کنترل اجرای سند قالب اکسل را دانلود کنید. نظارت بر اجرای اسناد و دستورات. تغییر فرم درخواست

اولین و واضح ترین ایرادی که باید برای خواننده خود توضیح دهم این است: چرا یک پروژه در اکسل انجام شود، اگر وجود دارد برنامه های تخصصی، از جمله موارد رایگان. بله، شما می توانید یک برنامه مدیریت پروژه خوب برای خود انتخاب کنید، با این حال، مشکل این است که همکاران شما این برنامه ها را ندارند که قطعاً مایلید وضعیت ها را با آنها به اشتراک بگذارید یا روی پروژه ها کار کنید. راهنمایی ها و تماس ها برای نصب یک برنامه مشابه، به عنوان یک قاعده، کار نمی کنند و احتمالاً بدون آن کاری دارید که انجام دهید.

اغلب در یک محیط شرکتی اتفاق می افتد که یک شرکت فقط برای برخی از کارمندان آماده خرید MS Project است که به طور کلی منطقی نیست. آپلود مداوم گزارش‌ها به HTML یا Excel از MS Project و ارسال آن‌ها از طریق پست برای همه افراد علاقه‌مند، کاری بسیار خسته کننده است. در حافظه من، هیچ کس این کار را انجام نداد، اگرچه ما (بخش فناوری اطلاعات) آن را به عنوان یک گزینه پیشنهاد دادیم. بیننده رایگانمایکروسافت فایل های MS Project را منتشر نمی کند. شرکت ثالث هم تا جایی که من میدونم (ولی پولی هم هست).

حال، اگر بتوان این پروژه را در MS Office که تقریباً در همه جا در دسترس است انجام داد... اکسل برای این کار مناسب است.

قالب پروژه دیگری برای اکسل؟

نه اینکه بگوییم چنین خوبی در اینترنت کم است. کافی. با این حال، قالب من کاملا راحت، کاربردی است و من برای آن پول نمی خواهم. تا آنجا که من توانستم با پیشنهادات مربوط به این موضوع آشنا شوم، آنها عمدتاً به کلاس های زیر تقسیم می شوند:

چیزی رایگان، اما بسیار ساده و بدبخت.

چیزی بوروکراتیک و غیرقابل هضم، مانند "مجموعه الگوهای اسناد پروژه از 55 فایل".

چیزی واقعا راحت است، اما برای پول.

زندگی واقعی ما را با حالت افراطی دیگر روبرو می‌کند: اکثر پروژه‌های کوچک و متوسط ​​اصلاً بدون هیچ مدرکی انجام می‌شوند، که شانس اجرا را به این پروژه‌ها اضافه نمی‌کند.

الگوی من برای کسانی است که می خواهند از افراط اجتناب کنند، کنترل پروژه را حفظ کنند و از هزینه های غیر ضروری اجتناب کنند.

ممکن ها

برنامه ریزی زمان و مراحل پروژه

ساختار دو سطحی مراحل پروژه

ضرب الاجل برای طرح و واقعیت

امکان همپوشانی نقاط مجاور پلان

حسابداری تکمیل اقلام طرح به درصد

حسابداری هزینه پولبر اساس مرحله (طرح/واقعی)

ارزیابی کیفیت کار مورد نیاز و به دست آمده

امکان تعیین نقاط عطف (میل استون) پروژه

توانایی مرتبط کردن یک مرحله خاص با یک خطر (ریسک) یا یک مشکل (مسئله)

اتوماسیون جدی در برنامه ریزی

نمودار گانت

مقیاس بندی زمان

امکان مشاهده برنامه برنامه ریزی شده یا برنامه واقعی

هایلایت رنگ آخر هفته ها و تعطیلات

حسابداری منابع

برنامه ریزی برای مقدار مورد نیاز منابع

حسابداری برای مقدار منابع موجود

مقایسه طرح و واقعیت

وضعیت پروژه (هیئت مدیره)

چراغ راهنمایی: برنامه، بودجه، کیفیت، منابع، خطرات، مشکلات

نشانگر جمع بندی

شاخص های کمی و تحلیلی

اطلاعات اولیه

مراحل اصلی

لیست مشکلات

لیست خطرات

به طور کلی، تابلو از نظر زیبایی شناختی کاملاً دلپذیر به نظر می رسد.

نگهداری دایرکتوری

ریسک های پروژه

مشکلات پروژه

1. تنظیمات

فشار دادن

من از نحوه بدست آوردن نمودار گانت خوشم آمد. من هرگز چنین مقیاسی ندیده بودم. این یک مثال عالی از نحوه تعامل فرمول ها و قالب بندی شرطی است.

الگو کاملاً پیچیده است و بدیهی است که ممکن است دارای خطا باشد. لطفا در صورت مشاهده هر گونه اشکال به من اطلاع دهید و در اسرع وقت آنها را برطرف خواهم کرد. به طور کلی توسعه این پروژه به تعداد بستگی دارد کاربران فعال. امیدوارم از این ابزار بهره مند شوید.

اجرای دستورات Application Control ابزاری عالی است که به شما در کنترل اجرای سفارشات در سازمان کمک می کند. با وجود سادگی، برنامه بسیار موثر است. ابزار Order Execution Control به زبان نوشته شده بود مایکروسافت اکسل، بنابراین محیط کار اصلی این برنامه جداول است. ساختار جداول سفارش توسط کاربر به گونه ای که برای او راحت است پیکربندی می شود.

این برنامه چند کاربره است، با قابلیت تعیین حقوق دسترسی. به عنوان مثال، برای یک کارمند عادی، تنها عملکرد ایجاد گزارش برای مدیران در دسترس خواهد بود. حقوق دسترسی توسط مدیر پیکربندی می شود. برای هر فیلدی از جدول، می‌توانید دایرکتوری‌هایی را که می‌دهند متصل کنید اطلاعات تکمیلی. وضعیت وظایف (تکمیل شده، در حال انجام، تکمیل نشده) به طور خودکار محاسبه می شود. این برنامه به تنهایی گزارش تولید می کند، شما می توانید قالب ایجاد کنید. گزارش ها را می توان به صادر کرد فرم الکترونیکی. برای توسعه سریعتر کاربران در این برنامه یک سیستم آموزشی اضافه شده است. اگرچه استفاده از این ابزار دشوار نخواهد بود، به خصوص برای افرادی که در اکسل کار کرده اند.

حل وظایف حسابداری و کنترل اجرای اسناد در محیط MS Outlook

1. با کلیک بر روی دکمه نوار ابزار، برنامه Outlook را اجرا کنید مایکروسافت آفیسیا با استفاده از دکمه شروع:

شروع - برنامه ها - Microsoft Outlook

2. گروه هایی از پوشه های کاری را در پنجره برنامه پیدا کنید.

اطلاعات حسابداری در مورد افراد در پوشه مخاطبین. پوشه Contacts مانند یک پایگاه داده سازماندهی شده است. در آن، ما می توانیم طیف گسترده ای از اطلاعات را ذخیره کنیم: آدرس پست الکترونیک, آدرس پستی، چند شماره تلفن و برخی اطلاعات شخصی مرتبط با مخاطب، مانند تولد و سالگرد. وقتی نام یا آدرس مخاطبی را وارد می‌کنید، Outlook این اطلاعات را به اجزاء جدا می‌کند و آنها را در فیلدهای جداگانه قرار می‌دهد. ما می توانیم مخاطبین را بر اساس هر قسمت از نام یا آدرس مرتب کنیم، گروه بندی و فیلتر کنیم. به سادگی روی دکمه مورد نظر کلیک کنید یا یک فرمان منو را انتخاب کنید تا درخواست جلسه، ایمیل یا کار برای آن مخاطب ارسال شود. هنگام ذخیره اطلاعات تماس در یک فایل، نام فایل می تواند این باشد: نام، نام خانوادگی، نام شرکت، نام مستعار شخص تماس یا هر کلمه دیگری که به شما کمک می کند سریعا این مخاطب را پیدا کنید، به عنوان مثال، "کترینگ" . برای هر مخاطب می توانید حداکثر سه آدرس وارد کنید. یکی از آنها را می توان به عنوان پست مشخص کرد، پس از آن می توان آن را روی برچسب های پستی، پاکت نامه چاپ کرد و برای ایجاد نامه برای چندین گیرنده استفاده کرد.

هنگامی که مخاطبین را در تقویم ایجاد می کنید، پیامی در مورد رویداد مرتبط با مخاطب، مانند تولد فرد مشخص شده، به طور خودکار در صفحات مربوطه ظاهر می شود.

تکنولوژی کار

1. پوشه "Contacts" را باز کنید.

2. بیایید یک مخاطب جدید ایجاد کنیم. برای انجام این کار، بر روی دکمه "ایجاد" در نوار ابزار کلیک کنید. پنجره تماس باز خواهد شد

3. اطلاعات تماس را در فیلدهای پیشنهادی در تب General وارد کنید. در کنار برخی از فیلدها دکمه هایی وجود دارد که به شما امکان می دهد اطلاعات را با دقت بیشتری وارد کنید. به عنوان مثال، روی دکمه "نام کامل" کلیک کنید. یک پنجره اضافی برای وارد کردن نام باز می شود. فیلدهای مرتبط با نام مخاطب را پر کنید.

4. اجازه دهید به تب "جزئیات" برویم. پر کنیم اطلاعات اضافیدر مورد تماس اگر اطلاعی نداریم یا نیازی به اطلاعات نداریم، می توانید فیلدها را خالی بگذارید.

5. در برگه "عملکردها"، تمام اقدامات مرتبط با این مخاطب در آینده منعکس خواهد شد: تماس های تلفنی، ارسال پیام و موارد دیگر.

6. اطلاعات مربوط به هر مخاطب در یک کارت جداگانه ذخیره می شود. بیایید پنجره تماس را ببندیم و ببینیم چگونه اطلاعات در پوشه Contacts ارائه می شود.

7. بیایید چندین تماس از سازمان های مختلف ایجاد کنیم که شرکت ما با آنها روابط تجاری را حفظ می کند.

8. بیایید چندین تماس با کارمندان یک شرکت ایجاد کنیم. برای این:

روی مخاطب موجود دوبار کلیک کنید.

یک فرمان را از منوی "عملکردها" انتخاب کنید - "ایجاد یک مخاطب در همان شرکت"؛ پنجره ای باز می شود که در آن برخی از فیلدهای مربوط به آدرس و شماره تلفن شرکت قبلاً پر شده است.

اطلاعات گم شده را وارد کنید و همچنین در صورت لزوم اطلاعات موجود را تغییر دهید.

9. بیایید اطلاعات مربوط به کارمندان شرکت خود و اول از همه اطلاعات مربوط به مدیر را به پوشه "Contacts" اضافه کنیم.

10. نمای فعلی اطلاعات مخاطبین موجود در پوشه را با استفاده از دستور "View" - "Current View" و انتخاب یک نمای از لیست پیشنهادی تغییر دهید:

کارت های آدرس

کارت های آدرس دقیق

لیست تلفن

سازمان ها یا دیگران.

تماس تلفنی. حسابداری مکالمات تلفنی تجاری بسیار مهم است. پیش از این، با سازماندهی خوب کار، از یک دفترچه ضبط تلفن ویژه استفاده می شد که اطلاعاتی را منعکس می کرد: با چه کسی یا از چه کسی تماس گرفته شده است، تاریخ، زمان، متن پیام، چه کسی دریافت کرده است (ارسال شده). در محیط Outlook، می توانید به طور خودکار یک رکورد از مکالمات تلفنی انجام شده ایجاد کنید.

اگر مودم دارید، Outlook می تواند شماره تلفن مخاطبین را شماره گیری کند. در عین حال، Outlook می تواند زمان مکالمه را که در Diary وارد می شود، ضبط کند. همچنین می توانید یادداشت هایی درباره مکالمه در آنجا اضافه کنید.

تکنولوژی کار

1. پوشه "Contacts" را باز کنید. مخاطبی را که می خواهید با آن تماس بگیرید انتخاب کنید.

2. در نوار ابزار، فهرست را با کلیک بر روی دکمه "Autodial" گسترش دهید یا دستور "Call contact" را از منوی "Actions" انتخاب کنید. یکی از شماره های تماس را از لیست انتخاب کنید. پنجره تماس جدید باز می شود.

3. کادر «ایجاد یک ورودی در دفتر خاطرات برای هر تماس» را علامت بزنید.

4. بر روی دکمه "تماس" کلیک کنید. اگر مودم وجود داشته باشد، شماره گیری بلافاصله شروع می شود. شماره تلفنو پنجره تماس تلفنی در همان زمان باز می شود. وقتی مودم وصل شد، می‌توانید گوشی را بردارید و پنجره تماس جدید را ببندید.

اگر به صورت گروهی کار می کنیم و برنامه های خود را از طریق شبکه به سایر شرکت کنندگان منتقل می کنیم، به ویژه مهم است که پارامترهای استخدام را مشخص کنیم. گزینه های استخدامی ما به آنها کمک می کند تا ساعات کاری خود را برنامه ریزی کنند.

5. در پنجره «تماس تلفنی»، موضوع گفتگو را یادداشت می کنیم و محتوای گفتگو را با جزئیات بیشتری شرح می دهیم. با شرایط خوب، منشی می تواند همزمان صحبت کند و مکالمه را ضبط کند.

6. پنجره را پس از ضبط اطلاعات مربوط به تماس در آن ببندید. در پاسخ به سؤال برنامه "تغییرات ایجاد شده را ذخیره کنید؟" جواب مثبت بده پس از آن، اطلاعات مربوط به تماس تلفنی در کارت تماس و در "خاطرات" ذخیره می شود.

ادغام پوشه مخاطبین با اسناد Word. هنگام ارسال نامه باید آدرس گیرندگان را روی پاکت ها بنویسیم و همچنین آدرس برگشتی را نیز بنویسیم. این کار را می توان به صورت خودکار با استفاده از اطلاعات موجود در پوشه Contacts انجام داد. برای این کار از حالت "Merge" در محیط نرم افزار Word استفاده کنید.

