پیشرفت قرارداد ms excel. چرا اکسل. با داشبورد Smartsheet Sights تصمیمات بهتری بگیرید

حل مشکلات حسابداری و نظارت بر اجرای اسناد در محیط MS Outlook

1. Outlook را با کلیک بر روی دکمه روی پانل راه اندازی کنید مایکروسافت آفیسیا با استفاده از دکمه "شروع":

شروع - برنامه ها - Microsoft Outlook

2. گروه هایی از پوشه های کاری را در پنجره برنامه پیدا کنید.

ضبط اطلاعات افراد در پوشه مخاطبین. پوشه Contacts مانند یک پایگاه داده سازماندهی شده است. در آن ما می توانیم طیف گسترده ای از اطلاعات را ذخیره کنیم: آدرس پست الکترونیک, آدرس پستی، چندین شماره تلفن و برخی اطلاعات شخصی مرتبط با شخص تماس مانند تولد و سالگرد یک رویداد. وقتی نام یا آدرس مخاطبی را وارد می‌کنید، Outlook اطلاعات را به اجزاء جدا می‌کند و آنها را در فیلدهای جداگانه قرار می‌دهد. ما می توانیم مخاطبین را بر اساس هر قسمت از نام یا آدرس مرتب کنیم، گروه بندی و فیلتر کنیم. به سادگی روی یک دکمه کلیک کنید یا یک فرمان منو را انتخاب کنید تا برای مخاطب دعوت نامه، ایمیل یا کار ارسال شود. هنگام ذخیره اطلاعات مربوط به یک مخاطب در یک فایل، نام فایل می تواند این باشد: نام، نام خانوادگی، نام سازمان، نام مستعار شخص تماس یا هر کلمه دیگری که به شما کمک می کند سریعاً این مخاطب را پیدا کنید، به عنوان مثال، "کترینگ" " برای هر مخاطب می توانید حداکثر سه آدرس وارد کنید. یکی از آنها را می توان به عنوان پست مشخص کرد، پس از آن می توان آن را روی برچسب های پستی، پاکت نامه چاپ کرد و برای ایجاد نامه برای چندین گیرنده استفاده کرد.

هنگامی که مخاطبین را در تقویم خود ایجاد می کنید، پیامی در مورد رویداد مرتبط با مخاطب، مانند روز تولد شخص، به طور خودکار در صفحات مربوطه ظاهر می شود.

تکنولوژی کار

1. پوشه "Contacts" را باز کنید.

2. بیایید یک مخاطب جدید ایجاد کنیم. برای انجام این کار، روی دکمه "ایجاد" در نوار ابزار کلیک کنید. یک پنجره تماس باز می شود

3. اطلاعات مربوط به مخاطب را در فیلدهای ارائه شده در برگه "عمومی" وارد کنید. برخی از فیلدها دارای دکمه هایی هستند که به شما امکان می دهد اطلاعات را با دقت بیشتری وارد کنید. به عنوان مثال، روی دکمه "نام کامل" کلیک کنید. یک پنجره ورودی نام اضافی باز می شود. بیایید فیلدهای مرتبط با نام مخاطب را پر کنیم.

4. اجازه دهید به تب "جزئیات" برویم. بیایید آن را پر کنیم اطلاعات اضافیدر مورد تماس اگر برخی از اطلاعات برای ما ناشناخته است یا مورد نیاز نیست، می توانید فیلدها را خالی بگذارید.

5. برگه «عملکردها» متعاقباً همه اقدامات مرتبط با این مخاطب را منعکس می‌کند: تماس های تلفنی، ارسال پیام و موارد دیگر.

6. اطلاعات مربوط به هر مخاطب در یک کارت جداگانه ذخیره می شود. بیایید پنجره تماس را ببندیم و ببینیم چگونه اطلاعات موجود در پوشه Contacts ارائه می شود.

7. بیایید چندین تماس از سازمان های مختلف ایجاد کنیم که شرکت ما با آنها روابط تجاری برقرار می کند.

8. بیایید چندین تماس با کارمندان یک شرکت ایجاد کنیم. برای این:

روی مخاطب موجود دوبار کلیک کنید؛

دستور را از منوی "اقدامات" انتخاب کنید - "یک مخاطب در همان شرکت ایجاد کنید"؛ پنجره ای باز می شود که در آن برخی از فیلدهای مربوط به آدرس و شماره تلفن شرکت قبلاً پر شده است.

اطلاعات گم شده را وارد می کنیم و در صورت لزوم اطلاعات موجود را نیز تغییر می دهیم.

9. ما اطلاعات مربوط به کارمندان شرکت خود و مهمتر از همه اطلاعات مربوط به مدیر را به پوشه "Contacts" اضافه می کنیم.

10. نمای فعلی اطلاعات مخاطبین موجود در پوشه را با استفاده از دستور "View" - "Current View" و انتخاب یک نمای از لیست پیشنهادی تغییر دهید:

کارت های آدرس

کارت های آدرس دقیق

لیست تلفن

توسط سازمان یا دیگران.

تماس تلفنی. حسابداری مکالمات تلفنی تجاری بسیار مهم است. پیش از این، زمانی که کار به خوبی سازماندهی شده بود، از کتاب ویژه ای از پیام های تلفنی استفاده می شد که اطلاعاتی را منعکس می کرد: به چه کسی یا از چه کسی تماس گرفته شده است، تاریخ، زمان، متن پیام، چه کسی دریافت کرده است (ارسال شده). در Outlook، می توانید به طور خودکار یک رکورد از مکالمات تلفنی خود ایجاد کنید.

اگر مودم دارید، Outlook می تواند شماره تلفن مخاطبین را شماره گیری کند. در عین حال، Outlook می تواند زمان مکالمه را که وارد دفتر خاطرات می شود، ضبط کند. همچنین می توانید یادداشت هایی درباره مکالمه در آنجا اضافه کنید.

تکنولوژی کار

1. پوشه "Contacts" را باز کنید. بیایید یک مخاطب را برای تماس انتخاب کنیم.

2. در نوار ابزار، فهرست را با کلیک بر روی دکمه "شماره گیری خودکار" گسترش دهید یا دستور "تماس با مخاطب" را از منوی "عملکردها" انتخاب کنید. یکی از شماره های تماس را از لیست انتخاب کنید. پنجره تماس جدید باز می شود.

3. کادر «هر بار که تماس می‌گیرید یک دفترچه خاطرات ایجاد کنید» را علامت بزنید.

4. بر روی دکمه "تماس" کلیک کنید. اگر مودم دارید، شماره گیری بلافاصله شروع می شود شماره تلفنو در همان زمان پنجره "تماس تلفنی" باز می شود. هنگامی که مودم اتصال برقرار می کند، می توانید گوشی را بردارید و پنجره "تماس جدید" را ببندید.

اگر در یک گروه کار می کنیم و برنامه های خود را از طریق شبکه به سایر شرکت کنندگان در میان می گذاریم، مشخص کردن پارامترهای در دسترس بودن بسیار مهم است. گزینه های استخدامی ما به آنها کمک می کند تا ساعات کاری خود را برنامه ریزی کنند.

5. در پنجره «تماس تلفنی»، موضوع گفتگو را یادداشت می کنیم و محتوای مکالمه را با جزئیات بیشتری شرح می دهیم. منشی با شرایط خوب می تواند همزمان صحبت کند و مکالمه را ضبط کند.

6. پنجره را پس از ضبط اطلاعات مربوط به تماس در آن ببندید. در پاسخ به سوال برنامه "تغییرات ایجاد شده ذخیره شود؟" پاسخ بله پس از این، اطلاعات مربوط به تماس تلفنی در کارت تماس و در "خاطرات" ذخیره می شود.

