Der Fortschritt des Vertrages MS Excel. Warum Excel. Treffen Sie bessere Entscheidungen mit Smartsheet Sights Dashboards

Lösen der Aufgaben der Buchhaltung und Kontrolle der Ausführung von Dokumenten in der MS Outlook Umgebung

1. Starten Sie das Outlook-Programm, indem Sie auf die Schaltfläche in der Symbolleiste klicken Microsoft Office oder über den Startknopf:

Start - Programme - Microsoft Outlook

2. Suchen Sie Gruppen von Arbeitsordnern im Programmfenster.

Abrechnungsinformationen zu Personen im Ordner Kontakte. Der Kontakteordner ist wie eine Datenbank organisiert. Darin können wir verschiedenste Informationen speichern: Adresse Email, Postanschrift, mehrere Telefonnummern und einige persönliche Informationen zum Kontakt, z. B. Geburtstag und Jahrestag. Wenn Sie den Namen oder die Adresse eines Kontakts eingeben, trennt Outlook diese Informationen in Komponenten und platziert sie in separaten Feldern. Wir können Kontakte nach jedem Teil eines Namens oder einer Adresse sortieren, gruppieren und filtern. Klicken Sie einfach auf die gewünschte Schaltfläche oder wählen Sie einen Menübefehl aus, um eine Besprechungsanfrage, E-Mail oder Aufgabe an diesen Kontakt zu senden. Beim Speichern von Kontaktinformationen in einer Datei kann der Dateiname wie folgt lauten: Vorname, Nachname, Organisationsname, Spitzname der Kontaktperson oder ein anderes Wort, das Ihnen hilft, diesen Kontakt schnell zu finden, z. B. „Kuchen“ . Sie können für jeden Ansprechpartner bis zu drei Adressen eingeben. Einer von ihnen kann als Post spezifiziert werden, wonach er auf Postetiketten und Umschläge gedruckt und zum Erstellen von Briefen an mehrere Empfänger verwendet werden kann.

Wenn Sie Kontakte im Kalender erstellen, erscheint auf den entsprechenden Seiten automatisch eine Nachricht über das mit dem Kontakt verbundene Ereignis, wie z. B. der Geburtstag der angegebenen Person.

Arbeitstechnik

1. Öffnen Sie den Ordner „Kontakte“.

2. Lassen Sie uns einen neuen Kontakt erstellen. Klicken Sie dazu auf die Schaltfläche „Erstellen“ in der Symbolleiste. Das Kontaktfenster wird geöffnet

3. Geben Sie die Kontaktinformationen in die vorgeschlagenen Felder auf der Registerkarte Allgemein ein. Neben einigen Feldern befinden sich Schaltflächen, mit denen Sie Informationen genauer eingeben können. Klicken wir zum Beispiel auf die Schaltfläche "Vollständiger Name". Es öffnet sich ein weiteres Fenster zur Eingabe eines Namens. Füllen Sie die mit dem Kontaktnamen verknüpften Felder aus.

4. Gehen wir zur Registerkarte "Details". Lassen Sie uns füllen zusätzliche Informationüber Kontakt. Wenn wir keine Informationen kennen oder benötigen, können Sie die Felder leer lassen.

5. Auf der Registerkarte "Aktionen" werden alle mit diesem Kontakt verbundenen Aktionen in Zukunft wiedergegeben: Telefonanrufe, Senden von Nachrichten und andere.

6. Informationen zu jedem Kontakt werden auf einer separaten Karte gespeichert. Lassen Sie uns das Kontaktfenster schließen und sehen, wie die Informationen im Kontakteordner dargestellt werden.

7. Lassen Sie uns mehrere Kontakte von verschiedenen Organisationen erstellen, mit denen unser Unternehmen Geschäftsbeziehungen unterhält.

8. Erstellen wir mehrere Kontakte mit Mitarbeitern aus demselben Unternehmen. Dafür:

Doppelklicken Sie auf einen bestehenden Kontakt;

Wählen Sie einen Befehl aus dem Menü "Aktionen" - "Kontakt im selben Unternehmen erstellen"; Es öffnet sich ein Fenster, in dem einige Felder in Bezug auf die Adresse und Telefonnummern des Unternehmens bereits ausgefüllt sind.

Geben Sie die fehlenden Informationen ein und ändern Sie ggf. auch die vorhandenen.

9. Fügen wir dem Ordner "Kontakte" Informationen über die Mitarbeiter unseres Unternehmens und vor allem Informationen über den Direktor hinzu.

10. Ändern wir die aktuelle Ansicht der Informationen zu Kontakten im Ordner, indem wir den Befehl "Ansicht" - "Aktuelle Ansicht" verwenden und eine Ansicht aus der vorgeschlagenen Liste auswählen:

Adresskarten

Detaillierte Adresskarten

Telefonliste

Organisationen oder andere.

Anruf. Die Abrechnung geschäftlicher Telefongespräche ist sehr wichtig. Früher wurde bei einer guten Arbeitsorganisation ein spezielles Telefonaufzeichnungsbuch verwendet, das Informationen widerspiegelte: an wen oder von wem der Anruf getätigt wurde, Datum, Uhrzeit, Text der Nachricht, wer empfangen (übertragen) hat. In der Outlook-Umgebung können Sie automatisch eine Aufzeichnung von geführten Telefongesprächen erstellen.

Wenn Sie über ein Modem verfügen, kann Outlook die Telefonnummern von Kontakten wählen. Gleichzeitig kann Outlook den Zeitpunkt des Gesprächs aufzeichnen, der in das Tagebuch eingetragen wird. Dort können Sie auch Notizen zum Gespräch hinzufügen.

Arbeitstechnik

1. Öffnen Sie den Ordner „Kontakte“. Wählen Sie die Kontaktperson aus, die Sie anrufen möchten.

2. Erweitern Sie in der Symbolleiste die Liste, indem Sie auf die Schaltfläche „Automatische Wahl“ klicken, oder wählen Sie im Menü „Aktionen“ den Befehl „Kontakt anrufen“. Wählen Sie eine der Kontaktnummern aus der Liste aus. Das Fenster Neuer Anruf wird geöffnet.

3. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen „Für jeden Anruf einen Eintrag im Tagebuch erstellen“.

4. Klicken Sie auf die Schaltfläche „Anrufen“. Wenn ein Modem vorhanden ist, beginnt der Wählvorgang sofort. Telefonnummer und gleichzeitig öffnet sich das Telefonanruffenster. Wenn das Modem eine Verbindung herstellt, können Sie den Hörer abnehmen und das Fenster „Neuer Anruf“ schließen.

Die Angabe der Beschäftigungsparameter ist besonders wichtig, wenn wir in einer Gruppe arbeiten und unsere Pläne anderen Teilnehmern über das Netzwerk mitteilen. Unsere Beschäftigungsmöglichkeiten helfen ihnen, ihre Arbeitszeit zu planen.

5. Im Fenster „Telefonat“ vermerken wir das Thema des Gesprächs und beschreiben den Inhalt des Gesprächs näher. Bei guter Qualifikation kann die Sekretärin gleichzeitig sprechen und das Gespräch aufzeichnen.

6. Schließen Sie das Fenster, nachdem Sie Informationen über den Anruf darin aufgezeichnet haben. Auf die Frage des Programms „Änderungen speichern?“ bejahen. Danach werden Informationen über den Anruf in der Kontaktkarte und im "Tagebuch" gespeichert.

Zusammenführen des Kontakteordners mit Word-Dokumente. Beim Versenden von Briefen müssen wir die Adressen der Empfänger auf die Umschläge schreiben, sowie die Absenderadresse. Diese Arbeit kann mithilfe der Informationen im Ordner „Kontakte“ automatisch erledigt werden. Verwenden Sie dazu den "Merge"-Modus in der Word-Softwareumgebung.

Arbeitstechnik

1. Lassen Sie uns öffnen neues Dokument Wort.

2. Führen wir den Befehl „Service“ – „Umschläge und Etiketten“ aus. Das Fenster Umschläge & Etiketten wird geöffnet.

3. Gehen wir zur Registerkarte "Umschläge". Wir sehen Felder zum Einfügen der Empfängeradresse und der Absenderadresse. Über jedem Feld befindet sich ein Adressbuchsymbol.

4. Klicken Sie im Empfängerfeld auf die Schaltfläche Adressbuch. Wählen Sie im sich öffnenden Fenster den Adressaten aus.

5. Klicken Sie im Feld Absenderadresse auf die Schaltfläche Adressbuch. Wählen Sie in dem sich öffnenden Fenster den Namen des Direktors oder eines anderen Mitarbeiters Ihres Unternehmens aus, in dessen Namen der Brief verschickt wird. Deaktivieren Sie das Kontrollkästchen "Nicht drucken".

6. Um die Größe des Umschlags auszuwählen, klicken Sie auf die Schaltfläche „Optionen“. Wählen Sie aus der Liste aus richtige Größe Umschlag.

7. Um die Beschriftung auf dem Umschlag anzuzeigen, klicken Sie im Fenster „Umschläge und Etiketten“ auf die Schaltfläche „Hinzufügen“.

Beim Start von Outlook geöffneter Ordner. Wenn Sie die Outlook-Umgebung starten, wird automatisch einer der Ordner geöffnet, z. B. Posteingang, der Informationen zu eingehenden E-Mails enthält. Der Benutzer kann jedoch unabhängig den Ordner angeben, der beim Starten eines Programms geöffnet wird, z. B. Outlook heute.

Arbeitstechnik

1. Lassen Sie uns das Outlook-Programm starten.

2. Wählen Sie im Menü „Extras“ den Punkt „Optionen“.

3. Wechseln Sie zur Registerkarte „Erweitert“ und klicken Sie auf die Schaltfläche „Erweiterte Optionen“.

4. Erweitern Sie im sich öffnenden Fenster die Ordnerliste „Öffnen“ und wählen Sie den Ordner „Outlook heute“ aus, der beim Start von Outlook geöffnet wird.

5. Lassen Sie uns die Arbeit mit dem Programm beenden.

6. Öffnen Sie das Programm erneut und vergewissern Sie sich, dass der angegebene Ordner beim Start geöffnet wird.

Benutzer Konfiguration. Mit der Outlook-Softwareumgebung können Sie beides organisieren persönliche Arbeit jeden Mitarbeiter und Gruppenarbeit. Gruppenarbeit impliziert die Möglichkeit, mit denselben Dokumenten zu arbeiten.

Um Gruppenarbeit von Mitarbeitern zu organisieren, ist es notwendig, dass ein Netzwerk im Unternehmen organisiert und installiert wird Allgemeine Regeln Adressieren und Senden von Dateien über das Netzwerk von einem Mitarbeiter zum anderen. Um diese Themen kümmert sich ein spezieller Mitarbeiter – der Netzwerkadministrator, der Sie an einem bestimmten Arbeitsplatz einweist.

Die Outlook-Softwareumgebung bietet drei E-Mail-Modi:

Nur Internet;

Unternehmen oder für Arbeitsgruppen;

Keine Email.

In diesem Abschnitt werden wir die Möglichkeit untersuchen Lebensdauer der Batterie, sowie grundlegende Gruppenarbeitsfunktionen über Unternehmens-E-Mail oder das Internet.

Bevor wir mit der Arbeit in der Outlook-Umgebung beginnen, müssen wir uns als Benutzer dieses Programms definieren dieser Computer. Dies erfolgt durch Anlegen eines Internet-Benutzerkontos. Ein solcher Datensatz definiert Sie außerdem standardmäßig als die Person, die für die Ausführung aller Aufgaben und Zuweisungen in der Outlook-Umgebung verantwortlich ist.

Arbeitstechnik

1. Wählen Sie im Menü „Extras“ den Punkt „Optionen“.

2. Gehen wir zur Registerkarte "Mail-Zustellung".

3. Klicken Sie auf die Schaltfläche "Mail-Dienste-Konfiguration ändern".

4. Stellen Sie sicher, dass unser Computer so eingestellt ist, dass er mit E-Mail "Nur Internet" arbeitet. Klicken Sie auf die Schaltfläche "Abbrechen".

5. Wählen Sie im Menü „Service“ den Punkt „Konten“.

6. Wählen Sie im Dialogfeld "Internetkonten" die Registerkarte "Mail".

Büroarbeiten Computertechnologie Ausblick

7. Überprüfen Sie die vorhandenen Konten und klicken Sie auf die Schaltfläche "Hinzufügen". Der Internetverbindungsassistent wird gestartet. Als nächstes folgen Sie den Schritten des "Assistenten":

Geben Sie einen Namen ein, zum Beispiel Anna Ilyina oder Ihren eigenen Namen;

Geben Sie eine E-Mail-Adresse ein, zum Beispiel Diese E-Mail-Addresse vor Spam-Bots geschützt. Sie müssen JavaScript oder Ihre URL aktivieren, um es anzuzeigen;

Geben Sie den Server für eingehende Nachrichten an: mail.ru oder Ihr eigener Server;

Geben Sie den Server für ausgehende Nachrichten an: mail.ru oder Ihr eigener Server;

Wir weisen darauf hin Konto(Sie können das vom "Master" vorgeschlagene beibehalten) und, falls erforderlich, das Passwort;

Stellen Sie den Schalter "Verbindungsmethode zum Internet" manuell ein;

Wir schließen die Arbeit des „Assistenten“ ab, indem wir auf die Schaltfläche „Fertig stellen“ klicken; Das Dialogfeld "Internetkonten" wird erneut auf dem Bildschirm angezeigt, und das erstellte Konto wird darin angezeigt.

8. Markieren Sie das erstellte Konto. Klicken Sie auf die Schaltfläche "Eigenschaften". Überprüfen und ändern Sie gegebenenfalls die Kontoeigenschaften.

9. Klicken Sie auf die Schaltfläche „Als Standard festlegen“. Jetzt haben wir Anna Ilyina (oder uns selbst) als Benutzer des Programms identifiziert.