تکنولوژی کار

1. بیایید باز کنیم سند جدیدکلمه.

2. بیایید دستور "Service" - "Envelopes and Labels" را اجرا کنیم. پنجره پاکت ها و برچسب ها باز می شود.

3. به تب "پاکت" برویم. ما فیلدهایی برای درج آدرس گیرنده و آدرس برگشتی خواهیم دید. در بالای هر فیلد یک نماد دفترچه آدرس وجود دارد.

4. در قسمت گیرنده، روی دکمه کلیک کنید دفترچه آدرس. در پنجره باز شده، مخاطب را انتخاب کنید.

5. در قسمت بازگشت آدرس، روی دکمه دفترچه آدرس کلیک کنید. در پنجره باز شده، نام مدیر یا کارمند دیگری از شرکت خود را که نامه از طرف او ارسال شده است، انتخاب کنید. کادر انتخاب «چاپ نشود» را خاموش کنید.

6. برای انتخاب سایز پاکت بر روی دکمه "گزینه ها" کلیک کنید. از لیست انتخاب کنید سایز درستپاكت نامه.

7. برای مشاهده نوشته روی پاکت، روی دکمه «افزودن» در پنجره «پاکت ها و برچسب ها» کلیک کنید.

پوشه با شروع Outlook باز می شود. هنگامی که محیط Outlook را راه اندازی می کنید، یکی از پوشه ها مانند Inbox به طور خودکار باز می شود که حاوی اطلاعاتی در مورد ایمیل های دریافتی است. با این حال، کاربر می تواند به طور مستقل پوشه ای را که هنگام شروع یک برنامه باز می شود، به عنوان مثال Outlook امروز، مشخص کند.

تکنولوژی کار

1. بیایید برنامه Outlook را شروع کنیم.

2. در منوی "ابزار"، مورد "گزینه ها" را انتخاب کنید.

3. به تب "Advanced" بروید و روی دکمه "Advanced Options" کلیک کنید.

4. در پنجره ای که باز می شود، لیست پوشه های "Open" را باز کرده و پوشه "Outlook today" را انتخاب کنید که با شروع Outlook باز می شود.

5. کار با برنامه را تمام کنیم.

6. برنامه را دوباره باز کنید و مطمئن شوید که پوشه ای که مشخص کرده اید در هنگام راه اندازی باز می شود.

پیکربندی کاربر محیط نرم افزار Outlook به شما امکان می دهد هر دو را سازماندهی کنید کار شخصیهر کارمند و کار گروهی کار گروهی به معنای امکان کار با اسناد مشابه است.

برای سازماندهی کار گروهی کارکنان، لازم است که یک شبکه در سازمان سازماندهی و نصب شود قوانین عمومیآدرس دهی و ارسال فایل ها از طریق شبکه از یک کارمند به کارمند دیگر. این مسائل توسط یک کارمند ویژه - مدیر شبکه، که به شما در یک محل کار خاص آموزش می دهد، رسیدگی می شود.

محیط نرم افزار Outlook سه حالت ایمیل را ارائه می دهد:

فقط اینترنت؛

شرکتی یا برای گروه های کاری؛

بدون ایمیل

در این بخش به بررسی این امکان می پردازیم عمر باتریو همچنین قابلیت های اولیه کار گروهی با استفاده از ایمیل شرکتی یا اینترنت.

قبل از شروع کار در محیط Outlook باید خود را به عنوان کاربر این برنامه در تعریف کنیم این کامپیوتر. این کار با ایجاد یک حساب کاربری اینترنتی انجام می شود. چنین رکوردی بیشتر شما را به‌طور پیش‌فرض به‌عنوان فردی که مسئول انجام تمام وظایف و تکالیف در محیط Outlook است، تعریف می‌کند.

تکنولوژی کار

1. در منوی "ابزار"، مورد "گزینه ها" را انتخاب کنید.

2. اجازه دهید به تب "تحویل نامه" برویم.

3. بر روی دکمه "تغییر تنظیمات ایمیل خدمات" کلیک کنید.

4. مطمئن شوید که رایانه ما برای کار با نامه "Only Internet" تنظیم شده است. بر روی دکمه "لغو" کلیک کنید.

5. در منوی "سرویس" مورد "حساب ها" را انتخاب کنید.

6. در کادر محاوره‌ای «حساب‌های اینترنتی»، برگه «ایمیل» را انتخاب کنید.

دفتر کار فناوری رایانهچشم انداز

7. حساب های موجود را بررسی کرده و بر روی دکمه «افزودن» کلیک کنید. جادوگر اتصال به اینترنت شروع می شود. در مرحله بعد، مراحل "جادوگر" را دنبال کنید:

نامی را وارد کنید، به عنوان مثال، Anna Ilyina یا نام خودتان؛

یک آدرس ایمیل، برای مثال This آدرس ایمیلمحافظت از ربات های هرزنامه برای مشاهده باید جاوا اسکریپت یا URL خود را فعال کنید.

سرور پیام ورودی را مشخص کنید: mail.ru یا سرور خود.

سرور را برای پیام های خروجی مشخص کنید: mail.ru یا سرور خود.

نشان می دهیم حساب(می توانید رمز پیشنهادی "استاد" را بگذارید) و در صورت لزوم رمز عبور.

سوئیچ "روش اتصال به اینترنت" را به صورت دستی تنظیم کنید.

ما کار "جادوگر" را با کلیک بر روی دکمه "پایان" کامل می کنیم. کادر محاوره ای "حساب های اینترنتی" دوباره روی صفحه ظاهر می شود و حساب ایجاد شده در آن ظاهر می شود.

8. اکانت ایجاد شده را هایلایت کنید. بر روی دکمه "Properties" کلیک کنید. بررسی و در صورت لزوم، ویژگی های حساب را تغییر دهید.

9. بر روی دکمه "Set as default" کلیک کنید. اکنون آنا ایلینا (یا خودمان) را به عنوان کاربر برنامه شناسایی کرده ایم.

10. کادر محاوره ای را ببندید.

برنامه ریزی زمان کار کار منشی بسیار متنوع است. این شامل تهیه اسناد، و تماس های تلفنی، و سازماندهی پذیرایی از بازدیدکنندگان و موارد دیگر می شود. این فعالیت که با حل مسائل جاری مرتبط است، برای شخص ناآشنا نامرئی است. با این حال، اثربخشی شرکت به میزان موفقیت و سرعت انجام آن بستگی دارد.

در محیط Outlook، همه رویدادها به گروه‌های زیر تقسیم می‌شوند که قبلاً درباره آنها می‌دانید: قرار ملاقات‌ها، جلسات، رویدادها، وظایف و تماس‌های تلفنی.

جلسات. جلسه رویدادی است که یک یا دو نفر در آن حضور دارند. زمان جلسه بین آنها توافق شده و در تقویم رزرو می شود. این جلسه نیازی به دخالت منابع ندارد: مکان های خاص، زمان آماده سازی، هزینه های مواد. یک جلسه را می توان گزارش روزانه به رئیس و تماس تلفنی و دریافت بازدیدکنندگان نامید. نکته مهم این است که، به عنوان یک قاعده، از نظر زمان صرف شده برای آماده سازی، این یک موضوع کوچک است. برای آن برنامه ریزی شده است زمان مشخصو یک طرفه (به صورت شخصی توسط منشی انجام می شود) یا دو طرفه (دو گفتگو) می باشد.

تکنولوژی کار

1. روی جدول زمانی "لحظه" کلیک کنید که زودتر از نیم ساعت از زمان فعلی قرار ندارد.

2. موضوع جلسه را یادداشت کرده و "Enter" را فشار دهید.

جلسه با یک نماد هشدار ویژه مشخص خواهد شد. برنامه به طور خودکار 15 دقیقه قبل از شروع جلسه منتشر می شود سیگنال صوتیهشدار جلسه آتی

3. منتظر سیگنال صوتی باشیم.

4. تغییر مدت زمان جلسه:

نشانگر ماوس را روی لبه بالا یا پایین رکورد قرار قرار دهید (اشکال نشانگر ماوس تغییر خواهد کرد).

مرز جلسه را ضبط و جابجا کنید.

5. بیایید چند جلسه دیگر با موضوعات مختلف برای روزهای آینده ایجاد کنیم.

گزینه های جلسه را تغییر دهید هنگام تعیین قرار ملاقات، می توانید آن را با یک مخاطب مرتبط کنید. سپس اطلاعات مربوط به آن در اطلاعات تماس ثبت می شود. با استفاده از این اطلاعات، همیشه می توانید به یاد داشته باشید که چه زمانی و چه جلساتی با مخاطب برگزار شده است، آنها در مورد چه چیزی بوده اند. هنگام برنامه ریزی یک قرار، می توانیم گزینه های مشغول را مشخص کنیم.

تکنولوژی کار

1. با دوبار کلیک کردن روی موضوع یا روی یک خط خالی در دفتر خاطرات، پنجره گزینه های جلسه را باز کنید.

2. تب "Meeting" را در نظر بگیرید.

3. بیایید کارهای زیر را انجام دهیم:

تغییر موضوع جلسه؛

محل ملاقات را مشخص کنید؛

پرچم اعلان را خاموش کنید.

پارامترهای استخدام را تنظیم کنید: مشغول، آزاد، مشکوک، بیکار.

4. جلسه را با مخاطب مرتبط کنید. برای انجام این کار، روی دکمه "Contacts" در پایین کادر محاوره ای کلیک کنید و نام مخاطبی را که جلسه با او برنامه ریزی شده است را از لیست مخاطبین باز شده انتخاب کنید.

یادداشت ها و پیوست ها. معمولاً برخی از مسائل تجاری در طول جلسه مورد بحث قرار می گیرد. ما می توانیم در پنجره جلسه یادداشت برداری کنیم، یادداشت برداری کنیم، در مورد چه موضوعاتی قرار است بحث شود، پیشنهاداتی در مورد موضوعات مورد بحث و غیره داشته باشیم. اگر سندی برای جلسه آماده می‌شود، می‌توانید آن را مستقیماً در پنجره جلسه جای‌گذاری کنید یا به آن پیوند دهید.

تکنولوژی کار

1. پنجره جلسه را باز کنید

2. در کادر متنی یادداشت های جلسه، متن را یادداشت کنید: «درباره شرایط کار، تعداد شرکت کنندگان و محدوده سؤالات آنها بحث کنید».

3. فایل ایجاد شده و ذخیره شده در رایانه را به جلسه پیوست کنید:

روی دکمه "افزودن فایل" (یا منوی Insert - File) کلیک کنید.

در پنجره نمای کلی پیدا می کنیم فایل مورد نظرو بر روی دکمه "Insert" کلیک کنید (آیکون فایل در پنجره ظاهر می شود).

4. همچنین می توانیم محتویات فایل را Paste کنیم:

"Object" را از منوی "Insert" انتخاب کنید.

در کادر محاوره ای، سوئیچ "ایجاد از فایل" را تنظیم کنید.

بر روی دکمه "مرور" کلیک کنید و نام فایل را در کادر محاوره ای انتخاب کنید.

با کلیک بر روی دکمه "OK" کادرهای محاوره ای را ببندید و مطمئن شوید که محتوای فایل در قسمت یادداشت ها ظاهر می شود.

جلسات مکرر را برنامه ریزی کنید. در کار منشی جلساتی وجود دارد که به صورت دوره ای تکرار می شود. به عنوان مثال، گزارشی به مدیر در ابتدای هر روز کاری تهیه می شود، اسناد در پایان روز کاری امضا می شود، جلساتی در هفته یک بار در مورد برنامه ریزی کارهای آینده و گزارش پیشرفت برگزار می شود. همه انواع جلسات لیست شده را می توان در تقویم به عنوان تکراری علامت گذاری کرد. در این صورت به صورت خودکار در روزهای برنامه ریزی شده ثبت خواهند شد.

تکنولوژی کار

1. بیایید چندین جلسه در تقویم ایجاد کنیم، که سپس یک علامت تکرار به آنها اختصاص داده می شود (جدول 1).

جدول 1 - رویدادهای تکرار شونده

2. علامت تکرار را برای جلسه تنظیم کنید:

برای باز کردن پنجره جلسه دوبار کلیک کنید.

در نوار ابزار، روی دکمه "تکرار" کلیک کنید.

در کادر محاوره‌ای "تکرار جلسه"، پارامترهای تکرار لازم را تنظیم کنید.

بیایید پنجره جلسه را ببندیم و تاریخ های دیگری را در تقویم پیدا کنیم که برای آنها یک جلسه تکراری به طور خودکار ثبت می شود.

جلسات و رویدادها را برنامه ریزی کنید. این جلسه شامل دعوت از چند شرکت کننده است. محیط نرم افزار Outlook به شما این امکان را می دهد که شرکت کنندگان را از پوشه Contacts انتخاب کرده و به طور خودکار برای آنها دعوت نامه ارسال کنید. این نوع کار ارتباط مستقیمی با امکان کار گروهی در شبکه دارد. رویداد یک رویداد تمام روز است.

تکنولوژی کار

1. بیایید یک جلسه تکراری "Planerka" را باز کنیم.

2. روی برگه «در دسترس برای اعضا» کلیک کنید. با کلیک بر روی این برگه، قرار ملاقات به صورت خودکار به جلسه تبدیل می شود.

3. برای انتخاب شرکت کنندگان و ارسال دعوت نامه، بر روی دکمه "دیگران" کلیک کنید. دفترچه آدرس باز خواهد شد.

4. شرکت کنندگان جلسه را انتخاب کنیم.

5. در لیست ایجاد شده، بر روی نماد ارسال دعوت نامه در کنار هر شرکت کننده کلیک کنید و دعوت نامه های "ارسال" یا "عدم ارسال" را انتخاب کنید.