ادغام پوشه مخاطبین با اسناد Word. هنگام ارسال نامه باید آدرس گیرندگان و همچنین آدرس برگشتی را روی پاکت ها بنویسیم. این کار را می توان به طور خودکار با استفاده از اطلاعات پوشه مخاطبین انجام داد. برای این کار از حالت “Merge” در محیط نرم افزار Word استفاده کنید.

تکنولوژی کار

1. بیایید باز کنیم سند جدیدکلمه.

2. دستور "سرویس" - "پاکت ها و برچسب ها" را اجرا کنید. پنجره پاکت ها و برچسب ها باز می شود.

3. به تب "پاکت" برویم. فیلدهایی را برای درج آدرس گیرنده و آدرس بازگشت مشاهده خواهیم کرد. در بالای هر فیلد یک نماد دفترچه آدرس وجود دارد.

4. در قسمت گیرنده، روی دکمه کلیک کنید دفترچه آدرس. در پنجره باز شده، گیرنده را انتخاب کنید.

5. در قسمت بازگشت آدرس، روی دکمه دفترچه آدرس کلیک کنید. در پنجره ای که باز می شود، نام مدیر یا کارمند دیگری از شرکت خود را که نامه از طرف او ارسال می شود، انتخاب کنید. چک باکس «چاپ نشود» را غیرفعال کنید.

6. برای انتخاب اندازه پاکت، روی دکمه "گزینه ها" کلیک کنید. از لیست انتخاب کنید سایز درستپاكت نامه.

7. برای مشاهده نوشته روی پاکت، روی دکمه «افزودن» در پنجره «پاکت و استیکر» کلیک کنید.

پوشه ای که با شروع Outlook باز می شود. هنگامی که Outlook شروع به کار می کند، یکی از پوشه ها، به عنوان مثال، Inbox که حاوی اطلاعات مربوط به ایمیل های دریافتی است، به طور خودکار باز می شود. با این حال، کاربر می تواند به طور مستقل پوشه ای را که با شروع برنامه باز می شود، به عنوان مثال Outlook امروز، مشخص کند.

تکنولوژی کار

1. Outlook را راه اندازی کنید.

2. در منوی "Service"، "Options" را انتخاب کنید.

3. بیایید به تب "Advanced" برویم و روی دکمه "Advanced options" کلیک کنیم.

4. در پنجره ای که باز می شود، لیست پوشه "Open" را باز کنید و پوشه "Outlook Today" را انتخاب کنید که با شروع Outlook باز می شود.

5. اجازه دهید کار با برنامه را به پایان برسانیم.

6. دوباره برنامه را باز کنید و مطمئن شوید که پوشه ای که مشخص کرده اید هنگام راه اندازی باز می شود.

پیکربندی کاربر محیط نرم افزار Outlook به شما این امکان را می دهد که چگونه سازماندهی کنید کار شخصیهر کارمند و کار گروهی کار گروهی به معنای توانایی کار با اسناد مشابه است.

برای سازماندهی کار گروهی کارکنان، لازم است که شرکت دارای یک شبکه سازماندهی شده و نصب شده باشد قوانین عمومیآدرس دهی و ارسال فایل ها از طریق شبکه از یک کارمند به کارمند دیگر. این مسائل توسط یک کارمند ویژه - مدیر شبکه، که به شما در یک محل کار خاص آموزش می دهد، رسیدگی می شود.

محیط نرم افزار Outlook سه حالت کار با نامه را ارائه می دهد:

فقط اینترنت؛

شرکتی یا برای گروه های کاری؛

بدون ایمیل

در این قسمت به معرفی این امکان می پردازیم عمر باتریو همچنین قابلیت های اساسی همکاری گروهی با استفاده از ایمیل شرکتی یا اینترنت.

قبل از شروع به کار در محیط Outlook، باید خود را به عنوان کاربر این برنامه معرفی کنیم این کامپیوتر. این کار با ایجاد یک حساب کاربری اینترنتی انجام می شود. این ورودی متعاقباً شما را به عنوان مسئول تکمیل تمام وظایف و تکالیف در محیط Outlook تعریف می کند.

تکنولوژی کار

1. در منوی "Service"، "Options" را انتخاب کنید.

2. به تب "تحویل نامه" برویم.

3. روی دکمه "تغییر تنظیمات ایمیل خدمات" کلیک کنید.

4. مطمئن شویم که رایانه ما روی حالت ایمیل «فقط اینترنت» تنظیم شده است. بر روی دکمه "لغو" کلیک کنید.

5. در منوی "Service"، "Accounts" را انتخاب کنید.

6. در کادر محاوره‌ای «حساب‌های آنلاین»، برگه «ایمیل» را انتخاب کنید.

دفتر کار فناوری رایانهچشم انداز

7. بیایید به حساب های موجود نگاه کنیم و روی دکمه "افزودن" کلیک کنیم. جادوگر اتصال به اینترنت شروع خواهد شد. در مرحله بعد، مراحل "جادوگر" را دنبال کنید:

بیایید یک نام وارد کنیم، به عنوان مثال، آنا ایلینا یا نام شما.

آدرس ایمیل خود را وارد کنید، برای مثال This آدرس ایمیلمحافظت از ربات های هرزنامه برای دیدن آن، باید جاوا اسکریپت یا آدرس خود را فعال کنید.

ما سرور را برای پیام های دریافتی نشان می دهیم: mail.ru یا سرور ما.

ما سرور را برای پیام های خروجی نشان می دهیم: mail.ru یا سرور ما.

نشان دهیم حساب(می توانید رمز پیشنهادی "استاد" را بگذارید) و در صورت لزوم رمز عبور را بگذارید.

سوئیچ "روش اتصال به اینترنت" را به صورت دستی تنظیم کنید.

بیایید "جادوگر" را با کلیک کردن روی دکمه "پایان" کامل کنیم. کادر محاوره ای «حساب های آنلاین» دوباره روی صفحه ظاهر می شود و حساب ایجاد شده در آن ظاهر می شود.

8. حسابی را که ساخته اید برجسته کنید. بر روی دکمه "Properties" کلیک کنید. بیایید بررسی کنیم و در صورت لزوم ویژگی های حساب را تغییر دهیم.

9. بر روی دکمه “Use as default” کلیک کنید. اکنون آنا ایلینا (یا خودمان) را به عنوان کاربر برنامه شناسایی کرده ایم.

10. کادر محاوره ای را ببندید.

کار برنامه ریزی زمان کار فعالیت های یک منشی بسیار متنوع است. این شامل تهیه اسناد، برقراری تماس تلفنی، سازماندهی پذیرایی از بازدیدکنندگان و موارد دیگر است. این فعالیت مربوط به حل مسائل جاری برای شخص ناآشنا نامرئی است. با این حال، کارایی شرکت بستگی به موفقیت و سرعت انجام آن دارد.

در محیط Outlook، تمام فعالیت ها به گروه های زیر تقسیم می شوند که قبلاً در مورد آنها می دانید: قرار ملاقات ها، جلسات، رویدادها، وظایف و تماس های تلفنی.

جلسات. جلسه رویدادی است که یک یا دو نفر در آن حضور دارند. زمان ملاقات بین آنها توافق شده و در تقویم رزرو شده است. این جلسه نیازی به دخالت منابع ندارد: مکان های خاص، زمان آماده سازی، هزینه های مواد. یک جلسه را می توان گزارش روزانه به مدیر، تماس تلفنی یا پذیرایی از بازدیدکنندگان نامید. نکته مهم این است که قاعدتاً از نظر زمان آماده سازی این موضوع کوچکی است. برای آن برنامه ریزی شده است زمان مشخصو یک طرفه (که توسط منشی شخصا انجام می شود) یا دو طرفه (مکالمه بین دو) است.

