Ход выполнения контракта ms excel. Почему Excel. Принимайте эффективные решения благодаря панелями мониторинга Smartsheet Sights

Решение задач учёта и контроля исполнения документов в среде «MS Outlook»

1. Запустим программу Outlook щелчком на кнопке на панели Microsoft Office либо используя кнопку «Пуск»:

Пуск - Программы - Microsoft Outlook

2. Найдем группы рабочих папок в окне программы.

Учет сведений о людях в папке Контакты. Папка Контакты организована наподобие базы данных. В ней мы можете сохранить самые разнообразные сведения: адрес электронной почты, почтовый адрес, несколько номеров телефонов и некоторые сведения личного характера, относящиеся к контактному лицу, например, день рождения и годовщина какого-либо события. При вводе имени или адреса контактного лица Outlook разделяет эти сведения на компоненты и помещает их в отдельные Поля. Мы можем выполнить сортировку, группировку и фильтрацию контактов по любой части имени или адреса. Достаточно нажать нужную кнопку или выбрать команду меню, чтобы отправить этому контактному лицу приглашение на собрание, сообщение электронной почты или задание. При сохранении сведений о контактном лице в файл в качестве имени этого файла могут использоваться: имя, фамилия, название организации, прозвище контактного лица или любое другое слово, которое поможет быстро находить этот контакт, например, «поставщик провизии». Для каждого контактного лица имеется возможность вводить до трех адресов. Один из них может быть указан как почтовый, после чего он может печататься на почтовых наклейках, конвертах и использоваться для создания писем нескольким адресатам.

При создании контактов в календаре на соответствующих страницах автоматически появляется сообщение о событии, связанном с контактом, например о дне рождения указанного лица.

Технология работы

1. Откроем папку «Контакты».

2. Создадим новый контакт. Для этого щелкнем на кнопке «Создать» на панели инструментов. Откроется окно контакта

3. Введем сведения о контакте в предлагаемые поля на вкладке «Общие». Около некоторых полей расположены кнопки, которые позволяют ввести информацию более точно. Например, щелкнем на кнопке «Полное имя». Раскроется дополнительное окно ввода имени. Заполним поля, связанные с именем контакта.

4. Перейдем на вкладку «Подробности». Заполним дополнительные сведения о контакте. Если какие-то сведения нам неизвестны или не нужны, можно оставлять поля незаполненными.

5. На вкладке «Действия» в дальнейшем будут отражаться все действия, связанные с этим контактом: телефонные звонки, отсылка сообщений и другие.

6. Сведения о каждом контакте сохраняются в отдельной карточке. Закроем окно контакта и просмотрим, как представлены сведения в папке «Контакты».

7. Создадим несколько контактов из разных организаций, с которыми наше предприятие поддерживает деловые отношения.

8. Создадим несколько контактов с сотрудниками из одного предприятия. Для этого:

Щелкнем дважды на имеющемся контакте;

Выберем команду из меню «Действия» - «Создать контакт в том же предприятии»; откроется окно, в котором некоторые поля, связанные с адресом и телефонами предприятия, будут уже заполнены;

Введём недостающие сведения, а также изменим, если это необходимо, имеющиеся.

9. Внесем в папку «Контакты» сведения о сотрудниках нашего предприятия, и, прежде всего, сведения о директоре.

10. Изменим текущее представление сведений о контактах в папке, используя команду «Вид» - «Текущее представление» и выбрав представление из предложенного списка:

Адресные карточки

Подробные адресные карточки

Список телефонов

По организациям или другие.

Телефонный звонок. Учет деловых телефонных переговоров очень важен. Раньше при хорошей организации работы использовалась специальная книга учета телефонограмм, где отражались сведения: кому или от кого был звонок, дата, время, текст сообщения, кто принял (передал). В среде Outlook можно автоматически создавать запись о произведенных телефонных переговорах.

При наличии модема, Outlook может набирать номера телефонов контактных лиц. При этом в Outlook может фиксироваться время разговора, которое заносится в Дневник. Туда же можно занести заметки о разговоре.

Технология работы

1. Откроем папку «Контакты». Выделим контактное лицо, которому нужно позвонить.

2. На панели инструментов раскроем список, щелкнув на кнопке «Автонабор» или выберем в меню «Действия» команду «Позвонить контакту». В списке выберите один из контактных телефонов. Откроется окно «Новый звонок».

3. Установим флажок «При каждом звонке создавать запись в дневнике».

4. Щелкнем на кнопке «Позвонить». При наличии модема сразу начнется набор телефонного номера и одновременно откроется окно «Телефонный звонок». Когда модем произведет соединение, можно снять телефонную трубку и закрыть окно «Новый звонок».

Особенно важно указывать параметры занятости, если мы работаем в группе и сообщаем по сети свои планы другим участникам. Наши параметры занятости помогут им планировать свое рабочее время.

5. В окне «Телефонный звонок» сделаем запись о теме разговора и опишем более подробно содержание разговора. При хорошей квалификации секретарь умеет одновременно и говорить, и фиксировать разговор.

6. Закроем окно после записи в нем информации о звонке. На вопрос программы «Сохранить сделанные изменения?» ответьте утвердительно. После этого сведения о телефонном звонке сохранятся в карточке контакта и в «Дневнике».

Слияние папки Контакты с документами Word. При отсылке писем нам приходится надписывать адреса получателей на конвертах, а также обратный адрес. Эту работу можно выполнить автоматически, используя сведения из папки «Контакты». Для этого используется режим «Слияние» в программной среде Word.

Технология работы

1. Откроем новый документ Word.

2. Выполним команду «Сервис» - «Конверты и наклейки». Откроется окно «Конверты и наклейки».

3. Перейдем на вкладку «Конверты». Мы увидим поля для вставки адреса получателя и обратного адреса. Над каждым полем расположен значок «Адресной книги».

4. В поле получателя щелкнем на кнопке адресной книги. В открывшемся окне выберем адресата.

5. В поле обратного адреса щелкнем на кнопке адресной книги. В открывшемся окне выберем фамилию директора или другого сотрудника вашего предприятия, от имени кого посылается письмо. Отключим флажок «Не печатать».

6. Для выбора размера конверта щелкнем на кнопке «Параметры». В списке выберем нужный размер конверта.

7. Для просмотра надписи на конверте щелкнем на кнопке «Добавить» в окне «Конверты и наклейки».

Папка, открываемая при запуске Outlook. При запуске среды Outlook автоматически открывается одна из папок, например, Входящие, которая содержит информацию о пришедшей электронной почте. Однако пользователь может самостоятельно указать папку, которая будет открываться при запуске программы, например, Outlook сегодня.

Технология работы

1. Запустим программу Outlook.

2. В меню «Сервис» выберем пункт «Параметры».

3. Перейдем на вкладку «Дополнительно» и нажмите кнопку «Дополнительные параметры».

4. В открывшемся окне раскроем список «Открыть» папку и выберем папку «Outlook сегодня», которая будет открываться при запуске Outlook.

5. Завершим работу с программой.

6. Вновь откроем программу и убедимся, что при запуске открывается заданная вами папка.

Конфигурация пользователя. Программная среда Outlook позволяет организовать как личную работу каждого сотрудника, так и групповую работу. Групповая работа предполагает возможность работы с одними и теми же документами.

Для организации групповой работы сотрудников необходимо, чтобы на предприятии была организована сеть и установлены общие правила адресации и пересылки файлов по сети от одного сотрудника другим. Этими вопросами занимается специальный сотрудник - администратор сети, который и проинструктирует вас на конкретном рабочем месте.

Программная среда Outlook предлагает три режима работы с почтой:

Только Интернет;

Корпоративная или для рабочих групп;

Нет электронной почты.

В этом разделе мы ознакомимся с возможностью автономной работы, а также с основными возможностями групповой работы с использованием корпоративной электронной почты или Интернета.

Перед началом работы в среде Outlook мы должны определить себя как пользователя данной программы на данном компьютере. Это делается с помощью создания учетной записи пользователя Интернета. Такая запись в дальнейшем будет определять вас по умолчанию как ответственного за выполнение всех задач и поручений в среде Outlook.

Технология работы

1. В меню «Сервис» выберем пункт «Параметры».

2. Перейдем на вкладку «Доставка почты».

3. Щелкнем на кнопке «Изменить конфигурацию почтовых служб».

4. Убедимся, что на нашем компьютере установлен режим работы с почтой «Только Интернет». Щелкнем на кнопке «Отмена».

5. В меню «Сервис» выберем пункт «Учетные записи».

6. В диалоговом окне «Учетные записи в Интернете» выберем вкладку «Почта».

делопроизводство компьютерный технология оutlook

7. Просмотрим имеющиеся учетные записи и щелкнем на кнопке «Добавить». Начнет работу «Мастер подключения к Интернету». Далее следуем шагам «Мастера»:

Введем имя, например, Анна Ильина или свое имя;

Укажем адрес электронной почты, например Этот адрес e-mail защищен от спам-ботов. Чтобы увидеть его, у Вас должен быть включен Java-Script или свой адрес;

Укажем сервер входящих сообщений: mail.ru или свой сервер;

Укажем сервер исходящих сообщений: mail.ru или свой сервер;

Укажем учетную запись (можно оставить предложенную «Мастером») и, при необходимости, пароль;

Установим переключатель «Способ подключения к Интернету» вручную;

Завершим работу «Мастера», нажав кнопку «Готово»; на экране снова появится диалоговое окно «Учетные записи в Интернете», а в нем - созданная учетная запись.

8. Выделите сделанную учетную запись. Щелкнем на кнопке «Свойства». Просмотрим и, если необходимо, изменим свойства учетной записи.

9. Щелкнем на кнопке «Использовать по умолчанию». Теперь мы определили Анну Ильину (или себя) как пользователя программы.