10. Schließen Sie das Dialogfeld.

Arbeitszeitplanung. Die Arbeit einer Sekretärin ist sehr vielfältig. Dazu gehören die Erstellung von Dokumenten und Telefonaten, die Organisation des Besucherempfangs und vieles mehr. Diese Tätigkeit, verbunden mit der Lösung aktueller Probleme, ist für den Uneingeweihten unsichtbar. Die Effektivität des Unternehmens hängt jedoch davon ab, wie erfolgreich und schnell es durchgeführt wird.

In der Outlook-Umgebung werden alle Ereignisse in die folgenden Gruppen unterteilt, die Sie bereits kennen: Termine, Besprechungen, Ereignisse, Aufgaben und Telefonate.

Treffen. Ein Meeting ist ein Ereignis, an dem ein oder zwei Personen beteiligt sind. Die Besprechungszeit wird zwischen ihnen vereinbart und im Kalender reserviert. Das Treffen erfordert keine Beteiligung von Ressourcen: spezielle Räumlichkeiten, Zeit für die Vorbereitung, Materialkosten. Ein Treffen kann als täglicher Bericht an den Leiter und als Telefonanruf bezeichnet werden und Besucher empfangen. Wichtig ist, dass es sich in der Regel um eine Kleinigkeit handelt, was den Zeitaufwand für die Vorbereitung betrifft; es ist geplant bestimmte Zeit und ist einseitig (durch die Sekretärin persönlich durchgeführt) oder zweiseitig (zwei Gespräche).

Arbeitstechnik

1. Klicken Sie auf die Zeitleiste „Moment“, die sich frühestens eine halbe Stunde nach der aktuellen Zeit befindet;

2. Schreiben Sie das Thema des Meetings auf und drücken Sie „Enter“.

Das Meeting wird mit einem speziellen Warnsymbol gekennzeichnet. Das Programm wird automatisch 15 Minuten vor Beginn der Sitzung ausgegeben Tonsignal Warnung vor einem bevorstehenden Treffen.

3. Warten wir auf das Tonsignal.

4. Ändern Sie die Dauer des Meetings:

Bewegen Sie den Mauszeiger über den oberen oder unteren Rand des Termineintrags (der Mauszeiger ändert seine Form);

Erfassen und verschieben Sie die Grenze der Besprechung.

5. Lassen Sie uns für die kommenden Tage noch ein paar Meetings mit unterschiedlichen Themen erstellen.

Besprechungsoptionen ändern. Wenn Sie einen Termin planen, können Sie ihn einem Kontakt zuordnen. Dann werden Informationen darüber in den Kontaktinformationen erfasst. Anhand dieser Informationen können Sie sich immer daran erinnern, wann und welche Treffen mit dem Kontakt stattgefunden haben, worum es ging. Bei der Terminvereinbarung können wir Besetztoptionen angeben.

Arbeitstechnik

1. Öffnen Sie das Meeting-Optionsfenster, indem Sie auf das Thema oder auf eine leere Zeile im Tagebuch doppelklicken.

2. Sehen Sie sich die Registerkarte „Meeting“ an.

3. Gehen wir wie folgt vor:

Ändern Sie das Thema des Meetings;

Geben Sie den Treffpunkt an;

Deaktivieren Sie das Benachrichtigungsflag;

Stellen Sie Beschäftigungsparameter ein: beschäftigt, frei, fraglich, arbeitslos.

4. Verknüpfen Sie den Termin mit dem Kontakt. Klicken Sie dazu auf die Schaltfläche „Kontakte“ am unteren Rand des Dialogfensters und wählen Sie in der sich öffnenden Kontaktliste den Namen der Kontaktperson aus, mit der das Meeting geplant ist.

Notizen und Anhänge. Normalerweise werden einige geschäftliche Angelegenheiten während des Treffens besprochen. Wir können im Besprechungsfenster Notizen machen, Notizen, welche Themen besprochen werden sollen, Vorschläge zu besprechenden Themen und so weiter. Wenn ein Dokument für ein Meeting vorbereitet wird, können Sie es entweder direkt in das Meeting-Fenster einfügen oder damit verknüpfen.

Arbeitstechnik

1. Öffnen Sie das Besprechungsfenster

2. Schreiben Sie in das Textfeld für die Notizen zum Treffen den Text: "Besprechen Sie die Arbeitsbedingungen, die Anzahl der Teilnehmer und den Umfang ihrer Fragen."

3. Hängen Sie die erstellte und auf dem Computer gespeicherte Datei an das Meeting an:

Klicken Sie auf die Schaltfläche "Datei hinzufügen" (oder das Menü Einfügen - Datei);

Im Übersichtsfenster finden wir gewünschte Datei und klicken Sie auf die Schaltfläche "Einfügen" (das Dateisymbol wird im Fenster angezeigt).

4. Wir können auch den Inhalt der Datei einfügen:

Wählen Sie „Objekt“ aus dem Menü „Einfügen“;

Setzen Sie im Dialogfeld den Schalter „Aus Datei erstellen“;

Klicken Sie auf die Schaltfläche "Durchsuchen" und wählen Sie den Dateinamen im Dialogfeld aus;

Schließen Sie die Dialogfelder mit einem Klick auf die Schaltfläche „OK“ und stellen Sie sicher, dass der Inhalt der Datei im Notizfeld erscheint.

Planen Sie wiederkehrende Meetings. In der Arbeit des Sekretärs gibt es Sitzungen, die regelmäßig wiederholt werden. Beispielsweise wird zu Beginn eines jeden Arbeitstages ein Bericht an den Direktor erstellt, Dokumente werden am Ende des Arbeitstages unterzeichnet, es finden einmal pro Woche Besprechungen zur Planung der zukünftigen Arbeit und ein Fortschrittsbericht statt. Alle aufgeführten Arten von Meetings können im Kalender als wiederkehrend markiert werden. In diesem Fall werden sie automatisch an den geplanten Tagen erfasst.

Arbeitstechnik

1. Legen wir im Kalender mehrere Meetings an, die dann mit einem Wiederholungszeichen versehen werden (Tabelle 1).

Tabelle 1 – Wiederkehrende Ereignisse

2. Setzen Sie das Wiederholungszeichen für das Meeting:

Doppelklicken Sie, um das Besprechungsfenster zu öffnen;

Klicken Sie in der Symbolleiste auf die Schaltfläche „Wiederholen“;

Legen Sie im Dialogfeld "Meeting-Wiederholung" die erforderlichen Wiederholungsparameter fest;

Lassen Sie uns das Besprechungsfenster schließen und andere Daten im Kalender suchen, für die automatisch eine wiederkehrende Besprechung aufgezeichnet wird.

Planen Sie Besprechungen und Veranstaltungen. Das Treffen beinhaltet die Einladung mehrerer Teilnehmer. Die Outlook-Softwareumgebung ermöglicht es Ihnen, Teilnehmer aus dem Kontakteordner auszuwählen und ihnen automatisch Einladungen zu senden. Diese Art der Arbeit steht in direktem Zusammenhang mit der Möglichkeit der Gruppenarbeit im Netzwerk. Ein Ereignis ist ein ganztägiges Ereignis.

Arbeitstechnik

1. Lassen Sie uns ein wiederkehrendes Meeting „Planerka“ eröffnen.

2. Klicken Sie auf die Registerkarte „Für Mitglieder verfügbar“. Durch Klicken auf diese Registerkarte wird der Termin automatisch in ein Meeting umgewandelt.

3. Um Teilnehmer auszuwählen und ihnen Einladungen zuzusenden, klicken Sie auf die Schaltfläche „Andere“. Das Adressbuch wird geöffnet.

4. Lassen Sie uns die Teilnehmer des Meetings auswählen.

5. Klicken Sie in der generierten Liste neben jedem Teilnehmer auf das Symbol „Einladung senden“ und wählen Sie Einladungen „senden“ oder „nicht senden“.

6. Beim Anlegen des Ordners „Kontakte“ werden alle Geburtsdaten und Jahrestage automatisch für die entsprechenden Tage als Ereignisse im Kalender eingetragen. Ein solcher Eintrag am richtigen Tag erinnert uns an die Notwendigkeit, dem Partner zu gratulieren, was ein Zeichen der Höflichkeit in der Geschäftskommunikation ist. Das Ereignis wird in der Kopfzeile des Tagebuchblatts angezeigt. Schauen wir ins Tagebuch und stellen sicher, dass die Geburtstage Ihrer Mitarbeiter und Partner entsprechend erfasst werden.

7. Lassen Sie uns eine Veranstaltung für den ganzen Tag "Seminar of Managers" erstellen:

Doppelklicken Sie, um einen neuen Termin zu öffnen;

Aktivieren Sie das Kontrollkästchen "Ganztägig";

Legen Sie die restlichen Meeting-Parameter fest: Thema, Ort, Datum, Uhrzeit, Teilnehmer.

Erstellen Sie eine Aufgabe. Die Taskleiste befindet sich im Kalenderordnerfenster. Eine Aufgabe hat im Gegensatz zu einer Besprechung kein bestimmtes Fälligkeitsdatum und keine bestimmte Uhrzeit. Es hat nur ein bestimmtes Start- und Fälligkeitsdatum. Aufgaben werden in einem separaten Ordner mit demselben Namen gespeichert. Die Taskleiste im Kalender ist mit dem Ordner Aufgaben verknüpft. Sie können die folgenden Aufgabenoptionen festlegen:

Geben Sie das Thema der Aufgabe an;

Legen Sie ein Startdatum und eine Frist fest;

Lassen Sie uns die Phasen der Fertigstellung verfolgen: nicht begonnen, in Bearbeitung, abgeschlossen, verschoben, ausstehend;

Geben Sie den Prozentsatz der Aufgabenerfüllung an;

Weisen Sie die Aufgabe einem anderen Ausführenden zu und kontrollieren Sie die Ausführung;

Verknüpfen Sie eine Aufgabe mit einem Kontakt;

Hängen Sie eine Datei an oder machen Sie sich Notizen;

Lassen Sie uns die Darstellung von Informationen über die Aufgabe im Fenster ändern.

Viele dieser Optionen ähneln Besprechungsoptionen.

Arbeitstechnik

1. Betrachten wir die Darstellung von Informationen zu Aufgaben im Ordner „Kalender“ und im Ordner „Aufgaben“. Sie stimmen in vielerlei Hinsicht überein.

2. Gehen wir zum Ordner "Aufgaben".

3. Um eine Aufgabe zu erstellen, klicken Sie auf die Zeile „Klicken“ – „Element hinzufügen“ – „Aufgabe“. Auf diese Weise können wir den Betreff, „Fälligkeitsdatum“ und einige weitere Parameter der „Aufgaben“ festlegen. Wir schreiben den „Auftrag zur Genehmigung des Urlaubsplans“ auf und geben die Frist im Dropdown-Menü „Kalender“ an und drücken dann „Enter“.

4. Um detaillierte Informationen über die Aufgabe einzugeben, doppelklicken Sie, um das Aufgabeneinstellungsfenster zu öffnen.

5. Geben Sie das Startdatum, den Status und den Fertigstellungsgrad der Aufgabe ein. Setzen Sie das Benachrichtigungsflag.

6. Hängen Sie die „Datei mit der Bestellung“ an die Aufgabe an.

7. Lassen Sie uns ein paar weitere Aufgaben für die nächsten 5 Tage erstellen:

Sammeln Sie Informationen über Ferien;

Wir erstellen einen Plan für das Seminar;

Erstellung einer Seminarteilnehmerliste;

Wir senden telefonische Nachrichten an die Teilnehmer des Seminars.

Übertragung einer Aufgabe an eine andere Person und Kontrolle der Ausführung. Der Sekretär nimmt die Aufgaben des Direktors nicht nur selbstständig wahr, sondern kann auf dessen Weisung einen anderen Mitarbeiter mit der Ausführung der Aufgabe betrauen und die Ausführung überwachen.

Die Outlook-Softwareumgebung ermöglicht es Ihnen, einer beliebigen Person aus dem Kontakteordner eine Aufgabe zuzuweisen. Wenn eine Aufgabe zugewiesen wird, wird sie automatisch über das Netzwerk an einen Mitarbeiter gesendet, der Eigentümer der Aufgabe wird. Die zugewiesene Aufgabe wird im Ordner der Sekretärin gespeichert, die somit die Möglichkeit hat, den Fortschritt ihrer Ausführung zu kontrollieren.

Arbeitstechnik

1. Öffnen Sie das Aufgabenfenster „Telefonische Nachrichten an Seminarteilnehmer versenden“.

2. Klicken Sie in der Symbolleiste auf die Schaltfläche „Aufgabe zuweisen“. Die Zeile "An..." wird angezeigt.

3. Klicken Sie auf die Schaltfläche "An...". Das Empfängerfenster wird geöffnet.

4. Wählen Sie den gewünschten Kontakt durch Anklicken aus und übernehmen Sie ihn durch Anklicken der Schaltfläche „An …“ in die Liste der Nachrichtenempfänger.

5. Lassen Sie uns das Fenster schließen und sicherstellen, dass der ausgewählte Kontakt in der Zeile "An ..." angezeigt wird.

6. Schließen Sie das Aufgabenfenster. Outlook beginnt sofort mit der Weiterleitung der Aufgabe. Nachdem wir einer anderen Person eine Aufgabe zugewiesen haben, sind wir nicht mehr ihr Eigentümer, das heißt, wir können ihre Parameter nicht mehr ändern. Wir können nur die Ausführung der Aufgabe kontrollieren.

7. Sehen wir uns im Ordner „Aufgaben“ an, wie sich das Symbol „Aufgaben“ geändert hat. Ein neues Symbol bedeutet, dass die Aufgabe jemand anderem zugewiesen wurde. Aufgaben in einem Ordner werden nach den für die Ausführung Verantwortlichen gruppiert.