تکنولوژی کار

1. روی مقیاس زمانی "لحظه" کلیک کنید، که زودتر از نیم ساعت از زمان فعلی قرار ندارد.

2. موضوع جلسه را یادداشت کرده و "Enter" را فشار دهید.

جلسه با یک نماد هشدار ویژه مشخص خواهد شد. برنامه به طور خودکار 15 دقیقه قبل از شروع جلسه نمایش داده می شود سیگنال صوتی، هشدار در مورد نزدیک شدن به جلسه.

3. منتظر سیگنال صوتی باشید.

4. تغییر مدت زمان جلسه:

نشانگر ماوس را روی لبه بالا یا پایین ورودی جلسه حرکت دهید (اشکال نشانگر ماوس تغییر خواهد کرد).

بیایید مرز جلسه را ضبط و جابجا کنیم.

5. بیایید چندین جلسه دیگر با موضوعات مختلف برای روزهای آینده ایجاد کنیم.

تغییر تنظیمات جلسه وقتی جلسه ای را برنامه ریزی می کنید، می توانید آن را با یک مخاطب مرتبط کنید. سپس اطلاعات مربوط به آن در اطلاعات تماس ثبت می شود. با استفاده از این اطلاعات، همیشه می توانید به یاد داشته باشید که چه زمانی و چه جلساتی با مخاطب برگزار شده است، و آنها به چه مواردی اختصاص داشته اند. هنگام برنامه ریزی یک جلسه، می توانیم پارامترهای در دسترس بودن را مشخص کنیم.

تکنولوژی کار

1. با دوبار کلیک کردن روی موضوع یا روی یک خط خالی در دفتر خاطرات، پنجره پارامترهای جلسه را باز کنید.

2. تب "جلسه" را در نظر بگیرید.

3. بیایید کارهای زیر را انجام دهیم:

بیایید موضوع جلسه را تغییر دهیم.

ما مکان ملاقات را مشخص خواهیم کرد.

پرچم اعلان را غیرفعال کنید.

بیایید پارامترهای اشتغال را تنظیم کنیم: مشغول، آزاد، مشکوک، بیکار.

4. جلسه را به مخاطب پیوند دهید. برای انجام این کار، روی دکمه "Contacts" در پایین کادر محاوره ای کلیک کنید و در لیست مخاطبینی که باز می شود، نام مخاطبی را که جلسه با او برنامه ریزی شده است را انتخاب کنید.

یادداشت ها و پیوست ها معمولاً برخی از مسائل تجاری در طول جلسه مورد بحث قرار می گیرد. ما می توانیم در پنجره جلسه یادداشت برداری کنیم، یادداشت هایی در مورد موضوعاتی که انتظار می رود مورد بحث قرار گیرد، پیشنهاداتی در مورد موضوعات مورد بحث و غیره داشته باشیم. اگر سندی را برای جلسه آماده می‌کنید، می‌توانید آن را مستقیماً در پنجره جلسه وارد کنید یا به آن پیوند دهید.

تکنولوژی کار

1. پنجره جلسه را باز کنید

2. در قسمت متن برای یادداشت های جلسه، متن را بنویسید: «درباره زمان انجام کار، تعداد شرکت کنندگان و محدوده سؤالات آنها بحث کنید».

3. فایل ایجاد شده و ذخیره شده در رایانه را به جلسه پیوست کنید:

روی دکمه "افزودن فایل" کلیک کنید (یا منوی Insert - File)؛

در پنجره نمای کلی خواهیم یافت فایل مورد نیازو بر روی دکمه "Insert" کلیک کنید (آیکون فایل در پنجره ظاهر می شود).

4. همچنین می توانیم محتویات فایل را Paste کنیم:

"Object" را از منوی "Insert" انتخاب کنید.

در کادر محاوره ای، سوئیچ "ایجاد از فایل" را انتخاب کنید.

بر روی دکمه "مرور" کلیک کنید و نام فایل را در کادر محاوره ای انتخاب کنید.

بیایید با کلیک بر روی دکمه "OK" کادرهای محاوره ای را ببندیم و مطمئن شویم که محتوای فایل در قسمت یادداشت ها ظاهر می شود.

برنامه ریزی جلسات مکرر کار منشی شامل جلساتی است که به صورت دوره ای تکرار می شوند. به عنوان مثال، در ابتدای هر روز کاری گزارشی به مدیر تهیه می شود، اسناد در پایان روز کاری امضا می شود، هفته ای یک بار جلساتی در مورد برنامه ریزی کار آینده برگزار می شود و گزارش "در مورد کار انجام شده". همه این نوع جلسات را می توان به عنوان تکراری در تقویم شما علامت گذاری کرد. در این صورت به صورت خودکار در روزهای برنامه ریزی شده ثبت خواهند شد.

تکنولوژی کار

1. بیایید چندین جلسه در تقویم ایجاد کنیم، که سپس یک ویژگی تکرار به آنها اختصاص داده می شود (جدول 1).

جدول 1 - رویدادهای تکرار شونده

2. بیایید یک پرچم تکرار برای جلسه تنظیم کنیم:

برای باز کردن پنجره جلسه دوبار کلیک کنید.

در نوار ابزار، روی دکمه "تکرار" کلیک کنید.

در کادر گفتگوی "تکرار جلسه"، پارامترهای تکرار لازم را تنظیم کنید.

بیایید پنجره جلسه را ببندیم و تاریخ های دیگری را در تقویم پیدا کنیم که برای آنها یک جلسه تکراری به طور خودکار ثبت می شود.

برنامه ریزی جلسات و رویدادها. این جلسه شامل دعوت از چند شرکت کننده است. Outlook به شما امکان می دهد شرکت کنندگان را از پوشه مخاطبین خود انتخاب کنید و به طور خودکار برای آنها دعوت نامه ارسال کنید. این نوع کار ارتباط مستقیمی با امکان کار گروهی آنلاین دارد. رویداد یک رویداد تمام روز است.

تکنولوژی کار

1. بیایید جلسه تکراری "Planner" را باز کنیم.

2. روی تب "در دسترس برای اعضا" کلیک کنید. وقتی روی این برگه کلیک می کنید، قرار ملاقات به طور خودکار به یک جلسه تبدیل می شود.

3. برای انتخاب شرکت کنندگان و ارسال دعوت نامه، بر روی دکمه "دیگران" کلیک کنید. دفترچه آدرس باز خواهد شد.

4. شرکت کنندگان جلسه را انتخاب کنید.

5. در لیست ایجاد شده، بر روی نماد ارسال دعوت نامه در کنار هر شرکت کننده کلیک کنید و دعوت نامه ها را "ارسال" یا "عدم ارسال" انتخاب کنید.

6. هنگام ایجاد پوشه "Contacts"، تمام تاریخ تولدها و سالگردها به طور خودکار در روزهای مربوطه به عنوان رویداد در دفتر خاطرات ثبت می شوند. چنین ورودی در روز مناسب، لزوم تبریک گفتن به شریک خود را یادآوری می کند که نشانه ای از ادب در ارتباطات تجاری است. این رویداد در قسمت سرفصل برگه خاطرات نشان داده شده است. بیایید از طریق دفترچه خاطرات نگاه کنیم و مطمئن شویم که ورودی مربوطه در روز تولد کارمندان و شرکای شما انجام شده است.

7. بیایید یک رویداد تمام روز "سمینار مدیران" ایجاد کنیم:

برای باز کردن یک جلسه جدید، دوبار کلیک کنید.

کادر «تمام روز» را علامت بزنید؛

بیایید پارامترهای باقیمانده جلسه را تنظیم کنیم: موضوع، مکان، تاریخ، زمان، شرکت کنندگان.

