسقی برای شما خبری آورد، دریابید تا مردم بیگناه را از روی نادانی نزنید وگرنه از کاری که کرده اید پشیمان می شوید.

مجاهد و قتاده در این باره گفتند: «رسول الله (درود خدا بر او باد!)ولید بن عُقبه را برای جمع آوری زکات نزد قبیله المستلک فرستاد. آنها (برای ملاقات با او بیرون رفتیم)زکات، (اما او ترسید و)نزد رسول الله بازگشت (درود خدا بر او باد!)با این جمله: «قبیله المستلق برای مخالفت با شما جمع شده اند». قتاده: «به اسلام پشت کردند». سپس رسول الله (درود خدا بر او باد!)خالد بن ولید را نزد آنان فرستاد (خدا از او راضی باشد!)تا مطمئن شود و در تصمیم گیری عجله نکند. شبانه (مخفیانه) نزد آنان آمد. جاسوسان خود را نزد آنها فرستاد و آنها تأیید کردند که از ایمان روی گردان نشده اند و اذان آنها را شنیده اند. ( اذان )و نمازشان را (رض). خالد پس از بازگشت، رسول خدا را از همه چیز آگاه کرد (درود خدا بر او باد!). و این آیه نازل شد. قتادا (خدا از او راضی باشد!)گفت: رسول خدا فرمود (درود خدا بر او باد!): « التثبث من الله، والعجلة من الشیطان » «مطمئن شوید (برای وضوح کامل)این از جانب خدا و شتاب از جانب شیطان است.» (طبری/31678)

نازل شدن این آیه در مورد ولید بن عقب را بسیاری از پیشینیان صالح (السلف) از جمله ابن ابو لیل، زید بن رومان، ضحاک، مقاتل بن حیان و دیگران ذکر کرده اند. و خداوند داناتر است.

ایمیل چیست؟ در دنیای تجارت امروز، این عبارت است:

• صورتت. با کمک ایمیل است که می توانید یک تصویر مثبت در چشم طرف مقابل ایجاد کنید یا اولین برداشت را خراب کنید.
• ابزار کار شما بسیاری از ارتباطات با دنیای خارج از طریق ایمیل انجام می شود. بنابراین با تسلط کافی به این ابزار می توانید زندگی خود را بسیار آسان کنید.
• حواس پرتی قدرتمند. دنیای بیرون در تلاش است تا شما را جذب کند، حواس شما را پرت کند و از طریق ایمیل شما را به بیراهه بکشاند.

از این موقعیت ها و به کار با ایمیل نگاه کنید. بیایید ساده شروع کنیم.

طراحی نامه

من از پست استفاده میکنم مشتری موزیلاتاندربرد، بنابراین من از مثال آن استفاده می کنم. بیایید یک حرف جدید ایجاد کنیم و از بالا به پایین در لیست فیلدها برویم.

به چه کسی. کپی 🀄. کپی مخفی

شاید کسی نداند، اما "To" در موزیلا را می توان به "Cc" یا "Bcc" تغییر داد.

• به چه کسی: گیرنده اصلی یا چند گیرنده را که با نقطه ویرگول از هم جدا شده اند می نویسیم.
• کپی 🀄: کسی را می نویسیم که باید نامه را بخواند، اما از او انتظار واکنش نداریم.
• کپی مخفی: کسی را می نویسیم که باید نامه را بخواند، اما برای بقیه گیرندگان نامه ناشناخته بماند. استفاده از آن مخصوصاً برای ارسال انبوه نامه های تجاری مانند اعلان ها مناسب است.

اشتباه در ارسال انبوه، گیرندگان را از طریق فیلدهای "Cc" یا "To" مشخص کنید. چندین بار در سال نامه هایی دریافت می کنم که 50-90 گیرنده را در قسمت "Cc" فهرست می کند. نقض حریم خصوصی وجود دارد. لازم نیست همه گیرندگان شما بدانند که با چه کسی در موضوع مشابهی کار می کنید. چه خوب است که آنها افرادی باشند که همدیگر را می شناسند. و آیا شرکت های رقیب در لیست وجود دارند که از یکدیگر اطلاعی ندارند؟ حداقل باید برای توضیحات غیرضروری آماده باشید و حداقل با یکی از آنها به همکاری خاتمه دهید. اینطوری انجام نده.