10. Закроем диалоговое окно.

Работа по планированию рабочего времени. Деятельность секретаря весьма разнообразна. Это и подготовка документов, и телефонные звонки, и организация приема посетителей и многое другое. Эта деятельность, связанная с решением текущих вопросов, незаметна непосвященному человеку. Однако от того, насколько успешно и оперативно она осуществляется, зависит эффективность работы предприятия.

В среде Outlook все мероприятия подразделяются на следующие группы, о которых вы уже знаете: встречи, собрания, события, задачи, а также телефонные звонки.

Встречи. Встреча - это мероприятие, касающееся одного - двух лиц. Время встречи согласовывается между ними и резервируется в календаре. Встреча не требует привлечения ресурсов: специального помещения, время на подготовку, материальных расходов. Встречей можно назвать и ежедневный доклад руководителю, и телефонный звонок, и прием посетителей. Важно то, что, как правило, это - небольшое дело, с точки зрения затрат времени на подготовку; оно планируется на определенное время и является односторонним (выполняется лично секретарем) или двусторонним (беседа двух).

Технология работы

1. Щелкнем на шкале времени «Момент», расположенный не раньше, чем через полчаса от текущего времени;

2. Запишем тему встречи и нажмем «Enter».

Встреча будет отмечена специальным значком оповещения. Программа автоматически за 15 минут до начала встречи выдаст звуковой сигнал, предупреждающий о приближении встречи.

3. Дождёмся звукового сигнала.

4. Изменим длительность встречи:

Наведем указатель мыши на верхнюю или нижнюю границу записи о встрече (указатель мыши изменит форму);

Захватим и переместим границу встречи.

5. Создадим еще несколько встреч с разными темами на ближайшие дни.

Изменение параметров встречи. При планировании встречи можно связать ее с контактом. Тогда информация о ней будет фиксироваться в сведениях о контакте. По этим сведениям всегда можно вспомнить, когда и какие встречи состоялись с контактом, чему они были посвящены. При планировании встречи мы можем указать параметры занятости.

Технология работы

1. Откроем окно параметров встречи двойным щелчком на теме или на пустой строке в ежедневнике.

2. Рассмотрим вкладку «Встреча».

3. Выполним следующие действия:

Изменим тему встречи;

Укажем место встречи;

Отключим флажок оповещения;

Установим параметры занятости: занят, свободен, под вопросом, нет на работе.

4. Свяжем встречу с контактом. Для этого щелкнем на кнопке «Контакты» в нижней части диалогового окна и в открывшемся списке контактов выберем имя контактного лица, с которым запланирована встреча.

Заметки и вложения. Обычно при встрече обсуждаются какие-то деловые вопросы. Мы можем в окне встречи сделать заметки, примечания, какие вопросы предполагается обсудить, предложения по обсуждаемым темам и прочее. Если к встрече готовится документ, то его можно либо напрямую вставить в окно встречи, либо связать с ней.

Технология работы

1. Откроем окно встречи

2. В текстовом поле для заметок к встрече запишем текст: «Обсудить сроки работы, количество участников и круг их вопросов».

3. Прикрепим к встрече созданный и сохраненный на компьютере файл:

Щелкнем на кнопке «Добавить файл» (или меню Вставка - Файл);

В окне обзора найдем нужный файл и щелкнем на кнопке «Вставить» (значок файла появится в окне).

4. Мы можем также вставить содержимое файла:

Выберем в меню «Вставка» пункт «Объект»;

В диалоговом окне установим переключатель «Создать из файла»;

Щелкнем на кнопке «Обзор» и в диалоговом окне выберем имя файла;

Закроем диалоговые окна щелчком на кнопке «ОК» и убедимся, что содержимое файла появилось в поле заметок.

Планирование повторяющихся встреч. В работе секретаря есть встречи, которые периодически повторяются. Например, доклад директору производится в начале каждого рабочего дня, подписание документов - в конце рабочего дня, раз в неделю проводятся совещания, посвященные планированию предстоящей работы и отчет «О проделанной работе». Все перечисленные виды встреч можно отметить в календаре как повторяющиеся. В этом случае они автоматически будут записаны на запланированные дни.

Технология работы

1. Создадим в календаре несколько встреч, которым затем будет присвоен признак повторения (табл. 1).

Таблица 1 - Повторяющиеся события

2. Зададим признак повторения для встречи:

Двойным щелчком откроем окно встречи;

На панели инструментов щелкнем на кнопке «Повторение»;

В диалоговом окне «Повторение встречи» установим необходимые параметры повторения;

Закроем окно встречи и найдём в календаре другие даты, на которые автоматически будет записана повторяющаяся встреча.

Планирование собраний и событий. Собрание предполагает приглашение нескольких участников. Программная среда Outlook позволяет выбрать участников из папки «Контакты» и автоматически послать им приглашения. Этот вид работы напрямую связан с возможностью групповой работы в сети. Событие - это мероприятие на весь день.

Технология работы

1. Откроем повторяющуюся встречу «Планерка».

2. Щелкните на вкладке «Доступно для участников». При переходе на эту вкладку встреча автоматически преобразуется в собрание.

3. Для выбора участников и отправки им приглашений щелкнем на кнопке «Другие». Откроется адресная книга.

4. Выберем участников собрания.

5. В сформированном списке щелкнем на значке отправки приглашения рядом с каждым участником и выберите пункт «отправлять» или «не отправлять» приглашения.

6. При формировании папки «Контакты» все даты рождений и годовщин автоматически записываются в ежедневник на соответствующие дни как события. Такая запись в нужный день напомнит нам о необходимости поздравить партнера, что является признаком учтивости в деловом общении. Событие указывается в заголовочной части листа ежедневника. Просмотрим ежедневник и убедимся, что в дни рождений ваших сотрудников и партнеров внесена соответствующая запись.

7. Создадим событие на весь день «Семинар менеджеров»:

Двойным щелчком откроем новую встречу;

Установим флажок «Целый день»;

Зададим остальные параметры встречи: тему, место, дату, время, участников.

Создание задачи. В окне папки «Календарь» расположена «Панель задач». Задача, в отличие от встречи, не имеет конкретной даты и времени выполнения. Она имеет лишь определенную дату начала и срок выполнения. Задачи хранятся в отдельной папке с одноименным названием. «Панель задач» в календаре связана с папкой «Задачи». Вы можете установить следующие параметры задачи:

Укажем тему задачи;

Назначим дату начала и срок исполнения;

Отследим стадии завершенности: не началась, выполняется, завершена, отложена, в ожидании;

Укажем процент исполнения задачи;

Поручить задачу другому исполнителю и контролировать исполнение;

Свяжем задачу с контактом;

Прикрепим файл или запишем заметки;

Изменим представление сведений о задаче в окне.

Многие из этих параметров аналогичны параметрам встречи.

Технология работы

1. Рассмотрим представление информации о задачах в папке «Календарь» и в папке «Задачи». Они во многом совпадают.

2. Перейдем в папку «Задачи».

3. Для создания задачи щелкнем на строке с надписью «Щелчок» - «добавит элемент» - «Задача». Таким способом мы можем задать тему, «Срок исполнения» и еще некоторые параметры «Задачи». Запишем «Приказ об утверждении графика отпусков» и укажем срок исполнения в раскрывающемся «Календаре», затем нажмем «Enter».

4. Чтобы ввести подробные сведения о задаче, двойным щелчком откроем окно параметров задачи.

5. Введем дату начала, состояние, процент завершенности задачи. Установим флажок оповещения.

6. Прикрепим к задаче «Файл с приказом».

7. Создадим еще несколько задач на ближайшие 5 дней:

Соберём сведения об отпусках;

Составим план проведения семинара;

Составим список участников семинара;

Разошлём телефонограммы участникам семинара.

Поручение задачи другому лицу и контроль исполнения. Секретарь не только самостоятельно выполняет задания директора, но и может по его указанию поручить выполнение задачи другому сотруднику и осуществлять контроль исполнения.

Программная среда Outlook позволяет поручить задачу любому лицу из папки «Контакты». При поручении задачи она автоматически пересылается по сети сотруднику, который становится владельцем задачи. Порученная задача хранится в папке секретаря, который таким образом имеет возможность контролировать ход ее выполнения.

Технология работы

1. Откроем окно задачи «Разослать телефонограммы участникам семинара».

2. На панели инструментов щелкнем на кнопке «Назначить задачу». Появится строка «Кому...».

3. Щелкнем на кнопке «Кому...». Откроется окно получателя поручения.

4. Выделим щелчком нужный контакт и перенесем его в список получателей сообщения щелчком на кнопке «Кому...».

5. Закроем окно и убедимся, что в строке «Кому…», указан выбранный контакт.

6. Закроем окно задачи. Программа Outlook немедленно приступит к пересылке задачи. После того, как мы поручили задачу другому человеку, мы перестаем быть ее хозяином, то есть не можем изменять ее параметры. Нам остается только контролировать выполнение задачи.

7. Просмотрим в папке «Задачи», как изменился значок «Задачи». Новый значок означает, что задача поручена другому лицу. Задачи в папке группируются по ответственным за выполнение.

8. Создадим еще несколько задач и поручим их разным лицам из папки «Контакты».

Изменение представления сведений о задаче. Сведения о задаче представлены в виде таблицы. Заголовки столбцов указывают на отображаемые параметры задачи. Программная среда позволяет изменить представление информации о задаче. Для этого используется пункт «Текущее представление» из меню «Вид». Если нас по каким-либо причинам не устраивает представления, предлагаемые программой, мы можем сами установить любое количество столбцов в таблице, способы группировки и сортировки задач.

Технология работы

1. Откроем папку «Задачи».