یک کار ایجاد کنید. "Taskbar" در پنجره پوشه "Calendar" قرار دارد. یک کار، بر خلاف یک جلسه، تاریخ و زمان مشخصی برای اتمام ندارد. فقط تاریخ شروع و تکمیل مشخصی دارد. وظایف در یک پوشه جداگانه با همین نام ذخیره می شوند. "Taskbar" در تقویم با پوشه "Tasks" مرتبط است. می توانید پارامترهای وظیفه زیر را تنظیم کنید:

ما موضوع کار را نشان می دهیم.

ما یک تاریخ شروع و مهلت تعیین می کنیم.

بیایید مراحل تکمیل را دنبال کنیم: شروع نشده، در حال انجام، تکمیل شده، به تعویق افتاده، در انتظار.

درصد تکمیل کار را نشان می دهیم.

کار را به مجری دیگری بسپارید و اجرا را کنترل کنید.

بیایید یک کار را با یک مخاطب مرتبط کنیم.

یک فایل پیوست کنید یا یادداشت ها را یادداشت کنید.

بیایید ارائه اطلاعات وظیفه را در پنجره تغییر دهیم.

بسیاری از این گزینه ها مشابه گزینه های جلسه هستند.

تکنولوژی کار

1. ارائه اطلاعات مربوط به وظایف را در پوشه "تقویم" و در پوشه "وظایف" در نظر بگیرید. آنها تا حد زیادی یکسان هستند.

2. بیایید به پوشه "Tasks" برویم.

3. برای ایجاد یک کار، روی خط با عنوان "کلیک کنید" - "افزودن عنصر" - "وظیفه" کلیک کنید. به این ترتیب می توانیم موضوع، "Due Date" و برخی پارامترهای "Task" دیگر را تنظیم کنیم. "سفارش برای تایید برنامه تعطیلات" را بنویسید و تاریخ سررسید را در کشویی "تقویم" مشخص کنید، سپس "Enter" را فشار دهید.

4. برای وارد کردن اطلاعات دقیق در مورد کار، دوبار کلیک کنید تا پنجره پارامترهای وظیفه باز شود.

5. تاریخ شروع، وضعیت و درصد تکمیل کار را وارد کنید. پرچم هشدار را تنظیم کنید.

6. آن را به وظیفه "فایل با سفارش" پیوست کنید.

7. بیایید چند کار دیگر برای 5 روز آینده ایجاد کنیم:

ما اطلاعاتی در مورد تعطیلات جمع آوری خواهیم کرد.

ما برنامه ای برای سمینار ترسیم خواهیم کرد.

ما فهرستی از شرکت کنندگان در سمینار را تهیه خواهیم کرد.

برای شرکت کنندگان در سمینار پیام های تلفنی ارسال خواهیم کرد.

واگذاری کار به شخص دیگری و نظارت بر اجرای آن. منشی نه تنها به طور مستقل وظایف مدیر را انجام می دهد، بلکه می تواند به دستور او، کار را به کارمند دیگری محول کند و بر اجرا نظارت کند.

محیط نرم افزار Outlook به شما این امکان را می دهد که از پوشه Contacts به هر کسی کار اختصاص دهید. هنگامی که یک وظیفه تعیین می شود، به طور خودکار از طریق شبکه برای کارمند ارسال می شود، که صاحب کار می شود. وظیفه تعیین شده در پوشه منشی ذخیره می شود، که بنابراین فرصتی برای نظارت بر پیشرفت اجرای آن دارد.

تکنولوژی کار

1. پنجره کار «ارسال پیام های تلفنی برای شرکت کنندگان در سمینار» را باز کنید.

2. در نوار ابزار، روی دکمه "Assign task" کلیک کنید. خط "به..." ظاهر می شود.

3. روی دکمه “To...” کلیک کنید. پنجره گیرنده سفارش باز می شود.

4. بر روی مخاطب مورد نظر کلیک کرده و با کلیک بر روی دکمه “To...” آن را به لیست گیرندگان پیام منتقل کنید.

5. پنجره را ببندید و مطمئن شوید که مخاطب انتخاب شده در خط "To..." نشان داده شده است.

6. پنجره وظیفه را ببندید. Outlook فوراً ارسال کار را آغاز می کند. هنگامی که وظیفه ای را به شخص دیگری اختصاص دادیم، دیگر مالک آن نیستیم، یعنی نمی توانیم پارامترهای آن را تغییر دهیم. تنها کاری که باید انجام دهیم این است که بر تکمیل کار نظارت داشته باشیم.

7. بیایید به پوشه "Tasks" نگاه کنیم تا ببینیم نماد "Tasks" چگونه تغییر کرده است. نماد جدید به این معنی است که کار به شخص دیگری واگذار شده است. وظایف موجود در پوشه توسط افرادی که مسئول تکمیل هستند گروه بندی می شوند.

8. بیایید چند کار دیگر ایجاد کنیم و آنها را از پوشه Contacts به افراد مختلف اختصاص دهیم.

نمای جزئیات کار را تغییر دهید. اطلاعات کار به صورت جدول ارائه شده است. عناوین ستون ها پارامترهای وظیفه نمایش داده شده را نشان می دهد. محیط نرم افزار به شما اجازه می دهد تا ارائه اطلاعات وظیفه را تغییر دهید. برای انجام این کار، از آیتم «نمای فعلی» از منوی «نما» استفاده کنید. اگر به دلایلی از نماهای ارائه شده توسط برنامه راضی نیستیم، می توانیم هر تعداد ستون را در جدول، روش های گروه بندی و مرتب سازی وظایف تنظیم کنیم.

تکنولوژی کار

1. پوشه "Tasks" را باز کنید.

2. در منوی "View" مورد "Current View" و از منوی اضافی یکی از انواع view را انتخاب کنید.

3. بیایید ببینیم که چگونه نمایش وظیفه تغییر کرده است.

4. بیایید انواع دیگر نمایندگی را اعمال کنیم.

5. بر روی نوار عنوان کلیک راست کنید.

6. ب منوی زمینه"تغییر نمای فعلی" را انتخاب کنید. پنجره View Details باز می شود.

7. بیایید به محتویات دکمه ها نگاه کنیم. تغییر نما با استفاده از کادرهای محاوره ای دکمه.

یک یادداشت ایجاد کنید. یادداشت یک یادداشت کوچک برای حافظه است. متن یادداشت می تواند بسیار متنوع باشد: فکری که نمی خواهید فراموش کنید. یادآوری چیزی به خود یا کارمند دیگری؛ یک جوک تازه که می توانید هر از گاهی به همسرتان بگویید. نقل قول و خیلی بیشتر در یک دفتر غیر کامپیوتری گاهی اوقات می توانید چنین تصویری را ببینید. همه جا - روی میز، روی تلفن، روی دیوار، روی شیشه پنجره، روی ابزار تحریر - کاغذهای کوچکی وجود دارد که چند یادداشت روی آن نوشته شده است. اینها یادداشت هستند. توافق کنید که چنین دفتری می تواند بدهد به یک غریبهبا این حال، ایده کارمندان بسیار متعهد، بسیار بی دقت به نظر می رسد.