موضوع نامه

سرویس های پستی حرفه ای اغلب در مورد اهمیت موضوع (گاهی اوقات به طور معقول) در وبلاگ های شرکتی خود می نویسند. اما اغلب ما در مورد نامه های فروش صحبت می کنیم، جایی که موضوع نامه مشکل "ایمیل باید باز شود" را حل می کند.

ما در مورد مکاتبات تجاری روزانه بحث می کنیم. در اینجا موضوع این مشکل را حل می کند "نامه و نویسنده آن باید به راحتی شناسایی شوند و سپس پیدا شوند." علاوه بر این، کوشش شما در قالب کارما از نامه های پاسخ متعدد، فقط با پیشوندها به شما باز خواهد گشت. پاسخ:یا fwd، که در میان آنها باید حرف مورد نظر را در مورد موضوع جستجو کنید.

بیست نامه حجم مکاتبات یک روزه یک مدیر میانی است. من اصلاً در مورد کارآفرینان و صاحبان مشاغل صحبت نمی کنم، تعداد نامه های آنها گاهی از 200 یا بیشتر در روز فراتر می رود. پس یک بار دیگر: ایمیل هایی با موضوع خالی ارسال نکنید.

بنابراین، چگونه موضوع نامه را به درستی تنظیم کنیم؟

اشتباه شماره 1 : فقط نام شرکت در موضوع. مثلا «آسمان» و همه. اولاً، احتمالاً شما یکی از شرکت‌های خود نیستید که با این طرف مقابل ارتباط برقرار می‌کند. ثانیاً ، چنین موضوعی هیچ معنایی ندارد ، زیرا نام شرکت شما قبلاً از آدرس قابل مشاهده است. ثالثاً، حدس بزنید صندوق پستی شما با این رویکرد به مکاتبات چگونه خواهد بود؟ تقریبا اینجوریه

آیا جستجو در چنین موضوعاتی راحت است؟

اشتباه شماره 2 : پر زرق و برق، عنوان فروش. خیلی خوب است اگر بدانید چگونه چنین تیترهایی بنویسید. اما آیا استفاده از این مهارت ها در مکاتبات تجاری مناسب است؟ هدف از خط موضوع یک نامه تجاری را به خاطر بسپارید: نه فروش، بلکه ارائه شناسایی و جستجو.

متن نامه

راهنماهای زیادی برای نوشتن متون وجود دارد موارد مختلفزندگی به عنوان مثال، ماکسیم ایلیاخوف، الکساندر آمزین و سایر استادان کلمه اطلاعات مفید زیادی دارند. به شما توصیه می کنم حداقل برای بهبود سواد عمومی و بهبود سبک کلی گفتار نوشتاری مقالات آنها را بخوانید.

در فرآیند نوشتن یک نامه، ما باید به طور مداوم چندین تصمیم بگیریم.

موضوع ادب . در ابتدای نامه، می توانید با ادب یا حتی لطافت در روحیه این جمله که «رودیا عزیزم، بیش از دو ماه است که با شما مکتوب صحبت نمی کنم، که خودم از آن رنج بردم و حتی دیگر نخوابیدم، تار شوید. شب، فکر کردن.» بسیار مؤدبانه و بسیار پرهزینه، هم از نظر زمان برای نوشتن چنین مقدمه ای و هم از نظر وقت مصاحبه کننده برای خواندن آن. نامه نگاری تجارت است، یادتان هست؟ نه نوشتن یک ژانر نامه نگاری برای مسابقه و نه نامه ای از مادرش به راسکولنیکف، بلکه مکاتبات تجاری.

ما به زمان خود و گیرنده احترام می گذاریم!

معرفی خود و یادآوری شرایط آشنایی تان تنها در اولین نامه ای که پس از یک ملاقات زودگذر در نمایشگاه ارسال می شود معنا پیدا می کند. اگر این ادامه همکاری یا مکاتبات جاری باشد، در نامه اول روز می نویسیم: «سلام ایوان»، در نامه دوم و بعدی: «ایوان، ...».

درخواست . من همیشه نگران این سوال بودم که در صورت وجود چندین گیرنده در نامه با چه کسی تماس بگیرم. اخیرا نامه ای خطاب به سه دختر به نام آنا نوشتم. بدون معطلی نوشتم «سلام آنا» و حمام بخار نگرفتم. اما همیشه اینطور نیست.

اگر سه یا حتی هفت گیرنده وجود داشته باشد و آنها هم نام نداشته باشند چه؟ شما می توانید با نام فهرست کنید: "عصر بخیر، رودیون، پولچریا، اودوتیا و پیوتر پتروویچ." اما طولانی است و زمان می برد. می توانید بنویسید: "سلام، همکاران!".