6. هنگام تشکیل پوشه "مخاطبین"، تمام تاریخ تولدها و سالگردها به طور خودکار در دفتر خاطرات روزهای مربوطه به عنوان رویداد ثبت می شوند. چنین ورودی در روز مناسب، لزوم تبریک گفتن به شریک را یادآوری می کند، که نشانه ای از ادب در ارتباطات تجاری است. رویداد در سربرگ برگه خاطرات نشان داده شده است. بیایید به دفترچه خاطرات نگاه کنیم و مطمئن شویم که تولد کارمندان و شرکای شما مطابق با آن ثبت شده است.

7. بیایید یک رویداد برای کل روز "سمینار مدیران" ایجاد کنیم:

برای باز کردن یک قرار جدید، دوبار کلیک کنید.

کادر "تمام روز" را علامت بزنید؛

بقیه پارامترهای جلسه را تنظیم کنید: موضوع، مکان، تاریخ، زمان، شرکت کنندگان.

یک کار ایجاد کنید. نوار وظیفه در پنجره پوشه Calendar قرار دارد. یک کار، برخلاف جلسه، تاریخ و زمان مشخصی ندارد. فقط تاریخ شروع و سررسید مشخصی دارد. وظایف در یک پوشه جداگانه با همین نام ذخیره می شوند. نوار وظیفه در تقویم به پوشه Tasks مرتبط است. می توانید گزینه های کار زیر را تنظیم کنید:

موضوع کار را مشخص کنید؛

تعیین تاریخ شروع و مهلت.

بیایید مراحل تکمیل را دنبال کنیم: شروع نشده، در حال انجام، تکمیل شده، به تعویق افتاده، در انتظار.

درصد تکمیل کار را مشخص کنید.

کار را به مجری دیگری محول کنید و اجرا را کنترل کنید.

یک کار را با یک مخاطب مرتبط کنید.

یک فایل پیوست کنید یا یادداشت ها را یادداشت کنید.

بیایید نمایش اطلاعات مربوط به کار را در پنجره تغییر دهیم.

بسیاری از این گزینه ها مشابه گزینه های جلسه هستند.

تکنولوژی کار

1. ارائه اطلاعات مربوط به وظایف را در پوشه "Calendar" و در پوشه "Tasks" در نظر بگیرید. آنها از بسیاری جهات منطبق هستند.

2. بیایید به پوشه "Tasks" برویم.

3. برای ایجاد یک کار، روی خط با عنوان "Click" - "add element" - "Task" کلیک کنید. به این ترتیب، می توانیم موضوع، "تاریخ سررسید" و برخی پارامترهای دیگر "Tasks" را تنظیم کنیم. ما "سفارش تایید برنامه تعطیلات" را می نویسیم و مهلت را در کشویی "تقویم" نشان می دهیم، سپس "Enter" را فشار می دهیم.

4. برای وارد کردن اطلاعات دقیق در مورد کار، دوبار کلیک کنید تا پنجره تنظیمات کار باز شود.

5. تاریخ شروع، وضعیت، درصد اتمام کار را وارد کنید. پرچم اعلان را تنظیم کنید.

6. «فایل با سفارش» را به کار ضمیمه کنید.

7. بیایید چند کار دیگر برای 5 روز آینده ایجاد کنیم:

جمع آوری اطلاعات در مورد تعطیلات؛

ما برنامه ای برای سمینار ترسیم خواهیم کرد.

تهیه فهرستی از شرکت کنندگان در سمینار؛

برای شرکت کنندگان در سمینار پیام های تلفنی ارسال خواهیم کرد.

واگذاری کار به شخص دیگر و کنترل اجرا. منشی نه تنها به طور مستقل وظایف مدیر را انجام می دهد، بلکه می تواند به دستور او، اجرای کار را به کارمند دیگری واگذار کند و بر اجرا نظارت کند.

محیط نرم افزار Outlook به شما این امکان را می دهد که از پوشه Contacts به هر شخصی یک کار اختصاص دهید. هنگامی که یک وظیفه تعیین می شود، به طور خودکار از طریق شبکه برای کارمندی که مالک آن وظیفه می شود، ارسال می شود. وظیفه محول شده در پوشه منشی ذخیره می شود که بنابراین می تواند پیشرفت اجرای آن را کنترل کند.

تکنولوژی کار

1. پنجره کار "ارسال پیام های تلفنی به شرکت کنندگان در سمینار" را باز کنید.

2. در نوار ابزار، روی دکمه "Assign task" کلیک کنید. خط "To..." ظاهر می شود.

3. بر روی دکمه "به ..." کلیک کنید. پنجره گیرنده باز خواهد شد.

4. مخاطب مورد نظر را با کلیک انتخاب کرده و با کلیک بر روی دکمه «به ...» به لیست گیرندگان پیام منتقل کنید.

5. بیایید پنجره را ببندیم و مطمئن شویم که مخاطب انتخاب شده در خط "To ..." نشان داده شده است.

6. پنجره وظیفه را ببندید. Outlook فوراً ارسال کار را آغاز می کند. پس از اینکه وظیفه ای را به شخص دیگری واگذار کردیم، دیگر مالک آن نیستیم، یعنی نمی توانیم پارامترهای آن را تغییر دهیم. ما فقط می توانیم اجرای کار را کنترل کنیم.

7. بیایید به پوشه "Tasks" نگاه کنیم تا ببینیم نماد "Tasks" چگونه تغییر کرده است. نماد جدید به این معنی است که کار به شخص دیگری واگذار شده است. وظایف در یک پوشه توسط افرادی که مسئول اجرا هستند گروه بندی می شوند.

8. بیایید چند کار دیگر ایجاد کنیم و آنها را از پوشه "Contacts" به افراد مختلف اختصاص دهیم.

نمای جزئیات کار را تغییر دهید. اطلاعات مربوط به کار در قالب یک جدول ارائه شده است. عناوین ستون ها گزینه های کار نمایش داده شده را نشان می دهد. محیط نرم افزار به شما امکان می دهد ارائه اطلاعات مربوط به کار را تغییر دهید. برای انجام این کار، از آیتم "نمای فعلی" از منوی "نمایش" استفاده کنید. اگر به دلایلی از نماهای ارائه شده توسط برنامه راضی نیستیم، می توانیم هر تعداد ستون در جدول، روش های گروه بندی و مرتب سازی وظایف را خودمان تنظیم کنیم.

تکنولوژی کار

1. پوشه "Tasks" را باز کنید.

2. در منوی "View" مورد "Current View" و از منوی اضافی یکی از انواع view را انتخاب کنید.

3. ببینیم نمای کار چگونه تغییر کرده است.

4. بیایید انواع دیگر نمایندگی را اعمال کنیم.

5. بر روی نوار عنوان کلیک راست کنید.

6. در منوی زمینه"تغییر نمای فعلی" را انتخاب کنید. پنجره View Details باز می شود.

7. بیایید به محتویات دکمه ها نگاه کنیم. با استفاده از کادرهای محاوره ای دکمه، نمای را تغییر دهید.

یک یادداشت ایجاد کنید. یادداشت یک یادداشت کوچک برای به خاطر سپردن است. متن یادداشت می تواند متنوع ترین باشد: فکری که نمی خواهید فراموش کنید. یادآوری چیزی برای خود یا کارمند دیگری؛ یک حکایت تازه که می توانید هر از گاهی به همسرتان بگویید. نقل قول و موارد دیگر در یک دفتر غیر کامپیوتری، گاهی اوقات می توانید چنین تصویری را ببینید. همه جا - روی میز، روی تلفن، روی دیوار، روی شیشه پنجره، روی ابزار تحریر - کاغذهای کوچکی با چند نت چسبانده شده است. اینها یادداشت هستند. توافق کنید که چنین دفتری می تواند بدهد غریبهبا این حال، ایده اشتغال قوی کارمندان بسیار بی توجه به نظر می رسد.

یادداشت‌ها در محیط نرم‌افزار Outlook، آنالوگ الکترونیکی یک دفترچه یادداشت کاغذی با برگه‌های پاره‌شونده هستند. از یادداشت ها برای نوشتن سؤالات، یادآوری ها و موارد دیگر استفاده می شود که معمولاً روی یک دفترچه یادداشت می شود. یادداشت‌ها همچنین برای ذخیره اطلاعاتی که ممکن است بعداً به آن نیاز داشته باشید، مانند دستورالعمل‌ها یا متنی که می‌توانید در موارد یا اسناد دیگر جای‌گذاری کنید، مفید هستند. محیط نرم افزار Outlook دارای یک پوشه مخصوص است که می توانید در آن یک یادداشت ایجاد و ذخیره کنید و در صورت لزوم از آن استفاده کنید. علاوه بر این ویژگی های اساسی، می توانید:

یک یادداشت را با یک مخاطب مرتبط کنید.

ارسال از طریق پست؛

نوع؛

نمای یادداشت را تغییر دهید.

همانطور که می بینید، می توانید اقدامات را با یک یادداشت انجام دهید، اقدامات مشابهبا عناصر دیگر

می توانید با یادداشت های خود روی صفحه باز کار کنید. تغییرات ایجاد شده در یادداشت به طور خودکار ذخیره می شوند. سپس صفحه ما با یادداشت ها پر می شود.

تکنولوژی کار

1. پوشه Notes را باز کنید.

2. روی دکمه "ایجاد" کلیک کنید. یک پنجره یادداشت زرد باز می شود.

3. متن یادداشت را در پنجره یادداشت کنید.

4. یادداشت را ببندید. به عنوان یک نماد در قسمت کاری پوشه ظاهر می شود.

5. یک یادداشت را با یک مخاطب مرتبط کنید:

روی نماد دوبار کلیک کنید تا یادداشت باز شود.

منوی یادداشت پنهان را باز کنید.

مورد "مخاطبین" را انتخاب کنید؛

در لیست مخاطبینی که باز می شود، فرد مورد نظر را انتخاب کنید.

6. هنگامی که یک یادداشت با یک مخاطب مرتبط می شود، اطلاعات مربوط به آن در برگه اقدامات تماس منعکس می شود. بیایید کارت شخصی را که یادداشت را با او پیوند داده‌اید در پوشه «مخاطبین» باز کنیم.

7. بیایید به برگه "عملکردها" برویم و در میان سایر اقدامات، اشاره ای به یادداشت پیدا کنیم.

8. بیایید ویژگی های دیگر منوی یادداشت را بررسی کنیم. در میان سایر موارد، دستور "Forward" را خواهیم یافت. هنگامی که دستور اجرا می شود، یک پنجره استاندارد پیام ایمیل باز می شود. قوانین ارسال پیام را در زیر بررسی خواهیم کرد.

حسابداری کارهای انجام شده دفترچه خاطرات سندی است حاوی لیستی روزانه از وظایف و رویدادهای تکمیل شده که در زندگی یک فرد خاص رخ داده است. یادداشت‌های روزانه در زمان‌های دور «پیش رایانه‌ای» نگهداری می‌شد تا بتوان روند وقایع را بازیابی کرد.

در کارهای مختلف منشی نیز لازم است رکوردی از کارهای انجام شده تنظیم شود. برای انجام این کار، محیط برنامه دارای یک پوشه ویژه "Diary" است. این پوشه به طور خودکار پیوندهای تمام فایل هایی را که کار با آنها انجام شده است، ثبت می کند. رویدادهای ذکر شده در پوشه های "تقویم"، "وظایف"، "یادداشت ها"؛ "تماس های تلفنی انجام شده".

برخی از اطلاعات مربوط به کار انجام شده را می توان به صورت دستی در دفتر خاطرات ثبت کرد. پوشه "خاطرات" برنامه ای برای کار با اسناد نمایش می دهد. برای هر عنصر، یک رکورد ایجاد می شود که تاریخ، زمان شروع کار و زمان صرف شده برای کار با عنصر را نشان می دهد. با دوبار کلیک کردن یک عنصر باز می شود.

مشاهده و تنظیم دفترچه خاطرات برخی از موارد ممکن است به طور خودکار وارد دفترچه خاطرات شوند. اینها پیام ها، درخواست های جلسه، پاسخ های جلسه، لغو جلسات، تکالیف، پاسخ های تکلیف، تماس های تلفنی هستند. اسناد ایجاد شده در برنامه های زیر را می توان به طور خودکار وارد دفتر خاطرات کرد: Microsoft Access، Microsoft Excel، Microsoft Office Binder، Microsoft PowerPoint، مایکروسافت وردو سایر برنامه های سازگار با مایکروسافت آفیس. ما می توانیم مخاطبینی را مشخص کنیم که برای آنها باید در دفتر خاطرات ثبت شود.

تکنولوژی کار

1. پوشه "Diary" را باز کنید. در طول مدتی که در محیط Outlook کار می کردیم، برخی از رکوردهای کار ما قبلاً در پوشه ظاهر می شد. ورودی های دفتر خاطرات بر اساس نوع گروه بندی می شوند.

2. بیایید به گروه های رکوردها نگاه کنیم. برای مشاهده ورودی های مشابه، روی دکمه با علامت (+) کلیک کنید. برای بستن یک گروه، روی دکمه با علامت (-) کلیک کنید.

3. برای تعیین انواع سوابق، فایل ها و مخاطبینی که اطلاعات آنها باید در دفتر خاطرات ذخیره شود، در منوی "ابزارها" مورد "گزینه ها" را انتخاب کنید.

4. در تب "تنظیمات"، روی دکمه "پارامترها" دفتر خاطرات کلیک کنید.

5. در پنجره «تنظیمات خاطرات»، کادرهای کنار آن دسته از عناصر، مخاطبین و فایل‌هایی را که باید در دفتر خاطرات در نظر گرفته شوند، علامت بزنید.

ثبت یک رویداد در دفتر خاطرات به صورت دستی.

تکنولوژی کار

1. پوشه "Diary" را باز کنید.

2. در نوار ابزار، بر روی دکمه "ایجاد" کلیک کنید. پنجره New Diary Entry (بدون عنوان) باز می شود.

3. در قسمت "موضوع" یک توضیحات وارد کنید.

4. در لیست "نوع"، نوع ورودی را که باید در دفتر خاطرات وارد شود، انتخاب کنید.

5. در صورت لزوم سایر پارامترها را تنظیم کنید.