2. В меню «Вид» выберем пункт «Текущее представление» и из дополнительного меню один из видов представления.

3. Просмотрим, как изменилось представление задачи.

4. Применим другие виды представления.

5. Щелкнем правой кнопкой мыши на строке заголовков.

6. В контекстном меню выберем пункт «Изменить текущее представление». Откроется окно сведений о представлении.

7. Просмотрим содержимое кнопок. Изменяем представление, используя диалоговые окна кнопок.

Создание заметки. Заметка - это небольшая записка на память. Текст заметки может быть самым разнообразным: мысль, которую не хочется забыть; напоминание о чем-либо себе или другому сотруднику; свежий анекдот, который при случае можно рассказать партнеру; цитата и многое другое. В некомпьютеризованном офисе иногда можно видеть такую картину. Повсюду - на столе, на телефоне, на стене, на стекле окна, на письменном приборе - расклеены маленькие листочки с какими-то записями. Это заметки. Согласитесь, что такой офис может дать постороннему человеку представление о сильной занятости сотрудников, однако, очень уж небрежно выглядит.

Заметки в программной среде Outlook - это электронный аналог бумажного блокнота с отрывными листками. Заметки используются для записи вопросов, напоминаний и многого другого, что обычно записывается в бумажный блокнот. Кроме того, в заметках удобно хранить сведения, которые могут понадобиться позднее, например, указания или текст, который можно вставить в другие элементы или документы. Программная среда Outlook имеет специальную папку, в которой можно создать и сохранить заметку и при случае воспользоваться ею. Помимо этих основных возможностей можно:

Связать заметку с контактом;

Отправить по почте;

Напечатать;

Изменить представление заметки.

Как видим, с заметкой можно производить действия, аналогичные действиям с другими элементами.

Можно работать, оставив заметки открытыми на экране. Внесенные в заметку изменения сохраняются автоматически. Тогда у нас экран будет заполнен заметками.

Технология работы

1. Откройте папку Заметки.

2. Щелкните на кнопке «Создать». Откроется окно заметки желтого цвета.

3. Запишите в окне текст заметки.

4. Закройте заметку. Она в виде значка появится на рабочем поле папки.

5. Свяжите заметку с контактом:

Двойным щелчком на значке откроем заметку;

Откроем скрытое меню заметки;

Выберем пункт «Контакты»;

В открывшемся списке контактов выберем нужного человека.

6. При связи заметки с контактом информация об этом отражается на вкладке «Действия контакта». Откроем в папке «Контакты» карточку лица, с которым вы связали заметку.

7. Перейдем на вкладку «Действия» и среди прочих действий найдите упоминание о заметке.

8. Изучим другие возможности меню заметки. Среди прочих мы найдем команду «Переслать». При выполнении команды открывается стандартное окно сообщения электронной почты. С правилами пересылки сообщений мы ознакомимся далее.

Учет выполненной работы. Дневник - это документ, содержащий расписанный по дням перечень выполненных дел и событий, произошедших в жизни конкретного человека. Дневники вели еще в далекие «докомпьютерные» времена, для того чтобы иметь возможность восстановить ход событий.

В разнообразной работе секретаря тоже необходимо организовать учет выполненной работы. Для этого в программной среде есть специальная папка «Дневник». В этой папке автоматически регистрируются ссылки на все файлы, с которыми была произведена работа; мероприятия, упомянутые в папках «Календарь», «Задачи», «Заметки»; «Сделанные телефонные звонки».

Некоторые сведения о проделанной работе можно записать в дневник вручную. В папке «Дневник» отображается график работы с документами. Для каждого элемента создается запись, в которой отражены дата, время начала работы, время, затраченное на работу с элементом. Двойным щелчком можно открыть элемент.

Просмотр и настройка Дневника. Некоторые элементы могут автоматически заноситься в дневник. Это сообщения, приглашения на собрание, ответы на приглашения на собрание, отмены собраний, поручения, ответы на поручения, телефонные звонки. В дневник могут автоматически заноситься документы, созданные в следующих программах: Microsoft Access, Microsoft Excel, Microsoft Office Binder, Microsoft PowerPoint, Microsoft Word и другие программы, совместимые с Microsoft Office. Мы можем указать контакты, для которых надо делать записи в дневнике.

Технология работы

1. Откроем папку «Дневник». За то время, пока мы работали в среде Outlook, в папке уже появились некоторые записи о нашей работе. Записи в Дневнике сгруппированы по типам.

2. Просмотрим группы записей. Чтобы просмотреть записи одного типа, щелкните на кнопке со знаком (+). Чтобы закрыть группу, щелкните на кнопке со знаком (-).

3. Чтобы указать типы записей, файлов и контакты, для которых следует сохранять информацию в дневнике, в меню «Сервис» выберем пункт «Параметры».

4. На вкладке «Настройки» нажмем кнопку «Параметры» дневника.

5. В окне «Параметры дневника» установим флажки около тех типов элементов, контактов и файлов, которые надо учитывать в дневнике.

Запись мероприятия в Дневнике вручную.

Технология работы

1. Откроем папку «Дневник».

2. На панели инструментов щелкнем на кнопке «Создать». Откроется «Создать» окно «Запись в дневнике» (Без имени).

3. В поле «Тема» введем описание.

4. В списке «Тип» выберем тип записи, заносимой в дневник.

5. Установим прочие параметры, если они необходимы.

Пересылка сообщений по электронной почте. В наши дни электронная почта является таким же привычным средством общения, как телефон и обычная почта. Более того, электронная почта даже более предпочтительна по следующим причинам:

Отправка сообщения производится прямо с рабочего места;

Сообщения доходят до адресата очень быстро;

Не требуются расходные материалы (бумага, конверты, чернила);

Можно послать письмо сразу по нескольким адресам;

Вследствие всего вышеперечисленного существенно экономится время.

В современном деловом офисе электронная почта является неотъемлемым атрибутом, а умение ею пользоваться - важнейшим профессиональным умением секретаря и любого другого работника.

Информация, передаваемая по электронной почте, называется сообщением (Mail Message). Сообщения, передаваемые по электронной почте, разделяются на четыре группы:

Входящие - пришедшие по электронной почте;

Исходящие - те, которые надо отправить;

Черновики - сообщения в стадии подготовки;

Отправленные.

На главной панели Outlook есть папки, соответствующие этим группам сообщений. Их удобно организовать в отдельную группу папок «Почта». Чтобы использовать Outlook для отправки и получения почты через Интернет, нам нужна учетная запись. Порядок создания учетной записи мы рассматривали выше.

Создание и отправка сообщения. Программная среда Outlook имеет стандартное окно сообщения, в котором мы, как на конверте, должны указать, кому оно адресовано, а также тему и содержание. Кроме того, мы можем приложить к сообщению заранее подготовленный файл, вставить рисунок. Если в Outlook не установлен режим немедленной отправки электронной почты, то все созданные сообщения будут сохраняться в папке «Исходящие».

В среде Outlook можно установить режим отправки сообщения: немедленно или по команде.

Технология работы

1. Установим режим отправки сообщения:

В меню «Сервис» выберите пункт «Параметры»;

В окне «Параметры» перейдите на вкладку «Доставка почты»;

Установите или отключите флажок «Отправлять сообщения немедленно».

2. Откроем папку «Исходящие» и щелкнем на кнопке «Создать». Откроется окно сообщения. Это окно позволяет передать информацию в виде простого текста, а также вкладывать в письмо файлы:

3. В окне сообщения щелкните на кнопке «Кому...» и выберите в списке контактов один или несколько адресатов. Мы можем также выбрать, кому направить копию (кнопка Копия) и скрытую копию (кнопка СК).

4. В поле «Тема» введём кратко заголовок сообщения.

5. В рабочем поле введем текст сообщения.

6. Для создания вложения выберем в меню «Вставка» пункт «Файл».

7. В окне обзора двойным щелчком выберем заранее созданный и сохраненный файл. Вложение отображается в виде значка файла с его названием в нижней части окна сообщения.

8. Для отправки сообщения щелкнем на кнопке «Отправить» на панели инструментов. Сообщение будет отправлено немедленно или помещено в папку «Исходящие» в зависимости от установленного режима.

9. Если у нас не установлен режим немедленной отправки сообщений, надо воспользоваться командой «Отправить» из меню «Сервис». После пересылки сообщения письмо автоматически будет перемещено из папки «Исходящие» в папку «Отправленные».

10. Можно совместить действия по отправке и приему сообщений. Для этого выберем в меню «Сервис» команду «Отправить/Получить». В раскрывающемся списке выберем пункт той учетной записи (если их несколько), по которой мы хотим произвести действия. После этого произойдет подключение компьютера к почтовому серверу, и сообщения будут отправлены. Если на почтовом сервере есть поступившие сообщения на вашу учетную запись, они будут пересланы на наш компьютер.

11. Создадим новое сообщение по теме «Согласование сроков поставки оборудования» и адресуем его контакту.

12. Если мы не завершили работу над составлением сообщения или не собираемся его в ближайшее время отправлять, сохраним его в папке «Черновики». Для этого выберем в меню «Файл» команду «Сохранить».

Мы можем отправить сообщение по адресу, который не записан в папке «Контакты». Для этого в строке «Кому...» запишем адрес электронной почты в явном виде.

Просмотр почтовых папок и сообщений. По мере заполнения почтовых папок мы можем увидеть на панели Outlook число рядом с названием папки. Это число показывает, сколько элементов (сообщений) находится в папке. Мы можем открыть папку, просмотреть список находящихся в ней сообщений, открыть любое сообщение, переложить его в другую папку. Вложения, присоединенные к сообщениям, можно сохранять отдельно в других папках на своем компьютере. Необходимо время от времени удалять ненужные сообщения из папки.