برای خودم، از قانون استفاده می‌کنم تا کسی را که در فیلد "به" است با نام خطاب کنم. و کسانی که در کپی هستند اصلا تماس نگیرند. این قانون در عین حال به شما امکان می دهد تا با دقت بیشتری مخاطب نامه و هدف این نامه را تعیین کنید.

نقل قول . مکاتبات اغلب زنجیره ای از حروف با پرسش و پاسخ است - در یک کلام، یک گفتگو. بدیهی است که تاریخچه مکاتبات را حذف نکنید و پاسخ خود را در بالای متن نقل شده بنویسید تا وقتی یک هفته دیگر به این مکاتبات برگشتید، با کاهش تاریخ ها به راحتی دیالوگ را از بالا به پایین بخوانید.

بنا به دلایلی، تنظیمات پیش‌فرض در موزیلا «تنظیم مکان‌نما بعد از متن نقل‌قول‌شده» است. توصیه می کنم آن را در منوی "ابزار" → "گزینه ها" تغییر دهید حساب» → «ترکیب و آدرس دهی». باید اینطور باشد.

هدف نامه . نامه های تجاری دو نوع هستند:

• هنگامی که ما به سادگی به مخاطب اطلاع می دهیم (به عنوان مثال، گزارشی از کار انجام شده در ماه)؛
• و وقتی چیزی از طرف صحبت می خواهیم. مثلاً برای اینکه با فاکتور پیوست برای پرداخت موافقت کند.

به عنوان یک قاعده، نامه های تشویقی بسیار بیشتری نسبت به نامه های گزارش وجود دارد. اگر بخواهیم از طرف گفتگو به چیزی برسیم، بسیار مهم است که این را در یک نامه به صورت متن ساده بگوییم. دعوت به اقدام باید با یک نام همراه باشد و آخرین جمله نامه باشد.

اشتباه : "پورفیری پتروویچ، من می دانم چه کسی پیرزن را کشته است."

درست : "پورفیری پتروویچ، این من بودم که پیرزن را کشتم، لطفا برای دستگیری من اقدام کنید، از رنج خسته شدم!"

چرا خبرنگار باید برای شما فکر کند که با این نامه چه کار کنید؟ بالاخره او می تواند تصمیم اشتباهی بگیرد.

امضا در متن . او باید باشد. علاوه بر این، همه سرویس گیرندگان ایمیل به شما امکان می دهند تا جایگزین خودکار امضا را تنظیم کنید، به عنوان مثال، کلاسیک "با احترام، ...". در موزیلا، این کار در منوی "ابزار" → "گزینه های حساب" انجام می شود.

نوشتن یا ننوشتن مخاطبین در امضا یک موضوع شخصی برای همه است. اما اگر به نوعی با فروش در ارتباط هستید - حتما بنویسید. حتی اگر معامله بر اساس نتایج ارتباط صورت نگیرد، در آینده به راحتی با استفاده از مخاطبین از امضا پیدا خواهید شد.

در نهایت، یکی دیگر از ویژگی های متن نامه برای آن دسته از مخاطبانی که دوست ندارند (نمی توانند، نمی خواهند، وقت ندارند) به نامه های شما پاسخ دهند. پیش فرض را در متن نامه مشخص کنید. به عنوان مثال، "پورفیری پتروویچ، اگر قبل از ساعت 12:00 جمعه برای دستگیری من نیایید، من خود را عفو می دانم." البته مهلت باید واقعی باشد (متن نمونه روز جمعه ساعت 11:50 ارسال نشود). گیرنده باید از نظر فیزیکی بتواند نامه شما را بخواند و در مورد آن تصمیم بگیرد. چنین "سکوت" مسئولیت عدم پاسخگویی طرف مقابل را از شما سلب می کند. مثل همیشه، استفاده از این تراشه باید عاقلانه باشد. اگر شخصی به موقع و به طور منظم به نامه های شما پاسخ دهد، چنین اولتیماتوم ممکن است، اگر او را آزرده نکند، کمی به او فشار بیاورد یا به تصمیمی منجر شود که فعلاً به نامه پاسخ ندهید، بلکه شما را مجبور به انتظار روز جمعه کند.

پیوست ها

نامه‌ها اغلب همراه با پیوست هستند: رزومه، پیشنهادات تجاری، برآوردها، برنامه‌ها، اسکن اسناد - بسیار ابزار مفیدو در عین حال منبعی از خطاهای رایج است.