ارسال پیام ها از طریق ایمیل امروزه ایمیل به اندازه تلفن و پست عادی. علاوه بر این، ایمیل به دلایل زیر ترجیح داده می شود:

پیام مستقیماً از محل کار ارسال می شود.

پیام ها خیلی سریع به مخاطب می رسد.

مواد مصرفی (کاغذ، پاکت، جوهر) مورد نیاز نیست.

شما می توانید نامه ای را به چندین آدرس به طور همزمان ارسال کنید.

در نتیجه تمام موارد فوق، در زمان به میزان قابل توجهی صرفه جویی می شود.

در یک دفتر تجاری مدرن، ایمیل یک ویژگی ضروری است و توانایی استفاده از آن مهمترین مهارت حرفه ای یک منشی و هر کارمند دیگری است.

اطلاعاتی که از طریق ایمیل ارسال می شود، پیام (پیام نامه) نامیده می شود. پیام های ارسال شده از طریق ایمیل به چهار گروه تقسیم می شوند:

صندوق ورودی - دریافت شده از طریق ایمیل؛

خروجی - مواردی که باید ارسال شوند.

پیش نویس ها - پیام ها در حال آماده سازی؛

ارسال شد.

پوشه هایی در پنجره اصلی Outlook وجود دارد که با این گروه های پیام مطابقت دارد. سازماندهی آنها در یک گروه جداگانه از پوشه ها "Mail" راحت است. برای استفاده از Outlook برای ارسال و دریافت نامه از طریق اینترنت، به یک حساب کاربری نیاز داریم. در بالا درباره روش ایجاد یک حساب کاربری صحبت کردیم.

ایجاد و ارسال پیام محیط نرم‌افزار Outlook دارای یک جعبه پیام استاندارد است که در آن، مانند یک پاکت، باید نشان دهیم که چه کسی خطاب شده است، همچنین موضوع و محتوا. علاوه بر این، ما می توانیم یک فایل از پیش آماده شده را به پیام پیوست کنیم، یک عکس درج کنیم. اگر Outlook برای ارسال فوری ایمیل تنظیم نشده باشد، تمام پیام های ایجاد شده در پوشه Outbox ذخیره می شوند.

در محیط Outlook، می توانید حالت ارسال پیام را تنظیم کنید: بلافاصله یا با دستور.

تکنولوژی کار

1. حالت ارسال پیام را تنظیم کنید:

در منوی "ابزار"، "گزینه ها" را انتخاب کنید.

در پنجره "گزینه ها" به تب "تحویل نامه" بروید.

کادر انتخاب «ارسال پیام‌ها بلافاصله» را انتخاب یا از حالت انتخاب خارج کنید.

2. پوشه "Outbox" را باز کرده و روی دکمه "Create" کلیک کنید. یک جعبه پیام باز می شود. این پنجره به شما امکان می دهد اطلاعات را به صورت متن ساده ارسال کنید و همچنین فایل ها را به نامه پیوست کنید:

3. در پنجره پیام، روی دکمه "به..." کلیک کنید و یک یا چند گیرنده را از لیست مخاطبین انتخاب کنید. همچنین می توانیم انتخاب کنیم که کپی را برای چه کسی ارسال کنیم (دکمه کپی) و کپی مخفی(دکمه SK).

4. در قسمت "موضوع" عنوان مختصری از پیام را وارد کنید.

5. متن پیام را در قسمت کار وارد کنید.

6. برای ایجاد پیوست، مورد "File" را از منوی "Insert" انتخاب کنید.

7. در پنجره نمای کلی، برای انتخاب فایل ایجاد شده و ذخیره شده قبلی، دوبار کلیک کنید. پیوست به عنوان یک نماد فایل با نام آن در پایین کادر پیام نمایش داده می شود.

8. برای ارسال پیام، روی دکمه Send در نوار ابزار کلیک کنید. بسته به حالت تنظیم شده، پیام بلافاصله ارسال می شود یا در صندوق خروجی قرار می گیرد.

9. اگر حالت ارسال فوری پیام ها را نداریم، باید از منوی «سرویس» از دستور «ارسال» استفاده کنیم. پس از ارسال پیام، پیام به طور خودکار از پوشه صندوق خروجی به پوشه موارد ارسال شده منتقل می شود.

10. می توانید اقدامات ارسال و دریافت پیام را ترکیب کنید. برای انجام این کار، دستور "Send / Receive" را در منوی "Tools" انتخاب کنید. در لیست کشویی، موردی از حساب را انتخاب کنید (در صورت وجود چندین) که می خواهیم اقداماتی را روی آن انجام دهیم. پس از آن، رایانه به سرور ایمیل متصل می شود و پیام ها ارسال می شوند. اگر روشن است سرور پست الکترونیکیپیام هایی در حساب شما وجود دارد، آنها به رایانه ما ارسال می شوند.

11. بیایید یک پیام جدید با موضوع "توافق نامه تحویل تجهیزات" ایجاد کنیم و آن را به مخاطب خطاب کنیم.

12. اگر کار کامپایل پیام را به پایان نرسانده باشیم یا در آینده نزدیک قصد ارسال آن را نداشته باشیم، آن را در پوشه Drafts ذخیره می کنیم. برای این کار از منوی «فایل» دستور «ذخیره» را انتخاب کنید.

ما می توانیم به آدرسی که در پوشه "مخاطبین" ثبت نشده است پیام ارسال کنیم. برای انجام این کار، در خط "به ..." آدرس ایمیل را به صراحت بنویسید.

پوشه ها و پیام های ایمیل را مشاهده کنید. با پر شدن پوشه های نامه، ممکن است عددی را در کنار نام پوشه در نوار Outlook ببینیم. این عدد نشان می دهد که چند آیتم (پیام) در پوشه وجود دارد. ما می توانیم یک پوشه را باز کنیم، لیست پیام های موجود در آن را مشاهده کنیم، هر پیامی را باز کنیم، آن را به پوشه دیگری منتقل کنیم. پیوست های پیوست شده به پیام ها را می توان به طور جداگانه در پوشه های دیگر در رایانه شما ذخیره کرد. لازم است هر از چند گاهی پیام های غیر ضروری را از پوشه حذف کنید.

تکنولوژی کار

1. بیایید به پوشه‌های ایمیل در پانل Outlook نگاهی بیندازیم و بدون باز کردن پوشه‌ها، تعداد آیتم‌ها را تعیین کنیم.

2. برای دریافت پیام های دریافتی از سرور، دستور Send/Receive را از منوی Service انتخاب کنید.

3. اگر نتوانیم با ایمیل در دفتر کار کنیم، چندین پیام را از پوشه Outbox در پوشه Inbox کپی می کنیم. برای انجام این کار، بیایید عنوان پیام را برداریم و آن را به نماد Inbox در نوار Outlook منتقل کنیم.

4. بیایید پوشه Inbox را باز کنیم.

پوشه به دو قسمت تقسیم می شود. در بالا لیستی از پیام ها به ترتیب دریافت آنها و برخی اطلاعات: از طرف چه کسی، موضوع، تاریخ و زمان دریافت است. برای مشاهده پیام، روی آن کلیک کنید. متن پیام در پایین ظاهر می شود. اگر نماد گیره کاغذ در کنار پیام وجود دارد، پیام حاوی یک پیوست است.

5. پیام را با پیوست باز کنید. بیایید پیوست را جداگانه به صورت فایل ذخیره کنیم:

روی خط پیام دوبار کلیک کنید تا کادر پیام باز شود.

در پنجره مرور، پوشه‌ای را که می‌خواهیم فایل را در آن ذخیره کنیم، انتخاب کرده، نام فایل را وارد کرده یا نام مشخص شده را رها کنیم، سپس بر روی دکمه "ذخیره" کلیک کنید.

6. پیام را از پوشه حذف کنید. برای انجام این کار، پیام را بگیرید و به نماد پوشه Deleted Items منتقل کنید.

7. وقتی آیتم های زیادی در پوشه Deleted Items جمع می شوند، می توانیم پوشه را خالی کنیم، یعنی آیتم ها را برای همیشه حذف کنیم. برای انجام این کار، روی نماد پوشه Deleted Items کلیک راست کرده و دستور "Empty Deleted Items" را از منوی زمینه انتخاب کنید.

استفاده از امضا و کارت ویزیت. که در مکاتبات تجاریاغلب از عبارات استاندارد برای شروع و پایان یک حرف استفاده می شود. چنین عباراتی در محیط Outlook امضا نامیده می شود، اگرچه در زندگی واقعی ما نام فرستنده که در انتهای نامه مشخص شده است را امضا می نامیم. در اینجا مفهوم امضا تا حدودی گسترده تر است. امضا می تواند هر عبارتی مناسب در زمینه باشد این پیام، که از قبل کامپایل شده و با نامی ذخیره شده است. ما می توانیم چندین امضا برای آن ایجاد کنیم موارد مختلفو آنها را در پیام وارد کنید.

علاوه بر ورود به سیستم این نرم افزاراز مفهوم کارت ویزیت الکترونیکی با اطلاعاتی در مورد خودتان استفاده می کند که می توانیم به پیام پیوست کنیم. گیرنده پیام ما می تواند از این کارت ویزیت برای ایجاد کارتی با اطلاعات مربوط به ما در پوشه مخاطبین استفاده کند. یک کارت ویزیت الکترونیکی بر اساس ورودی از پوشه "مخاطبین" ما تشکیل می شود و در واقع آنالوگ یک کارت تماس با تمام اطلاعات موجود در آن است. بنابراین، اگر می‌خواهیم نه همه، بلکه فقط بخشی از اطلاعات را برای شریک ارسال کنیم، باید یک کارت تماس تکراری با داده‌های انتخابی ایجاد کنیم:

ایجاد و درج امضا در پیام؛

ضمیمه کارت ویزیت به پیام؛

بر اساس کارت ویزیت ارسالی یک مخاطب ایجاد کنید.

تکنولوژی کار

1. پوشه Outbox را باز کنید.

2. برای ایجاد یک یا چند امضا، دستور «Options» را از منوی «Tools» انتخاب کنید.

3. به تب "پیام" برویم. بر روی دکمه "انتخاب امضا" کلیک کنید.

4. در پنجره "Signature Selection" که باز می شود، روی دکمه "Create" کلیک کنید. جادوگر ایجاد امضا شروع می شود.

5. یک نام برای امضا وارد کنید، به عنوان مثال، "برای شما آرزوی موفقیت در کارت ویزیت خود دارم" و دکمه رادیویی "شروع با یک نمونه خالی" را علامت بزنید. بیایید روی دکمه "بعدی" کلیک کنیم.

6. در پنجره «تغییر امضا»، متن را وارد کنید.

7. کارت ویزیت را به امضا ضمیمه کنید:

روی دکمه "ایجاد کارت ویزیت از لیست مخاطبین ..." کلیک کنید.

نام مخاطب را از لیست باز شده انتخاب کنید.

بیایید روی دکمه "پایان" کلیک کنیم.

8. بیایید یک پیام جدید ایجاد کنیم.

9. در منوی "Insert" مورد "Signature" را انتخاب کنید. یک امضا را از لیست کشویی انتخاب کنید.

10. با استفاده از دستور «ارسال/دریافت» پیام های جدید دریافت کنید.

11. پیامی را با پیوست کارت ویزیت باز کنید.

12. بر روی آیکون Paperclip کلیک کنید و کارت ویزیت الکترونیکی ارسال شده برای ما را باز کنید. به نظر می رسد یک کارت تماس است.

13. یک مخاطب جدید در پوشه خود بنویسید. برای انجام این کار، روی دکمه "ذخیره و بستن" کلیک کنید. اطلاعات به طور خودکار در پوشه مخاطبین شما ذخیره می شود. شما می توانید این کارت را با اطلاعات جدید یا تغییر یافته در مورد شریک تکمیل کنید.

14. پوشه "Contacts" را باز کنید و مطمئن شوید که در آنجا ظاهر شده است ورودی جدیددر مورد تماس

قالب بندی پیام تا به حال پیام هایی را ایجاد کرده ایم که به صورت متن ساده نوشته شده اند. بسیاری از پیام‌های ایمیل، کوتاه و تجاری، نیازی به قالب‌بندی اضافی ندارند و بنابراین به صورت متنی ساده و بدون قالب نوشته می‌شوند. علاوه بر این، چنین پیام هایی حافظه کمی را اشغال می کنند و زمان کمتری برای ارسال می گیرند.

با این حال، گاهی اوقات ارسال پیام روشن تر و رنگارنگ تر ضروری می شود. معمولاً با نوعی جشن همراه است. برای این موارد محیط نرم افزار Outlook قالب‌بندی متن پیشرفته و درج تصاویر را فراهم می‌کند، یعنی استفاده از فرمت‌های Microsoft Outlook RTF یا HTML برای آماده‌سازی پیام‌ها. هنگام استفاده از یکی از این فرمت ها، پانل مشابه پانل قالب بندی هنگام نوشتن پیام باز می شود ویرایشگر متنکلمه. هدف از دکمه های قالب بندی در راهنمای ابزار نشان داده شده است.

تکنولوژی کار

1. برای درج یک عکس در یک پیام، آن را از قبل آماده کنید و با فرمت gif در یک پوشه ذخیره کنید. از منوی "Insert"، "Picture" را انتخاب کنید.

2. در پنجره باز شده بر روی دکمه Browse کلیک کنید و فایل تصویر را در پنجره مرورگر انتخاب کنید و بر روی دکمه Open کلیک کنید. نام در پنجره درج تصویر ظاهر می شود.

3. با کلیک بر روی دکمه "Insert" پنجره را ببندید. تصویر در کادر پیام ظاهر می شود.

4. بیایید پیام بفرستیم.

ارسال پاسخ به پیام. برای هر شخصی که نامه می فرستد بسیار مهم است که بداند آیا پیام آنها دریافت شده است یا خیر. محیط Outlook امکان ارسال خودکار اعلان ها - پیام های کوتاه به فرستنده را در هنگام دریافت پیام ارائه می دهد. برای انجام این کار، باید گزینه های ردیابی نامه را تنظیم کنید.