Технология работы

1. Просмотрим на панели Outlook почтовые папки и определим, не открывая папки, сколько в них находится элементов.

2. Для получения поступивших сообщений с сервера выберем из меню «Сервис» команду «Отправить/Получить».

3. Если мы не имеем возможности работать в кабинете с электронной почтой, скопируем несколько сообщений из папки «Исходящие» в папку «Входящие». Для этого захватим название сообщения и переместим его на значок папки «Входящие» на панели Outlook.

4. Откроем папку «Входящие».

Папка разделена на две части. В верхней части расположен список сообщений в том порядке, как они поступили, и некоторые сведения: от кого, тема, дата и время поступления. Для просмотра сообщения щелкним на нем. В нижней части появится текст сообщения. Если около сообщения расположен значок скрепки значит сообщение содержит вложение.

5. Откроем сообщение с вложением. Сохраним вложение отдельно как файл:

Двойным щелчком на строке сообщения откроем окно сообщения;

В окне обзора выберем папку, в которую хотим сохранить файл, введите имя файла или оставить то, которое указано, затем щелкнем на кнопке «Сохранить».

6. Удалим сообщение из папки. Для этого захватим сообщение и переместим его на значок папки Удаленные.

7. Когда в папке Удаленные накапливается много элементов, мы можем очистить папку, то есть безвозвратно удалить элементы. Для этого щелкнем правой кнопкой мыши на значке папки «Удаленные» и в контекстном меню выберем команду «Очистить папку "Удаленные"».

Использование подписи и визитной карточки. В деловой переписке очень часто применяют стандартные фразы для начала и окончания письма. Такие фразы в среде Outlook называются подписью, хотя в реальной жизни подписью мы называем имя отправителя, указанное в конце письма. Здесь понятие подписи несколько шире. Подписью может быть любая фраза, удобная в контексте данного сообщения, которая заранее составлена и сохранена с некоторым именем. Мы можем создать несколько подписей на разные случаи и вставлять их в сообщение.

Помимо подписи в данном приложении используется понятие электронной визитной карточки со сведениями о себе, которую мы можем прикрепить к сообщению. Получатель нашего сообщения может на основе этой визитной карточки создать в папке «Контакты» карточку со сведениями о нас. Электронная визитная карточка формируется на основе записи из нашей папки «Контакты» и, по сути, является аналогом карточки контакта со всеми содержащимися в ней сведениями. Поэтому, если мы захотим переслать партнеру не все, а только часть сведений, надо создать дубликат карточки контакта с выборочными данными:

Создавать и вставлять подписи в сообщение;

Прикреплять к сообщению визитную карточку;

Создавать контакт на основе присланной визитной карточки.

Технология работы

1. Откроем папку «Исходящие».

2. Для создания одной или нескольких подписей выберем в меню «Сервис» команду «Параметры».

3. Перейдем на вкладку «Сообщение». Щелкнем на кнопке «Выбор подписи».

4. В открывшемся окне «Выбор подписи» щелкнем на кнопке «Создать». Начнет работу мастер создания подписи.

5. Введем имя подписи, например, «Желаю удачи с визиткой» и установим переключатель «Начать с пустого образца». Щелкнем на кнопке «Далее».

6. В окне «Изменение подписи» введём текст.

7. Прикрепим к подписи визитную карточку:

Щелкнем на кнопке «Создать визитную карточку из списка контактов...»;

Выберем в открывшемся списке имя контакта;

Щелкнем на кнопке «Готово».

8. Создадим новое сообщение.

9. В меню «Вставка» выберем пункт «Подпись». В раскрывшемся списке выберем подпись.

10. Получим новые сообщения, используя команду «Отправить/Получить».

11. Откроем сообщение с вложением визитки.

12. Щелкнем на значке «Скрепки» и откроем присланную нам электронную визитную карточку. Она имеет вид карточки контакта.

13. Запишем новый контакт в свою папку. Для этого щелкнем на кнопке «Сохранить и закрыть». Сведения автоматически сохранятся в вашей папке «Контакты». Вы можете в дальнейшем дополнить эту карточку новыми или измененными сведениями о партнере.

14. Откроем папку «Контакты» и убедимся, что там появилась новая запись о контакте.

Форматирование сообщения. До сих пор мы создавали сообщения, написанные простым текстом. Многие сообщения электронной почты, короткие и деловые, не требуют дополнительного оформления и поэтому пишутся простым неформатированным текстом. К тому же, такие сообщения занимают мало памяти и требуют меньше времени для передачи.

Однако иногда возникает необходимость послать более яркое и красочное сообщение. Обычно это связано с каким-нибудь торжеством. Для этих случаев программная среда Outlook предоставляет расширенные возможности оформления текста, а также вставки рисунков, а именно использование для подготовки сообщений форматов RTF Microsoft Outlook или HTML. При использовании одного из этих форматов при создании сообщения открывается панель, похожая на панель форматирования текстового редактора Word. Назначение кнопок форматирования указано на всплывающих подсказках.

Технология работы

1. Для вставки в сообщение рисунка заранее подготовим его и сохраним в формате gif в какой-нибудь папке. В меню «Вставка» выберем пункт «Рисунок».

2. В открывшемся окне щелкнем на кнопке «Обзор» и в окне обзора выберем файл рисунка и щелкнем на кнопке «Открыть». Имя появится в окне вставки рисунка.

3. Закроем окно щелчком на кнопке «Вставить». Рисунок появится в окне сообщения.

4. Отправим сообщение.

Отправка ответа на сообщение. Каждому человеку, который посылает почту, очень важно знать, получено ли его сообщение. Среда Outlook предлагает возможность автоматически отправлять уведомления - короткие сообщения отправителю, когда было получено сообщение. Для этого надо установить параметры отслеживания почты.

Помимо уведомления многие сообщения требуют ответа. При отправке ответа мы можем к нему присоединить исходное сообщение или часть его, чтобы получатель сразу понял, на какое сообщение пришел ответ.

Технология работы

1. Откроем в меню «Сервис» команду «Параметры».

2. На вкладке «Настройки» щелкните на кнопке «Параметры почты».

3. В открывшемся окне «Параметры электронной почты» найдем поле, в котором указано, что «при ответе на сообщение - включить и сдвинуть текст исходного сообщения». Это поле имеет раскрывающийся список других возможностей. Однако лучше оставить то, что предлагает программа.

4. Щелкнем на кнопке «Параметры отслеживания».

5. Установим флажки и переключим. Эти параметры позволят нам автоматически управлять отправкой уведомлений на полученные сообщения. В таком уведомлении будет указана дата и время получения сообщения. Мы также сможем узнать, когда было получено наше сообщение.

6. Проследим, чтобы после установки указанных параметров программная среда Outlook стала автоматически пересылать уведомления о получении сообщения.

7. Для отправки ответа на сообщение в папке «Входящие» выделите строку с заголовком сообщения.

8. На панели инструментов щелкнем на кнопку «Ответить». Откроется окно нового сообщения, в котором в строке «Кому...» будет указан адрес отправителя, в поле сообщения будет вставлен текст исходного сообщения, в строке Тема будет указано: RE:.

9. Введем текст ответа, удалим частично или целиком исходное сообщение.

10. Отправим ответ.

Д ля начала напомним правила осуществления контроля исполнения поручений, к автоматизации которых в помощью стандартных возможностей MS Excel мы позже приступим.

Выделяют контроль по существу решения вопросов и контроль за сроками исполнения заданий.

Контроль по существу

Контроль по существу - это оценка того, насколько правильно, удачно, полно решен вопрос. Такой контроль осуществляет руководитель (учреждения или отдела) или специально уполномоченное лицо. Ответственность за правильное и своевременное решение вопросов, отраженных в документах, несут руководители структурных подразделений и сотрудники, которым поручено исполнение документа. Исполнитель, как правило:

• указывается в резолюции руководителя на документе (например, на входящем письме, на заявлении работника) или
• прямо пишется в тексте поручения (обычно в приказе / протоколе отдельные поручения оформляют в виде самостоятельных пунктов текста и формулируют их так, чтобы сразу было понятно, что, кому и когда нужно сделать; соответственно, на контроль ставится отдельно каждый пункт - задание / поручение),
• когда исполнитель прямо не указан, он определяется в соответствии с распределением обязанностей в организации.

Если в резолюции/поручении руководителя указано несколько исполнителей, ответственным за исполнение документа/поручения и, соответственно, организующим его исполнение является лицо, указанное в резолюции первым.

Поручения могут вытекать из текста документа, а могут быть «самостоятельными», т.е. незадокументированными и тем не менее подлежащими контролю их исполнения. Если поручение создано на основании документа, оно содержит ссылку на документ-основание (см. заполнение первых четырех колонок в таблице на Рисунке 1). Поручения выдают руководители всех уровней. Однако какие документы/поручения ставить на контроль, каждая организация решает сама. Обычно это все поручения руководителя организации и его замов. Чем больше количество документов в организации, тем важнее упорядочить работу по контролю исполнения документов и тем более выборочно организация подходит к решению вопроса «что будем контролировать» - здесь важна золотая середина. Итак, на контроль обычно ставят выполнение поручений первого лица, занимается этим служба ДОУ или секретарь.

Поручения должны быть четко и однозначно сформулированы:

• само поручение;
• срок исполнения;
• исполнитель (возможно выполнение поручения несколькими лицами, тогда одно назначается ответственным исполнителем, а остальные считаются соисполнителями).

При формировании поручений желательно придерживаться простых правил: формулировки должны быть краткими, емкими, исключающими двойственность толкований, иметь четко определенный и измеримый результат.