خطا : حجم سرمایه گذاری بزرگ ما اغلب ایمیل هایی با حجم حداکثر 20 مگابایت دریافت می کنیم. به عنوان یک قاعده، این اسکن برخی از اسناد در قالب TIFF، با وضوح 600dpi است. برنامه پستیخبرنگار تقریباً به طور قطع برای چندین دقیقه در تلاش بیهوده برای دانلود پیش نمایش این پیوست معلق خواهد ماند. و خدا نکند گیرنده سعی کند این نامه را در تلفن هوشمند بخواند ...

من شخصاً چنین نامه هایی را بلافاصله حذف می کنم. آیا نمی خواهید ایمیل شما قبل از خواندن در سطل زباله تمام شود؟ اندازه پیوست را کنترل کنید. توصیه می شود حجم آن از 3 مگابایت بیشتر نباشد.

اگر بیش از آن باشد چه؟

• سعی کنید اسکنر خود را برای فرمت و وضوح متفاوتی پیکربندی کنید. به عنوان مثال، در PDF و 300dpi اسکن کاملا قابل خواندن به دست آمده است.
• به برنامه هایی مانند بایگانی WinRar یا 7zip فکر کنید. برخی از فایل ها کاملا فشرده می شوند.
• اگر پیوست بزرگ باشد و نتوانید آن را فشرده کنید چه؟ به عنوان مثال، یک پایگاه داده حسابداری تقریباً خالی 900 مگابایت وزن دارد. ذخیره سازی ابری اطلاعات به کمک خواهد آمد: Dropbox، درایو گوگلو مانند آن برخی از سرویس‌ها، مانند Mail.ru، پیوست‌های بزرگ را به‌طور خودکار به پیوند تبدیل می‌کنند فضای ذخیره ابری. اما من ترجیح می دهم اطلاعات ذخیره شده در ابر را خودم مدیریت کنم، بنابراین از اتوماسیون Mail.ru استقبال نمی کنم.

و یک توصیه نه چندان واضح دیگر در مورد سرمایه گذاری - آنها نام . باید برای گیرنده قابل درک و قابل قبول باشد. یک بار، در شرکت، ما در حال آماده کردن یک پیشنهاد تجاری به خطاب به ... بودیم که فئودور میخایلوویچ داستایوفسکی باشد. نامه ای از مدیر با پیش نویس CP برای تایید دریافت کردم و در پیوست فایلی با نام "DlyaFedi.docx" وجود داشت. با مدیری که این را برای من فرستاد، گفتگویی با محتوای زیر انجام شد:

مدیر محترم آیا شما شخصاً حاضرید به این شخص محترم نزدیک شوید و او را به صورت فئودور خطاب کنید؟

یه جورایی نه، آدم محترمی، همه او را به اسم کوچک و نام خانوادگی صدا می زنند.

چرا پیوست را "برای فدی" نامیدید؟ اگه همین الان براش بفرستم به نظرتون تو این سی پی از ما تبر میخره؟

میخواستم اسمشو عوض کنم...

چرا یک بمب ساعتی آماده کنید - رد مشتری بالقوه - یا با تغییر نام یک فایل کار اضافی برای خود ایجاد کنید؟ چرا فوراً پیوست را به درستی نامگذاری نکنید: "برای Fedor Mikhailovich.docx" یا حتی بهتر از آن - "KP_Sky_Axes.docx".

بنابراین، با ایمیل به عنوان یک "چهره" کم و بیش مرتب شده است. بیایید به ایمیل به عنوان یک ابزار نگاه کنیم. کار موثرو در مورد مولفه حواس پرتی آن صحبت کنید.

کار با حروف

ایمیل یک عامل حواس پرتی قدرتمند است. مانند هر حواس پرتی، نامه ها نیز باید با تشدید قوانین و اجرای برنامه های کاری برخورد شود.

حداقل، باید همه اعلان‌های ایمیل را خاموش کنید. اگر سرویس گیرنده ایمیل به طور پیش فرض پیکربندی شده باشد، به شما اطلاع داده می شود و سیگنال صوتیو نماد کنار ساعت را پلک بزنید و پیش نمایش نامه را نشان دهید. در یک کلام، آنها هر کاری انجام می دهند تا ابتدا شما را از کار پر دردسر دور کنند، و سپس شما را در ورطه نامه های خوانده نشده و پست های نادیده غوطه ور کنند - منهای یک یا دو ساعت زندگی.