8. Lassen Sie uns ein paar weitere Aufgaben erstellen und sie verschiedenen Personen aus dem Ordner "Kontakte" zuweisen.

Ändern Sie die Ansicht der Aufgabendetails. Die Informationen zur Aufgabe werden in Form einer Tabelle dargestellt. Die Spaltenüberschriften geben die angezeigten Aufgabenoptionen an. Die Softwareumgebung ermöglicht es Ihnen, die Darstellung von Informationen über die Aufgabe zu ändern. Verwenden Sie dazu den Punkt "Aktuelle Ansicht" aus dem Menü "Ansicht". Wenn wir aus irgendeinem Grund mit den vom Programm angebotenen Ansichten nicht zufrieden sind, können wir selbst eine beliebige Anzahl von Spalten in der Tabelle sowie Methoden zum Gruppieren und Sortieren von Aufgaben festlegen.

Arbeitstechnik

1. Öffnen Sie den Ordner „Aufgaben“.

2. Wählen Sie im Menü „Ansicht“ den Punkt „Aktuelle Ansicht“ und aus dem Zusatzmenü einen der Ansichtstypen.

3. Mal sehen, wie sich die Aufgabenansicht geändert hat.

4. Wenden wir andere Darstellungsarten an.

5. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Titelleiste.

6. Ein Kontextmenü Wählen Sie „Aktuelle Ansicht ändern“. Das Fenster Details anzeigen wird geöffnet.

7. Sehen wir uns den Inhalt der Schaltflächen an. Wechseln Sie die Ansicht über die Schaltflächendialoge.

Erstellen Sie eine Notiz. Eine Notiz ist eine kleine Notiz, an die man sich erinnern sollte. Der Text der Notiz kann ganz unterschiedlich sein: ein Gedanke, den man nicht vergessen möchte; eine Erinnerung an sich selbst oder einen anderen Mitarbeiter; eine frische Anekdote, die Sie Ihrem Partner gelegentlich erzählen können; Zitat und mehr. In einem nicht computerisierten Büro können Sie manchmal ein solches Bild sehen. Überall – auf dem Tisch, am Telefon, an der Wand, auf dem Fensterglas, auf dem Schreibgerät – sind kleine Zettel mit irgendwelchen Notizen geklebt. Das sind Notizen. Stimmen Sie zu, dass ein solches Amt geben kann Fremder Die Idee einer starken Beschäftigung von Mitarbeitern wirkt jedoch sehr fahrlässig.

Notizen in der Outlook-Softwareumgebung sind ein elektronisches Analogon eines Notizblocks aus Papier mit Abreißblättern. Notizen werden verwendet, um Fragen, Erinnerungen und mehr aufzuschreiben, was normalerweise auf einem Papiernotizbuch notiert wird. Notizen sind auch nützlich, um Informationen zu speichern, die Sie möglicherweise später benötigen, z. B. Wegbeschreibungen oder Text, den Sie in andere Elemente oder Dokumente einfügen können. Die Outlook-Softwareumgebung verfügt über einen speziellen Ordner, in dem Sie eine Notiz erstellen und speichern und bei Bedarf verwenden können. Zusätzlich zu diesen Grundfunktionen können Sie:

Verknüpfen Sie eine Notiz mit einem Kontakt;

Per Post versenden;

Typ;

Ändern Sie die Notizansicht.

Wie Sie sehen, können Sie Aktionen mit einer Notiz ausführen, ähnliche Aktionen mit anderen Elementen.

Sie können mit Ihren auf dem Bildschirm geöffneten Notizen arbeiten. An der Notiz vorgenommene Änderungen werden automatisch gespeichert. Dann wird unser Bildschirm mit Notizen gefüllt.

Arbeitstechnik

1. Öffnen Sie den Notizenordner.

2. Klicken Sie auf die Schaltfläche "Erstellen". Es öffnet sich ein gelbes Notizfenster.

3. Notieren Sie den Notiztext im Fenster.

4. Schließen Sie die Notiz. Es erscheint als Symbol im Arbeitsbereich des Ordners.

5. Verknüpfen Sie eine Notiz mit einem Kontakt:

Doppelklicken Sie auf das Symbol, um die Notiz zu öffnen;

Öffnen Sie das Menü für versteckte Notizen;

Wählen Sie den Punkt „Kontakte“;

Wählen Sie in der sich öffnenden Kontaktliste die gewünschte Person aus.

6. Wenn eine Notiz mit einem Kontakt verknüpft ist, werden Informationen dazu auf der Registerkarte „Kontaktaktionen“ angezeigt. Öffnen wir die Karte der Person, mit der Sie die Notiz im Ordner "Kontakte" verknüpft haben.

7. Gehen wir zur Registerkarte "Aktionen" und suchen Sie neben anderen Aktionen nach einer Erwähnung der Notiz.

8. Sehen wir uns weitere Funktionen des Notizmenüs an. Unter anderem finden wir den Befehl "Weiterleiten". Wenn der Befehl ausgeführt wird, öffnet sich ein Standard-E-Mail-Nachrichtenfenster. Wir werden die Nachrichtenweiterleitungsregeln unten überprüfen.

Abrechnung der abgeschlossenen Arbeiten. Ein Tagebuch ist ein Dokument, das eine tägliche Liste erledigter Aufgaben und Ereignisse enthält, die im Leben einer bestimmten Person aufgetreten sind. Tagebücher wurden bis in die ferne „Vor-Computer“-Zeit geführt, um den Lauf der Dinge wiederherstellen zu können.

Bei den verschiedenen Arbeiten des Sekretärs ist es auch notwendig, eine Aufzeichnung der geleisteten Arbeit zu organisieren. Zu diesem Zweck verfügt die Programmumgebung über einen speziellen Ordner "Tagebuch". Dieser Ordner registriert automatisch Links zu allen Dateien, mit denen gearbeitet wurde; Ereignisse, die in den Ordnern "Kalender", "Aufgaben", "Notizen" erwähnt werden; "Anrufe getätigt".

Einige Informationen über die geleistete Arbeit können manuell in das Tagebuch eingetragen werden. Der Ordner "Tagebuch" zeigt einen Zeitplan für die Arbeit mit Dokumenten an. Für jedes Element wird ein Datensatz erstellt, der das Datum, die Uhrzeit des Arbeitsbeginns und die mit dem Element verbrachte Zeit widerspiegelt. Ein Doppelklick öffnet ein Element.

Anzeigen und Einrichten des Tagebuchs. Einige Einträge können automatisch in das Tagebuch eingetragen werden. Dies sind Nachrichten, Besprechungsanfragen, Besprechungsantworten, Besprechungsabsagen, Zuweisungen, Zuweisungsantworten, Telefonanrufe. Dokumente, die in folgenden Programmen erstellt wurden, können automatisch in das Tagebuch eingegeben werden: Microsoft Access, Microsoft Excel, Microsoft Office Sammelmappe, Microsoft PowerPoint, Microsoft Word und andere mit Microsoft Office kompatible Programme. Wir können die Kontakte angeben, für die wir Einträge im Tagebuch vornehmen müssen.

Arbeitstechnik

1. Öffnen Sie den Ordner „Tagebuch“. Während der Zeit, in der wir in der Outlook-Umgebung gearbeitet haben, sind einige Aufzeichnungen unserer Arbeit bereits in dem Ordner erschienen. Einträge im Tagebuch sind nach Typ gruppiert.

2. Sehen wir uns die Datensatzgruppen an. Um Einträge des gleichen Typs anzuzeigen, klicken Sie auf die Schaltfläche mit dem (+)-Zeichen. Um eine Gruppe zu schließen, klicken Sie auf die Schaltfläche mit dem (-) Zeichen.

3. Um festzulegen, für welche Arten von Datensätzen, Dateien und Kontakten Informationen im Tagebuch gespeichert werden sollen, wählen Sie im Menü „Extras“ den Punkt „Optionen“.

4. Klicken Sie auf der Registerkarte „Einstellungen“ auf die Schaltfläche „Parameter“ des Tagebuchs.

5. Aktivieren Sie im Fenster „Tagebucheinstellungen“ die Kontrollkästchen neben den Arten von Elementen, Kontakten und Dateien, die im Tagebuch berücksichtigt werden sollen.

Manuelles Aufzeichnen eines Ereignisses im Tagebuch.

Arbeitstechnik

1. Öffnen Sie den Ordner „Tagebuch“.

2. Klicken Sie in der Symbolleiste auf die Schaltfläche "Erstellen". Das Fenster Neuer Tagebucheintrag (ohne Titel) wird geöffnet.

3. Geben Sie im Feld „Betreff“ eine Beschreibung ein.

4. Wählen Sie in der Liste „Typ“ die Art des Eintrags aus, der in das Tagebuch eingetragen werden soll.

5. Stellen Sie ggf. weitere Parameter ein.

Weiterleitung von Nachrichten per E-Mail. E-Mail ist heute ein ebenso verbreitetes Kommunikationsmittel wie das Telefon und normale Post. Darüber hinaus ist E-Mail aus folgenden Gründen noch vorzuziehen:

Die Nachricht wird direkt vom Arbeitsplatz gesendet;

Nachrichten erreichen den Adressaten sehr schnell;

Verbrauchsmaterialien (Papier, Umschläge, Tinte) werden nicht benötigt;

Sie können einen Brief gleichzeitig an mehrere Adressen senden;

Als Ergebnis all dessen wird Zeit erheblich gespart.

In einem modernen Geschäftsbüro ist E-Mail ein wesentliches Merkmal, und die Fähigkeit, es zu nutzen, ist die wichtigste berufliche Fähigkeit einer Sekretärin und aller anderen Mitarbeiter.

Per E-Mail übermittelte Informationen werden als Nachricht (Mail Message) bezeichnet. Per E-Mail übermittelte Nachrichten werden in vier Gruppen eingeteilt:

Posteingang - per E-Mail erhalten;

Ausgehend - diejenigen, die gesendet werden müssen;

Entwürfe - Mitteilungen in Vorbereitung;

Gesendet.

Es gibt Ordner im Hauptbereich von Outlook, die diesen Nachrichtengruppen entsprechen. Es ist praktisch, sie in einer separaten Ordnergruppe "Mail" zu organisieren. Um Outlook zum Senden und Empfangen von E-Mails über das Internet zu verwenden, benötigen wir ein Konto. Wir haben das Verfahren zum Erstellen eines Kontos oben besprochen.

Erstellen und senden Sie eine Nachricht. Die Outlook-Softwareumgebung verfügt über ein Standard-Nachrichtenfeld, in dem wir wie auf einem Briefumschlag angeben müssen, an wen es adressiert ist, sowie Betreff und Inhalt. Darüber hinaus können wir der Nachricht eine vorbereitete Datei anhängen, ein Bild einfügen. Wenn Outlook nicht so eingestellt ist, dass E-Mails sofort gesendet werden, werden alle erstellten Nachrichten im Postausgangsordner gespeichert.

In der Outlook-Umgebung können Sie den Nachrichtensendemodus festlegen: sofort oder auf Befehl.

Arbeitstechnik

1. Stellen Sie den Nachrichtensendemodus ein:

Wählen Sie im Menü „Extras“ „Optionen“;

Gehen Sie im Fenster „Optionen“ auf die Registerkarte „E-Mail-Zustellung“;

Aktivieren oder deaktivieren Sie das Kontrollkästchen "Nachrichten sofort senden".

2. Öffnen Sie den Ordner „Postausgang“ und klicken Sie auf die Schaltfläche „Erstellen“. Ein Meldungsfeld wird geöffnet. In diesem Fenster können Sie Informationen im Klartext senden sowie Dateien an den Brief anhängen:

3. Klicken Sie im Nachrichtenfenster auf die Schaltfläche "An..." und wählen Sie einen oder mehrere Empfänger aus der Kontaktliste aus. Wir können auch auswählen, an wen die Kopie gesendet werden soll (Kopieren-Schaltfläche) und versteckte Kopie(SK-Taste).

4. Geben Sie im Feld „Betreff“ einen kurzen Titel der Nachricht ein.

5. Geben Sie den Text der Nachricht in das Arbeitsfeld ein.

6. Um einen Anhang zu erstellen, wählen Sie im Menü „Einfügen“ den Punkt „Datei“.

7. Doppelklicken Sie im Übersichtsfenster, um die zuvor erstellte und gespeicherte Datei auszuwählen. Der Anhang wird als Dateisymbol mit seinem Namen unten im Meldungsfeld angezeigt.

8. Um die Nachricht zu senden, klicken Sie in der Symbolleiste auf die Schaltfläche Senden. Je nach eingestelltem Modus wird die Nachricht sofort versendet oder in den Postausgang gestellt.

9. Wenn wir nicht über den Modus zum sofortigen Senden von Nachrichten verfügen, müssen wir den Befehl "Senden" aus dem Menü "Service" verwenden. Nachdem die Nachricht weitergeleitet wurde, wird die Nachricht automatisch aus dem Ordner „Ausgang“ in den Ordner „Gesendete Objekte“ verschoben.

10. Sie können Aktionen zum Senden und Empfangen von Nachrichten kombinieren. Wählen Sie dazu im Menü „Extras“ den Befehl „Senden / Empfangen“. Wählen Sie in der Dropdown-Liste das Element des Kontos (falls es mehrere gibt), für das wir Aktionen ausführen möchten. Danach stellt der Computer eine Verbindung zum Mailserver her und die Nachrichten werden gesendet. Wenn an Mail-Server Wenn sich Nachrichten in Ihrem Konto befinden, werden diese an unseren Computer weitergeleitet.

11. Lassen Sie uns eine neue Nachricht zum Thema „Vereinbarung über die Lieferung von Geräten“ erstellen und an den Kontakt adressieren.

12. Wenn wir die Arbeit an der Zusammenstellung der Nachricht noch nicht abgeschlossen haben oder sie nicht in naher Zukunft versenden werden, speichern wir sie im Ordner „Entwürfe“. Wählen Sie dazu im Menü „Datei“ den Befehl „Speichern“.

Wir können eine Nachricht an eine Adresse senden, die nicht im Ordner „Kontakte“ gespeichert ist. Schreiben Sie dazu in der Zeile "An ..." explizit die E-Mail-Adresse.