یادداشت‌ها در محیط نرم‌افزار Outlook، آنالوگ الکترونیکی یک دفترچه یادداشت کاغذی با برگه‌های پاره‌شونده هستند. یادداشت‌ها برای ثبت سؤالات، یادآوری‌ها و بسیاری چیزهای دیگر که معمولاً روی یک دفترچه یادداشت کاغذی نوشته می‌شوند، استفاده می‌شوند. یادداشت ها همچنین راهی عالی برای ذخیره اطلاعاتی هستند که ممکن است بعداً به آن نیاز داشته باشید، مانند مسیرها یا متنی که می توانید در موارد یا اسناد دیگر جایگذاری کنید. محیط نرم افزار Outlook دارای یک پوشه مخصوص است که می توانید در آن یک یادداشت ایجاد و ذخیره کنید و در صورت لزوم از آن استفاده کنید. علاوه بر این ویژگی های اساسی، می توانید:

پیوند یادداشت به مخاطب؛

ارسال از طریق پست؛

نوع؛

نمای یک یادداشت را تغییر دهید.

همانطور که می بینید، می توانید اقدامات را با یک یادداشت انجام دهید، اقدامات مشابهبا عناصر دیگر

می توانید با یادداشت های باز روی صفحه کار کنید. تغییرات ایجاد شده در یادداشت به طور خودکار ذخیره می شود. سپس صفحه ما با یادداشت ها پر می شود.

تکنولوژی کار

1. پوشه Notes را باز کنید.

2. بر روی دکمه "ایجاد" کلیک کنید. یک پنجره یادداشت زرد باز می شود.

3. متن یادداشت را در پنجره بنویسید.

4. یادداشت را ببندید. به عنوان یک نماد در قسمت کاری پوشه ظاهر می شود.

5. یک یادداشت را با یک مخاطب مرتبط کنید:

روی نماد دوبار کلیک کنید تا یادداشت باز شود.

منوی یادداشت پنهان را باز کنید.

مورد "مخاطبین" را انتخاب کنید؛

در لیست مخاطبینی که باز می شود، فرد مورد نظر را انتخاب کنید.

6. هنگامی که یادداشتی با یک مخاطب مرتبط می شود، اطلاعات مربوط به آن در برگه "کنش های تماس" منعکس می شود. بیایید کارت شخصی را که یادداشت را با او پیوند داده‌اید در پوشه «مخاطبین» باز کنیم.

7. بیایید به برگه «عملکردها» برویم و در میان سایر اقدامات، اشاره ای به یادداشت پیدا کنیم.

8. بیایید گزینه های دیگر را در منوی یادداشت ها بررسی کنیم. در میان سایر موارد، دستور "Forward" را خواهیم یافت. هنگامی که دستور را اجرا می کنید، یک پنجره پیام ایمیل استاندارد باز می شود. ما در زیر با قوانین ارسال پیام آشنا می شویم.

حسابداری کارهای انجام شده دفترچه خاطرات سندی است که شامل لیستی روزانه از وظایف و رویدادهای انجام شده در زندگی یک فرد خاص است. یادداشت های روزانه در زمان های دور «پیش رایانه ای» نگهداری می شدند تا بتوانند روند رویدادها را بازسازی کنند.

در کارهای متنوع یک منشی نیز لازم است که یک رکورد از کار انجام شده تنظیم شود. برای این منظور پوشه مخصوص “Diary” در محیط نرم افزار وجود دارد. پیوندهای تمام فایل هایی که با آنها کار شده است به طور خودکار در این پوشه ثبت می شود. رویدادهای ذکر شده در پوشه های "تقویم"، "وظایف"، "یادداشت ها". "تماس های تلفنی انجام شد."

برخی از اطلاعات مربوط به کار انجام شده را می توان به صورت دستی در یک دفتر خاطرات ثبت کرد. پوشه "خاطرات" برنامه ای برای کار با اسناد نمایش می دهد. برای هر عنصر، یک رکورد ایجاد می شود که تاریخ، زمان شروع کار و زمان صرف شده برای کار با عنصر را نشان می دهد. برای باز کردن عنصر می توانید دوبار کلیک کنید.

مشاهده و پیکربندی Diary. برخی از موارد ممکن است به طور خودکار وارد دفترچه خاطرات شوند. اینها پیام ها، درخواست های جلسه، پاسخ به درخواست های جلسه، لغو جلسات، تکالیف، پاسخ به تکالیف، تماس های تلفنی هستند. اسناد ایجاد شده در برنامه های زیر را می توان به طور خودکار وارد دفتر خاطرات کرد: Microsoft Access، مایکروسافت اکسل, Microsoft Office Binder, Microsoft PowerPoint, مایکروسافت وردو سایر برنامه های سازگار با مایکروسافت آفیس. ما می توانیم مخاطبینی را که باید برای آنها در دفتر خاطرات ثبت شود، مشخص کنیم.

تکنولوژی کار

1. پوشه "Diary" را باز کنید. در حالی که ما در محیط Outlook کار می کردیم، برخی از ورودی های مربوط به کار ما قبلاً در پوشه ظاهر شده بود. ورودی های دفتر خاطرات بر اساس نوع گروه بندی می شوند.

2. بیایید به گروه های رکوردها نگاه کنیم. برای مشاهده رکوردهای مشابه، روی دکمه (+) کلیک کنید. برای بستن یک گروه، روی دکمه با علامت (-) کلیک کنید.

3. برای تعیین انواع سوابق، فایل ها و مخاطبینی که اطلاعات آنها باید در دفتر خاطرات ذخیره شود، در منوی "ابزار"، "گزینه ها" را انتخاب کنید.

4. در تب "تنظیمات"، روی دکمه "پارامترها" برای دفترچه خاطرات کلیک کنید.

5. در پنجره «گزینه‌های خاطرات»، کادرهای کنار انواع موارد، مخاطبین و فایل‌هایی را که باید در دفتر خاطرات در نظر گرفته شوند علامت بزنید.

ثبت یک رویداد به صورت دستی در دفتر خاطرات.

تکنولوژی کار

1. پوشه "Diary" را باز کنید.

2. در نوار ابزار، روی دکمه "ایجاد" کلیک کنید. پنجره "ایجاد" "ورود خاطرات" (بدون عنوان) باز می شود.

3. در قسمت "موضوع"، توضیحاتی را وارد کنید.

4. در لیست "نوع"، نوع ورودی را که باید در دفتر خاطرات وارد شود، انتخاب کنید.

5. در صورت لزوم سایر پارامترها را تنظیم کنید.

ارسال پیام ها از طریق ایمیل این روزها ایمیل به اندازه تلفن و پست عادی. علاوه بر این، ایمیل به دلایل زیر ترجیح داده می شود:

پیام مستقیماً از محل کار ارسال می شود.

پیام ها خیلی سریع به گیرنده می رسد.

بدون نیاز به مواد مصرفی (کاغذ، پاکت، جوهر)؛

شما می توانید نامه ای را به چندین آدرس به طور همزمان ارسال کنید.

در نتیجه تمام موارد فوق، در زمان به میزان قابل توجهی صرفه جویی می شود.

در یک دفتر تجاری مدرن، ایمیل یک ویژگی جدایی ناپذیر است و توانایی استفاده از آن مهمترین مهارت حرفه ای یک منشی و هر کارمند دیگری است.

اطلاعاتی که از طریق ایمیل ارسال می شود، پیام نامه نامیده می شود. پیام های ارسال شده از طریق ایمیل به چهار گروه تقسیم می شوند:

صندوق ورودی - آنهایی که از طریق ایمیل دریافت می شوند.

خروجی - مواردی که باید ارسال شوند.

پیش نویس ها - پیام ها در حال آماده سازی؛

ارسال شد.

در صفحه اصلی Outlook، پوشه‌های مربوط به این گروه‌های پیام وجود دارد. سازماندهی آنها در یک گروه جداگانه از پوشه های "Mail" راحت است. برای استفاده از Outlook برای ارسال و دریافت نامه از طریق اینترنت، به یک حساب کاربری نیاز داریم. در بالا درباره روش ایجاد یک حساب کاربری صحبت کردیم.