علاوه بر اعلان، بسیاری از پیام ها نیاز به پاسخ دارند. هنگام ارسال پاسخ، می توانیم پیام اصلی یا بخشی از آن را به آن ضمیمه کنیم تا گیرنده بلافاصله متوجه شود که پاسخ به کدام پیام رسیده است.

تکنولوژی کار

1. دستور "Options" را در منوی "Tools" باز کنید.

2. در تب Settings، روی دکمه Mail Options کلیک کنید.

3. در پنجره «گزینه‌های ایمیل» که باز می‌شود، فیلدی را پیدا کنید که می‌گوید «هنگام پاسخ دادن به پیام، متن پیام اصلی را درج کرده و تغییر دهید». این فیلد دارای لیست کشویی از امکانات دیگر است. با این حال، بهتر است آنچه را که برنامه ارائه می دهد، رها کنید.

4. روی دکمه Tracking Options کلیک کنید.

5. جعبه ها و سوئیچ را علامت بزنید. این گزینه ها به ما این امکان را می دهند که به طور خودکار اعلان های ارسال شده به پیام های دریافتی را مدیریت کنیم. چنین اطلاعیه ای تاریخ و زمان دریافت پیام را نشان می دهد. همچنین می‌توانیم از زمان دریافت پیام خود مطلع شویم.

6. مطمئن شویم که پس از تنظیم پارامترهای مشخص شده، محیط نرم افزار Outlook به طور خودکار اعلان های مربوط به دریافت پیام را فوروارد می کند.

7. برای پاسخ دادن به یک پیام در صندوق ورودی خود، خط با سرصفحه پیام را برجسته کنید.

8. در نوار ابزار، روی دکمه "پاسخ" کلیک کنید. یک پنجره پیام جدید باز می شود که در آن آدرس فرستنده در خط "To ..." نشان داده می شود، متن پیام اصلی در قسمت پیام درج می شود و خط موضوع نشان می دهد: RE: .

9. متن پاسخ را وارد کنید، بخشی یا به طور کامل پیام اصلی را حذف کنید.

10. ارسال پاسخ.

همانطور که می دانید، کارکرد یک دستیار یا دستیار شخصی (هر چه که این موقعیت در کتاب کار نامیده می شود) در شرکت های مختلف بسته به مشخصات و اندازه سازمان، فرهنگ سازمانی پذیرفته شده در شرکت و شخصیت افراد متفاوت است. رهبر. با این حال، مسئولیت هایی وجود دارد که هر دستیار شخصی بدون توجه به جایی که کار می کند به سادگی نمی تواند بدون آنها انجام دهد. از جمله آنها - کنترل اجرای دستورات.

در بسیاری از سازمان ها، عدم اجرای دستورالعمل ها و عدم کنترل بر اجرای به موقع آنها یک مشکل است، به اصطلاح. "گلوگاه" (از انگلیسی. تنگنا- گردن بطری)، یعنی. مانعی جدی که فرآیندهای تجاری شرکت را به شدت کند می کند. در اینجا، خیلی به دستیار بستگی دارد! با این حال، همه چیز آنقدر واضح نیست که در نگاه اول به نظر می رسد. ما اغلب با موقعیت هایی روبرو می شویم که یک دستیار ضروری ناگهان بیمار شد یا به تعطیلات رفت یا مدتی به یک سفر کاری رفت و در طول غیبت او ... کار متوقف شد ، تکالیف ثابت نشد ، مهلت ها از دست رفت ، مسئولین ناشناخته بودند. به عنوان یک قاعده، این نه چندان در مورد ضروری بودن کارمند، بلکه در مورد عدم وجود یک سیستم صحبت می کند. بنابراین، وظیفه دستیار این است که دقیقاً سیستمی را برای نظارت بر اجرای دستورالعمل ها بسازد. و سیستم، همانطور که می دانید، تا حد زیادی قادر است عملکرد خود را به تنهایی حفظ کند. و شما به تنهایی نمی توانید این کار را انجام دهید! اما بیایید با همه چیز به ترتیب برخورد کنیم.

کنترل و انواع آن

فیل را که می گویند باید تکه تکه خورد. و بیایید با اصطلاحات شروع کنیم.

کنترلمقایسه طرح با وضعیت واقعی امور است. کنترل حتی انحرافات کوچک را از نتایج و اقدامات برنامه ریزی شده افراد آشکار می کند و تغییر وضعیت را ممکن می سازد.

انواع کنترل زیر وجود دارد:

1. مقدماتی. این کار توسط رئیس قبل از شروع واقعی کار از طرف انجام می شود. کنترل اولیه با در نظر گرفتن منابع انسانی، مادی و مالی استفاده می شود، یعنی قبل از دادن دستور کار، مدیر باید مطمئن شود که مجری منابع لازم برای اجرای آن را دارد.

2. مفهومی (ورودی).برای شفاف سازی استفاده می شود:

آیا مجری می داند که تکلیفی دارد؟

کسی که آن را حل می کند چگونه تکلیف را فهمیده است.

دقیقاً چگونه این کار را انجام خواهد داد.

این نوع کنترل توسط دستیار رئیس و بلافاصله پس از انجام وظیفه انجام می شود. هدف بررسی درک مجری از ماهیت تکلیف و به موقع بودن اجرای آن است. در این مرحله، وظیفه دستیار این است که توجه مجری را به حضور تکلیف، مهلت ها و اولویت کار جلب کند تا از پذیرفته شدن تکلیف برای کار مطمئن شود. در عین حال، دستیار باید تکالیف فوری و مهم را برجسته کند (ماتریس آیزنهاور را به خاطر بسپارید)، به عنوان مثال، به شرح زیر: "لطفاً به این واقعیت توجه کنید که این تکلیف مهم و فوری است!" این عبارت جادویی که به موقع بیان می شود به جلوگیری از بسیاری از سوء تفاهم ها و از دست دادن زمان نابخشودنی کمک می کند - غیرقابل قبول است که روند رتبه بندی وظایف بر اساس اولویت ها طی شود، زیرا نظر مجریان همیشه با نظر مطابقت ندارد. از مدیر. به یاد داشته باشید که آنچه برای شما آشکار است ممکن است برای دیگران اینطور نباشد.

3. جریان (موقت، کنترل فرآیند).هدف ارزیابی روند فعلی فعالیت است: چگونه کار انجام می شود، چه چیزی قبلاً انجام شده است، چه مشکلاتی بوجود آمده است. این نوع کنترل زمانی توسط دستیار انجام می شود که کار از قبل در حال انجام است، اما مهلت اجرای تکلیف هنوز نرسیده است. وظیفه کنترل این است که به موقع انحرافاتی را که در جریان کار رخ می دهد شناسایی کند و برای اصلاح احتمالی به مدیر اطلاع دهد. پارامترها را تنظیم کنید. کنترل فعلی بر اساس بازخورد.

4. نهایی (نهایی، کنترل نتیجه).برای ارزیابی اینکه آیا هدف در یک تاریخ معین به دست آمده است یا خیر استفاده می شود.

نتایج واقعی به‌دست‌آمده با نتایج قبلی مقایسه می‌شوند. علیرغم اینکه در این مرحله برای مداخله در کار بسیار دیر شده است، این کنترل ضروری است. این نشان می دهد که مجریان به چه نتایجی دست یافته اند، حذف ها و کاستی ها را در کار آشکار می کند. به آموختن درس هایی برای آینده کمک می کند. به عنوان یک قاعده، در این مرحله، رهبر و دستیار با هم کار می کنند، زیرا. صلاحیت های دستیار ممکن است برای تعیین کامل و صحت اجرای تکلیف کافی نباشد.

چه چیزی و چگونه کنترل شود

توزیع مسئولیت برای اطمینان از کنترل در حوزه های کلیدی به اندازه سازمان بستگی دارد:

در کنترل	اندازه شرکت	مسئولبرای اطمینان از کنترل
هنجارها و الزامات قانونی	تا 100 نفر تا 500 نفر بیش از 500 نفر	رئیس سازمان وکیل، حسابدار خدمات حقوقی، حسابداری خدمات حقوقی و رؤسای بخش
دستورات رهبر	تا 100 نفر تا 500 نفر بیش از 500 نفر	رئیس سازمان سر منشی دستیار مدیر دستیار و رئیس بخش
الزامات اسناد نظارتی محلی	تا 100 نفر تا 500 نفر بیش از 500 نفر	رئیس سازمان سر منشی دستیار مدیر خط رهبران کسب و کار
دستورات جداگانه سر	تا 500 نفر بیش از 500 نفر	رئیس سازمان سر منشی دستیار مدیر
سفارشات دریافت شده از مرکز شرکت	تا 1500 نفر تا 2500 نفر بیش از 2500 نفر	دستیار مدیر دستیار مدیر و دبیرخانه مدیریت پرونده

"کنترل" و "نظارت" دو چیز متفاوت هستند!

برای اینکه در نهایت بفهمید چیست، باید به اصطلاح دیگری که اغلب در مدیریت مدرن یافت می شود توجه کنید - "نظارت". اغلب در ادبیات، مفاهیم "کنترل" و "نظارت" به عنوان یکسان استفاده می شود، اما اینها اساسا چیزهای متفاوتی هستند! برای کاربرد رویکرد سیستم هابرای مدیریت اجرای دستورات باید این تفاوت را درک کرد. اگر نظارت برپس از آن، پارامترهای یک شی را با تعمیر و ذخیره داده ها نظارت می کند کنترلیک مشاهده با اجباری است تاثیر بر جسمدر صورتی که مقادیر پارامتر خارج از محدوده باشد. در رابطه با تکالیف، این بدان معناست که دستیار باید یک ابزار نظارتی داشته باشد، یعنی. یک پایگاه داده خاص را نگهداری می کند که در آن دستورات، مهلت ها، افراد مسئول و وضعیت اجرا (تکمیل شده / تکمیل نشده) را تعیین می کند. با این حال، به منظور ساخت سیستم موثرکنترل فقط برای حفظ آمار کافی نیست - کنترل مستلزم مدیریت فعال وضعیت، تعدیل و نفوذ است، یعنی. تأثیر آگاهانه هدفمند به منظور دستیابی به پویایی مثبت در رشته اجرا.

چگونه از اجرای دستورات اطمینان حاصل کنیم؟

برای انجام دستورات لازم است یک رویکرد پیچیدهبرای حل این مشکل سیستم کنترل اجرای سفارش با رعایت اصول زیر عمل خواهد کرد:

1) اولویت بالای مدیریتمدیر باید نشان دهد که رعایت دقیق دستورالعمل های او برای او و شرکت مهم است.

2) بحث مشترک در مورد رویکردهای حل مشکل.برای در نظر گرفتن همه خطرات و بررسی همه جانبه موضوع، لازم است همه شرکت کنندگان در فرآیند - هم رهبر دستور دهنده و هم دستیار کنترل کننده آنها و هم رهبرانی که مستقیماً مسئول اجرا هستند - در بحث شرکت کنند. . موافقت نامه ها باید در درجه اول به روش های کسب اطلاعات در مورد دستورالعمل و مهلت ها، قالب گزارش عملکرد، روش به تعویق انداختن مهلت ها و رویکردهای پاداش یا مجازات در صورت عدم اجرای دستورالعمل ها مربوط باشد. مدیر همچنین باید به زیردستان خود در مورد اختیارات دستیار در زمینه نظارت بر اجرای دستورالعمل ها اطلاع دهد (اگر فرد جدیدی در تیم هستید و هنوز موفق به کسب قدرت نشده اید، خودتان در مورد آن از مدیر خود بپرسید).

3) اطلاع رسانی به کلیه کارکنان شرکت از استقرار سامانه نظارت بر اجرای سفارشات.لازم است از شفافیت رویکردها اطمینان حاصل شود، یعنی. قوانین باید در سند نظارتی محلی شرکت رسمی شود.

4) سازگاری و نظم.انضباط عملکردی افزایش می یابد اگر کارکنان مطمئن باشند که هر تکلیف ثبت شده است، هر تکلیف باید حسابرسی شود، هیچ یک از آنها فراموش نمی شود و به ناچار مجازات در صورت عدم انجام دستورالعمل های مدیریت به دنبال خواهد داشت. (فوراً ارزش دارد که روش اطلاع رسانی را در نظر بگیریم، زیرا دستورالعمل ها ممکن است پیشینی قابل اجرا نباشند یا دلایل موجهی برای تکمیل نکردن به موقع آنها داشته باشند. هر یک از این موارد باید به صورت جداگانه بررسی شود.)

شما می گویید به نظر وظیفه ای است. تا حدی هم همینطور است. نقش دستیار چیست؟ یک دستیار فقط همان کارمند شرکت است که باید به مدیر اطلاع دهد که مشکل وجود دارد، خطرات خاصی را به همراه دارد، که شما سعی می کنید "دست روی نبض" نگه دارید (و تاکنون عمدتاً به دلیل شخصی شما است. ویژگی ها)، اما سیستم کمبود دیر یا زود خود را احساس می کند و شما را نگران می کند.

نکته اصلی - فراموش نکنید که بگویید که شما یک پیشنهاد خاص در مورد نحوه سازماندهی یک سیستم کنترل دارید (یعنی این نباید فقط یک مشکل در یک بشقاب نقره ای باشد، بلکه یک مشکل و راه حل باشد).

حتی اگر کارمند جدید شرکت هستید، از تماس با مدیر با پیشنهاد مشابه نترسید. اگر تاکنون به دلیل انجام نشدن / معوقه / ثبت نشده سفارش در شرکت شما اتفاق مرگباری رخ نداده است، مدیر شما باز هم اجازه نخواهد داد که پیشنهاد شما مورد توجه قرار نگیرد. شاید در کل شرکت فرد علاقه مند دیگری برای حل این مشکل وجود نداشته باشد.