برای برخی، اراده قدرتمند به شما این امکان را می دهد که با اعلان ها منحرف نشوید و بهتر است افراد عادی سرنوشت را وسوسه نکنند و آنها را خاموش کنند. در موزیلا تاندربرد، این کار از طریق منوی «ابزار» → «تنظیمات» → «عمومی» → «وقتی پیام‌های جدید ظاهر می‌شوند» انجام می‌شود.

اگر اعلان وجود نداشته باشد، چگونه می توان فهمید که نامه ای رسیده است؟

بسیار ساده. شما خود آگاهانه، زمانی را برای تجزیه نامه اختصاص می دهید، سرویس گیرنده ایمیل خود را باز می کنید و همه پیام های خوانده نشده را می بینید. این کار را می توان دو بار در روز انجام داد، به عنوان مثال هنگام ناهار و عصر، یا در زمان توقف اجباری، به عنوان مثال، در ترافیک.

مردم اغلب می پرسند، در مورد زمان پاسخ و ایمیل های فوری چطور؟ من پاسخ می دهم: شما نامه های فوری در پست ندارید. مگر اینکه در بخش پشتیبانی مشتری کار کنید (چنین بخش قوانین خاص خود را برای کار با پست دارد).

اگر نامه های فوری وجود داشته باشد، فرستنده از طریق کانال های دیگر - تلفن، اس ام اس، اسکایپ - به شما اطلاع می دهد. سپس شما آگاهانه وارد سرویس گیرنده ایمیل می شوید و نامه فوری را پردازش می کنید. همه استادان مدیریت زمان (به عنوان مثال، گلب آرخانگلسکی با "Time Drive") استاندارد پاسخگویی به ایمیل ها را تا 24 ساعت اعلام می کنند. این یک قانون عادی شکل خوب است - انتظار پاسخ فوری از طرف گفتگو از طریق ایمیل نداشته باشید. در صورت وجود نامه فوری، آن را از طریق کانال های ارتباطی سریعتر اطلاع دهید.

بنابراین، اعلان‌ها را خاموش کردیم و اکنون برنامه‌نویس ایمیل را طبق برنامه خود روشن می‌کنیم.

وقتی به ایمیل رفتیم و درگیر فعالیتی به نام "تجزیه ایمیل" شدیم چه کنیم؟ شروع و پایان این کار کجاست؟

من در مورد سیستم صندوق ورودی صفر زیاد شنیده ام، اما متأسفانه حتی یک نفر را ندیده ام که از آن استفاده کند. مجبور شدم چرخم را دوباره اختراع کنم. مقالاتی در این زمینه در Lifehacker وجود دارد. مثلا، " ". در زیر به تعبیر خودم در مورد سیستم صندوق ورودی صفر صحبت خواهم کرد. اگر مربیان GTD در نظرات ذکر شوند، سیستم توصیف شده را تکمیل یا بهبود بخشند، سپاسگزار خواهم بود.

درک و پذیرش این نکته مهم است که ایمیل یک برنامه ریز وظیفه یا آرشیو فعالیت های شما نیست. بنابراین پوشه Inbox همیشه باید خالی باشد. اگر تجزیه و تحلیل صندوق ورودی را انجام داده اید، تا زمانی که این پوشه را خالی نکنید، متوقف نشوید و با چیزی پرت نشوید.

با ایمیل های موجود در صندوق ورودی چه کنیم؟ باید هر حرف را به ترتیب مرور کنید و آن را حذف کنید. بله، فقط گزینه Delete را از صفحه کلید انتخاب کرده و فشار دهید. اگر نمی توانید خود را مجبور به حذف ایمیل کنید، باید تصمیم بگیرید که با آن چه کار کنید.

1. میشه سه دقیقه دیگه جواب بدین؟ آیا نیاز به پاسخ دارد؟ بله، شما انجام می دهید، و پاسخ بیش از سه دقیقه طول نمی کشد، سپس بلافاصله پاسخ دهید.
2. شما باید پاسخ دهید، اما آماده سازی پاسخ بیش از سه دقیقه طول می کشد. اگر از یک برنامه زمانبندی کار استفاده می کنید که به شما امکان می دهد ایمیل را به یک کار تبدیل کنید، ایمیل خود را به یک کار تبدیل کنید و برای مدتی آن را فراموش کنید. به عنوان مثال، من از سرویس فوق العاده Doit.im استفاده می کنم. این به شما امکان می‌دهد یک آدرس ایمیل شخصی ایجاد کنید: نامه‌ای را به آن ارسال می‌کنید و به یک کار تبدیل می‌شود. اما اگر برنامه زمانبندی کار ندارید، حرف را به زیر پوشه "0_Run" منتقل کنید.
3. پس از پاسخ سریع به یک نامه، تبدیل آن به یک کار، یا فقط خواندن آن، باید تصمیم بگیرید که در مرحله بعد با این پیام چه کاری انجام دهید: آن را حذف کنید یا به یکی از پوشه ها برای ذخیره سازی طولانی مدت ارسال کنید.