ایجاد و ارسال پیام محیط نرم افزار Outlook دارای یک پنجره پیام استاندارد است که در آن، مانند یک پاکت نامه، باید نشان دهیم که مخاطب چه کسی است، همچنین موضوع و محتوا. علاوه بر این، می‌توانیم یک فایل از پیش آماده‌شده را به پیام پیوست کنیم یا یک عکس درج کنیم. اگر Outlook برای ارسال فوری ایمیل تنظیم نشده باشد، همه پیام های ایجاد شده در پوشه Outbox ذخیره می شوند.

در Outlook، می توانید حالت ارسال پیام را تنظیم کنید: بلافاصله یا با دستور.

تکنولوژی کار

1. حالت ارسال پیام را تنظیم کنید:

در منوی "ابزار"، "گزینه ها" را انتخاب کنید.

در پنجره "گزینه ها" به تب "تحویل نامه" بروید.

کادر بررسی ارسال فوری پیام ها را انتخاب یا غیرفعال کنید.

2. پوشه "Outbox" را باز کرده و روی دکمه "Create" کلیک کنید. یک جعبه پیام باز می شود. این پنجره به شما امکان می دهد اطلاعات را به صورت متن ساده انتقال دهید و همچنین فایل ها را به یک نامه پیوست کنید:

3. در پنجره پیام، روی دکمه "To..." کلیک کنید و یک یا چند گیرنده را از لیست مخاطبین انتخاب کنید. ما همچنین می توانیم انتخاب کنیم که یک کپی برای چه کسی (دکمه Cc) و یک کپی کور (دکمه Bcc) ارسال شود.

4. در قسمت "موضوع"، عنوان پیام کوتاهی را وارد کنید.

5. در قسمت کار، متن پیام را وارد کنید.

6. برای ایجاد یک پیوست، "File" را از منوی "Insert" انتخاب کنید.

7. در پنجره نمای کلی، روی فایلی که قبلا ایجاد و ذخیره شده است، دوبار کلیک کنید. پیوست به عنوان یک نماد فایل با نام آن در پایین پنجره پیام ظاهر می شود.

8. برای ارسال پیام، روی دکمه "ارسال" در نوار ابزار کلیک کنید. بسته به حالت انتخاب شده، پیام فورا ارسال می شود یا در پوشه صندوق خروجی قرار می گیرد.

9. اگر حالت ارسال فوری پیام را نداریم، باید از منوی «ابزارها» از دستور «ارسال» استفاده کنیم. پس از فوروارد پیام، ایمیل به طور خودکار از پوشه Outbox به پوشه Sent Items منتقل می شود.

10. می توانید اعمال ارسال و دریافت پیام را با هم ترکیب کنید. برای انجام این کار، دستور «ارسال/دریافت» را در منوی «ابزار» انتخاب کنید. در لیست کشویی، موردی را برای حساب (در صورت وجود چندین) که می خواهیم برای آن اقدامات انجام دهیم، انتخاب کنید. پس از این، رایانه به سرور ایمیل متصل می شود و پیام ها ارسال می شود. اگر روشن است سرور پست الکترونیکیپیام هایی در حساب شما دریافت شده است، آنها به رایانه ما هدایت می شوند.

11. بیایید یک پیام جدید با موضوع "هماهنگی تاریخ های تحویل تجهیزات" ایجاد کنیم و آن را به مخاطب ارسال کنیم.

12. اگر پیام را تکمیل نکرده باشیم یا در آینده نزدیک قصد ارسال آن را نداشته باشیم، آن را در پوشه “Drafts” ذخیره می کنیم. برای انجام این کار، دستور "ذخیره" را از منوی "فایل" انتخاب کنید.

ممکن است به آدرسی که در پوشه مخاطبین ثبت نشده است پیام ارسال کنیم. برای انجام این کار، در خط "To..." آدرس ایمیل را به صراحت یادداشت کنید.

پوشه ها و پیام های ایمیل را مشاهده کنید. با پر شدن پوشه های نامه، می توانیم عددی را در کنار نام پوشه در پنل Outlook ببینیم. این عدد نشان می دهد که چند آیتم (پیام) در پوشه وجود دارد. ما می توانیم یک پوشه را باز کنیم، لیست پیام های موجود در آن را مشاهده کنیم، هر پیامی را باز کنیم و آن را به پوشه دیگری منتقل کنیم. می توانید پیوست های پیوست شده به پیام ها را به طور جداگانه در پوشه های دیگر رایانه خود ذخیره کنید. لازم است هر از چند گاهی پیام های غیر ضروری را از پوشه حذف کنید.

تکنولوژی کار

1. بیایید به پوشه‌های نامه در پانل Outlook نگاهی بیندازیم و بدون باز کردن پوشه‌ها، تعداد آیتم‌ها را تعیین کنیم.

2. برای دریافت پیام های دریافتی از سرور، دستور «ارسال/دریافت» را از منوی «ابزار» انتخاب کنید.

3. اگر نتوانیم با ایمیل در حساب خود کار کنیم، چندین پیام را از پوشه "Outbox" در پوشه "Inbox" کپی می کنیم. برای انجام این کار، عنوان پیام را بگیرید و به نماد صندوق ورودی در پنل Outlook منتقل کنید.

4. پوشه "Inbox" را باز کنید.

پوشه به دو قسمت تقسیم می شود. در بالا لیستی از پیام‌ها به ترتیب دریافت شده و برخی اطلاعات وجود دارد: از چه کسی، موضوع، تاریخ و زمان دریافت. برای مشاهده پیام، روی آن کلیک کنید. متن پیام در پایین ظاهر می شود. اگر یک نماد گیره کاغذ در کنار یک پیام وجود داشته باشد، پیام حاوی یک پیوست است.

5. پیام را با پیوست باز کنید. بیایید پیوست را جداگانه به صورت فایل ذخیره کنیم:

روی خط پیام دوبار کلیک کنید تا پنجره پیام باز شود.

در پنجره نمای کلی، پوشه ای را که می خواهیم فایل را در آن ذخیره کنیم، انتخاب کرده، نام فایل را وارد کرده یا نام مشخص شده را رها می کنیم، سپس روی دکمه "ذخیره" کلیک می کنیم.

6. پیام را از پوشه حذف کنید. برای انجام این کار، پیام را بگیرید و به نماد پوشه Deleted Items منتقل کنید.

7. وقتی آیتم های زیادی در پوشه Deleted Items جمع می شوند، می توانیم پوشه را خالی کنیم، یعنی موارد را برای همیشه حذف کنیم. برای انجام این کار، روی نماد پوشه "Deleted Items" کلیک راست کرده و دستور "Empty Deleted Items" را از منوی زمینه انتخاب کنید.

استفاده از امضا و کارت ویزیت که در مکاتبات تجاریاغلب آنها از عبارات استاندارد برای شروع و پایان حروف استفاده می کنند. چنین عباراتی در محیط Outlook امضا نامیده می شود، اگرچه در زندگی واقعی امضا را نام فرستنده که در انتهای نامه مشخص شده است می نامیم. در اینجا مفهوم امضا تا حدودی گسترده تر است. امضا می تواند هر عبارتی مناسب در زمینه باشد از این پیام، که از پیش ساخته شده و با نام خاصی ذخیره شده است. ما می توانیم چندین امضا در آن ایجاد کنیم موارد مختلفو آنها را در پیام قرار دهید.