Пока поручение находится на исполнении, возможны следующие действия:

• автор может изменить срок исполнения поручения;
• автор может изменить ответственного исполнителя поручения;
• исполнителями создаются отчеты по результатам исполнения;
• автор имеет возможность возвращать поручение на доработку или утверждать результат исполнения.

Если задача была разделена между соисполнителями, то их отчеты об исполнении получает ответственный исполнитель. Именно он формирует итоговый единый отчет по поручению и направляет его автору.

Контроль за сроками исполнения

Контроль за сроками исполнения документов/поручений ведет служба документационного обеспечения управления (ДОУ), а в небольшой организации - секретарь.

Технологию ведения контроля за сроками исполнения можно разбить на следующие процедуры:

• фиксация всех поставленных на контроль документов, указаний, поручений, заданий руководства;
• проверка своевременного доведения документа до исполнителя;
• корректировка данных о контролируемых документах при изменении сроков исполнения, передаче документа от исполнителя к исполнителю, из подразделения в подразделение (мы фиксируем это в поле «Состояние исполнения», см. Рисунок 1);
• напоминание исполнителям и руководителям подразделений о наличии неисполненных документов и поручений;
• информирование руководителей (подразделений и организации) о состоянии и ходе исполнения документов;
• внесение данных об исполнении документов;
• анализ состояния дел и уровня исполнительской дисциплины по организации в целом, по структурным подразделениям, специалистам, видам документов и другим аспектам.

Сроки исполнения документов могут быть определены:

Как видите, срок исполнения поручения обычно устанавливается его автором. При этом принято, что поручения, содержащие указание «срочно» , подлежат исполнению в 3-дневный срок. Указание «оперативно» предусматривает 1-дневный срок исполнения поручения. Если срок исполнения в поручении не указан , оно подлежит исполнению в срок до 1-го месяца с даты его подписания (до соответствующего числа следующего месяца, а если в следующем месяце такого числа нет, то до последнего дня месяца). Если последний день срока исполнения поручения приходится на нерабочий день, оно подлежит исполнению в предшествующий ему рабочий день.

Для документов, содержащих сложное задание, могут быть установлены длительные сроки исполнения (несколько месяцев, полгода, год). В таком случае необходимо разделить поручение на этапы и контролировать выполнение задания поэтапно .

В сроковом контроле можно выделить:

• текущий контроль,
• предупредительный и
• итоговый контроль.

Основными видами контроля являются текущий и предупредительный.

Под текущим контролем понимают ежедневную подготовку сведений о документах, срок исполнения которых истекает сегодня. Текущий контроль осуществляется путем ежедневной проверки хода исполнения документа и напоминания исполнителю об истечении срока исполнения и необходимости завершения работы над документом. Ответственные за контроль исполнения (в небольшой фирме - секретарь) ежедневно, как правило, в начале рабочего дня, выявляют и составляют список документов, срок исполнения которых истекает сегодня.

Текущий контроль помогает составить план работы на день. Он сразу показывает, какие дела должны быть завершены сегодня (решение вопроса на заседании, подписание документа, отправка факса и т.д.). Поэтому контроль за сроками исполнения документов - это функция, обязательно предусматриваемая в должностной инструкции секретаря руководителя. Ежедневно выявляя документы, срок исполнения которых истекает, секретарь выясняет возможность своевременного решения вопроса, а в случае срыва сроков докладывает об этом руководителю.

В ходе предупредительного контроля составляются сводки и предупреждаются исполнители по документам, срок исполнения которых истекает через 2-3 дня (мы в своей организации делаем это за 4 календарных дня). И тогда сотрудник еще имеет время для своевременного решения вопроса.

Очень важна позиция проведения контроля. Только ориентация контроля на помощь сотрудникам, а не на выявление недостатков, стремление помочь, напомнить, а не уличить, может обеспечить наибольшую эффективность работы службы контроля.

Систематическая проверка исполнения, умело и корректно проведенная сотрудником, который тактично напоминает, что документ нужен в срок, что от своевременного решения вопроса зависит процветание фирмы и т.д., подчеркивает нужность данного работника и его усилий. Кроме того, «сроковая картотека» помогает при планировании рабочего дня руководителя, так как в ней отражены мероприятия и задания на данное число.

Если при получении документа либо в ходе его выполнения исполнителем выясняется невозможность его своевременного исполнения, об этом докладывается руководителю (автору такого поручения), который имеет право на перенос срока исполнения документа. Если руководитель продлевает срок исполнения , секретарь в соответствии с его указанием вносит в регистрационную форму новый срок исполнения.

Вопрос о переносе сроков исполнения документа должен быть поставлен не позднее 1 дня до истечения контрольной даты. Перенос срока исполнения задним числом не допускается и, как правило, в принципе невозможен в автоматизированных системах.

Для документов с длительным (несколько месяцев) сроком исполнения могут контролироваться промежуточные этапы исполнения с занесением сведений о ходе исполнения (мы это делаем в поле «Состояние исполнения» регистрационной карточки документа).

Часто решение вопроса требует последовательной работы над документом нескольких исполнителей или согласования документа с несколькими подразделениями. В этих случаях должен контролироваться срок нахождения документа у каждого исполнителя. При передаче документа факт передачи обязательно регистрируется. Обычно регистрация проводится секретарем подразделения, передающего документ. Движение документа и даты его передачи мы отражаем в поле «Состояние исполнения».

При появлении документов с истекшим сроком исполнения их список в тот же день распечатывается и докладывается руководителю.

Если право на проведение регистрации документов может быть предоставлено широкому кругу сотрудников, то внесение изменений, отражающих ход его исполнения, как правило, осуществляется только одним ответственным работником: секретарем-референтом или специалистом ДОУ.

Снятие документа с контроля осуществляется только после полного исполнения документа: выполнения резолюции руководителя, подготовки ответного документа, получения ответа на исходящий документ или другого документированного подтверждения факта исполнения. Результат исполнения документа должен быть записан в регистрационной карточке (например, «направлено приглашение», «отправлено письмо от... №...» и т.п.). В регистрационную карточку также вносятся сведения о дате исполнения документа и указывается номер дела по номенклатуре, в которое подшит исполненный документ.

К итоговому контролю относят аналитическую работу по обобщению исполнительской дисциплины и результатов работы сотрудников подразделения или организации в целом. Итоговый контроль проводится сотрудниками (службой), отвечающими за контроль исполнения, или секретарем организации с заданной периодичностью (еженедельно, ежемесячно, ежеквартально). Результаты последующего контроля находят отражение в итоговых количественных и списочных сводках состояния исполнения заданий (контролируемых документов). Это позволяет руководству знать, чем занимается тот или иной сотрудник (подразделение) и как обстоят дела по конкретному направлению деятельности (решению того или иного вопроса).

Итоговый контроль в обязательном сочетании с предупредительным контролем является стимулирующим фактором повышения дисциплины работников.

Пример контроля поручений с использованием MS Excel

Теперь покажем, что можно автоматизировать при помощи стандартных возможностей MS Excel. Для начала откройте новую книгу MS Excel и создайте в ней таблицу с полями/столбцами/графами, показанными на Рисунке 1. Это основная таблица, в которой отображается информация по сроковому контролю выполнения поручений в нашей организации.

Далее в отдельной ячейке заложите формулу, чтобы при открытии данного листа MS Excel над таблицей всегда высвечивалась текущая дата (обозначена цифрой 1 на Рисунке 1). Потом она пригодится нам в повседневной работе с таблицей. Сделать это можно двумя способами:

Рисунок 2

Свернуть Показать

В данной таблице можно фильтровать строки (т.е. контролируемые поручения) по различным критериям. Но для этого нужно включить фильтр:

Рисунок 3

Экранная кнопка включения фильтра в MS Excel 2007 и 2010

Свернуть Показать

Рисунок 4

Критерии фильтрации строк таблицы по содержимому колонок в MS Excel 2007 и 2010

Свернуть Показать

Показанные выше критерии фильтрации появились в результате нажатия на серую квадратную кнопку вызова фильтра в колонке «Исполнители» (помечена цифрой 1). Ячейки этой колонки заполнены текстом, поэтому программа предложила нам следующие вариации выбора:

2 - во-первых, мы можем отфильтровать одного или нескольких исполнителей, оставив «галочки» только на них; можем также выбрать только пустые строки, оставив «галочку» только в последнем пункте списка; если оставим «галочку» в позиции «Выделить все», то фильтрации по этому критерию не будет (это сейчас показано на Рисунке);

3 - во-вторых, можно фильтровать по тексту, содержащемуся в ячейках колонки, правда, данный критерий больше подойдет при работе с колонкой «Краткое содержание» документа и т.п. Например, если мы точно не помним заголовок, но помним ключевое слово, которое в нем должно быть, то нужно выбрать пункт «содержит...» и набрать это слово без его окончания, тогда в результате фильтра на экране останутся только строки, у которых в поле «Краткое содержание» присутствует набранное нами слово с разными окончаниями.

Снять фильтр можно, выбрав одноименную команду, - обозначена цифрой 6. Если вы фильтровали строки, задавая разные критерии выбора в нескольких колонках, то однократный выбор этой команды снимет фильтр только в той колонке, где вы выбрали такую команду, при этом остальные фильтры в других колонках останутся действующими - каждый из них нужно снимать индивидуально. В тех колонках, в которых фильтр включен, кнопка вызова фильтра меняет свое изображение на кнопку включенного фильтра .

Если колонка, по содержимому которой мы хотим отфильтровать строки таблицы, заполнена датами, то вместо текстового фильтра программа нам предложит другой - специальный для дат - обозначен цифрой 4: мы сможем выбрать не только конкретную дату, но и позже или ранее какой-то даты либо ограниченный период времени, вчерашний, сегодняшний или завтрашний день и т.п.

В нашей таблице есть 3 колонки с датами.