اهمیت ارتباط موثر

فرض کنید پیشنهاد شما پذیرفته شده است: مدیر اهمیت کار را تشریح کرد، نقش شما را در این فرآیند اعلام کرد، سند نظارتی محلی حاکم بر فرآیند را تصویب کرد، همه کارکنان شرکت مطلع شدند. بعدش چی؟ اگر در این مرحله تسلیم شوید، سند منتشر شده خطر باقی ماندن یک تکه کاغذ بی روح را دارد. چگونه می توان آن را به کار انداخت؟

پاسخ در درجه اول در مهارت های ارتباطی موثر دستیار نهفته است. بله، این همان عبارتی است که اغلب در رزومه های پست های اداری می بینیم. وجود چنین مهارت هایی برای یک دستیار حیاتی است. در یک مفهوم محدود، در رابطه با کنترل اجرای دستورات، ارتباط مؤثر راهی برای انتقال سریع اطلاعات بدون تحریف و دریافت بازخورد در مورد درک صحیح «پیام» است.

ارتباط موثر ایجاد می شود:

موثر یا بی اثر؟

ارتباط ناکارآمد مشاجره با دیگران است که با هدف محافظت از اهداف و برنامه های شما انجام می شود. یعنی برنده و بازنده وجود دارد. این سبک از "ارتباطات" دسته بندی است: "درست" و "اشتباه"، "پیروزی" و "شکست"، "خوب" و "بد" وجود دارد، بدون در نظر گرفتن حالات میانی. تنها یک نظر صحیح وجود دارد، بنابراین می توانیم از دیدگاه ها و تجربیات افرادی که می توانند دانش ما را از جهان غنی کنند و تصویر کاملی تشکیل دهند، غفلت کنیم. در عوض، ما مدام از دیدگاه های محدود خود دفاع می کنیم. هنگامی که مدافع موقتاً عقب نشینی کند، مکث در درگیری موفقیت آمیز تلقی می شود. در نتیجه، اختلافات منجر به مقاومت، از دست دادن کارایی تیم و حتی خرابکاری می شود تا زمانی که تعادل قدرت و احترام برقرار شود.

ارتباط موثر به نوبه خود با هدف درک دیدگاه ها، احساسات و نظرات دیگران است. وقتی دو طرف به حرف یکدیگر گوش می دهند، هر دو برنده می شوند. درک متقابل و احترام اساس همکاری، وابستگی متقابل و وفاداری می شود. موفقیت زمانی حاصل می شود که هر طرف بگوید: «بله، منظورم همین بود. مرا درک می کنی».

البته برای اجرای موفقیت آمیز اهداف سازمان، ارتباط موثر ضروری است. پیام های تحریف شده و تفسیر نادرست اغلب باعث شکست شرکت ها، ارتش ها و مردم بزرگ می شود.

مهارت های ارتباط موثر به مخالفان اجازه می دهد تا با هم وجود داشته باشند - این بالاترین توانایی برای درک یک دیدگاه متفاوت و یافتن یک سازش است. چرا بحث در مورد اینکه چه کسی درست است و چه کسی اشتباه است؟ هدف از ارتباطات مؤثر ایجاد و حفظ روابط کاری سودمند متقابل و در نتیجه پایدار است.

در زمینه نظارت بر اجرای دستورالعمل ها، دستیار باید نشان دهد مهارت های برقراری ارتباط موثردر تمام مراحل دستورالعمل "سفر":

1) برای سفارش تکالیف با مدیر ارتباط برقرار کنید.وظیفه دستیار این است که به درستی ترتیب را اصلاح کند، سعی می کند به هر طرح تعیین هدف خاصی، به عنوان مثال، SMART پایبند باشد. این به زیردستان این امکان را می دهد که بفهمند چه چیزی از آنها خواسته می شود. عبارت دستور باید واضح باشد، به صورت شفاهی (پاسخ به سوال: چه باید کرد؟)، دستور باید مهلت مشخصی داشته باشد، برای هر دستور یک مجری مسئول باید مشخص شود.

پس از ثبت صحیح سفارش، دستیار باید مطمئن شود که اشتباهی وجود ندارد، ارسال کند آخرین نسخهپروتکل یا ثبت دستورالعمل ها به مدیر برای تأیید، یا شفاهی بپرسید: «آیا من شما را درست متوجه شدم؟ ایوانف I.I. آیا باید برنامه اجرای پروژه را تا 11 می 2015 تهیه و برای تصویب ارسال کنید؟

چه اتفاقی افتاده استهوشمندانه?

هوشمندانهمخفف یادمانی است که در مدیریت و مدیریت پروژه برای تعریف اهداف و تعیین اهداف استفاده می شود.
یک هدف یا هدف تعیین شده بر اساس معیارهای SMART دارای ویژگی های زیر است:
. اس- خاص (بتن) - واضح، دقیق، به وضوح توصیف شده است.
. م- قابل اندازه‌گیری (قابل اندازه‌گیری) - داشتن شاخص‌های عملکردی تعیین شده، که به وسیله آن می‌توان فهمید که هدف محقق شده است. آنها می توانند هم کمی و هم کیفی باشند. بدون این معیارها، ارزیابی عملکرد کار تقریباً غیرممکن است.
. آ- قابل دستیابی (دست یافتنی) - واقع بینانه، اما نیازمند تلاش است که به عنوان یک عامل انگیزشی اضافی عمل می کند.
. آر- مربوط (مربوط) - همزمان با اهداف گسترده تر بخش، سازمان؛
. تی- محدود به زمان (محدود در زمان) - ضرب الاجل برای دستیابی به هدف باید تعیین شود.

2) تعامل با مجریان هنگام انتقال سفارشات به محل کار.وظیفه کلیدی در این مرحله این است که مطمئن شوید که مجری در مورد تکلیف مطلع شده و آن را برای کار پذیرفته است. اگر سازمان کوچک است، دستیار یا منشی مستقیماً از طریق ایمیل یا تلفن با مجریان تماس می گیرد. در سازمان های بزرگ، اجرای چنین تعاملی دشوار است، بنابراین دستیار سفارش را منتقل می کند و مستقیماً با معاونان سازمان در تعامل است و هنگام انتقال سفارشات، اصل آبشاری اعمال می شود، به عنوان مثال: EEمدیر بخشEرئیس بخشEمجری مستقیم.

3) اطلاعات مربوط به اجرای سفارش از طریق مسیر معکوس منتقل می شود: دستیار مدیر عاملبمعاون مدیر کلبمدیر بخشبرئیس بخشبمجری مستقیم

دستیار نقش یک واسطه را در انتقال اطلاعات مربوط به سفارش ایفا می کند. در عین حال، به منظور کاهش زمان انتقال داده، توصیه می شود دستیار برای استفاده از منبع اطلاعاتی، که به شما امکان می دهد اطلاعات خلاصه ای را در مورد دستورالعمل ها در آن پست کنید دسترسی عمومیبه عنوان مثال، به پورتال داخلی سازمانی، جایی که هر کارمند می تواند به صورت آنلاین ببیند چه وظایفی دارد و نظرات خود را برای دستیار ارسال کند.

4) هنگام انجام کنترل میانی، لازم است پیش بینی را از پیمانکار روشن کنید:چه به موقع و چه در حین اجرا معلوم شد که حجم کار بیشتر از حد انتظار قبلی است یا منابع پیمانکار کافی نیست و لازم است کارکنان سایر بخش‌های ساختاری را درگیر کند. معلوم شد که این کار چند کارکردی است. دستیار باید گفت‌وگوی سازنده مستمر با مدیر/ مجری مسئول برای به دست آوردن اطلاعات سریع و قابل اعتماد در مورد پیشرفت اجرا داشته باشد و در صورت بروز مشکلات جدی، مدیر را در این مورد مطلع کند، در حالی که هنوز چیزی قابل اصلاح است. در عین حال، شما نباید زیاده روی کنید و مزاحم شوید، با مجری مداخله کنید و حواس او را به چیزهای کوچک پرت کنید. همه شرکت کنندگان در فرآیند باید به وضوح آگاه باشند که اهداف مشترکی دارند و به کار یکدیگر احترام بگذارند. برای انجام این کار، روی یک قالب ارتباطی قابل قبول توافق کنید.

5) پس از دریافت اطلاعات در مورد اجرای سفارش، دستیار همراه با مدیر، کامل بودن داده های ارائه شده را ارزیابی کرده و در مورد پذیرش سفارش یا بازگرداندن آن برای بازبینی تصمیم گیری می کند. در باره تصمیم گیریدستیار باید به اجرا کننده اطلاع دهد.

6) هنگام تولید گزارش های تحلیلیحسابداری دقیق مستلزم گزارش گیری و تجزیه و تحلیل منظم بر اساس داده های آماری است. با یک فرکانس مشخص، به عنوان مثال، یک بار در ماه، دستیار باید داده های آماری انباشته شده در تکالیف را تجزیه و تحلیل کند و گزارشی در مورد رشته عملکرد ایجاد کند (شکل 1). چنین گزارشی ممکن است حاوی اطلاعاتی در مورد تعداد سفارشات در مجموع باشد، تعداد آنها به موقع / دیر / تکمیل نشده، کدام واحدها رهبر هستند و کدام یک از آنها از نظر اجرای به موقع دستورالعمل ها از طرف سازمان، ضد رهبر هستند. سر. مدیر می تواند به صلاحدید خود از این اطلاعات استفاده کند. با این حال، مطلوب است که رویکرد پاداش و مجازات برای همه قابل پیش بینی و یکسان باشد.

برنج. 1

ابزارهای بداهه در زرادخانه دستیار

چنین ابزارهای زیادی وجود دارد، در حالی که رعایت اصل کلیدی مهم است - تمام دستورالعمل های head باید تحقق یابد و در یک مخزن واحد وارد شودجایی که امکان نظارت منظم بر اجرای دستورالعمل ها مطابق با اولویت آنها وجود دارد.

پیاده سازی فنی ایده آل است Microsoft Outlook، زیرا آن را شامل مکانیسم های پیکربندی انعطاف پذیر برای به اصطلاح. "نماهای سفارشی". علاوه بر نماهای استاندارد "براساس اجراکنندگان"، "بر اساس دسته ها"، "بر اساس مهلت"، می توانید هر مورد دیگری را پیکربندی کنید - "بر اساس کارخانه ها"، "توسط کمیته ها"، "فقط کارهای عقب افتاده، مهلتی که از 5 تا 20 روز پیش" و غیره. پس از پیکربندی، نمای در آینده با یک کلیک ماوس در دسترس می شود. ما در این مورد با جزئیات صحبت نخواهیم کرد، زیرا. مجموعه ای از مقالات قبلاً به این ابزار اختصاص داده شده است.

گاهی سیستم مشابهبر اساس پیکربندی شده است سیستم های مدیریت اسناد الکترونیکیبه عنوان مثال Lotus Notes، Documentum یا Directum که اطلاعات کلیدی مربوط به سفارش در کارت ثبت و کنترل (RCC) ثبت می شود. با این حال، EDMS یک برنامه گران قیمت است که همه سازمان ها توانایی پرداخت آن را ندارند.

یکی از همه کاره ترین و در دسترس ترین ابزار برای نظارت بر اجرای دستورالعمل ها است مایکروسافت برتری داشتن. اگر در یک شرکت بزرگ کار می کنید و به عنوان یک ابزار مستقل می توان از این برنامه علاوه بر برنامه های موجود استفاده کرد. زیبایی آن این است که بر اساس این راه حل فنی می توانید ایجاد کنید پایه تکداده‌های مربوط به دستورالعمل‌ها با تنظیمات انعطاف‌پذیر فیلدها و فیلترها به تشخیص شما. چنین ثبت تلفیقی دستورالعمل ها را می توان عمومی کرد و هر کارمند می تواند جمله بندی، مهلت های زمانی را روشن کند و وضعیت دستورالعمل های خود را پیگیری کند. ابتدا باید حقوق محدودی را برای ویرایش فایل تنظیم کنید تا از تحریف یا حذف تصادفی داده ها جلوگیری کنید.

در MS Excel، نه تنها می‌توانید دستورالعمل‌ها را به صورت دستی وارد کنید، مانند دستورالعمل‌های شفاهی از سر، بلکه دستورالعمل‌های EDMS را نیز آپلود کنید (اگر این دستورالعمل‌ها از پروتکل‌ها یا دستورالعمل‌هایی هستند که از خارج می‌آیند، برای مثال، درخواست‌های مقامات نظارتی یا مقامات دولتی یا یک مرکز شرکتی).

با تنظیم فیلدها به روشی خاص، می توانید کد رنگی را در ستون "وضعیت اجرای سفارش" تنظیم کنید. به عنوان مثال، سفارشی که هنوز منقضی نشده است به طور خودکار با رنگ آبی مشخص می شود. دستورالعملی که به موقع اجرا شده است - سبز (برای این کار، تاریخ های موجود در قسمت "تاریخ سررسید برای اجرا" و "اجرای واقعی" باید مطابقت داشته باشند). دستورالعملی که مهلت اجرای آن به پایان رسیده، اما علامت دریافت گزارش اجرا دریافت نشده است، به طور خودکار به عنوان اجرا نشده نمایش داده می شود و با رنگ قرمز مشخص می شود.

راه اندازی ثبت سفارش درام‌اس برتری داشتن

فیلدهای رجیستری با نوشتن یک ماکرو پیکربندی می شوند. برای چنین تنظیم دقیقبهتر است یک متخصص فناوری اطلاعات را درگیر کنید.

اگر متخصص IT وجود ندارد و مهارت برنامه نویسی ندارید، می توانید از راه ساده تر و مقرون به صرفه دیگری استفاده کنید.

شما می توانید سلول های جدول را خودتان با استفاده از آن سفارشی کنید توابع قالب بندی شرطی.

برای تنظیم پر شدن سلول، سلولی را در جدولی که قالب بندی را برای آن تنظیم می کنیم، انتخاب کنید (در مورد ما، این سلول است جی10 )، در زبانه خانه - قالب بندی شرطی، در منوی زمینه پیشنهادی - ایجاد قانون(شکل 2).

برنج. 3

در نوار فرمول کادر محاوره ای زیر نام، باید قاعده ای را مشخص کنید که درست در نظر گرفته شود (شکل 4).