علاوه بر امضا در این نرم افزاراز مفهوم کارت ویزیت الکترونیکی با اطلاعاتی در مورد خودمان استفاده می شود که می توانیم آن را به یک پیام ضمیمه کنیم. گیرنده پیام ما می تواند از این کارت ویزیت برای ایجاد کارتی با اطلاعات مربوط به ما در پوشه مخاطبین استفاده کند. یک کارت ویزیت الکترونیکی بر اساس ورودی از پوشه "مخاطبین" ما ایجاد می شود و در واقع آنالوگ یک کارت تماس با تمام اطلاعات موجود در آن است. بنابراین، اگر بخواهیم نه همه، بلکه فقط بخشی از اطلاعات را برای شریک ارسال کنیم، باید یک کارت تماس تکراری با داده های انتخاب شده ایجاد کنیم:

ایجاد و درج امضا در پیام ها؛

ضمیمه کارت ویزیت به پیام؛

بر اساس کارت ویزیت ارسالی یک مخاطب ایجاد کنید.

تکنولوژی کار

1. پوشه "Outbox" را باز کنید.

2. برای ایجاد یک یا چند امضا، دستور "Options" را از منوی "Tools" انتخاب کنید.

3. به تب "پیام" برویم. بر روی دکمه "انتخاب امضا" کلیک کنید.

4. در پنجره "Select Signature" که باز می شود، روی دکمه "Create" کلیک کنید. جادوگر ایجاد امضا آغاز خواهد شد.

5. یک نام برای امضا وارد کنید، به عنوان مثال، "با کارت ویزیت خود موفق باشید" و دکمه رادیویی "شروع با یک نمونه خالی" را انتخاب کنید. بر روی دکمه "بعدی" کلیک کنید.

6. در پنجره «تغییر امضا»، متن را وارد کنید.

7. کارت ویزیت را به امضا ضمیمه کنید:

روی دکمه "ایجاد کارت ویزیت از لیست مخاطبین خود ..." کلیک کنید.

نام مخاطب را از لیست باز شده انتخاب کنید.

بر روی دکمه "پایان" کلیک کنید.

8. بیایید یک پیام جدید ایجاد کنیم.

9. در منوی "Insert"، "Signature" را انتخاب کنید. یک امضا را از لیست کشویی انتخاب کنید.

10. با استفاده از دستور "ارسال/دریافت" پیام های جدید دریافت کنید.

11. پیام را با پیوست کارت ویزیت باز کنید.

12. بر روی آیکون ” گیره های کاغذ ” کلیک کنید و کارت ویزیت الکترونیکی ارسال شده برای ما را باز کنید. به نظر می رسد یک کارت تماس است.

13. بیایید یک مخاطب جدید به پوشه خود اضافه کنیم. برای انجام این کار، روی دکمه "ذخیره و بستن" کلیک کنید. اطلاعات به طور خودکار در پوشه مخاطبین شما ذخیره می شود. بعداً می توانید این کارت را با اطلاعات جدید یا تغییر یافته در مورد شریک زندگی خود تکمیل کنید.

14. پوشه "Contacts" را باز کنید و مطمئن شوید که وجود دارد ورودی جدیددر مورد تماس

قالب بندی پیام تا کنون پیام هایی را ایجاد کرده ایم که به صورت متن ساده نوشته شده اند. بسیاری از پیام‌های ایمیل، کوتاه و تجاری، نیازی به قالب‌بندی اضافی ندارند و بنابراین در متنی ساده و بدون قالب نوشته می‌شوند. علاوه بر این، چنین پیام هایی حافظه کمی را اشغال می کنند و به زمان کمتری برای ارسال نیاز دارند.

با این حال، گاهی اوقات نیاز به ارسال پیام روشن تر و رنگارنگ تر وجود دارد. معمولاً این با نوعی جشن همراه است. برای این موارد محیط نرم افزار Outlook گزینه های پیشرفته ای را برای قالب بندی متن و همچنین درج تصاویر ارائه می دهد، یعنی استفاده از فرمت های Microsoft Outlook RTF یا HTML برای آماده سازی پیام ها. هنگامی که از یکی از این فرمت ها هنگام نوشتن پیام استفاده می کنید، پانلی شبیه به نوار قالب باز می شود ویرایشگر متنکلمه. هدف از دکمه های قالب بندی در راهنمای ابزار نشان داده شده است.

تکنولوژی کار

1. برای درج یک عکس در یک پیام، آن را از قبل آماده کنید و با فرمت gif در یک پوشه ذخیره کنید. در منوی "Insert"، "Drawing" را انتخاب کنید.

2. در پنجره باز شده بر روی دکمه “Browse” و در پنجره بررسی فایل تصویر را انتخاب کرده و بر روی دکمه “Open” کلیک کنید. نام در پنجره درج تصویر ظاهر می شود.

3. با کلیک بر روی دکمه "Insert" پنجره را ببندید. تصویر در کادر پیام ظاهر می شود.

4. بیایید پیام بفرستیم.

ارسال پاسخ به پیام. برای هر شخصی که نامه می فرستد بسیار مهم است که بداند آیا پیام آنها دریافت شده است یا خیر. Outlook امکان ارسال خودکار اعلان‌ها - پیام‌های کوتاه به فرستنده را هنگام دریافت پیام ارائه می‌دهد. برای انجام این کار، باید پارامترهای ردیابی نامه را تنظیم کنید.

علاوه بر اعلان، بسیاری از پیام ها نیاز به پاسخ دارند. هنگام ارسال پاسخ، می توانیم پیام اصلی یا بخشی از آن را به آن ضمیمه کنیم تا گیرنده بلافاصله متوجه شود که پاسخ به چه پیامی رسیده است.

تکنولوژی کار

1. دستور "Options" را در منوی "Tools" باز کنید.

2. در تب Settings، روی دکمه Mail Options کلیک کنید.

3. در پنجره «گزینه‌های ایمیل» که باز می‌شود، فیلدی را پیدا می‌کنیم که در آن نشان داده شده است که «هنگام پاسخ دادن به پیام، متن پیام اصلی را روشن و جابجا کنید». این قسمت دارای یک لیست کشویی از گزینه های دیگر است. با این حال، بهتر است آنچه را که برنامه ارائه می دهد، رها کنید.

4. بر روی دکمه "گزینه های پیگیری" کلیک کنید.

5. کادرها را علامت بزنید و آنها را تغییر دهید. این تنظیمات به ما این امکان را می دهد که به طور خودکار ارسال اعلان ها به پیام های دریافتی را کنترل کنیم. چنین اطلاعیه ای تاریخ و زمان دریافت پیام را نشان می دهد. همچنین می‌توانیم از زمان دریافت پیام خود مطلع شویم.

6. مطمئن شویم که پس از تنظیم پارامترهای مشخص شده، محیط نرم افزار Outlook شروع به ارسال خودکار اعلان های دریافت پیام می کند.

7. برای ارسال پاسخ به یک پیام در صندوق ورودی خود، خط با عنوان پیام را برجسته کنید.

8. در نوار ابزار، روی دکمه «پاسخ» کلیک کنید. یک پنجره پیام جدید باز می شود که در آن آدرس فرستنده در خط "To..." نشان داده می شود، متن پیام اصلی در قسمت پیام درج می شود و موارد زیر در خط موضوع نشان داده می شود: RE: .

9. متن پاسخ را وارد کنید و بخشی یا تمام پیام اصلی را حذف کنید.

10. ما پاسخ ارسال خواهیم کرد.

برای شروع، اجازه دهید قوانین نظارت بر اجرای دستورات را یادآوری کنیم، که می تواند با کمک ویژگی های استاندارد MS Excel ما بعدا شروع خواهیم کرد.

کنترل بر ماهیت حل و فصل مسائل و کنترل بر مهلت های تکمیل وظایف وجود دارد.