Числовой фильтр (обозначен цифрой 5) специально заточен для работы с колонками, содержимое которых составляют числа (в нашем случае это регистрационный номер документа).

Рисунок 5

Критерии фильтрации строк таблицы по содержимому колонок в MS Excel 2003

Свернуть Показать

В MS Excel 2003 фильтр по содержимому колонки вызывается такой же экранной кнопкой , как и в более поздних версиях программы, но в результате ее нажатия открывается один общий список для выбора конкретного значения ячейки или установки более сложного условия фильтрации, которое уже заточено индивидуально под текст, даты либо числа - оно запускается в отдельном экранном окне после выбора в списке позиции «(Условие...)».

На Рисунках 4 и 5 наглядно показано, по каким критериям мы теперь можем фильтровать строки таблицы в MS Excel разных версий. Мы сможем фильтровать поручения по исполнителям, их авторам, срокам, данным контролируемого документа и любым другим сведениям, заведенным в электронную таблицу. Причем фильтровать можно будет одновременно по нескольким критериям, например:

• по каким поручениям срок исполнения истекает сегодня у конкретного исполнителя:
  в колонке «Исполнители» выбираем нужного работника (см. цифру 2 на Рисунке 4), а в колонке «Срок исполнения» фильтруем строки, у которых дата удовлетворяет критерию «сегодня» (цифра 4 на том же Рисунке) или
• кому выбранный нами руководитель в этом месяце давал поручения:
  в колонке «Автор поручения» выбираем анализируемого нами руководителя (цифра 2 на Рисунке 4), а в колонке «Срок исполнения» фильтруем даты, подпадающие под критерий «В этом месяце» (цифра 4) и т.п.

А теперь научим вас, как можно настроить программу так, чтобы при открытии файла автоматически получать информацию о том, какие поручения должны быть выполнены, к примеру, через 4 дня , чтобы заранее оповестить об этом исполнителей. Для этого мы предусмотрели наличие в таблице специальной колонки, которую назвали «Срок рассылки». Теперь настроим ее:

• выделяем ячейку I6 (в первой строке настраиваемой колонки) и печатаем в ней знак «=»;
• щелкните «мышкой» по соседней ячейке J6 (в той же строке, но в колонке «Срок исполнения») и вы увидите, что она попала в формулу вычисления содержимого ячейки I6;
• далее продолжим закладку формулы, набрав с клавиатуры «-4»;
• на этом заполнение формулы завершено (ее текущее состояние всегда можно увидеть в строке формул, расположенной над листом Excel, см. условное обозначение 1 на Рисунке 7, у нас получилось «=j6-4»). Теперь нажмите на клавиатуре Enter - и в ячейке таблицы появится результат вычисления заложенной формулы;
• после этого формулу можно скопировать в последующие строки таблицы, и тогда в них в колонке «Срок рассылки» дата всегда будет на 4 дня раньше, чем в колонке «Срок исполнения»: укажите «мышкой» на правый нижний угол ячейки I6 (при этом указатель «мыши» должен принять вид черного жирного крестика), нажмите левую кнопку «мыши» и, не отпуская ее, протяните вниз до конца столбца, затем отпустите кнопку. В столбце I вы увидите даты всех необходимых предупреждений (цифра 2 на Рисунке 7);
• далее можно сделать так, чтобы в колонке «Срок рассылки» автоматически выделялись цветом ячейки с текущими, т.е. сегодняшними датами (1 октября это будут одни ячейки, а 2 октября - уже другие и т.д.). Для этого нужно воспользоваться функцией условного форматирования. В MS Excel 2007 или 2010 это делается так:
  • выделите все ячейки таблицы столбца «Срок рассылки», располагающиеся ниже «шапки»;
  • щелкните кнопку Условное форматирование в группе Стили на вкладке Главная (см. Рисунок 6), выберите команду Правила выделения ячеек , а на открывшейся слева или справа панели выберите команду Дата . Откроется одноименное диалоговое окно, в котором есть два списка (Рисунок 8): в левом нужно выбрать позицию Сегодня , а в правом - способ форматирования ячеек, удовлетворяющих этому условию, например, Светло-красная заливка и темно-красный текст . Далее жмите Оk .

На Рисунке 8 показано, как выглядит готовая таблица с условным форматированием. Открыв эту таблицу, к примеру, 13.08.2012, специалист легко определит, время рассылки каких уведомлений настало.

Можно предусмотреть наличие в таблице последней «технической» колонки, в ней в каждой строке нужно поместить цифру 1. Тогда при фильтрации по любому одному или нескольким критериям вы всегда быстро посчитаете количество отфильтрованных строк. Для этого выделите «мышкой» в этой колонке оставшиеся на экране ячейки - MS Excel посчитает сумму их значений и напишет ее в нижней справочной строке под листом Excel.

Рисунок 6

Условное форматирование

Свернуть Показать

Сроки исполнения документов могут трактоваться по-разному. Например, с какого момента начинать исчислять срок (со дня выдачи поручения или на следующий за ним день)? Его нужно считать в календарных или рабочих днях? Как быть с документами, срок исполнения которых приходится на выходные? А если срок вообще не указан? На все эти вопросы даны развернутые ответы, многое объясняется на примерах (всего их 16) в статье «Как определить сроки исполнения? » на стр. 12 журнала № 8" 2011

Контролировать исполнение всех документов организации нереально. Поэтому вам помогут рекомендации по определению перечня документов, подлежащих контролю исполнения. Вы узнаете, какие сроки исполнения обычно устанавливаются и как это делается, а также как можно поставить на контроль устные распоряжения. См. статью «Что будем контролировать? » на стр. 30 журнала № 7" 2011

26 февраля 2010 г. 15:19

Алексей Афанасьев, директор по качеству компании «ИнтерТраст»

На многих предприятиях России, в особенности на тех, которые пережили в последние годы быстрый рост, наблюдается одна и та же проблема: неспособность должностных лиц организации обеспечить качественный и надлежащий контроль за исполнением своих поручений. Обычно от такой проблемы страдают компании новые, тогда как те организации, которые имеют еще советское прошлое, а также администрации муниципальных, региональных и федеральных органов власти достаточно эффективно используют опыт директивного управления, особенно популярного в нашей стране до перестройки. Эта статья ставит своей главной целью именно перенос опыта в области контроля исполнения поручений руководящих работников на современные компании.

Практически любой вид управленческой деятельности организации связан с исполнением поручений ее руководства, поэтому контроль за исполнением поручений наладить важно. Поручения могут:

● проставляться в виде резолюций на внутренних и входящих документах (например, на докладных записках и письмах);

● быть сформулированы в распорядительных документах коллегиальных органов (в протоколах) и единоличных органов управления (в приказах и распоряжениях).

В отношении обращений граждан отметим следующее. Формально процедура работы с ними идентична обработке входящей корреспонденции, однако сроки регламентируются действующим законодательством на федеральном уровне, что должны учитывать и руководитель, устанавливающий сроки исполнения, и исполнитель, призванный эти сроки соблюдать.

Многие документы в процессе своего жизненного цикла могут быть поставлены на контроль. Мы можем видеть и оттиск штампика с буквой «К», и слово «Контроль», надписанное красной ручкой или сделанное в виде оттиска (см. Пример 1). Задача таких пометок одна – обратить внимание на необходимость постановки на контроль поручений, данных в тексте документа либо в резолюции на нем (в нашем примере на входящем письме проставлена резолюция с поручением Игнатовой Ю.С., что и когда нужно сделать). До завершения исполнения такие документы хранятся в отдельной папке. При завершении исполнения на документе делается пометка об этом (в Примере 1 в нижнем правом углу 07.10.2009 сделана запись о заключении договора и помещении документа в дело № 08-24).

Постановка задачи исполнителям

Кто же формулирует поручение? Этим занимаются руководители всех уровней. Просто обычно на контроль ставят выполнение поручений первого лица или всего высшего руководства организации, и занимается этим служба ДОУ. А поручениями руководителей более низкого ранга – руководителей подразделений, как правило, занимаются сотрудники этих же подразделений, ответственные за делопроизводство в них.

Казалось бы, в тексте резолюции либо распорядительном документе уже и так должны быть четко и однозначно сформулированы:

● само поручение,

● срок исполнения,

● конкретный исполнитель.

В случае же если хотя бы одно из этих условий не выполняется (что случается), необходим отдельный работник, который может четко переформулировать требования руководителей, а при необходимости и разбить их на более мелкие, но с четко определенными исполнителями.

При формулировании поручений желательно придерживаться следующих простых правил: формулировки должны быть краткими, емкими, максимально исключающими двойственность толкований, иметь четко определенный и измеримый результат. Все это позволит не расходовать время на дополнительные уточнения поручения. С другой стороны, это дает исполнителю цель, а автору поручения – уверенность, что результат от действий исполнителя будет ожидаемым.

Приведем примеры расплывчатых формулировок и соответствующих им правильных текстовых конструкций:

При налаживании в организации контроля за исполнением поручений в довольно скором времени документы начинают меняться: вместо общих требований появляются краткие и полные поручения с определенным исполнителем, сроком и ожидаемым результатом. Это значительно повышает эффективность управления компанией, что практически сразу отмечают и ее руководство, и собственники.

Срок исполнения поручения

Сроки исполнения поручений в организации устанавливаются обычно самим руководителем-автором, создавшим поручение. В отдельных случаях срок исполнения поручений может быть установлен локальным актом организации либо внешним нормативным регулирующим документом.