E-Mail-Ordner und Nachrichten anzeigen. Wenn sich E-Mail-Ordner füllen, sehen wir möglicherweise eine Zahl neben dem Ordnernamen in der Outlook-Leiste. Diese Zahl gibt an, wie viele Elemente (Nachrichten) sich im Ordner befinden. Wir können einen Ordner öffnen, die Liste der darin enthaltenen Nachrichten anzeigen, jede Nachricht öffnen und sie in einen anderen Ordner verschieben. An Nachrichten angehängte Anhänge können separat in anderen Ordnern auf Ihrem Computer gespeichert werden. Von Zeit zu Zeit müssen unnötige Nachrichten aus dem Ordner gelöscht werden.

Arbeitstechnik

1. Schauen wir uns die E-Mail-Ordner im Outlook-Bedienfeld an und ermitteln, ohne die Ordner zu öffnen, wie viele Elemente sich darin befinden.

2. Um eingehende Nachrichten vom Server zu empfangen, wählen Sie den Befehl Senden/Empfangen im Menü Service.

3. Wenn wir im Büro nicht mit E-Mails arbeiten können, kopieren wir mehrere Nachrichten aus dem Postausgangsordner in den Posteingangsordner. Dazu greifen wir den Titel der Nachricht und verschieben ihn auf das Posteingangssymbol in der Outlook-Leiste.

4. Öffnen wir den Posteingangsordner.

Der Ordner ist zweigeteilt. Oben befindet sich eine Liste der Nachrichten in der Reihenfolge ihres Eingangs und einige Informationen: von wem, Betreff, Datum und Uhrzeit des Eingangs. Um eine Nachricht anzuzeigen, klicken Sie darauf. Der Nachrichtentext wird unten angezeigt. Wenn sich neben der Nachricht ein Büroklammersymbol befindet, enthält die Nachricht einen Anhang.

5. Öffnen Sie die Nachricht mit dem Anhang. Speichern Sie den Anhang separat als Datei:

Doppelklicken Sie auf die Nachrichtenzeile, um das Nachrichtenfeld zu öffnen;

Wählen Sie im Suchfenster den Ordner aus, in dem wir die Datei speichern möchten, geben Sie einen Dateinamen ein oder belassen Sie den angegebenen und klicken Sie dann auf die Schaltfläche "Speichern".

6. Löschen Sie die Nachricht aus dem Ordner. Greifen Sie dazu die Nachricht und verschieben Sie sie in das Ordnersymbol "Gelöschte Elemente".

7. Wenn sich viele Elemente im Ordner „Gelöschte Elemente“ ansammeln, können wir den Ordner leeren, dh die Elemente dauerhaft löschen. Klicken Sie dazu mit der rechten Maustaste auf das Symbol für den Ordner Gelöschte Objekte und wählen Sie im Kontextmenü den Befehl „Gelöschte Objekte leeren“.

Verwendung von Unterschrift und Visitenkarte. BEI Geschäftskorrespondenz Sehr oft werden Standardphrasen verwendet, um einen Brief zu beginnen und zu beenden. Solche Sätze in der Outlook-Umgebung werden als Signatur bezeichnet, obwohl wir im wirklichen Leben den Namen des Absenders, der am Ende des Briefes angegeben ist, als Signatur bezeichnen. Hier ist der Begriff einer Signatur etwas weiter gefasst. Die Signatur kann ein beliebiger Satz sein, der im Kontext geeignet ist diese Nachricht, die vorkompiliert und unter einem bestimmten Namen gespeichert wird. Wir können mehrere Signaturen für erstellen verschiedene Fälle und fügen Sie sie in die Nachricht ein.

Neben der Anmeldung Diese Anwendung verwendet das Konzept einer elektronischen Visitenkarte mit Informationen zu Ihrer Person, die wir an die Nachricht anhängen können. Der Empfänger unserer Nachricht kann diese Visitenkarte verwenden, um eine Karte mit Informationen über uns im Ordner Kontakte zu erstellen. Eine elektronische Visitenkarte wird auf der Grundlage eines Eintrags aus unserem Ordner „Kontakte“ erstellt und ist eigentlich ein Analogon einer Kontaktkarte mit allen darin enthaltenen Informationen. Wenn wir also nicht alle, sondern nur einen Teil der Informationen an den Partner senden möchten, müssen wir eine doppelte Kontaktkarte mit ausgewählten Daten erstellen:

Signaturen erstellen und in die Nachricht einfügen;

Fügen Sie der Nachricht eine Visitenkarte hinzu;

Erstellen Sie einen Kontakt basierend auf der gesendeten Visitenkarte.

Arbeitstechnik

1. Öffnen Sie den Ordner Postausgang.

2. Um eine oder mehrere Signaturen zu erstellen, wählen Sie im Menü „Extras“ den Befehl „Optionen“.

3. Gehen wir zur Registerkarte "Nachricht". Klicken Sie auf die Schaltfläche "Signatur auswählen".

4. Klicken Sie im sich öffnenden Fenster „Signaturauswahl“ auf die Schaltfläche „Erstellen“. Der Signaturerstellungsassistent wird gestartet.

5. Geben Sie einen Namen für die Signatur ein, z. B. „Ich wünsche Ihnen viel Glück mit Ihrer Visitenkarte“ und aktivieren Sie das Optionsfeld „Mit einem leeren Muster beginnen“. Lassen Sie uns auf die Schaltfläche "Weiter" klicken.

6. Geben Sie im Fenster „Signatur ändern“ den Text ein.

7. Fügen Sie der Unterschrift eine Visitenkarte hinzu:

Klicken Sie auf die Schaltfläche "Visitenkarte aus der Kontaktliste erstellen ...";

Wählen Sie den Namen des Kontakts aus der sich öffnenden Liste aus;

Lassen Sie uns auf die Schaltfläche "Fertig stellen" klicken.

8. Lassen Sie uns eine neue Nachricht erstellen.

9. Wählen Sie im Menü „Einfügen“ den Punkt „Unterschrift“. Wählen Sie eine Signatur aus der Dropdown-Liste aus.

10. Empfangen Sie neue Nachrichten mit dem Befehl „Senden/Empfangen“.

11. Öffnen Sie eine Nachricht mit einem Visitenkartenanhang.

12. Klicken Sie auf das Büroklammer-Symbol und öffnen Sie die uns zugesandte elektronische Visitenkarte. Es sieht aus wie eine Kontaktkarte.

13. Schreiben Sie einen neuen Kontakt in Ihren Ordner. Klicken Sie dazu auf die Schaltfläche „Speichern und schließen“. Die Informationen werden automatisch in Ihrem Kontaktordner gespeichert. Sie können diese Karte weiter mit neuen oder geänderten Informationen über den Partner ergänzen.

14. Öffnen Sie den Ordner "Kontakte" und stellen Sie sicher, dass dort angezeigt wird neuer Eintragüber Kontakt.

Nachrichtenformatierung. Bisher haben wir Nachrichten erstellt, die im Klartext geschrieben sind. Viele kurze und geschäftliche E-Mail-Nachrichten erfordern keine zusätzliche Formatierung und sind daher in einfachem, unformatiertem Text verfasst. Außerdem beanspruchen solche Nachrichten wenig Speicherplatz und brauchen weniger Zeit zum Übertragen.

Manchmal ist es jedoch notwendig, eine hellere und farbenfrohere Botschaft zu senden. Normalerweise ist es mit einer Art Feier verbunden. Für diese Fälle Softwareumgebung Outlook bietet eine verbesserte Textformatierung und das Einfügen von Bildern, nämlich die Verwendung von Microsoft Outlook RTF- oder HTML-Formaten zum Vorbereiten von Nachrichten. Wenn Sie eines dieser Formate verwenden, wird beim Verfassen einer Nachricht ein dem Formatierungsfenster ähnliches Fenster geöffnet Texteditor Wort. Der Zweck der Formatierungsschaltflächen ist in den Tooltips angegeben.

Arbeitstechnik

1. Um ein Bild in eine Nachricht einzufügen, bereiten Sie es im Voraus vor und speichern Sie es im gif-Format in einem Ordner. Wählen Sie im Menü „Einfügen“ die Option „Bild“.

2. Klicken Sie im sich öffnenden Fenster auf die Schaltfläche „Durchsuchen“ und wählen Sie die Bilddatei im Suchfenster aus und klicken Sie auf die Schaltfläche „Öffnen“. Der Name erscheint im Bildeinfügefenster.

3. Schließen Sie das Fenster, indem Sie auf die Schaltfläche „Einfügen“ klicken. Das Bild wird im Meldungsfeld angezeigt.

4. Lassen Sie uns eine Nachricht senden.

Senden einer Antwort auf eine Nachricht. Es ist für jede Person, die E-Mails sendet, sehr wichtig zu wissen, ob ihre Nachricht angekommen ist. Die Outlook-Umgebung bietet die Möglichkeit, automatisch Benachrichtigungen – Kurznachrichten an den Absender – zu versenden, wenn eine Nachricht eingegangen ist. Dazu müssen Sie die Mail-Tracking-Optionen einstellen.

Zusätzlich zur Benachrichtigung erfordern viele Nachrichten eine Antwort. Beim Versenden einer Antwort können wir die ursprüngliche Nachricht oder einen Teil davon anhängen, damit der Empfänger sofort versteht, auf welche Nachricht die Antwort kam.

Arbeitstechnik

1. Öffnen Sie im Menü „Extras“ den Befehl „Optionen“.

2. Klicken Sie auf der Registerkarte Einstellungen auf die Schaltfläche E-Mail-Optionen.

3. Suchen Sie im sich öffnenden Fenster „E-Mail-Optionen“ nach einem Feld mit der Aufschrift „Beim Antworten auf eine Nachricht den Text der ursprünglichen Nachricht einfügen und verschieben“. Dieses Feld hat eine Dropdown-Liste mit anderen Möglichkeiten. Es ist jedoch besser, das zu lassen, was das Programm bietet.

4. Klicken Sie auf die Schaltfläche Verfolgungsoptionen.

5. Aktivieren Sie die Kontrollkästchen und wechseln Sie. Diese Optionen ermöglichen es uns, die an empfangene Nachrichten gesendeten Benachrichtigungen automatisch zu verwalten. Diese Benachrichtigung gibt das Datum und die Uhrzeit an, zu der die Nachricht empfangen wurde. Wir können auch wissen, wann unsere Nachricht eingegangen ist.

6. Stellen Sie sicher, dass die Outlook-Softwareumgebung nach dem Festlegen der angegebenen Parameter automatisch Benachrichtigungen über den Empfang einer Nachricht weiterleitet.

7. Um auf eine Nachricht in Ihrem Posteingang zu antworten, markieren Sie die Zeile mit der Kopfzeile der Nachricht.

8. Klicken Sie in der Symbolleiste auf die Schaltfläche „Antworten“. Es öffnet sich ein neues Nachrichtenfenster, in dem die Adresse des Absenders in der Zeile "An ..." angegeben wird, der Text der ursprünglichen Nachricht in das Nachrichtenfeld eingefügt wird und die Betreffzeile anzeigt: RE: .

9. Geben Sie den Text der Antwort ein, löschen Sie die ursprüngliche Nachricht ganz oder teilweise.

10. Senden Sie eine Antwort.

Erinnern wir uns zunächst an die Regeln zur Überwachung der Ausführung von Anweisungen, die mit automatisiert werden können Standartfunktionen MS Excel werden wir später beginnen.

Weisen Sie die Kontrolle über die Vorzüge der Lösung von Problemen und die Kontrolle über den Zeitpunkt der Ausführung von Aufgaben zu.

materielle Kontrolle

Inhaltliche Kontrolle ist eine Beurteilung, wie korrekt, erfolgreich und vollständig das Problem gelöst wird. Diese Kontrolle wird vom Leiter (einer Institution oder Abteilung) oder einer besonders bevollmächtigten Person durchgeführt. Die Verantwortung für die korrekte und rechtzeitige Lösung der in den Dokumenten wiedergegebenen Probleme liegt bei den Leitern der Struktureinheiten und Mitarbeitern, die mit der Ausführung des Dokuments betraut sind. Der Darsteller ist normalerweise:

angegeben im Beschluss des Leiters auf dem Dokument (z. B. auf dem eingehenden Brief, auf der Erklärung des Mitarbeiters) oder
sie steht direkt im Weisungstext (meist im Auftrag / Protokoll, einzelne Weisungen werden in Form von eigenständigen Textabsätzen erstellt und so formuliert, dass sofort klar ist, was, an wen und wann zu tun ist ; dementsprechend wird jeder Punkt separat unter Kontrolle gestellt - die Aufgabe / Anweisung) ,
Wenn der Ausführende nicht direkt angegeben ist, wird er gemäß der Verteilung der Verantwortlichkeiten in der Organisation bestimmt.

Sind im Beschluss/der Weisung des Leiters mehrere Testamentsvollstrecker benannt, so ist die im Beschluss zuerst genannte Person für die Ausführung der Urkunde/Weisung zuständig und organisiert entsprechend deren Vollzug.

Anweisungen können aus dem Text des Dokuments folgen oder „unabhängig“, d. h. undokumentiert und dennoch der Kontrolle über ihre Ausführung unterworfen. Wenn die Anweisung auf der Grundlage eines Dokuments erstellt wird, enthält sie einen Link zur Dokumentenbasis (siehe Ausfüllen der ersten vier Spalten in der Tabelle in Abbildung 1). Befehle werden von Führern aller Ebenen erteilt. Welche Dokumente/Aufträge jedoch unter Kontrolle zu bringen sind, entscheidet jede Organisation für sich. Normalerweise sind dies alles Befehle des Leiters der Organisation und seiner Stellvertreter. Je größer die Anzahl der Dokumente in der Organisation ist, desto wichtiger ist es, die Arbeit zur Überwachung der Ausführung von Dokumenten zu rationalisieren, und desto selektiver geht die Organisation an die Lösung der Frage „Was werden wir kontrollieren“ heran - das goldene Mittel ist wichtig hier. So wird die Ausführung von Anweisungen der ersten Person normalerweise unter Kontrolle gebracht, der Dienst der vorschulischen Bildungseinrichtung oder die Sekretärin ist damit beschäftigt.