در اینجا پوشه هایی برای ذخیره سازی طولانی مدتمن دارم.

• 0_دویدنمن چنین پوشه ای ندارم، اما اگر برنامه ریز ندارید، تکرار می کنم، می توانید حروفی را که نیاز به مطالعه دقیق دارند را در اینجا اضافه کنید. این پوشه نیز باید به طور منظم تمیز شود، اما با یک رویکرد متفکرانه در زمانی که مخصوص این کار اختصاص داده شده است.
• 1_مرجعاین جایی است که من نامه ها را از آنجا می گذارم اطلاعات پس زمینه: نامه های خوش آمدگویی با ورود از سرویس های مختلف وب، بلیط پروازهای آینده و غیره.
• 2_پروژه هادر اینجا یک بایگانی از مکاتبات در مورد شرکا و پروژه هایی که رابطه فعلی با آنها وجود دارد ذخیره می شود. طبیعتا برای هر پروژه یا شریک یک پوشه جداگانه وجود دارد. در پوشه شریک، نامه هایی را نه تنها از کارمندان او، بلکه نامه هایی از کارمندان "آسمان" مرتبط با این شریک قرار دادم. بسیار راحت: در صورت لزوم، تمام مکاتبات مربوط به پروژه با چند کلیک در دسترس است.
• 3_موزه.در اینجا آن حروفی را می اندازم که حیف است حذف شوند و فایده آنها مشخص نیست. پوشه‌های دارای پروژه‌های بسته از «2_Projects» نیز به اینجا منتقل می‌شوند. در یک کلام، اولین نامزدهای حذف در "موزه" ذخیره می شوند.
• 4_اسناددر اینجا نامه هایی با اسناد نمونه الکترونیکی وجود دارد که ممکن است در آینده برای حسابداری مفید باشد، به عنوان مثال، اقدامات آشتی از مشتریان، بلیط برای سفرها. این پوشه اشتراکات زیادی با پوشه های "2_Projects" و "1_Sprav" دارد، فقط اطلاعات حسابداری را ذخیره می کند و در پوشه "2_Projects" - اطلاعات مدیریتی. در "4_Documents" - اطلاعات مرده، و در "2_Projects" - زنده.
• 5_دانش.در اینجا من فقط پست های واقعا مفید را قرار می دهم که می خواهم پس از مدتی برای الهام گرفتن یا جستجوی راه حل به آنها بازگردم.

تنظیمات دیگری نیز وجود دارد سرویس گیرنده پست الکترونیکیبرای عملکرد این سیستم مهم است. ابتدا، به‌طور پیش‌فرض، Thunderbird دارای کادر انتخاب «علامت‌گذاری پیام‌ها به عنوان خوانده‌شده» است. من ترجیح می دهم این کار را آگاهانه انجام دهم، بنابراین پرچم خاموش است! برای انجام این کار، به منوی "ابزار" → "تنظیمات" → "پیشرفته" → "خواندن و نمایش" بروید.

ثانیاً استفاده می کنیم فیلترها . قبلاً از فیلترهایی استفاده می کردم که به طور خودکار نامه ها را بر اساس آدرس فرستنده به پوشه های مربوطه ارسال می کردند. به عنوان مثال، نامه های یک وکیل به پوشه "وکیل" منتقل شد. من این رویکرد را به چند دلیل کنار گذاشتم. اول: نامه های یک وکیل در 99٪ موارد مربوط به یک پروژه یا شریک است، به این معنی که آنها باید به پوشه این شریک یا پروژه منتقل شوند. دوم: تصمیم گرفتم آگاهی را اضافه کنم. شما خودتان باید تصمیم بگیرید که یک نامه خاص در کجا ذخیره شود، و راحت تر است که پیام های پردازش نشده را فقط در یک مکان - در صندوق ورودی جستجو کنید. اکنون من از فیلترها فقط برای سازماندهی حروف منظم خودکار از سیستم های مختلف در پوشه ها استفاده می کنم، یعنی نامه هایی که نیازی به تصمیم گیری ندارند. فیلترها در Mozilla Thunderbird در منوی "Tools" → "Message Filters" پیکربندی می شوند.