Процитируем здесь Типовой регламент взаимодействия федеральных органов исполнительной власти:

Фрагмент документа

Типовой регламент взаимодействия федеральных органов исполнительной власти, утв. постановлением Правительства РФ от 19.01.2005 № 30 с изменениями от 21.02.2008 Поручение подлежит исполнению в установленный в нем срок. Если в качестве срока исполнения установлен период времени, началом его считается дата подписания поручения. Поручение, содержащее указание «срочно», подлежит исполнению в 3-дневный срок. Указание «оперативно» предусматривает 10-дневный срок исполнения поручения. Если срок исполнения в поручении не указан, оно подлежит исполнению в срок до 1 месяца с даты его подписания (до соответствующего числа следующего месяца, а если в следующем месяце такого числа нет, то до последнего дня месяца). Если последний день срока исполнения поручения приходится на нерабочий день, оно подлежит исполнению в предшествующий ему рабочий день.

В целях совершенствования системы управления организацией имеет смысл для поручений, которые ставятся на контроль, унифицировать сроки исполнения – привести их к единой установленной в организации основе. Первоначально такое решение требуется задокументировать в локальном акте, к примеру, в Инструкции по делопроизводству. Изменение срока исполнения должно быть возможно тоже только в случаях, задокументированных в локальных актах организации. И уж конечно, вводимая система исчисления сроков должна соответствовать здравому смыслу. Ведь сложно найти более демотивирующий для исполнителя фактор, чем неисполнимое поручение.

Приведем примеры нескольких формулировок поручений и объясним, какая дата для каждой из них будет считаться последней датой своевременного выполнения поручения. Это очень важно, т.к. в данном вопросе часто бывает путаница.

Довольно распространена ситуация, при которой один руководитель поручает выполнение задания другому руководителю более низкого уровня, а тот по своему усмотрению спускает поручение еще одним «этажом ниже». Таким образом, поручение проходит через руки нескольких руководителей прежде, чем доберется до окончательного исполнителя. Правда, спускаясь по этой лестнице, поручение может «ветвиться» на несколько «подзадач», выполняемых разными людьми в разные сроки. Эта система называется созданием «вложенного поручения».

При формулировании «вложенных» поручений важно заложить временной запас. По отношению к «родительскому» поручению он должен составлять как минимум от 1 до 3 рабочих дней. Желательно избегать слишком большой «вложенности» поручений, исключив из цепочки тех руководителей, которые только «передают эстафету дальше». В случае наличия исполнителя, несущего ответственность за исполнение всего поручения в целом, он называется «ответственный исполнитель».

В качестве примера, когда срок исполнения поручения регламентирован внешним нормативным документом, приведем Федеральный закон № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан в Российской Федерации». Согласно этому документу максимальный срок рассмотрения письменного обращения гражданина РФ равен 30 дням, и считаться он начинает с момента регистрации такого документа (на эту процедуру Закон отводит 3 дня с момента поступления обращения).

Если гражданину, к примеру, требуется содействие органа местного самоуправления в реализации своих прав, то временной срок, который для этого требуется, зачастую в значительной степени превышает 1 месяц. В такой ситуации заявителю в месячный срок направляется письменный ответ, не решающий его вопрос по существу, но четко описывающий процедуру дальнейшего содействия органа. В самом же органе власти поручение, сформированное на основе рассмотрения такой жалобы, должно быть поставлено на рабочий контроль с регулярным предоставлением отчета о развитии ситуации руководителю – автору поручения.

Часто бывает так, что граждане адресуют свои обращения неправильно. И тогда адресат не рассматривает их, а переадресовывает тому органу или должностному лицу, к компетенции которого относится данный вопрос. На это Законом отводится 7 дней со дня регистрации обращения. При этом гражданин уведомляется о такой переадресации. И, между прочим, Закон однозначно запрещает пересылать жалобы на рассмотрение в тот орган или тому должностному лицу, решение или действие (бездействие) которого обжалуется.

Процедура контроля за исполнением поручений

Теперь, имея основные сведения по подготовке поручений, необходимо детально рассмотреть саму процедуру контроля исполнения поручений.

Отметим, что на конкретном предприятии работа по контролю исполнения поручений может вестись :

● вручную при помощи картотеки регистрационно-контрольных карточек (РКК);

● в системе электронного документооборота, где состав фиксируемой в «электронных карточках» информации остается прежним, но многие операции по уведомлению исполнителей и формированию отчетности по исполнительской дисциплине производятся автоматически;

● еще есть промежуточный вариант, когда для облегчения работы используются возможности MS Excel – поручения, поставленные на контроль, описываются в табличной форме, в которой потом можно фильтровать информацию по исполнителям, срокам и др. См. .

На этапе «Постановка на контроль» работник канцелярии осуществляет регистрацию поручения. Если оно содержится на документе, то на нем ставится оттиск штампа «К» либо «Контроль» или то же самое пишется яркой ручкой, возможно и просто перемещение документа в папку контролируемых поручений.

Исполнитель, получая поручение, должен ознакомиться с ним и до истечения указанного на поручении контрольного срока выполнить поставленные в нем задачи. Если исполнителю требуется передать работу для выполнения другим подчиненным ему работникам, то он создает поручения более низкого уровня, как и было рассмотрено нами ранее.

В случае если исполнитель осознает, что поставленный срок не соответствует возможности выполнить указанные задания вовремя, он ходатайствует перед руководителем, выдавшим поручение, о переносе даты исполнения. В другом случае, если исполнитель осознает, что исполнение поручения находится вне его компетенции и зоны ответственности, он может ходатайствовать о полной либо частичной отмене поручения.

Если руководитель принимает решение о переносе сроков либо отмене поручения, то он информирует об этом человека, ответственного за сроковый контроль. В любом случае ходатайства от исполнителя о переносе сроков либо отмене поручения должны быть поданы руководителю до даты истечения контрольного срока поручения.

«Контролем исполнения поручений по существу » обычно занимается работник, достаточно компетентный для того, чтобы оценить релевантность достигнутого результата исполнения поставленной в поручении задаче. Такой контроль может быть начат компетентным работником по получении отчета об исполнении и может быть завершен либо снятием с контроля, либо возвратом на доработку.

Процедуру «Снятия с контроля» поручения выполняет работник, проконтролировавший исполнение поручения по существу, а также в случае удовлетворения руководителем ходатайства о снятии поручения полностью.

В рамках этапа «Контроль исполнения по сроку » выделенный сотрудник контролирует сроки исполнения одновременно всех активных, то есть находящихся на исполнении поручений (если такая работа в организации ведется вручную либо при помощи MS Excel, то этим обычно занимается секретарь автора поручения либо работники службы ДОУ). В настоящее время большую часть данной работы могут выполнять системы электронного документооборота, информируя исполнителей о сроках завершения исполнения поручений. Информирование представляет собой срезовое предупреждение по всем не снятым с контроля поручениям (см. Пример 4).

Нагрузка на отдельного исполнителя постоянно возрастает и, как следствие, исполнительская дисциплина работников начинает падать из-за элементарной забывчивости. Периодическое информирование работников, к примеру, еженедельное, позволяет четко представить объем подлежащих выполнению поручений и сориентироваться в сроках предоставления отчетности.

Информационный лист может быть как кратким (см. ), так и более полным, с составом информации, которая представлена в таблице из . Кстати, если в такой таблице MS Excel отфильтровать поручения по конкретному исполнителю с пустой отметкой об исполнении, то, распечатав результат, мы как раз и получим еще один вариант информационного листа для исполнителя.

Если такие листы формирует СЭД, то удобно включить в табличную форму колонку с количеством дней, оставшихся до конца срока исполнения. Ранжирование поручений по дате окончания срока исполнения тоже очень удобно – это позволяет исполнителю быстрее ориентироваться и более эффективно управлять собственным рабочим временем.

Отчетность по исполнительской дисциплине

Некоторые организации практикуют промежуточную отчетность исполнителей . В случае необходимости проведения регулярного контроля хода исполнения особо важных поручений их авторы добавляют в текст поручения информацию о необходимости периодической, к примеру, еженедельной отчетности, которую необходимо предоставлять на протяжении всего срока исполнения. Промежуточный отчет об исполнении готовится обычно в произвольной письменной форме либо в форме докладной записки. Подготовкой таких отчетов могут заниматься:

● сам исполнитель

● подчиненный ему секретарь,

● сотрудник, ответственный за исполнительскую дисциплину в компании.

Чтобы отслеживать уровень исполнительской дисциплины в организации периодически либо по требованию руководства, готовится несколько видов отчетов, которые могут касаться исполнительской дисциплины:

● отдельного должностного лица-исполнителя;

● конкретного подразделения

● организации в целом;

● поручений, выданных определенным руководителем и др.

Для руководства в форме статистической сводки обобщаются сведения о поставленных, исполненных, а также переходящих на другой отчетный период поручениях. Чтобы обеспечить возможность более эффективного управления исполнительской дисциплиной, используются разные модели отчетов. Варианты форм отчетности представлены в и во мнении Е. Каменевой.

Поскольку такие отчеты готовятся и по организации в целом, и по ее подразделениям в частности, в раздел исполнителей выносятся лишь те должностные лица, которым руководитель дает поручения непосредственно. К примеру, для генерального директора это будут его заместители и руководители направлений деятельности, тогда как для руководителя департамента это будут начальники отделов и, возможно, секторов.

Даже если в организации отсутствует полноценная автоматизация документооборота посредством СЭД, такой документ достаточно удобно составлять и вести в системе электронных таблиц Microsoft Excel либо OpenOffice.org Calc. В этих системах имеется во многом сходный интерфейс и функционал, они могут оказать помощь в автоматизации учета и построении отчетности в небольшой и средней компании. Главное – четко знать, что именно нужно получить на выходе.

Мнение

Мы рассмотрели вопросы постановки и снятия поручений с контроля, а также методологию выполнения поручений и отчетности по контролю за их исполнением. Предложенные в статье модели директивного управления помогут сделать управление организацией более четким и прозрачным.