Aufträge müssen klar und eindeutig formuliert sein:

die Bestellung selbst;
Zeitraum der Ausführung;
Testamentsvollstrecker (es ist möglich, den Auftrag von mehreren Personen auszuführen, dann wird einer zum verantwortlichen Testamentsvollstrecker ernannt, die übrigen gelten als Mitvollstrecker).

Bei der Erstellung von Anweisungen ist es wünschenswert, einfache Regeln einzuhalten: Der Wortlaut sollte prägnant, prägnant sein, Mehrdeutigkeiten bei der Interpretation ausschließen und ein klar definiertes und messbares Ergebnis haben.

Während die Order ausgeführt wird, sind folgende Aktionen möglich:

der Autor kann die Frist für die Ausführung des Auftrags ändern;
der Autor kann den zuständigen Auftragsverarbeiter ändern;
Ausführende erstellen Berichte über die Ergebnisse der Ausführung;
Der Autor hat die Möglichkeit, den Auftrag zur Überarbeitung zurückzusenden oder das Ergebnis der Ausführung zu genehmigen.

Wurde die Aufgabe auf Mitexekutoren aufgeteilt, so gehen deren Leistungsberichte beim verantwortlichen Testamentsvollstrecker ein. Er erstellt im Auftrag den endgültigen Einzelbericht und sendet ihn an den Verfasser.

Kontrolle über Fristen

Die Kontrolle über die Fristen für die Ausführung von Dokumenten / Aufträgen erfolgt durch den Dokumentenmanagementdienst (DOE), und in kleine Organisation- Sekretär.

Die Technologie zur Überwachung des Zeitpunkts der Ausführung kann in folgende Verfahren unterteilt werden:

Fixierung aller unter Kontrolle gebrachten Dokumente, Anweisungen, Weisungen, Aufgaben der Geschäftsleitung;
Überprüfung der rechtzeitigen Zustellung des Dokuments an den Auftragnehmer;
Berichtigung von Daten zu kontrollierten Dokumenten, wenn sich die Fristen für die Ausführung ändern, das Dokument von Auftragnehmer zu Auftragnehmer, von Abteilung zu Abteilung übertragen wird (wir erfassen dies im Feld „Ausführungsstatus“, siehe Abbildung 1);
Erinnerung an Testamentsvollstrecker und Abteilungsleiter über das Vorhandensein von nicht erfüllten Dokumenten und Anweisungen;
Information von Managern (Abteilungen und Organisationen) über den Status und Fortschritt der Ausführung von Dokumenten;
Eingabe von Daten zur Ausführung von Dokumenten;
Analyse des Standes der Dinge und des Niveaus der Führungsdisziplin in der Organisation als Ganzes, nach strukturellen Abteilungen, Spezialisten, Arten von Dokumenten und anderen Aspekten.

Fristen Dokumente können definiert werden:

Wie Sie sehen können, wird die Frist für die Ausführung des Auftrags normalerweise von seinem Ersteller festgelegt. Gleichzeitig wird akzeptiert, dass Weisungen einen Hinweis enthalten "dringend" sind innerhalb von 3 Tagen fällig. Die Angabe „unverzüglich“ sieht eine Frist von 1 Tag für die Ausführung des Auftrages vor. Wenn ein Frist ist in der Bestellung nicht angegeben, unterliegt es der Ausführung innerhalb eines Zeitraums von bis zu 1 Monat ab dem Datum seiner Unterzeichnung (bis zum entsprechenden Datum des nächsten Monats, und wenn es kein solches Datum im nächsten Monat gibt, dann bis zum letzten Tag des Monats ). Fällt der letzte Tag der Ausführungsfrist einer Anweisung auf einen arbeitsfreien Tag, so wird sie am vorangehenden Geschäftstag ausgeführt.

Bei Dokumenten mit komplexer Aufgabenstellung können lange Fristen gesetzt werden (mehrere Monate, sechs Monate, ein Jahr). In einem solchen Fall ist es notwendig Unterteilen Sie die Aufgabe in Phasen und steuern Sie die Ausführung der Aufgabe in Phasen.

Zu den Zeitsteuerungen gehören:

Stromkontrolle,
vorsorglich u
Endkontrolle.

Die Hauptarten der Kontrolle sind laufende und präventive.

Unter Stromkontrolle die tägliche Erstellung von Informationen über heute ablaufende Dokumente verstehen. Die laufende Kontrolle wird durchgeführt, indem der Fortschritt des Dokuments täglich überprüft und der Auftragnehmer an den Ablauf der Frist und die Notwendigkeit erinnert wird, die Arbeit am Dokument abzuschließen. Verantwortlich für die Überwachung der Ausführung (in einer kleinen Firma - die Sekretärin) täglich, in der Regel zu Beginn des Arbeitstages, Identifizierung und Erstellung einer Liste der Dokumente, die heute ablaufen.

Stromkontrolle hilft, die Arbeit für den Tag zu planen. Es zeigt sofort, was heute erledigt werden muss (ein Problem in einer Besprechung lösen, ein Dokument unterzeichnen, ein Fax senden usw.). Daher ist die Kontrolle über den Zeitpunkt der Ausführung von Dokumenten eine Funktion, die notwendigerweise in vorgesehen ist Jobbeschreibung Chefsekretärin. Jeden Tag ermittelt die Sekretärin, indem sie auslaufende Dokumente identifiziert, die Möglichkeit einer rechtzeitigen Lösung des Problems und meldet dies dem Manager, wenn die Fristen nicht eingehalten werden.

Während präventive Kontrolle Zusammenfassungen werden zusammengestellt und Testamentsvollstrecker werden bei Dokumenten gewarnt, die in 2-3 Tagen ablaufen (wir in unserer Organisation tun dies in 4 Kalendertagen). Und dann hat der Mitarbeiter noch Zeit, das Problem rechtzeitig zu lösen.

Die Kontrollposition ist sehr wichtig. Nur die Ausrichtung der Kontrolle auf Hilfe und nicht auf das Erkennen von Mängeln, der Wunsch zu helfen, zu erinnern und nicht zu überführen, kann die größtmögliche Effizienz des Kontrolldienstes gewährleisten.

Eine systematische Kontrolle der Ausführung, gekonnt und korrekt durchgeführt von einem Mitarbeiter, der taktvoll daran erinnert, dass das Dokument rechtzeitig benötigt wird, dass der Erfolg des Unternehmens von der rechtzeitigen Lösung des Problems abhängt usw., unterstreicht die Notwendigkeit dieses Mitarbeiters und seine Bemühungen. Darüber hinaus hilft die „Termkartei“ bei der Planung des Arbeitstages des Managers, da sie die Aktivitäten und Aufgaben zu einem bestimmten Datum widerspiegelt.

Wenn nach Erhalt des Dokuments oder im Laufe seiner Ausführung durch den Auftragnehmer klar wird, dass es unmöglich ist, es rechtzeitig auszuführen, wird dies dem Manager (dem Verfasser eines solchen Auftrags) gemeldet, der das Recht hat die Vollstreckung des Dokuments aufzuschieben. Wenn der Anführer verlängert die Frist, trägt der Sekretär gemäß seinen Anweisungen das Anmeldeformular ein neuer Ausdruck Hinrichtung.

Spätestens 1 Tag vor Ablauf des Stichtages muss die Frage der Verschiebung der Fristen zur Vollstreckung der Urkunde gestellt werden. Eine Verschiebung der Fälligkeit ist unzulässig und in automatisierten Systemen in der Regel grundsätzlich ausgeschlossen.

Bei Dokumenten mit langer Ausführungsdauer (mehrere Monate) können Zwischenstadien der Ausführung durch die Eingabe von Informationen über den Ausführungsfortschritt gesteuert werden (wir tun dies im Feld "Ausführungsstatus" der Registrierungskarte des Dokuments).

Oftmals erfordert die Lösung des Problems eine konsequente Bearbeitung des Dokuments durch mehrere Bearbeiter oder die Abstimmung des Dokuments mit mehreren Abteilungen. In diesen Fällen sollte die Dauer des Dokuments bei jedem Ausführenden kontrolliert werden. Bei der Übertragung eines Dokuments muss die Tatsache der Übertragung aufgezeichnet werden. Normalerweise wird die Registrierung vom Sekretariat der Einheit vorgenommen, die das Dokument übermittelt. Wir geben die Bewegung des Dokuments und das Datum seiner Übertragung im Feld "Stand der Ausführung" an.

Wenn es abgelaufene Dokumente gibt ihre Liste wird noch am selben Tag ausgedruckt und dem Leiter gemeldet.

Wenn das Recht zur Registrierung von Dokumenten einem breiten Spektrum von Mitarbeitern eingeräumt werden kann, werden Änderungen, die den Fortschritt ihrer Ausführung widerspiegeln, in der Regel nur von einem verantwortlichen Mitarbeiter durchgeführt: dem Sekretär oder einem Spezialisten der vorschulischen Bildungseinrichtung.

Entfernen eines Dokuments aus der Kontrolle erfolgt erst nach vollständiger Ausführung des Dokuments: Umsetzung des Beschlusses des Leiters, Erstellung eines Antwortdokuments, Erhalt einer Antwort auf das ausgehende Dokument oder eine andere dokumentierte Bestätigung der Tatsache der Ausführung. Das Ergebnis der Ausführung des Dokuments muss in der Registrierungskarte vermerkt werden (z. B. „Eine Einladung wurde gesendet“, „Ein Brief wurde gesendet von ... Nein ...“ usw.). Die Registrierungskarte enthält auch Informationen über das Datum der Ausfertigung des Dokuments und gibt die Nummer der Akte gemäß der Nomenklatur an, in der das ausgefertigte Dokument abgelegt ist.

Zu Endkontrolle umfassen analytische Arbeiten, um die Leistungsdisziplin und die Ergebnisse der Arbeit der Mitarbeiter einer Einheit oder Organisation als Ganzes zusammenzufassen. Die Endkontrolle wird von den für die Überwachung der Ausführung zuständigen Mitarbeitern (Service) oder vom Sekretariat der Organisation in einer bestimmten Häufigkeit (wöchentlich, monatlich, vierteljährlich) durchgeführt. Die Ergebnisse der anschließenden Kontrolle spiegeln sich in den endgültigen quantitativen und Listenzusammenfassungen des Stands der Ausführung der Aufgaben (kontrollierte Dokumente) wider. Dadurch weiß das Management, was dieser oder jener Mitarbeiter (Abteilung) tut und wie es in einem bestimmten Tätigkeitsbereich (Lösung eines bestimmten Problems) läuft.

Die Endkontrolle in obligatorischer Kombination mit präventiver Kontrolle ist ein stimulierender Faktor zur Verbesserung der Disziplin der Mitarbeiter.

Ein Beispiel für die Auftragssteuerung mit MS Excel

Lassen Sie uns nun zeigen, was mit den Standardfunktionen von MS Excel automatisiert werden kann. Öffnen Sie zunächst eine neue MS Excel-Arbeitsmappe und Erstellen Sie eine Tabelle darin mit den in Abbildung 1 gezeigten Feldern/Spalten/Grafiken. Dies ist die Haupttabelle, die Informationen zur Zeitsteuerung der Ausführung von Aufträgen in unserer Organisation anzeigt.

Als nächstes rein separate Zelle legen Sie die Formel so fest, dass, wenn Sie öffnen dieses Blatt MS Excel immer über Tabelle wurde hervorgehoben Das aktuelle Datum (angezeigt durch Nummer 1 in Abbildung 1). Dann wird es sich bei unserer täglichen Arbeit mit dem Tisch als nützlich erweisen. Sie können dies auf zwei Arten tun:

Figur 2

Show zusammenklappen

In dieser Tabelle können Sie Zeilen (d. h. kontrollierte Bestellungen) nach verschiedenen Kriterien filtern. Aber dafür müssen Sie den Filter aktivieren:

Figur 3

Schaltfläche zum Aktivieren des Bildschirmfilters in MS Excel 2007 und 2010

Show zusammenklappen

Figur 4

Kriterien zum Filtern von Tabellenzeilen nach Spalteninhalt in MS Excel 2007 und 2010

Show zusammenklappen

Die oben gezeigten Filterkriterien erschienen durch Klicken auf die graue quadratische Schaltfläche zum Aufrufen des Filters in der Spalte „Performer“ (gekennzeichnet mit der Zahl 1). Die Zellen dieser Spalte sind mit Text gefüllt, daher bot uns das Programm folgende Auswahlmöglichkeiten:

2 - Erstens können wir einen oder mehrere Darsteller herausfiltern und nur "Häkchen" auf ihnen hinterlassen; wir können auch nur leere Zeilen auswählen und nur im letzten Element der Liste ein „Häkchen“ lassen; wenn wir das „Häkchen“ auf der Position „Alle auswählen“ belassen, wird nach diesem Kriterium nicht gefiltert (dies ist jetzt in der Abbildung dargestellt);

3 - Zweitens können Sie nach dem Text filtern, der in den Zellen der Spalte enthalten ist. Dieses Kriterium ist jedoch besser geeignet, wenn Sie mit der Spalte "Zusammenfassung" des Dokuments usw. arbeiten. Zum Beispiel, wenn wir uns nicht mehr genau an den Titel erinnern, uns aber erinnern Stichwort, das darin enthalten sein sollte, dann müssen Sie das Element „enthält ...“ auswählen und dieses Wort ohne seine Endung eingeben. Als Ergebnis des Filters bleiben dann nur Zeilen auf dem Bildschirm, die das Wort enthalten, mit dem wir eingegeben haben unterschiedliche Endungen im Feld „Zusammenfassung“ .

Sie können den Filter entfernen, indem Sie den gleichnamigen Befehl auswählen - gekennzeichnet durch die Nummer 6. Wenn Sie Zeilen gefiltert haben, indem Sie in mehreren Spalten unterschiedliche Auswahlkriterien festgelegt haben, wird eine einzelne Auswahl dieses Befehls den Filter nur in der Spalte entfernen, in der Sie einen solchen Befehl ausgewählt haben, während die restlichen Filter in anderen Spalten gültig bleiben - jeder von ihnen muss einzeln entfernt werden. In den Spalten, in denen der Filter aktiviert ist, ändert der Filteraufruf-Button sein Bild zum aktivierten Filter-Button .