برنج. 4

برای رجیستری ما، پیکربندی متوالی چهار قانون برای یک سلول ضروری است جی10 ، و سپس اقدام خود را به کل ستون "کشش" کنید جی.

• برای نشان دادن یک سفارش انجام نشده، قانون 1 را تنظیم کنید.در کادر محاوره ای یک قانون قالب بندی ایجاد کنیدبا استفاده از کلید قالبرنگ پر را انتخاب کنید اولین قانون قرمز خواهد بود.

در مرحله بعد، شرح زیر از قانون را در نوار فرمول وارد کنید: =IF(اف10>0; اف10<СЕГОДНЯ();"") (شکل 5). این بدان معناست که به شرطی که سلول اف10 تاریخ سررسید مشخص شده است و قبلاً منقضی شده است، سلول به طور خودکار قرمز می شود.

برنج. 5

کلید را فشار دهیدOبه.

• برای نشان دادن یک تکلیف در حال انجام، قانون 2 را تنظیم کنید.دنباله ای از اقداماتی که در بالا توضیح داده شد را تکرار می کنیم: یک سلول را انتخاب کنید جی10 ، رفتن به قالب بندی شرطی، انتخاب کنید ایجاد قانونو از یک فرمول برای تعیین اینکه کدام سلول ها را قالب بندی کنید استفاده کنید.

در کادر محاوره ای آشنا یک قانون قالب بندی ایجاد کنیدبا استفاده از کلید قالبرنگ پرکننده متفاوتی را انتخاب کنید قانون دوم با آبی مطابقت دارد.

=IF(F10>0;F10>TODAY();""). این بدان معناست که اگر سلول اف10 تاریخ سررسید مشخص شده است و هنوز نرسیده است، سلول به طور خودکار آبی رنگ می شود.

کلید را فشار دهید Oبه.

• برای تعیین تکلیف که به موقع انجام می شود، قانون 3 را تنظیم کنید.دوباره دنباله اقداماتی که در بالا توضیح داده شد را تکرار می کنیم، فقط این بار در کادر محاوره ای یک قانون قالب بندی ایجاد کنیدبا استفاده از کلید قالبرنگ پر سبز را انتخاب کنید تا نشان دهد سفارش دقیقاً به موقع یا زودتر از موعد انجام شده است.

شرح قانون را در نوار فرمول وارد کنید: =IF(F10>0,IF(F10<СЕГОДНЯ();ЕСЛИ(G10<=F10;G10>0;"");"");""). بنابراین اگر سلول اف10 جی10 مهلت اجرای واقعی نشان داده شده است که مصادف با مهلت است اف10 یا قبل از آن، سلول جی10 به طور خودکار سبز می شود.

کلید را فشار دهید Oبه.

• در نهایت، برای تعیین تکلیف که دیرتر از مهلت تعیین شده تکمیل می شود، قانون 4 را تنظیم می کنیم.در کادر محاوره ای یک قانون قالب بندی ایجاد کنیدبا استفاده از کلید قالبرنگ زرد پر را انتخاب کنید تا نشان دهد سفارش دیر تکمیل شده است.

قانون زیر را در نوار فرمول وارد کنید: =IF(F10>0,IF(F10<СЕГОДНЯ();G10>F10;"")؛"").این بدان معناست که اگر سلول اف10 مهلت اجرا مشخص شده است و در سلول جی10 تاریخ اجرای واقعی نشان داده شده است که دیرتر از تاریخ است اف10 ، سپس سلول جی10 به طور خودکار زرد می شود.

یک بار در یک سلول جی10 هر چهار قانون پیکربندی شده اند، ما فرمول داده شده را در کل ستون "کشش" می کنیم جیو آن را با تاریخ های واقعی اجرای دستورالعمل ها پر کنید. سلول ها به طور خودکار در پالت مشخص شده رنگ می شوند.

مرحله بعدی این است تنظیم تجسم، یعنی نمودارها، برای درک بصری بیشتر از تصویر با توجه به رشته اجرا.

برای ساخت یک نمودار، به داده های کمی نیاز داریم، به عنوان مثال. تعداد تمام دستورالعمل ها و هر نوع به طور جداگانه. بنابراین، یک تنظیم میانی مورد نیاز است. می‌توانیم داده‌های کمی را در افسانه نمایش دهیم، جایی که آنها به طور خودکار از جدول ما وارد می‌شوند (افسانه را می‌توان در همان برگه، به عنوان مثال، بالای جدول قرار داد).

برای جمع آوری آمار، باید یکی از سلول های جدول را پر کنید، به عنوان مثال، سلول مجاور اچ10 ، به روش زیر:

1. یک سلول را انتخاب کنید اچ10 ، در بالای نوار فرمول، روی نماد کلیک کنید fx تابع درج، دسته را انتخاب کنید " منطقی», « اگر».

ما تجویز می کنیم خط بالاییقانون زیر را فرمول می کند: =IF($F10>0,IF($G10>0,IF(G10$<=$F10;"Выполнено";"Выполнено не в срок");ЕСЛИ($F10<СЕГОДНЯ();"Просрочено";"В работе"));"") (شکل 6).

برنج. 6

قانون مشخص شده در سلول را گسترش دهید اچ10 ، پایین کل ستون اچ(شکل 7).

برنج. 7

سپس ستون اچرا می توان پنهان کرد و فقط اطلاعات رجیستری لازم را قابل مشاهده باقی می گذارد.

• تنظیم افسانه.به منظور داده ها از یک ستون اچوارد افسانه شده و در آن به صورت کمی نمایش داده می شود، باید سلول های افسانه را به صورت زیر تنظیم کنید:

1. قانون را روی سلول تنظیم کنید جی3 : این سلول را انتخاب کنید، در نوار فرمول، روی نماد کلیک کنید fx تابع درج، نوع توابع را انتخاب کنید " آماری», « COUNTIF».

2. سپس در نوار فرمول موارد زیر را می نویسیم: =COUNTIF(H$10:H$19,F3)(شکل 8).

برنج. 8

3. فرمول را از سلول "کشش" کنید جی3 قبل از جی6 به ترتیب.

همچنین می‌توانید تجسم را تنظیم کنید و داده‌ها را در سفارشات برای یک دوره زمانی معین در قالب نمودار آپلود کنید.

• باایجاد نموداربرای انجام این کار، به تب بروید درج کنیدو پس از انتخاب محدوده، نموداری مانند نمودار دایره ای را انتخاب کنید سلول هااز جانب جی3 قبل از جی6 (شکل 9).

برنج. 9

با انتخاب بخش و فراخوانی منوی زمینه مناسب با دکمه سمت راست ماوس، نمودار را وارد کرده و بخش های آن را در رنگ های پر که انتخاب کرده ایم رنگ می کنیم (همه چیز در آنجا بصری است). رجیستری ما آماده است (شکل 10).

برنج. 10

و در نهایت

ایجاد یک سیستم کنترل اجرای سفارش موثر بسیار دشوار است - لازم است بسیاری از جنبه ها و ویژگی هایی را که ممکن است برای سازمان های مختلف منحصر به فرد باشد در نظر گرفت. آسان نیست، اما به یاد داشته باشید که هر معما راه حلی دارد. وقتی با کار دشواری روبرو می شوم که در نگاه اول راه حلی ندارد، همیشه معمای ب.وربر را به یاد می آورم:

چگونه می توان این نه نقطه را با چهار خط وصل کرد بدون اینکه قلم را از روی کاغذ بردارید؟

اغلب ما نمی توانیم راه حلی پیدا کنیم زیرا ذهن ما در منطقه نقاشی قفل شده است. اما هیچ جا گفته نمی شود که نمی توان از آن فراتر رفت.

راه حلی وجود دارد:

اخلاقی: برای درک سیستم، باید ... از آن خارج شد.

راه های زیادی برای سازماندهی یک سیستم موثر برای نظارت بر اجرای دستورالعمل ها وجود دارد. نکته اصلی این است که دقیقاً موردی را پیدا کنید که به طور ارگانیک در کار شرکت شما و کار شما قرار می گیرد، اندازه گیری را در همه چیز احساس کنید و از مرزی که فراتر از آن فراتر از کنترل دیوانه می آید عبور نکنید.

M.A. سوچکووا، دستیار مدیر کل شرکت پالایش نفت ZAO Ryazan (شرکت تابعه OAO NK-Rosneft)

26 فوریه 2010 03:19 ب.ظ

الکسی آفاناسیف، مدیر کیفیت InterTrust

در بسیاری از شرکت ها در روسیه، به ویژه آنهایی که در سال های اخیر رشد سریعی را تجربه کرده اند، یک مشکل مشابه مشاهده می شود: ناتوانی مقامات سازمان در تضمین کیفیت بالا و کنترل مناسب بر اجرای دستورالعمل های خود. معمولاً شرکت‌های جدید از این مشکل رنج می‌برند، در حالی که سازمان‌هایی که هنوز سابقه شوروی دارند، و همچنین ادارات مقامات شهرداری، منطقه‌ای و فدرال، به طور کاملاً مؤثری از تجربه مدیریت دستورالعمل استفاده می‌کنند که به ویژه در کشور ما قبل از پرسترویکا محبوبیت داشت. . این مقاله دقیقاً انتقال تجربیات در زمینه نظارت بر اجرای دستورات مدیران اجرایی به شرکت های مدرن را هدف اصلی خود قرار داده است.

تقریباً هر نوع فعالیت مدیریتی یک سازمان با اجرای دستورالعمل های مدیریت آن مرتبط است، بنابراین ایجاد کنترل بر اجرای دستورالعمل ها مهم است. سفارشات می توانند:

● الصاق قطعنامه بر اسناد داخلی و ورودی (مثلاً یادداشت ها و نامه ها).

● در اسناد اداری نهادهای دانشگاهی (در پروتکل ها) و نهادهای حاکمیتی فردی (در دستورات و دستورالعمل ها) تنظیم شود.

با توجه به درخواست های شهروندان موارد زیر را متذکر می شویم. به طور رسمی، روش کار با آنها مشابه پردازش مکاتبات دریافتی است، با این حال، مهلت ها توسط قانون فعلی در سطح فدرال تنظیم می شود، که باید توسط مدیری که مهلت ها را تعیین می کند و پیمانکاری که مهلت ها را تعیین می کند در نظر گرفته شود. از این مهلت ها خواسته شده است.

بسیاری از اسناد در طول چرخه عمر خود را می توان تحت کنترل قرار داد. ما می توانیم هر دو تمبر با حرف "K" و کلمه "کنترل" را ببینیم که با قلم قرمز حکاکی شده است یا به شکل اثری ساخته شده است (به مثال 1 مراجعه کنید). وظیفه چنین یادداشت هایی یکی است - جلب توجه به نیاز به کنترل دستورالعمل های ارائه شده در متن سند یا در قطعنامه روی آن (در مثال ما، نامه دریافتی حاوی قطعنامه ای با دستورالعمل ایگناتوا یو است. .S.، چه کاری و چه زمانی انجام شود). تا زمانی که اجرا به پایان برسد، چنین اسنادی در یک پوشه جداگانه ذخیره می شوند. پس از اتمام اجرا، یادداشتی در این مورد بر روی سند درج می شود (در مثال 1 در گوشه سمت راست پایین در تاریخ 1388/07/10 در مورد انعقاد قرارداد و قرار دادن سند در مورد شماره 1388/07/10 درج شده است. 08-24).

تعیین تکلیف برای مجریان

چه کسی دستور را تنظیم می کند؟ این کار توسط رهبران در تمام سطوح انجام می شود. فقط این است که معمولاً اجرای دستورات شخص اول یا کل مدیریت ارشد سازمان تحت کنترل قرار می گیرد و سرویس DOW به این امر مشغول است. و دستورالعمل های مدیران رده پایین - روسای ادارات، به عنوان یک قاعده، توسط کارمندان همان بخش هایی که مسئول کارهای اداری در آنها هستند، انجام می شود.

به نظر می رسد که در متن یک قطعنامه یا یک سند اداری، قبلاً باید به وضوح و بدون ابهام فرموله شود:

● خود سفارش،

● تاریخ سررسید،

● مجری خاص.

اگر حداقل یکی از این شرایط برآورده نشود (که اتفاق می افتد)، به یک کارمند جداگانه نیاز است که بتواند به وضوح الزامات مدیران را مجدداً فرموله کند و در صورت لزوم آنها را به موارد کوچکتر، اما با مجریان کاملاً مشخص تقسیم کند.

هنگام تدوین دستورالعمل ها، توصیه می شود از قوانین ساده زیر پیروی کنید: جمله بندی باید کوتاه، مختصر، حداکثر حذف ابهام از تفسیر، و یک نتیجه به وضوح تعریف شده و قابل اندازه گیری باشد. همه اینها به شما این امکان را می دهد که وقت خود را برای توضیحات اضافی سفارش هدر ندهید. از سوی دیگر، این به مجری یک هدف می دهد، و نویسنده تکلیف - این اطمینان را دارد که نتیجه اقدامات مجری مورد انتظار خواهد بود.

در اینجا نمونه‌هایی از فرمول‌بندی‌های مبهم و ساختارهای متنی صحیح مربوط به آنها آورده شده است:

هنگام ایجاد کنترل بر اجرای دستورالعمل ها در سازمان، اسناد خیلی زود شروع به تغییر می کنند: به جای الزامات عمومی، دستورالعمل های کوتاه و کامل با یک مجری خاص، مهلت و نتیجه مورد انتظار ظاهر می شود. این به طور قابل توجهی کارایی مدیریت شرکت را افزایش می دهد که تقریباً بلافاصله توسط مدیریت و صاحبان آن مورد توجه قرار می گیرد.

مهلت اجرای سفارش

مهلت‌های اجرای سفارش‌ها در سازمان معمولاً توسط سرپرست ایجادکننده سفارش تعیین می‌شود. در برخی موارد، مهلت اجرای دستورالعمل ها ممکن است با یک اقدام محلی سازمان یا یک سند نظارتی خارجی تعیین شود.