بنابراین، با رویکرد درست، بسته به حجم مکاتبات، ایمیل باید از 10 تا 60 دقیقه در روز طول بکشد.

بله، و یک چیز دیگر. آیا قبلاً اعلان‌های ایمیل‌های جدید را خاموش کرده‌اید؟ ;)

ما هر روز ده ها ایمیل ارسال می کنیم. گاهی اوقات این ها پیام های بسیار کوتاهی هستند، مانند: "بیا بریم ناهار؟". گاهی اوقات - که با آن کسب و کار یا وب سایت خود را ارائه می کنید. وقتی حروف زیاد و زمان کم است، شروع به عجله و اشتباه می کنیم. معمولاً بی‌اهمیت، مانند یک اشتباه تایپی، اما گاهی اوقات مواردی وجود دارند که واقعاً می‌توانند به اعتبار شما آسیب بزنند و رابطه شما با مشتری یا کارمند را خراب کنند.

می توان از این امر اجتناب کرد، فقط باید جمع شده و از برخی از دام ها آگاه باشید. در اینجا رایج ترین اشتباهاتی که هنگام ارسال ایمیل مرتکب می شوند، آورده شده است. با دقت بخوانید و به یاد داشته باشید که ابتدا باید یک مکث کوتاه انجام دهید، بررسی کنید که آیا همه چیز مرتب است یا خیر، و تنها پس از آن روی دکمه "ارسال" کلیک کنید.

آدرس را اشتباه می گیرید

رایج ترین و آزاردهنده ترین اشتباه. تصور کنید می خواهید چند عکس شخصی زیبا برای یک دوست یا دوست دختر بفرستید، اما به طور خودکار آدرس رئیس یا مشتری خود را تایپ می کنید. و تنها پس از از بین رفتن نامه، با وحشت متوجه می شوید که چه اتفاقی افتاده است. اگر تسلی است، هر یک از ما حداقل یک بار در زندگی خود در این موقعیت قرار گرفته ایم: وکلا اسناد محرمانه را به طرف مقابل ارسال کرده اند، طراحان طرح بندی سایت را برای مشتری اشتباه ارسال کرده اند، و غیره. اما وقتی این اتفاق برای ما می افتد، به نظر می رسد که زمین از زیر پای ما می لغزد.

خوشبختانه در بسیاری از سرویس های پستی، مثلاً در همان جی میل، یک تابع وجود دارد. آن را روشن کنید و فاصله زمانی زیادی را مشخص کنید - بنابراین، می دانید، آرام تر.

سرمایه گذاری را فراموش کرده اید

شما نوشتید که یک فایل به نامه پیوست شده است، اما فراموش کرده اید که آن را پیوست کنید. یکی دیگر از اشتباهات رایج که اغلب منجر به سوء تفاهم و عذرخواهی می شود. از یک طرف، اشکالی ندارد، هیچ کس کامل نیست، اما بهتر است ابتدا همه چیز را بررسی کنید و فقط بعد از آن نامه بفرستید. و برای جلوگیری از سؤال از طرف گیرنده، توصیه می کنیم تمام فایل های پیوست شده را دقیقاً در متن نامه ذکر کنید. به عنوان مثال، مانند این:

هی ماکسیم! چند تا فایل براتون میفرستم که در ضمیمه هست:

قرارداد خدمات

GIF با گربه

شما به تزئین فکر نمی کنید

همانطور که به یاد دارید با لباس ملاقات کنید. اگر نمی‌خواهید ایمیلتان باعث شود فوراً آن را حذف کنید، روی فرم آن کار کنید. می گویند به اندازه محتوا باید به آن زمان داد. خوشبختانه امروز آسان است. برای این کار، توصیه می کنیم از برنامه Wix ShoutOut استفاده کنید، قالب مناسب را انتخاب کرده و متن خود را به آن اضافه کنید. هیچ دانش خاصی لازم نیست، فقط مطمئن شوید که همه چیز مرتب و زیبا به نظر می رسد. به هر حال، یک لیست پستی خوب اسرار و قوانین خاص خود را دارد، بنابراین به شما توصیه می کنیم مدیر بازاریابی ایمیلی ما را بخوانید. تشکر نکن