Wenn die Spalte, nach deren Inhalt wir die Tabellenzeilen filtern möchten, mit Datumsangaben gefüllt ist, bietet uns das Programm anstelle eines Textfilters einen anderen - speziell für Datumsangaben - an, der durch die Zahl 4 gekennzeichnet ist: Wir können nicht nur auswählen ein bestimmtes Datum, aber auch später oder früher als ein bestimmtes Datum oder ein begrenzter Zeitraum, gestern, heute oder morgen usw.

Unsere Tabelle hat 3 Spalten mit Datumsangaben.

Der numerische Filter (gekennzeichnet durch die Zahl 5) ist speziell für die Arbeit mit Spalten geschärft, deren Inhalt Zahlen sind (in unserem Fall ist dies die Registrierungsnummer des Dokuments).

Abbildung 5

Kriterien zum Filtern von Tabellenzeilen nach Spalteninhalt in MS Excel 2003

Show zusammenklappen

In MS Excel 2003 wird der Filter nach Spalteninhalt über die gleiche Bildschirmtaste aufgerufen wie in späteren Versionen des Programms, aber als Folge davon, eine gemeinsame Liste um einen bestimmten Zellenwert auszuwählen oder eine komplexere Filterbedingung festzulegen, die bereits für Text, Daten oder Zahlen angepasst ist - sie wird in einem separaten Bildschirmfenster gestartet, nachdem Sie den Eintrag "(Bedingung...)" in der Liste ausgewählt haben.

Die Abbildungen 4 und 5 zeigen es deutlich Nach welchen Kriterien können wir nun filtern Tabellenzeilen in MS Excel verschiedene Versionen. Wir können Anweisungen nach Ausführenden, ihren Autoren, Begriffen, kontrollierten Dokumentdaten und allen anderen in die Tabelle eingegebenen Informationen filtern. Außerdem wird es möglich sein, gleichzeitig nach mehreren Kriterien zu filtern, zum Beispiel:

für welche Aufträge die Ausführungsfrist für einen bestimmten Auftragnehmer heute abläuft:
dem der von uns gewählte Leiter diesen Monat Anweisungen gegeben hat:

Und jetzt werden wir Ihnen beibringen, wie Sie das Programm so konfigurieren können, dass es beim Öffnen einer Datei angezeigt wird automatisch Informationen darüber erhalten, welche Aufträge ausgeführt werden müssen, beispielsweise nach 4 Tagen Darsteller im Voraus zu benachrichtigen. Zu diesem Zweck haben wir in der Tabelle eine spezielle Spalte vorgesehen, die wir "Versandzeitraum" genannt haben. Jetzt richten wir es ein:

Wählen Sie die Zelle I6 (in der ersten Zeile der benutzerdefinierten Spalte) und geben Sie das Zeichen „=“ ein.
Klicken Sie mit der „Maus“ auf die benachbarte Zelle J6 (in derselben Zeile, aber in der Spalte „Fälligkeitsdatum“) und Sie werden sehen, dass sie in der Formel zur Berechnung des Inhalts von Zelle I6 enthalten ist;
Setzen Sie dann ein Lesezeichen für die Formel, indem Sie "-4" auf der Tastatur eingeben.
damit ist das Ausfüllen der Formel abgeschlossen (deren aktueller Zustand ist immer in der darüber befindlichen Formelleiste ersichtlich Excel-Tabelle, cm. Symbol 1 in Abbildung 7 erhalten wir „=j6-4“). Drücken Sie nun auf der Tastatur Eintreten- und das Ergebnis der Berechnung der eingebetteten Formel erscheint in der Tabellenzelle;
danach kann die Formel in die nachfolgenden Tabellenzeilen kopiert werden, dann ist in der Spalte „Verteilungszeitraum“ das Datum immer 4 Tage früher als in der Spalte „Fälligkeitsdatum“: Mauszeiger nach rechts unten Ecke der Zelle I6 (mit dem Zeiger "Maus" sollte die Form eines schwarzen dicken Kreuzes annehmen), klicken Sie linker Knopf Maus und, ohne sie loszulassen, ziehen Sie sie nach unten zum Ende der Spalte, dann lassen Sie die Taste los. In Spalte I sehen Sie die Daten aller erforderlichen Warnungen (Nummer 2 in Abbildung 7);
dann können Sie dafür sorgen, dass Zellen mit aktuellen automatisch in der Spalte „Versandzeitraum“ markiert werden, d.h. die heutigen Daten (1. Oktober, das wird eine Zelle sein, und 2. Oktober - schon andere usw.). Dazu müssen Sie die Funktion der bedingten Formatierung verwenden. In MS Excel 2007 oder 2010 geht das so:
- Wählen Sie alle Zellen der Tabelle der Spalte "Versandzeitraum" aus, die sich unter der "Kopfzeile" befindet;
- drück den Knopf Bedingte Formatierung in einer Gruppe Stile Tab Heimat(Siehe Abbildung 6), Befehl auswählen Zellauswahlregeln, und wählen Sie in dem Fenster, das sich links oder rechts öffnet, den Befehl aus das Datum. Es öffnet sich ein gleichnamiges Dialogfeld, in dem sich zwei Listen befinden (Abbildung 8): In der linken müssen Sie die Position auswählen Heute, und auf der rechten Seite - eine Möglichkeit, Zellen zu formatieren, die diese Bedingung erfüllen, z. B. Hellrote Füllung und dunkelroter Text. Weiter klicken OK.

Abbildung 8 zeigt, wie es aussieht fertiger Tisch mit bedingter Formatierung. Durch Öffnen dieser Tabelle beispielsweise am 13.08.2012 kann der Sachbearbeiter leicht feststellen, welche Benachrichtigungen versendet werden.

Sie können das Vorhandensein der letzten „technischen“ Spalte in der Tabelle vorsehen, in jeder Zeile müssen Sie die Zahl 1 eingeben.Wenn Sie dann nach einem oder mehreren Kriterien filtern, zählen Sie immer schnell die Anzahl der gefilterten Reihen. Markieren Sie dazu die restlichen Zellen auf dem Bildschirm mit der Maus in dieser Spalte – MS Excel errechnet die Summe ihrer Werte und schreibt sie in die untere Bezugszeile unter das Excel-Blatt.

Abbildung 6

Bedingte Formatierung

Show zusammenklappen

Bedingungen der Ausführung von Dokumenten können auf unterschiedliche Weise interpretiert werden. Zum Beispiel, ab welchem Zeitpunkt soll die Laufzeit berechnet werden (ab dem Ausstellungsdatum der Bestellung oder dem darauf folgenden Tag)? Soll es in Kalender- oder Werktagen berechnet werden? Was ist mit Dokumenten, die am Wochenende fällig sind? Was ist, wenn es überhaupt keine Frist gibt? Auf all diese Fragen werden ausführliche Antworten gegeben, vieles wird anhand von Beispielen (insgesamt 16) im Artikel „Wie bestimmt man die Fristen? » auf Seite 12 der Zeitschrift Nr. 8" 2011

Es ist unrealistisch, die Ausführung aller Dokumente der Organisation zu kontrollieren. Daher helfen Ihnen Empfehlungen zur Bestimmung der Liste der Dokumente, die der Ausführungskontrolle unterliegen. Sie erfahren, welche Fristen in der Regel gesetzt werden und wie dies geschieht und wie mündliche Bestellungen kontrolliert werden können. Siehe den Artikel „Was werden wir kontrollieren? » auf Seite 30 im Magazin Nr. 7" 2011

26. Februar 2010 15:19 Uhr

Alexey Afanasiev, Qualitätsdirektor von InterTrust

Bei vielen Unternehmen in Russland, insbesondere bei denen, die in Russland überlebt haben letzten Jahren schnelles Wachstum ist ein und dasselbe Problem zu beobachten: die Unfähigkeit der Beamten der Organisation, eine qualitativ hochwertige und ordnungsgemäße Kontrolle über die Ausführung ihrer Anweisungen zu gewährleisten. In der Regel leiden neue Unternehmen unter diesem Problem, während Organisationen mit noch sowjetischer Vergangenheit sowie die Verwaltungen der kommunalen, regionalen und föderalen Behörden die Erfahrungen des direktiven Managements, das in unserem Land vor der Perestroika besonders beliebt war, sehr effektiv nutzen . Dieser Artikel setzt als Hauptziel gerade die Weitergabe von Erfahrungen im Bereich der Überwachung der Ausführung von Anordnungen von Führungskräften an moderne Unternehmen.

Nahezu jede Art von Managementtätigkeit einer Organisation ist mit der Ausführung von Anweisungen ihres Managements verbunden, daher ist es wichtig, die Kontrolle über die Ausführung von Anweisungen zu etablieren. Bestellungen können:

● in Form von Beschlüssen zu internen und eingehenden Dokumenten (z. B. Memos und Briefen) angebracht;

● in Verwaltungsdokumenten von Kollegialorganen (in Protokollen) und einzelnen Leitungsgremien (in Verfügungen und Anordnungen) formuliert werden.

In Bezug auf Bürgerbeschwerden stellen wir Folgendes fest. Formal ist das Verfahren für die Zusammenarbeit mit ihnen identisch mit der Bearbeitung eingehender Korrespondenz, jedoch werden die Fristen durch die aktuelle Gesetzgebung auf Bundesebene geregelt, was sowohl von dem Manager, der die Fristen festlegt, als auch von dem Auftragnehmer, der die Fristen festlegt, berücksichtigt werden sollte ist aufgefordert, diese Fristen einzuhalten.

Viele Dokumente im Laufe ihrer Lebenszyklus unter Kontrolle gebracht werden kann. Wir sehen sowohl den Stempel mit dem Buchstaben "K" als auch das Wort "Control", das mit einem roten Stift beschriftet oder in Form eines Aufdrucks hergestellt wurde (siehe Beispiel 1). Die Aufgabe solcher Notizen besteht darin, auf die Notwendigkeit aufmerksam zu machen, die im Text des Dokuments oder in der Resolution enthaltenen Anweisungen zu kontrollieren (in unserem Beispiel enthält der eingehende Brief eine Resolution mit der Anweisung von Ignatova Yu .S., was und wann zu tun ist). Bis zum Abschluss der Ausführung werden solche Dokumente in einem separaten Ordner gespeichert. Nach Abschluss der Ausführung wird hierüber auf dem Dokument vermerkt (in Beispiel 1 wurde am 07.10.2009 unten rechts ein Eintrag über den Vertragsabschluss und die Hinterlegung des Dokuments im Fall Nr. 08 gemacht -24).

Eine Aufgabe für Darsteller festlegen

Wer formuliert den Auftrag? Dies geschieht durch Führungskräfte auf allen Ebenen. Es ist nur so, dass normalerweise die Ausführung der Anweisungen der ersten Person oder des gesamten Top-Managements der Organisation unter Kontrolle gestellt wird und der DOW-Dienst damit befasst ist. Und die Anweisungen von untergeordneten Managern - Abteilungsleitern - werden in der Regel von Mitarbeitern derselben Abteilungen bearbeitet, die für die Büroarbeit in ihnen verantwortlich sind.

Es scheint, dass es bereits im Text einer Entschließung oder eines Verwaltungsdokuments klar und eindeutig formuliert sein sollte:

● die Bestellung selbst,

● Fälligkeitsdatum,

● bestimmter Darsteller.

Wenn mindestens eine dieser Bedingungen nicht erfüllt ist (was passiert), braucht es einen eigenen Mitarbeiter, der die Anforderungen an Führungskräfte klar umformulieren und ggf. in kleinere, aber mit klar definierten Leistungsträgern herunterbrechen kann.

Bei der Formulierung von Anweisungen ist es ratsam, sich an die folgenden einfachen Regeln zu halten: Die Formulierung sollte kurz und prägnant sein, Interpretationsmehrdeutigkeiten möglichst ausschließen und ein klar definiertes und messbares Ergebnis haben. All dies ermöglicht es Ihnen, keine Zeit mit zusätzlichen Klarstellungen der Bestellung zu verschwenden. Andererseits gibt dies dem Ausführenden ein Ziel und dem Autor des Auftrags das Vertrauen, dass das Ergebnis der Handlungen des Ausführenden erwartet wird.

Hier sind Beispiele für vage Formulierungen und die entsprechenden korrekten Textstrukturen:

Wenn die Kontrolle über die Ausführung von Anweisungen in der Organisation festgelegt wird, beginnen sich die Dokumente ziemlich bald zu ändern: Anstelle allgemeiner Anforderungen erscheinen kurze und vollständige Anweisungen mit einem bestimmten Ausführenden, einer Frist und einem erwarteten Ergebnis. Dadurch wird die Effizienz der Unternehmensführung deutlich gesteigert, was sowohl von der Geschäftsleitung als auch von den Eigentümern sofort wahrgenommen wird.

Auftragsausführungsfrist

Die Fristen für die Ausführung von Aufträgen in der Organisation werden normalerweise von dem Hauptautor festgelegt, der den Auftrag erstellt hat. In einigen Fällen kann die Frist für die Ausführung von Anweisungen durch ein lokales Gesetz der Organisation oder ein externes Regulierungsdokument festgelegt werden.

Lassen Sie uns hier die Musterregelungen für das Zusammenwirken der Bundesvollzugsbehörden zitieren:

Dokumentenfragment

Musterregelung für das Zusammenwirken der Bundesvollzugsbehörden, genehmigt. Dekret der Regierung der Russischen Föderation Nr. 30 vom 19. Januar 2005, geändert am 21. Februar 2008

Der Auftrag wird innerhalb der darin angegebenen Frist ausgeführt. Ist als Frist eine Frist bestimmt, so gilt als Fristbeginn das Datum der Unterzeichnung der Belehrung. Ein Auftrag mit dem Vermerk „dringend“ wird innerhalb von 3 Tagen ausgeführt. Die Angabe „unverzüglich“ sieht eine Frist von 10 Tagen zur Ausführung des Auftrages vor. Wenn die Ausführungsfrist in der Bestellung nicht angegeben ist, unterliegt sie der Ausführung innerhalb eines Zeitraums von bis zu 1 Monat ab dem Datum ihrer Unterzeichnung (bis zum entsprechenden Datum des nächsten Monats, und wenn es kein solches Datum in der Bestellung gibt nächsten Monat, dann bis zum letzten Tag des Monats). Fällt der letzte Tag der Ausführungsfrist einer Anweisung auf einen arbeitsfreien Tag, so wird sie am vorangehenden Geschäftstag ausgeführt.