Приложение Контроль исполнения поручений является замечательным инструментом, который поможет контролировать исполнение поручений в организации. Несмотря на простоту, программа весьма эффективна. Утилита «Контроль исполнения поручений» была написана на Microsoft Excel, так что основная рабочая среда данной программы – таблицы. Структура таблиц поручений пользователь настраивает так, как удобно ему.

Программа многопользовательская, с возможностью определения прав доступа. Например, для рядового сотрудника будет доступна лишь функция создания отчета для руководителей. Права доступа настраиваются администратором. Для любого поля таблицы можно подключать справочники, дающие дополнительную информацию. Статусы заданий (выполнено, в процессе, не выполнено) рассчитываются автоматически. Отчеты программа генерирует самостоятельно, можно создавать шаблоны. Возможен экспорт отчетов в электронной форме. Для более быстрого освоения пользователей в этой программе, была добавлена система обучения. Хотя пользоваться данной утилитой не составит никакого труда, особенно для того, кто работал в Excel.

Каждая организация рано или поздно сталкивается с проблемой контроля поставленных руководством задач. Этот вопрос все решают по-разному: кто-то внедряет систему электронного документооборота, кто-то ставит отметки в журналах регистрации, другие по старинке заводят картотеку. В этой статье мы рассмотрим проблему контроля поручений, выданных руководителем относительно входящих и внутренних документов компании, и представим вам один из вариантов организации системы контроля с помощью программы MS Outlook.

Что такое контроль исполнения задач?

Поручение руководителя обычно начинается с резолюции, поставленной на входящем или внутреннем (например, на служебной записке) документе. В резолюции, как известно, обязательно должен быть указан исполнитель, содержание задачи и срок, в течение которого поручение нужно выполнить.

Если в организации отсутствует система контроля, то на резолюции, как правило, руководитель заканчивает свою работу над документом, и выполнение поручения целиком остается на совести исполнителя. В лучшем случае директор сделает себе отметку в ежедневнике, чтобы не потерять из виду важнейшие из дел, однако когда объем входящих документов достигнет нескольких десятков или сотен в день, никакой ежедневник уже не спасет.

В итоге обязанность отслеживать исполнение ложится на хрупкие плечи секретаря (как вариант, на одного из сотрудников канцелярии). Так или иначе, задача контролера –ознакомиться с резолюцией, довести поручение до исполнителя и проследить, чтобы оно было выполнено в срок.

Все ли документы ставятся на контроль?

В самом начале, когда система контроля документов в вашей организации только появляется, лучше ставить на контроль лишь часть документов. Какие именно – пусть решит лично руководитель. Во-первых, так будет проще контролеру, во-вторых, сгладится негативная (как всегда бывает при изменениях) реакция сотрудников. В дальнейшем список документов, отправляемых на контроль, будет постепенно расширяться. Допустим, на первом этапе принято решение контролировать исполнение поручений по жалобам, поступившим от физических лиц, и по любым запросам органов государственной власти.

Впрочем, если компания сразу переходит на электронный документооборот, проблемы выбора нет: программы СЭД автоматически отслеживают путь каждого документа.

Создание задачи в MS Outlook

Outlook в первую очередь – почтовый клиент, который способен заменить систему электронного документооборота только в плане коммуникаций между пользователями; он успешно выполняет все необходимые функции, в частности, контроля исполнения задач и формирования отчетности.

Непременное условие организации контроля в MS Outlook : резолюция руководителя так или иначе должна быть воплощена в электронном виде. Контролер должен либо отсканировать документ с резолюцией, чтобы приложить этот файл к задаче, либо воспроизвести текст резолюции вручную в теле задачи.

Чтобы создать задачу для пользователя, запустите программу MS Outlook и в верхнем меню последовательно выберите команды Файл , Создать и Поручение (рис. 1), после чего откроется новое окно – ваша будущая задача.

Рис.1. Создание поручения

Начинаем заполнять поля. В первое из них (Кому ) вводим адрес исполнителя, назначенного директором.

Если исполнителей несколько, задача создается для каждого по отдельности (особенность программы; в противном случае возникнут трудности с отслеживанием задачи).

Второе поле Тема нужно заполнить максимально корректно, чтобы по нему уже было понятно, к чему относится задача, например:

Вх.-234 от 29.01.2013.

Это будет удобно и для контролера, и для исполнителя.

Следующее важное для нас поле – Срок . Он устанавливается исходя из принятых в вашей компании сроков исполнения документов.

Напоминаем, что стандартный срок, принятый в практике делового общения, – 30 календарных дней.

Рядом с полем Срок можно выбрать степень важности задачи: низкую, обычную или высокую.

Поля Начало, Состояние и Готово при создании задачи контролер обычно не трогает, ведь исполнитель еще не приступил к выполнению, а началом выделенного на работу времени будет момент отправления задачи исполнителю.

В меню Параметры можно назначить повторение задачи, нажав на соответствующую кнопку.

Это актуально для, например, ежемесячных отчетов или предоставления другой информации с заданной периодичностью.

Здесь же предлагается выбрать категорию (если пользуетесь) и добавить напоминание для исполнителя.

Удобно назначить напоминание за три дня до окончания срока: в нужный день исполнитель получит письмо соответствующего содержания.

Опции Держать обновленную копию этой задачи в списке задач и Отправлять мне отчет о состоянии по завершении задачи включаются и отключаются с помощью галочки в чекбоксах.

На заметку!

Чекбокс (от англ. check box) - элемент графического пользовательского интерфейса, позволяющий пользователю управлять параметром с двумя состояниями - ☑ включено и ☐ выключено.

В поле письма вносится текст – указания, необходимые для выполнения задачи. Если таковых нет, можно внести стандартное Прошу ознакомиться с резолюцией и выполнить поручение .

Переходим во вкладку меню Вставка . Здесь вкладываем в задачу файл письма с резолюцией.

После этого нажимаем Отправить – и задача уходит к ответственному исполнителю (рис. 2).

Рис 2. Отправка задачи на исполнение

Работа исполнителя над задачей

К исполнителю придет письмо с вложением, внутри которого находится задача. Открыв задачу, он увидит файл с резолюцией руководителя, срок завершения и другую информацию, которую вы ему направили (рис. 3).

Рис. 3. Получение задачи исполнителем

к рис – в этом рисунке нет точки после поручение, а в предыдущем есть

Выполнив поручение, исполнитель должен составить отчет. Для этого в задаче, как и в обычном электронном письме, нужно выбрать опцию Ответить , написать текст отчета и отправить его контролеру.

Отчет должен быть корректным и содержать актуальную информацию о выполнении задания, а не простую отписку Исполнено или, того хуже, ОК .

Пример отчета о выполнеии поручения:

Контрагенту направлено по почте письмо от 30.01.13 № 323.

Завершение задачи

Получив отчет, контролер отмечает задачу как завершенную. Для этого в перечне задач правой кнопкой мыши нужно кликнуть по задаче, выбрать в выпавшем меню команду К исполнению , а затем Пометить как завершенную (рис. 4).

Рис. 4. Завершение задачи

Формирование отчетности

Контроль исполнения поручений потеряет всякий смысл, если периодически контролер не будет анализировать качество работы исполнителей. Для этого нужно сформировать отчет, ориентируясь на интересные вам параметры.

Чтобы увидеть весь список отправленных вами поручений, в левом нижнем углу экрана нажмите на кнопку Задачи . В центральном поле сформируется перечень задач, а в левой колонке Текущее представление можно сделать любую выборку. Обычно контролеры используют представления Подробный список , Просроченные задачи и По ответственным (рис. 5).

Рис.5. Подробный список представления

Любой список можно распечатать, выбрав соответствующую команду в меню Файл .

Регламентирование процесса и работа с персоналом

Как в случае с любым нововведением, без регламента процесса контроля исполнения поручений не обойтись. Правила постановки и выполнения задач целесообразно включить в инструкцию по делопроизводству. Если таковой пока у вас нет, можно составить отдельный документ, «Правила…» или «Инструкцию…». Так или иначе, описать процесс нужно максимально подробно, а описание желательно снабдить скриншотами. Инструкция должна быть утверждена генеральным директором.

Переход на новую систему контроля означает появление ряда новых правил, обязательных для всех. Впрочем, соблюдение этих правил не составит особых хлопот для ваших коллег.

Во-первых , каждому сотруднику отныне придется держать программу MS Outlook постоянно включенной. В крайнем случае – проверять почту хотя бы дважды в день.

Во-вторых , коллегам предстоит запомнить: задача, автором которой является секретарь, не является его (секретаря) прихотью. Это не что иное, как поручение директора, облаченное в электронную форму. Назначил исполнителя и установил срок задачи именно директор, и отчитываться в выполнении фактически предстоит именно перед ним, а не перед контролером-секретарем.

Как видите, процесс постановки задач в MS Outlook довольно простой и вполне подойдет небольшой компании, где ежедневно ставится до 20 задач. Главное, что каждое из направленных таким образом поручений составлено максимально корректно: оно имеет конкретного адресата и срок исполнения, направляется в письменном виде. Окончание работы над задачей четко фиксируется. Контролер, в свою очередь, избавлен от звонков исполнителям с напоминаниями: он должен лишь проследить, чтобы отчет о выполнении пришел вовремя.

Мы рассмотрели лишь один из вариантов автоматизации системы контроля исполнения поручений в организации. Как и любой из перечисленных нами в начале статьи методов контроля, этот имеет собственный набор достоинств и недостатков. Однако, по нашему мнению, это одна из оптимальных бюджетных альтернатив для компании, которая только начитает открывать для себя электронный документооборот.

Евгения Кожанова, специалист по ДОУ и кадровому делопроизводству