شما یک خط موضوع را وارد نمی کنید

موضوع نامه تقریباً نقشی مشابه عنوان متن دارد. در کنار نام شما ظاهر می شود، گیرنده آن را می بیند و می فهمد که چه چیزی برای او ارسال کرده اید: یک فاکتور، نتایج یک جلسه، یک پیشنهاد شغلی، یک طرح وب سایت و غیره. به یاد داشته باشید که موضوع باید به وضوح فرموله شود تا در صورت لزوم، شخص به سرعت نامه شما را پیدا کند و قانع کننده باشد، به طوری که علاقه مند شود، مثلاً در مورد یک لیست پستی صحبت می کنیم. چندی پیش در مورد اگر فراموش کردید نوشتیم - ارزش دوباره خواندن را دارد.

شما پیش نویس ها را ذخیره نمی کنید

اگر از نوشتن نامه به ویرایشگرهای متن، سپس بیشتر ذخیره کنید، در غیر این صورت معلوم می شود که شما تمام روز را روی نامه نشسته اید و سپس ناگهان کامپیوتر یخ می زند و همه چیز از بین می رود. یا مستقیماً بنویسید خدمات پستی- سپس تمام طرح های شما به طور خودکار در پوشه "Drafts" ذخیره می شوند.

داری بی ادب میکنی

ادب در نامه نگاری به اندازه زندگی مهم است. در اینجا قوانین اساسی وجود دارد که همه و همه باید از آنها پیروی کنند:

همیشه از فرستنده برای نامه تشکر کنید، به خصوص اگر می بینید که او کار خوبی انجام داده است. به یاد دارید زمانی که در کودکی به همه ما کلمات "جادویی" یاد می دادند؟ آنها را فراموش نکنیم، علیرغم این واقعیت که ما در حال حاضر بالغ هستیم.

آرامش خود را حفظ کنید، حتی اگر موضوع بسیار فوری و مهم است. عصبی بودن و سرزنش قطعاً نتیجه خوبی نخواهد داشت.

نامه خود را با عبارات رایج شروع و پایان دهید. درجه رسمی بودن بستگی به این دارد که با چه کسی مکاتبه می کنید. اگر این رئیس شما یا فقط یک مقام رسمی است، از «سلام»، «بای» یا «بوسه» استفاده نکنید. و بالعکس، اگر به یک همکار یا دوست می نویسید، می توانید بدون "احترام" سنتی این کار را انجام دهید.

شما متن را نمی خوانید

چاپ اشتباه می تواند کل برداشت را از بین ببرد، بنابراین نامه نوشته شده را با دقت دوباره بخوانید، ترجیحا چندین بار. شک در مورد املا یا نحو - به Gramotu.ru بروید. بهتر است هفت بار اندازه گیری کنید، یعنی بررسی کنید، تا اینکه بعداً بابت اشتباهات تایپی عذرخواهی کنید و ثابت کنید که واقعاً باسواد هستید.

و به هر حال: اگر می ترسید به طور تصادفی نامه ای ناتمام ارسال کنید، ابتدا کل متن را به طور کامل بنویسید و فقط سپس آدرس گیرنده را تایپ کنید.

شما افراد مناسب را در کپی نامه قرار نمی دهید

بیایید بفهمیم چه کسی حتی می تواند نامه شما را دریافت کند. فیلد To گیرنده اصلی است. فیلد "CC" شخصی است که کپی را دریافت می کند. او مستقیماً با موضوع مورد بحث ارتباط ندارد، بلکه می خواهد یا باید آگاه باشد. فیلد "Bcc" گیرندگان پنهان هستند. شما آنها را اضافه می کنید، اما گیرنده اصلی آنها را نمی بیند. و در اینجا باید مراقب باشید: می توانید Cc و Bcc را با هم اشتباه بگیرید و سپس گیرنده فکر می کند که از او جاسوسی می شود.

به خاطر داشته باشید که برای برخی افراد مهم است که از آنچه در حال رخ دادن است آگاه باشند. شما نمی خواهید به سرزنش هایی درباره موضوع "چطور نتوانستید من را به نسخه اضافه کنید!" من دو ماه روی این پروژه کار کردم!» اگر شک دارید، هرکسی که با این موضوع ارتباط دارد را اضافه کنید. شاید همه از اینکه حواسشان پرت شده خوشحال نشوند، اما شکایتی از شما وجود نخواهد داشت.