Um das Managementsystem der Organisation zu verbessern, ist es sinnvoll, bei unter Kontrolle gestellten Aufträgen die Fristen zu vereinheitlichen - sie auf eine in der Organisation etablierte Basis zu bringen. Zunächst muss eine solche Entscheidung in einem lokalen Gesetz dokumentiert werden, zum Beispiel in der Büroarbeitsanweisung. Eine Änderung der Frist sollte auch nur in Fällen möglich sein, die in den örtlichen Akten der Organisation dokumentiert sind. Und natürlich sollte das eingeführte System zur Berechnung von Begriffen dem gesunden Menschenverstand entsprechen. Schließlich ist es schwierig, einen demotivierenderen Faktor für den Ausführenden zu finden als eine unmögliche Aufgabe.

Lassen Sie uns Beispiele für mehrere Formulierungen von Aufträgen geben und erläutern, welches Datum für jeden von ihnen als letzter Termin für die rechtzeitige Ausführung des Auftrags gilt. Das ist sehr wichtig, denn Bei diesem Thema gibt es oft Verwirrung.

Eine ziemlich häufige Situation ist, wenn ein Manager die Ausführung einer Aufgabe einem anderen Manager einer niedrigeren Ebene anvertraut und er nach eigenem Ermessen den Auftrag um eine weitere "Etage tiefer" senkt. Somit geht der Befehl durch die Hände mehrerer Führer, bevor er den endgültigen Vollstrecker erreicht. Wenn man diese Leiter hinuntergeht, kann sich die Aufgabe zwar in mehrere „Teilaufgaben“ „verzweigen“, die von verschiedenen Personen zu unterschiedlichen Zeiten ausgeführt werden. Dieses System wird als "verschachtelte Auftragserstellung" bezeichnet.

Beim Formulieren Bei „verschachtelten“ Aufträgen ist es wichtig, eine temporäre Reserve anzulegen. In Bezug auf die "übergeordnete" Bestellung sollten es mindestens 1 bis 3 Werktage sein. Es ist ratsam, ein zu starkes „Verschachteln“ von Anweisungen zu vermeiden und diejenigen Führungskräfte aus der Kette auszuschließen, die nur „den Staffelstab weitergeben“. Gibt es einen Testamentsvollstrecker, der für die Ausführung des gesamten Auftrages als Ganzes verantwortlich ist, wird er als „verantwortlicher Testamentsvollstrecker“ bezeichnet.

Wenn die Frist für die Ausführung einer Anordnung durch ein externes Regulierungsdokument geregelt ist, zitieren wir beispielsweise das Bundesgesetz Nr. 59-FZ „Über das Verfahren zur Prüfung von Bürgerbeschwerden in der Russischen Föderation“. Gemäß diesem Dokument beträgt die maximale Frist für die Prüfung eines schriftlichen Antrags eines Bürgers der Russischen Föderation 30 Tage und beginnt mit der Prüfung ab dem Zeitpunkt der Registrierung eines solchen Dokuments (das Gesetz sieht für dieses Verfahren 3 Tage ab dem vor sobald die Bewerbung eingegangen ist).

Benötigt ein Bürger beispielsweise für die Ausübung seiner Rechte die Hilfe einer kommunalen Selbstverwaltungsbehörde, so übersteigt die dafür erforderliche Zeit oft 1 Monat bei weitem. In einer solchen Situation erhält der Antragsteller innerhalb eines Monats eine schriftliche Antwort, die sein Anliegen nicht in der Sache löst, aber das Verfahren für die weitere Unterstützung der Behörde klar beschreibt. Im Machtorgan selbst sollte die auf der Grundlage der Prüfung einer solchen Beschwerde gebildete Anweisung mit einem regelmäßigen Bericht über die Entwicklung der Situation an den Leiter - den Verfasser der Anweisung - unter Arbeitskontrolle gestellt werden.

Es kommt häufig vor, dass Bürger ihre Beschwerden falsch adressieren. Und dann berücksichtigt der Adressat sie nicht, sondern leitet sie an die Stelle oder den Beamten weiter, zu deren Zuständigkeit diese Angelegenheit gehört. Das Gesetz sieht dies innerhalb von 7 Tagen ab dem Datum der Registrierung der Beschwerde vor. In diesem Fall wird der Bürger über eine solche Weiterleitung informiert. Übrigens verbietet das Gesetz ausdrücklich die Weiterleitung von Beschwerden zur Prüfung an die Stelle oder den Beamten, gegen deren Entscheidung oder Handlung (Untätigkeit) Berufung eingelegt wird.

Verfahren zur Kontrolle der Auftragsausführung

Nachdem nun die grundlegenden Informationen zur Erstellung von Anweisungen vorliegen, ist es notwendig, das Verfahren zur Überwachung der Ausführung von Anweisungen im Detail zu betrachten.

Beachten Sie das in einem bestimmten Unternehmen Arbeiten zur Kontrolle der Ausführung von Aufträgen können durchgeführt werden:

● manuell unter Verwendung einer Registrierungs- und Kontrollkartendatei (RCC);

● im elektronischen Dokumentenverwaltungssystem, wo die Zusammensetzung der in den „elektronischen Karten“ aufgezeichneten Informationen gleich bleibt, aber viele Vorgänge zur Benachrichtigung der ausübenden Künstler und zur Erstellung von Berichten über die Leistungsdisziplin automatisch durchgeführt werden;

● Es gibt noch eine Zwischenoption, wenn MS-Excel-Funktionen verwendet werden, um die Arbeit zu erleichtern - unter Kontrolle gebrachte Anweisungen werden in tabellarischer Form beschrieben, in der Sie dann Informationen nach Ausführenden, Fristen usw. filtern können. Siehe .

In der Phase „Übernehmen der Kontrolle“ registriert der Büroangestellte die Bestellung. Wenn es auf dem Dokument enthalten ist, dann wird ein Aufdruck des Stempels „K“ oder „Kontrolle“ darauf angebracht oder dasselbe mit einem hellen Stift geschrieben, es ist auch möglich, das Dokument einfach in den Ordner von kontrolliert zu verschieben Anweisungen.

Der Testamentsvollstrecker, der den Auftrag entgegennimmt, muss sich damit vertraut machen und vor Ablauf der auf der Bestellung angegebenen Frist die darin festgelegten Aufgaben erledigen. Wenn der Ausführende Arbeiten übertragen muss, die von anderen ihm unterstellten Mitarbeitern ausgeführt werden sollen, erstellt er Aufträge auf einer niedrigeren Ebene, wie wir bereits besprochen haben.

Erkennt der Ausführende, dass die Frist nicht der termingerechten Erledigung der gestellten Aufgaben entspricht, beantragt er bei dem Leiter, der die Anordnung erteilt hat, eine Verschiebung des Ausführungstermins. In einem anderen Fall, wenn dem Ausführenden bekannt ist, dass die Ausführung des Auftrags außerhalb seiner Zuständigkeit und seines Verantwortungsbereichs liegt, kann er die vollständige oder teilweise Stornierung des Auftrags beantragen.

Entscheidet sich der Vorgesetzte für eine Verschiebung oder Absage des Einsatzes, informiert er die für die Zeitsteuerung zuständige Person darüber. Anträge des Auftragnehmers auf Verschiebung oder Stornierung des Auftrags müssen in jedem Fall vor Ablauf der Auftragsfrist beim Manager eingereicht werden.

« Kontrolle über die Ausführung von Anweisungen in der Sache» wird in der Regel von einem Mitarbeiter durchgeführt, der kompetent genug ist, um die Relevanz des erzielten Ergebnisses für die Ausführung der im Auftrag festgelegten Aufgabe zu beurteilen. Eine solche Kontrolle kann von einer kompetenten Person nach Erhalt des Leistungsberichts eingeleitet und entweder durch Entzug der Kontrolle oder Rückgabe zur Überarbeitung abgeschlossen werden.

Das Verfahren der „Entfernung von der Kontrolle“ der Bestellung wird von dem Mitarbeiter durchgeführt, der die Ausführung der Bestellung in der Sache überwacht hat, sowie für den Fall, dass der Manager dem Antrag auf vollständige Aufhebung der Bestellung nachkommt.

Als Teil der Bühne Fristenausführungskontrolle» Ein dedizierter Mitarbeiter steuert die zeitliche Ausführung aller aktiven, also laufenden Aufträge gleichzeitig (wenn solche Arbeiten in der Organisation manuell oder mit MS Excel durchgeführt werden, dann erfolgt dies in der Regel durch das Sekretariat des Autors des Auftrages oder Mitarbeiter des DOW-Service). Derzeit kann der größte Teil dieser Arbeit von elektronischen Dokumentenverwaltungssystemen durchgeführt werden, die Testamentsvollstrecker über die Fristen für den Abschluss der Ausführung von Anweisungen informieren. Informieren ist eine Abbruchwarnung für alle Anweisungen, die nicht der Kontrolle entzogen wurden (siehe Beispiel 4).

Die Belastung des einzelnen Darstellers nimmt stetig zu und in der Folge beginnt die Leistungsdisziplin der Mitarbeiter aufgrund elementarer Vergesslichkeit zu sinken. Durch regelmäßiges Informieren der Mitarbeiter, z. B. wöchentlich, können Sie den Umfang der zu erledigenden Aufgaben klar nachvollziehen und sich im Zeitpunkt der Berichterstattung orientieren.

Infoblatt kann entweder kurz (siehe) oder vollständiger sein, mit der Zusammensetzung der Informationen, die in der Tabelle dargestellt werden. Übrigens, wenn wir in einer solchen MS-Excel-Tabelle Aufträge für einen bestimmten Auftragnehmer mit einer leeren Ausführungsmarkierung filtern, erhalten wir beim Drucken des Ergebnisses nur eine andere Version des Informationsblatts für den Auftragnehmer.

Wenn solche Blätter vom EDMS generiert werden, ist es zweckmäßig, in die tabellarische Form eine Spalte mit der Anzahl der verbleibenden Tage bis zum Ende des Fälligkeitsdatums aufzunehmen. Die Reihenfolge der Bestellungen nach Ablaufdatum ist ebenfalls sehr praktisch – dies ermöglicht dem Ausführenden, schneller zu navigieren und seine eigene Arbeitszeit effizienter zu verwalten.

Berichterstattung über Leistungsdisziplin

Einige Organisationen üben Zwischenberichterstattung der Darsteller. Ist es erforderlich, den Ausführungsfortschritt besonders wichtiger Weisungen regelmäßig zu überwachen, ergänzen deren Verfasser den Weisungstext mit Hinweisen auf die Notwendigkeit einer periodischen, z. B. wöchentlichen Berichterstattung, die während des gesamten Ausführungszeitraums zu erbringen ist. Ein Zwischenbericht wird in der Regel in freier schriftlicher Form oder in Form eines Memorandums erstellt. Diese Berichte können erstellt werden von:

● Darsteller selbst

● Untergeordnete Sekretärin,

● ein Mitarbeiter, der für die Leistungsdisziplin im Unternehmen verantwortlich ist.

Um das Niveau der Leistungsdisziplin in der Organisation regelmäßig oder auf Anfrage des Managements zu überwachen, werden verschiedene Arten von Berichten erstellt, die sich auf die Leistungsdisziplin beziehen können:

● einzelner leitender Angestellter;

● bestimmte Einheit

● die Organisation als Ganzes;

● Anweisungen eines bestimmten Leiters usw.

Für die Verwaltung in Form einer statistischen Zusammenfassung werden Informationen zusammengefasstüber gelieferte, ausgeführte sowie die Übertragung von Instruktionen auf einen anderen Berichtszeitraum. Um ein effektiveres Management der Leistungsdisziplin zu ermöglichen, werden verschiedene Berichtsmodelle verwendet. Varianten von Berichtsformularen werden in und nach Meinung von E. Kameneva vorgestellt.

Da solche Berichte sowohl für die Organisation als Ganzes als auch für ihre Abteilungen im Besonderen erstellt werden, werden nur diejenigen Beamten in die Gruppe der Ausführenden aufgenommen, denen der Leiter direkte Anweisungen erteilt. Zum Beispiel für Vorsitzender dies sind seine Stellvertreter und Leiter von Aktivitäten, während dies für den Abteilungsleiter die Abteilungs- und gegebenenfalls Bereichsleiter sind.

Auch wenn die Organisation nicht über eine vollwertige Automatisierung des Arbeitsablaufs durch das EDMS verfügt, ist ein solches Dokument recht bequem zu erstellen und elektronisch zu pflegen Microsoft-Tabellen Excel oder OpenOffice.org Calc. Diese Systeme haben eine weitgehend ähnliche Schnittstelle und Funktionalität, sie können helfen, die Buchhaltung zu automatisieren und das Berichtswesen in einem kleinen und mittleren Unternehmen aufzubauen. Die Hauptsache ist, genau zu wissen, was genau Sie am Ausgang erhalten müssen.

Meinung

Wir haben die Fragen der Platzierung und Entziehung von Aufträgen außer Kontrolle sowie die Methodik für die Ausführung von Anweisungen und die Berichterstattung über die Überwachung ihrer Ausführung berücksichtigt. Die im Artikel vorgeschlagenen Modelle des Richtlinienmanagements werden dazu beitragen, das Management der Organisation klarer und transparenter zu machen.