اجازه دهید در اینجا مقررات استاندارد برای تعامل مقامات اجرایی فدرال را نقل کنیم:

قطعه سند

آیین نامه مدل تعامل بین مقامات اجرایی فدرال، تصویب شد. فرمان شماره 30 دولت فدراسیون روسیه در 19 ژانویه 2005، اصلاح شده در 21 فوریه 2008 دستور در مدت تعیین شده در آن قابل اجرا است. اگر مدت زمانی به عنوان مهلت تعیین شود، تاریخ امضای دستورالعمل شروع آن محسوب می شود. دستوری که حاوی علامت "فوری" باشد ظرف 3 روز قابل اجرا است. علامت "به سرعت" یک دوره 10 روزه را برای اجرای سفارش در نظر می گیرد. در صورتی که مهلت اجرا در دستور تعیین نشده باشد، ظرف مدت حداکثر یک ماه از تاریخ امضای آن (تا تاریخ مربوطه ماه بعد و در صورت عدم وجود چنین تاریخی در دستور، قابل اجرا است. ماه بعد، سپس تا آخرین روز ماه). در صورتی که آخرین روز مهلت اجرای دستورالعمل به روز غیر کاری برسد، مشمول اجرا در روز کاری قبل خواهد بود.

به منظور بهبود سیستم مدیریت سازمان، منطقی است که دستوراتی که تحت کنترل قرار می گیرند، ضرب الاجل ها را متحد کنند - آنها را به یک پایه واحد در سازمان برساند. در ابتدا، چنین تصمیمی باید در یک قانون محلی، به عنوان مثال، در دستورالعمل های کاری دفتر مستند شود. تغییر مهلت نیز باید فقط در مواردی که در قوانین محلی سازمان مستند شده است امکان پذیر باشد. و البته سیستم محاسبه اصطلاحات معرفی شده باید با عقل سلیم مطابقت داشته باشد. به هر حال، یافتن عاملی بیشتر از یک کار غیرممکن برای مجری که باعث بی انگیزگی می شود، دشوار است.

اجازه دهید نمونه هایی از چند عبارت دستورات را ذکر کنیم و توضیح دهیم که کدام تاریخ برای هر یک از آنها آخرین تاریخ برای اجرای به موقع دستور در نظر گرفته می شود. این بسیار مهم است، زیرا اغلب در این موضوع سردرگمی وجود دارد.

یک وضعیت نسبتاً رایج زمانی است که یک مدیر اجرای یک کار را به مدیر دیگری از سطح پایین‌تر واگذار می‌کند و او به صلاحدید خود، سفارش را یک «طبقه پایین‌تر» کاهش می‌دهد. به این ترتیب دستور قبل از اینکه به مجری نهایی برسد از دست چندین رهبر می گذرد. درست است، با پایین آمدن از این نردبان، تکلیف می‌تواند به چندین «فرعی» که توسط افراد مختلف در زمان‌های مختلف انجام می‌شود، «شاخه» شود. این سیستم را ایجاد "نظم تودرتو" می نامند.

هنگام فرمول بندیسفارشات "تودرتو"، مهم است که ذخیره موقت بگذارید. در رابطه با سفارش "والد" باید حداقل 1 تا 3 روز کاری باشد. توصیه می‌شود از «تودرتو کردن» بیش از حد دستورالعمل‌ها اجتناب کنید، و رهبرانی را که فقط «چماق» را به دست می‌دهند، از زنجیره حذف کنید. اگر مجری وجود داشته باشد که مسئولیت اجرای کل دستور را به طور کلی بر عهده داشته باشد، او را "مجری مسئول" می نامند.

به عنوان مثال، هنگامی که مهلت اجرای یک دستور توسط یک سند نظارتی خارجی تنظیم می شود، ما به قانون فدرال شماره 59-FZ "در مورد رویه رسیدگی به درخواست های شهروندان در فدراسیون روسیه" اشاره می کنیم. طبق این سند، حداکثر مدت بررسی درخواست کتبی یک شهروند فدراسیون روسیه 30 روز است و از لحظه ثبت چنین سندی شروع به در نظر گرفتن می کند (قانون 3 روز برای این رویه از طرف قانون تعیین می کند. لحظه دریافت درخواست).

به عنوان مثال، اگر یک شهروند برای استفاده از حقوق خود به کمک یک نهاد خودگردان محلی نیاز داشته باشد، دوره زمانی مورد نیاز برای این امر اغلب به شدت بیش از 1 ماه است. در چنین شرایطی، ظرف یک ماه یک پاسخ کتبی به متقاضی ارسال می شود که مشکل او را بر اساس ماهیت حل نمی کند، اما به وضوح روند کمک های بیشتر مرجع را شرح می دهد. در همان مرجع، دستورالعملی که بر اساس رسیدگی به چنین شکایتی تشکیل شده است، باید با گزارش منظم از پیشرفت وضعیت به رئیس - نویسنده دستورالعمل، تحت کنترل کار قرار گیرد.

اغلب اتفاق می افتد که شهروندان به اشتباه به درخواست های خود رسیدگی می کنند. و سپس مخاطب آنها را در نظر نمی گیرد، بلکه آنها را به ارگان یا مقامی که این موضوع در صلاحیت آن است، هدایت می کند. قانون این امر را ظرف 7 روز از تاریخ ثبت درخواست تجدید نظر مقرر می کند. در این صورت، شهروند از چنین تغییر مسیری مطلع می شود. ضمناً، قانون صراحتاً ارسال شکایات را برای رسیدگی به آن ارگان یا مقامی که تصمیم یا اقدام (عدم اقدام) او مورد تجدیدنظر قرار گرفته است، ممنوع کرده است.

رویه کنترل اجرای سفارش

اکنون با داشتن اطلاعات اولیه در مورد تهیه دستورالعمل ها، لازم است دقیقاً رویه نظارت بر اجرای دستورالعمل ها را در نظر بگیرید.

توجه داشته باشید که در یک شرکت خاص کار برای کنترل اجرای دستورات قابل انجام است:

● به صورت دستی با استفاده از فایلی از کارت های ثبت و کنترل (RCC).

● در سیستم مدیریت اسناد الکترونیکی، که در آن ترکیب اطلاعات ثبت شده در "کارت های الکترونیکی" یکسان باقی می ماند، اما بسیاری از عملیات برای اطلاع رسانی به مجریان و ایجاد گزارش در مورد نظم عملکرد به طور خودکار انجام می شود.

● یک گزینه میانی نیز وجود دارد، زمانی که از قابلیت‌های MS Excel برای تسهیل کار استفاده می‌شود - سفارش‌های تحت کنترل به صورت جدولی توضیح داده می‌شوند که در آن می‌توانید اطلاعات را بر اساس مجری‌ها، مهلت‌ها و غیره فیلتر کنید. رجوع کنید به .

در مرحله "کنترل کردن"، کارمند دفتر سفارش را ثبت می کند. اگر روی سند موجود باشد، سپس مهر "K" یا "Control" روی آن گذاشته می شود، یا همان با یک قلم روشن نوشته می شود، همچنین می توان به سادگی سند را به پوشه کنترل شده منتقل کرد. دستورالعمل ها.

مجری با دریافت دستور،باید با آن آشنا شده و قبل از پایان مهلت درج شده در سفارش، وظایف تعیین شده در آن را انجام دهند. اگر مجری نیاز به انتقال کار داشته باشد تا توسط سایر کارمندان زیرمجموعه او انجام شود، همانطور که قبلاً بحث کردیم، سفارشات سطح پایین تری ایجاد می کند.

اگر مجری متوجه شود که مهلت مقرر با توانایی انجام وظایف مشخص شده در موعد مقرر مطابقت ندارد، از رئیس صادر کننده درخواست می کند که تاریخ اجرا را به تعویق بیندازد. در صورتي كه پيمانكار اطلاع داشته باشد كه اجراي سفارش خارج از صلاحيت و حوزه مسئوليت وي است، مي تواند نسبت به ابطال كامل يا جزئي سفارش اقدام نمايد.

اگر مدیر تصمیم به به تعویق انداختن یا لغو تکلیف بگیرد، این موضوع را به مسئول کنترل زمان اطلاع می دهد. در هر صورت درخواست های پیمانکار مبنی بر تعویق یا لغو واگذاری باید قبل از انقضای مهلت تعیین تکلیف به مدیر ارائه شود.

« کنترل بر اجرای دستورالعمل ها بر اساس شایستگی ها» معمولاً توسط کارمندی انجام می شود که به اندازه کافی صلاحیت برای ارزیابی ارتباط نتیجه به دست آمده از اجرای وظیفه تعیین شده در تکلیف دارد. چنین کنترلی ممکن است پس از دریافت گزارش عملکرد توسط یک شخص ذیصلاح آغاز شود و ممکن است با خروج از کنترل یا بازگرداندن برای تجدید نظر تکمیل شود.

رویه «حذف از کنترل» سفارش توسط کارمندی انجام می شود که بر اساس اساس بر اجرای دستور نظارت داشته است و همچنین در صورت رضایت مدیر درخواست حذف کامل سفارش.

به عنوان بخشی از صحنه کنترل اجرای مهلت» یک کارمند اختصاصی زمان اجرای همه سفارشات فعال، یعنی سفارشات در حال انجام را به طور همزمان کنترل می کند (اگر چنین کارهایی در سازمان به صورت دستی یا با استفاده از MS Excel انجام شود، معمولاً این کار توسط منشی نویسنده انجام می شود. سفارش یا کارکنان سرویس DOW). در حال حاضر اکثر این کارها توسط سامانه های الکترونیکی مدیریت اسناد، اطلاع رسانی به مجریان از مهلت های تکمیل اجرای دستورالعمل ها قابل انجام است. اطلاع رسانی یک هشدار قطعی برای تمام دستورالعمل هایی است که از کنترل حذف نشده اند (به مثال 4 مراجعه کنید).

بار روی یک مجری فردی دائماً در حال افزایش است و در نتیجه نظم و انضباط عملکرد کارکنان به دلیل فراموشی اولیه شروع به سقوط می کند. اطلاع رسانی دوره ای کارمندان، به عنوان مثال، به صورت هفتگی، به شما این امکان را می دهد که دامنه وظایفی که باید تکمیل شوند را به وضوح درک کنید و در زمان گزارش دهی جهت گیری کنید.

برگه اطلاعاتمی تواند مختصر (نگاه کنید) یا کامل تر، با ترکیب اطلاعاتی که در جدول ارائه شده است. به هر حال، اگر در چنین جدول MS Excel سفارشات یک پیمانکار خاص را با علامت اجرایی خالی فیلتر کنیم، با چاپ نتیجه، فقط نسخه دیگری از برگه اطلاعات پیمانکار را دریافت می کنیم.

اگر چنین برگه‌هایی توسط EDMS ایجاد شده‌اند، می‌توان ستونی را به شکل جدولی با تعداد روزهای باقی‌مانده تا پایان سررسید اضافه کرد. رتبه بندی سفارش بر اساس تاریخ انقضا نیز بسیار راحت است - این به مجری اجازه می دهد سریع تر حرکت کند و زمان کار خود را به طور موثرتری مدیریت کند.

گزارش در مورد نظم و انضباط عملکرد

برخی از سازمان ها تمرین می کنند گزارش موقت مجریان. در صورت لزوم نظارت منظم بر پیشرفت اجرای دستورالعمل های مهم، نویسندگان آنها اطلاعاتی در مورد نیاز به گزارش دوره ای، به عنوان مثال، گزارش هفتگی، که باید در کل دوره اجرا ارائه شود، به متن دستورالعمل اضافه می کنند. گزارش عملکرد موقت معمولاً به صورت مکتوب آزاد یا در قالب یک یادداشت تهیه می شود. این گزارش ها ممکن است توسط:

● خود مجری

● منشی زیرمجموعه،

● یک کارمند مسئول نظم و انضباط عملکرد در شرکت.

برای نظارت بر سطح انضباط عملکرد در سازمان، به صورت دوره ای یا بنا به درخواست مدیریت، چندین نوع گزارش تهیه می شود که ممکن است به نظم عملکرد مربوط باشد:

● افسر اجرایی فردی؛

● واحد خاص

● سازمان به عنوان یک کل؛

● دستورالعمل های صادر شده توسط یک رهبر خاص و غیره.

برای مدیریت در قالب یک خلاصه آماری، اطلاعات خلاصه می شوددر مورد تحویل، اجرا و همچنین انتقال به دستورالعمل های دوره گزارشی دیگر. برای توانمندسازی مدیریت مؤثرتر نظم عملکرد، از مدل‌های گزارشگری مختلف استفاده می‌شود. انواع فرم های گزارش دهی در و نظر E. Kameneva ارائه شده است.

از آنجایی که چنین گزارش هایی هم برای کل سازمان و هم برای بخش های آن به طور خاص تهیه می شود، فقط آن دسته از مقاماتی که رئیس به طور مستقیم به آنها دستور می دهد در بخش مجریان گنجانده می شوند. به عنوان مثال، برای مدیر کل، اینها معاونان و رؤسای فعالیت های او خواهند بود، در حالی که برای رئیس اداره، اینها روسای ادارات و احتمالاً بخش ها خواهند بود.

حتی اگر سازمان دارای اتوماسیون کامل گردش کار از طریق EDMS نباشد، چنین سندی برای کامپایل و نگهداری در سیستم صفحه گسترده Microsoft Excel یا OpenOffice.org Calc بسیار راحت است. این سیستم ها دارای رابط و عملکرد تقریبا مشابهی هستند، آنها می توانند به خودکارسازی حسابداری و ایجاد گزارش در یک شرکت کوچک و متوسط ​​کمک کنند. نکته اصلی این است که به وضوح بدانید که دقیقاً چه چیزی را باید در خروجی دریافت کنید.

نظر

مسائل مربوط به قرار دادن و حذف دستورات از کنترل و همچنین روش اجرای دستورالعمل ها و گزارش نظارت بر اجرای آنها را در نظر گرفتیم. مدل‌های مدیریت دستورالعمل ارائه شده در مقاله به شفاف‌تر و شفاف‌تر شدن مدیریت سازمان کمک می‌کند.