Application Control Ausführung von Aufträgen ist ein großartiges Tool, das Ihnen hilft, die Ausführung von Aufträgen in der Organisation zu kontrollieren. Trotz seiner Einfachheit ist das Programm sehr effektiv. Das Dienstprogramm Order Execution Control wurde in Microsoft Excel geschrieben, daher sind Tabellen die Hauptarbeitsumgebung dieses Programms. Die Struktur der Auftragstabellen wird vom Benutzer so konfiguriert, wie es für ihn bequem ist.

Das Programm ist mehrbenutzerfähig, mit der Möglichkeit, Zugriffsrechte festzulegen. Für einen normalen Mitarbeiter ist beispielsweise nur die Funktion zum Erstellen eines Berichts für Manager verfügbar. Zugriffsrechte werden vom Administrator konfiguriert. Für jedes Feld der Tabelle können Sie Verzeichnisse verbinden, die geben Zusätzliche Information. Aufgabenstatus (abgeschlossen, in Bearbeitung, nicht abgeschlossen) werden automatisch berechnet. Das Programm erstellt selbstständig Berichte, Sie können Vorlagen erstellen. Es ist möglich, Berichte in elektronischer Form zu exportieren. Für eine schnellere Entwicklung der Benutzer in diesem Programm wurde ein Schulungssystem hinzugefügt. Obwohl die Verwendung dieses Dienstprogramms nicht schwierig sein wird, insbesondere für jemanden, der mit Excel gearbeitet hat.

Jede Organisation steht früher oder später vor dem Problem, die vom Management gestellten Aufgaben zu kontrollieren. Jeder löst dieses Problem auf unterschiedliche Art und Weise: Der eine führt ein elektronisches Dokumentenmanagementsystem ein, der andere setzt Markierungen in den Registrierungsprotokollen, der andere legt ganz klassisch ein Archiv an. In diesem Artikel betrachten wir das Problem der Überwachung von Anweisungen des Managers bezüglich eingehender und interner Dokumente des Unternehmens und stellen Ihnen eine der Möglichkeiten vor, ein Kontrollsystem mit MS Outlook zu organisieren.

Was ist Aufgabenausführungskontrolle?

Der Auftrag des Managers beginnt normalerweise mit einem Beschluss, der auf ein eingehendes oder internes (z. B. auf ein Memo) Dokument gesetzt wird. Wie Sie wissen, muss der Beschluss unbedingt den Ausführenden, den Inhalt der Aufgabe und den Zeitraum angeben, in dem der Auftrag ausgeführt werden muss.

Wenn die Organisation kein Kontrollsystem hat, beendet der Manager bei der Auflösung in der Regel seine Arbeit an dem Dokument, und die Ausführung des Auftrags bleibt vollständig im Gewissen des Ausführenden. Im besten Fall wird sich der Direktor im Tagebuch eintragen, um die wichtigsten Fälle nicht aus den Augen zu verlieren, aber wenn das Volumen der eingehenden Dokumente mehrere zehn oder hundert pro Tag erreicht, wird ihn kein Tagebuch retten .

Folglich liegt die Pflicht zur Überwachung der Ausführung auf den schwachen Schultern der Sekretärin (optional auf einem der Büromitarbeiter). Auf die eine oder andere Weise besteht die Aufgabe des Controllers darin, sich mit dem Beschluss vertraut zu machen, den Auftrag dem Testamentsvollstrecker zu übermitteln und sicherzustellen, dass er rechtzeitig abgeschlossen wird.

Sind alle Dokumente unter Kontrolle?

Ganz am Anfang, wenn das Dokumentenkontrollsystem in Ihrer Organisation gerade erst entsteht, ist es besser, nur einen Teil der Dokumente zu kontrollieren. Welche – lassen Sie den Leiter persönlich entscheiden. Erstens wird es für den Controller einfacher, und zweitens wird die negative (wie immer bei Veränderungen vorkommende) Reaktion der Mitarbeiter geglättet. In Zukunft wird die Liste der zur Kontrolle gesendeten Dokumente schrittweise erweitert. Angenommen, in der ersten Phase wurde eine Entscheidung getroffen, um die Ausführung von Anweisungen zu erhaltenen Beschwerden zu kontrollieren Einzelpersonen, und auf Anfrage von Behörden.

Steigt ein Unternehmen jedoch sofort auf elektronisches Dokumentenmanagement um, hat es keine Qual der Wahl: EDMS-Programme verfolgen automatisch den Weg jedes Dokuments.

Erstellen Sie eine Aufgabe inFRAU Ausblick

Ausblick zuerst - Mail-Client, das das elektronische Dokumentenverwaltungssystem nur in Bezug auf die Kommunikation zwischen den Benutzern ersetzen kann; es macht alles erfolgreich notwendige Funktionen, insbesondere Überwachung der Aufgabenerfüllung und Berichterstattung.

Eine unabdingbare Voraussetzung für die Organisation der Kontrolle inFRAU Ausblick: Der Beschluss des Führers muss irgendwie übersetzt werden im elektronischen Format. Der Controller muss entweder das Dokument mit dem Beschluss scannen, um diese Datei an die Aufgabe anzuhängen, oder den Text des Beschlusses manuell in den Hauptteil der Aufgabe einfügen.

Um eine Aufgabe für einen Benutzer zu erstellen, starten Sie MS Outlook und wählen Sie Befehle im oberen Menü aus Datei, Schaffen und Befehl(Abb. 1), woraufhin sich ein neues Fenster öffnet - Ihre zukünftige Aufgabe.

Abb.1. Bestellung erstellen

Beginnen wir mit dem Ausfüllen der Felder. Im ersten von ihnen ( Denen) geben Sie die Anschrift des vom Direktor benannten Auftragnehmers an.

Wenn es mehrere Darsteller gibt, wird die Aufgabe für jeden separat erstellt (eine Funktion des Programms; sonst wird es schwierig, die Aufgabe zu verfolgen).

Zweites Feld Thema Sie müssen es so korrekt wie möglich ausfüllen, damit bereits daraus hervorgeht, worauf sich die Aufgabe bezieht, zum Beispiel:

Eintrag-234 vom 29.01.2013.

Dies ist sowohl für den Controller als auch für den Performer praktisch.

Das nächste wichtige Feld für uns ist Begriff. Sie richtet sich nach den Fristen für die Ausführung der in Ihrem Unternehmen akzeptierten Dokumente.

Wir erinnern Sie daran, dass die in der Praxis der Geschäftskommunikation übliche Frist 30 Kalendertage beträgt.

Neben dem Feld Begriff Sie können die Wichtigkeitsstufe der Aufgabe auswählen: niedrig, normal oder hoch.

Felder Heimatstaat und Bereit Beim Erstellen einer Aufgabe berührt der Controller diese normalerweise nicht, da der Ausführende noch nicht mit der Ausführung begonnen hat und der Beginn der für die Arbeit zugewiesenen Zeit der Moment ist, in dem die Aufgabe an den Ausführenden gesendet wird.

Auf der Speisekarte Optionen Sie können eine Aufgabe zur Wiederholung zuweisen, indem Sie auf die entsprechende Schaltfläche klicken.

Dies ist beispielsweise relevant für monatliche Berichte oder die Bereitstellung anderer Informationen in einer bestimmten Häufigkeit.

Hier werden Sie auch aufgefordert, eine Kategorie auszuwählen (falls Sie diese verwenden) und eine Erinnerung für den Künstler hinzuzufügen.

Bequem ist es, sich drei Tage vor Ablauf der Frist eine Erinnerung zu setzen: Am gewünschten Tag erhält der Darsteller ein Schreiben mit dem entsprechenden Inhalt.

Optionen Bewahren Sie eine aktualisierte Kopie dieser Aufgabe in der Aufgabenliste auf und Senden Sie mir einen Statusbericht, wenn eine Aufgabe abgeschlossen ist aktiviert und deaktiviert, indem Sie die Kontrollkästchen aktivieren.

Auf eine Notiz!

Kontrollkästchen (aus dem englischen Kontrollkästchen) - ein Element einer Grafik Benutzeroberfläche, die es dem Benutzer ermöglicht, einen Parameter mit zwei Zuständen zu steuern - ☑ an und ☐ aus.

Text wird in das Feld des Buchstabens eingegeben - Anweisungen, die zum Ausführen der Aufgabe erforderlich sind. Wenn es keine gibt, können Sie einen Standard erstellen Ich bitte Sie, die Entschließung zu lesen und die Anweisungen zu befolgen.

Gehen Sie zum Menü-Tab Einfügung. Hier fügen wir eine Briefdatei mit einer Auflösung zur Aufgabe bei.

Danach drücken wir Senden- und die Aufgabe geht an den zuständigen Ausführenden (Abb. 2).

Abb. 2. Senden einer Aufgabe zur Ausführung

Die Arbeit des Darstellers an der Aufgabe

Der Auftragnehmer erhält ein Schreiben mit einer Anlage, die die Aufgabe enthält. Nach dem Öffnen der Aufgabe sieht er eine Datei mit dem Beschluss des Managers, dem Fälligkeitsdatum und anderen Informationen, die Sie ihm gesendet haben (Abb. 3).

Reis. 3. Eingang der Aufgabe beim Ausführenden

zu fig - in dieser Figur gibt es keinen Punkt nach der Anweisung, aber in der vorherigen gibt es einen

Nach Abschluss des Auftrags muss der Auftragnehmer einen Bericht erstellen. Dazu müssen Sie in der Aufgabe wie in einer normalen E-Mail die Option auswählen Antwort, schreiben Sie den Berichtstext und senden Sie ihn an die Steuerung.

Der Bericht muss korrekt sein und enthalten aktuelle Informationüber die Erledigung der Aufgabe und nicht über eine einfache Abmeldung Erfüllt oder schlimmer, OK.

Ein Beispiel für einen Bericht über die Ausführung eines Auftrags:

Ein Schreiben vom 30.01.13 Nr. 323 wurde per Post an die Gegenpartei geschickt.

Erledigen einer Aufgabe

Nach Erhalt des Berichts markiert der Controller die Aufgabe als erledigt. Klicken Sie dazu in der Liste der Aufgaben mit der rechten Maustaste auf die Aufgabe und wählen Sie den Befehl im Dropdown-Menü aus Zur Ausführung, Und danach Als abgeschlossen markieren(Abb. 4).

Reis. 4. Erledigen einer Aufgabe

Berichterstattung

Die Überwachung der Ausführung von Aufträgen verliert jegliche Bedeutung, wenn der Controller die Qualität der Arbeit der Ausführenden nicht regelmäßig analysiert. Dazu müssen Sie einen Bericht erstellen, der sich auf die Parameter konzentriert, an denen Sie interessiert sind.

Um die gesamte Liste der von Ihnen gesendeten Bestellungen anzuzeigen, klicken Sie in der unteren linken Ecke des Bildschirms auf die Schaltfläche Aufgaben. Im mittleren Feld und in der linken Spalte wird eine Aufgabenliste erstellt momentane Sicht jede Wahl kann getroffen werden. Typischerweise verwenden Controller Views Detaillierte Liste , Überfällige Aufgaben und Durch verantwortlich(Abb. 5).

Abb.5. Detaillierte Ansichtsliste

Jede Liste kann gedruckt werden, indem Sie den entsprechenden Befehl aus dem Menü auswählen Datei.

Regulierung des Prozesses und Arbeit mit Personal

Wie bei jeder Innovation kann auf die Regelung des Prozesses der Überwachung der Ausführung von Weisungen nicht verzichtet werden. Es empfiehlt sich, die Regeln für das Stellen und Erledigen von Aufgaben in die Anweisungen für die Büroarbeit aufzunehmen. Wenn Sie noch keine haben, können Sie ein separates Dokument „Regeln ...“ oder „Anweisungen ...“ erstellen. Auf die eine oder andere Weise müssen Sie den Prozess so detailliert wie möglich beschreiben, und es ist wünschenswert, eine Beschreibung mit Screenshots bereitzustellen. Die Anweisung muss vom Generaldirektor genehmigt werden.

Gehe zu neues System Kontrolle bedeutet die Entstehung einer Reihe neuer Regeln, die für alle verbindlich sind. Die Einhaltung dieser Regeln wird Ihren Kollegen jedoch keine große Mühe bereiten.

Erstens, muss nun jeder Mitarbeiter MS Outlook immer eingeschaltet lassen. Überprüfen Sie als letzten Ausweg mindestens zweimal täglich Ihre Post.

Zweitens, Kollegen werden sich daran erinnern müssen: Die Aufgabe, deren Autor die Sekretärin ist, ist nicht seine (der Sekretärin) Laune. Dies ist nichts weiter als eine Anweisung des Regisseurs, gekleidet in elektronisches Formular. Es war der Direktor, der den Testamentsvollstrecker ernannte und die Frist für die Aufgabe festlegte, und es ist tatsächlich der Direktor, der ihm über die Durchführung Bericht erstatten muss und nicht dem Controller-Secretary.

Wie Sie sehen können, ist das Festlegen von Aufgaben in MS Outlook recht einfach und eignet sich gut für ein kleines Unternehmen, in dem täglich bis zu 20 Aufgaben festgelegt werden. Die Hauptsache ist, dass jeder der auf diese Weise übermittelten Anweisungen so korrekt wie möglich erstellt wird: Er hat einen bestimmten Adressaten und eine Ausführungsfrist und wird schriftlich übermittelt. Das Ende der Aufgabenbearbeitung ist klar festgelegt. Der Controller wiederum wird von Anrufen bei Darstellern mit Mahnung entlastet: Er muss nur noch dafür sorgen, dass die Fortschrittsmeldung rechtzeitig eintrifft.

Wir haben nur eine der Optionen zur Automatisierung des Systems zur Überwachung der Ausführung von Anweisungen in einer Organisation in Betracht gezogen. Wie jede der am Anfang des Artikels aufgeführten Kontrollmethoden hat auch diese ihre eigenen Vor- und Nachteile. Unserer Meinung nach ist dies jedoch eine der besten Budgetalternativen für ein Unternehmen, das gerade erst beginnt, elektronisches Dokumentenmanagement zu entdecken.

Evgenia Kozhanova, Spezialistin für vorschulische Bildungseinrichtungen und Personalverwaltung