کنترل ماهوی

کنترل بر شایستگی، ارزیابی چگونگی حل صحیح، موفقیت آمیز و کامل موضوع است. چنین کنترلی توسط رئیس (یک مؤسسه یا بخش) یا یک شخص دارای مجوز خاص اعمال می شود. مسئولیت حل صحیح و به موقع موضوعات منعکس شده در اسناد بر عهده رؤسای بخش های ساختاری و کارکنانی است که اجرای سند به آنها سپرده شده است. مجری معمولا:

در تصمیم مدیر در مورد یک سند (به عنوان مثال، در نامه دریافتی، در درخواست یک کارمند) یا
مستقیماً در متن دستور نوشته می شود (معمولاً در دستور / پروتکل، دستورالعمل های فردی به عنوان پاراگراف های مستقل از متن تهیه می شود و به گونه ای تنظیم می شود که بلافاصله مشخص شود که چه کاری، برای چه کسی و چه زمانی باید انجام شود. بر این اساس، هر مورد - وظیفه / دستورالعمل به طور جداگانه تحت کنترل قرار می گیرد.
هنگامی که مجری مستقیماً مشخص نشده باشد، مطابق با توزیع مسئولیت ها در سازمان تعیین می شود.

در صورتی که در مصوبه/دستورالعمل مدیر چند مجری ذکر شده باشد، مسئولیت اجرای سند/دستورالعمل و بر این اساس، سازماندهی اجرای آن بر عهده شخصی است که ابتدا در مصوبه قید شده است.

دستورالعمل ها می توانند از متن سند پیروی کنند، یا می توانند "مستقل" باشند، به عنوان مثال. بدون سند و با این وجود مشمول کنترل اجرای آنها. اگر سفارش بر اساس یک سند ایجاد شود، حاوی پیوندی به سند پایه است (به پر کردن چهار ستون اول در جدول در شکل 1 مراجعه کنید). دستورالعمل ها توسط مدیران در تمام سطوح صادر می شود. با این حال، هر سازمانی خودش تصمیم می گیرد که کدام اسناد/دستورالعمل ها را تحت کنترل قرار دهد. معمولا اینها همه دستورات رئیس سازمان و معاونانش است. هرچه تعداد اسناد در یک سازمان بیشتر باشد، ساده کردن کار نظارت بر اجرای اسناد مهم تر است و سازمان به طور انتخابی به راه حل این سوال "چه چیزی را کنترل خواهیم کرد" نزدیک می شود - میانگین طلایی در اینجا مهم است. . بنابراین کنترل معمولاً بر روی اجرای دستورات از طرف اول شخص انجام می شود که توسط سرویس مؤسسه آموزشی پیش دبستانی یا دبیر انجام می شود.

دستورالعمل ها باید به وضوح و بدون ابهام فرموله شوند:

خود سفارش؛
دوره اجرا؛
مجری (ممکن است چند نفر دستور را انجام دهند سپس یک نفر به عنوان مجری مسئول تعیین می شود و بقیه جزء مجری محسوب می شوند).

هنگام تشکیل دستورالعمل ها، توصیه می شود از قوانین ساده پیروی کنید: جمله بندی باید مختصر، موجز، رفع ابهام در تفسیر باشد و نتیجه ای واضح و مشخص و قابل اندازه گیری داشته باشد.

در حالی که سفارش در حال اجرا است، اقدامات زیر امکان پذیر است:

نویسنده می تواند مهلت تکمیل سفارش را تغییر دهد.
نویسنده می تواند مجری مسئول تکلیف را تغییر دهد.
مجریان گزارش هایی در مورد نتایج اجرا ایجاد می کنند.
نویسنده این فرصت را دارد که سفارش را برای بازبینی یا تایید نتیجه اجرا برگرداند.

اگر کار بین مجریان مشترک تقسیم شده باشد، مجری مسئول گزارش عملکرد آنها را دریافت می کند. اوست که آخرین گزارش تکی را از طرف نویسنده تهیه کرده و برای نویسنده ارسال می کند.

کنترل مهلت ها

کنترل مهلت‌های اجرای اسناد/دستورالعمل‌ها توسط سرویس پشتیبانی اسناد مدیریت (DOU) انجام می‌شود و در سازمان کوچک- دبیر، منشی.

فن آوری برای نظارت بر مهلت ها را می توان به روش های زیر تقسیم کرد:

ثبت کلیه اسناد، دستورالعمل ها، دستورالعمل ها و تکالیف مدیریتی که تحت کنترل هستند.
بررسی تحویل به موقع سند به مجری؛
تنظیم داده ها در اسناد کنترل شده زمانی که مهلت های اجرا تغییر می کند، اسناد از مجری به مجری، از بخش به بخش دیگر منتقل می شوند (این را در قسمت "وضعیت اجرا" ثبت می کنیم، به شکل 1 مراجعه کنید).
تذکر به مجریان و روسای ادارات در مورد وجود اسناد و دستورالعمل های تکمیل نشده؛
اطلاع رسانی به مدیران (بخش ها و سازمان ها) از وضعیت و پیشرفت اجرای اسناد.
وارد کردن داده ها در مورد اجرای اسناد؛
تجزیه و تحلیل وضعیت امور و سطح انضباط عملکرد برای سازمان به عنوان یک کل، توسط بخش های ساختاری، متخصصان، انواع اسناد و جنبه های دیگر.

مهلت هااسناد را می توان تعریف کرد:

همانطور که می بینید، مهلت اجرای یک سفارش معمولا توسط نویسنده آن تعیین می شود. پذیرفته شده است که سفارشات حاوی دستورالعمل "فورا"، ظرف مدت 3 روز قابل اجرا هستند. دستورالعمل "به سرعت" یک دوره 1 روزه را برای اجرای سفارش در نظر می گیرد. اگر تاریخ اجرا در دستور مشخص نشده است، ظرف مدت 1 ماه از تاریخ امضای آن (تا تاریخ مربوط به ماه بعد و اگر در ماه بعد چنین تاریخی وجود نداشته باشد تا آخرین روز ماه) قابل اجرا است. در صورتی که آخرین روز از مدت زمان اجرای سفارش به روز غیر کاری باشد، مشمول اجرا در روز کاری قبل می باشد.

برای اسنادی که حاوی یک کار پیچیده هستند، می توان مهلت های طولانی (چند ماه، شش ماه، یک سال) تعیین کرد. در این صورت لازم است تکلیف را به مراحل تقسیم کنید و مرحله به مرحله تکمیل کار را نظارت کنید.

کنترل مدت شامل:

کنترل فعلی،
مفید و
کنترل نهایی

انواع اصلی کنترل جاری و پیشگیرانه است.

زیر کنترل فعلیآماده سازی روزانه اطلاعات در مورد اسنادی که امروز منقضی می شوند را درک کنید. کنترل جاری با بررسی روزانه پیشرفت سند و یادآوری پایان مهلت اجرا و لزوم تکمیل کار بر روی سند به پیمانکار انجام می شود. مسئولین کنترل اجرا (در یک شرکت کوچک - یک منشی) روزانه، معمولاً در ابتدای روز کاری، فهرستی از اسنادی را که مهلت آنها امروز به پایان می رسد، شناسایی و تهیه می کنند.

کنترل فعلی به ایجاد یک برنامه کاری برای روز کمک می کند. بلافاصله نشان می دهد که امروز چه وظایفی باید انجام شود (حل یک مسئله در یک جلسه، امضای یک سند، ارسال فکس و غیره). بنابراین کنترل مهلت های اجرای اسناد، کارکردی است که الزاماً در آن پیش بینی شده است شرح شغلمنشی مدیر منشی هر روز با شناسایی مدارکی که مهلت آنها در شرف اتمام است، امکان حل به موقع موضوع را پیدا می کند و در صورت از دست دادن مهلت ها این موضوع را به مدیر گزارش می دهد.

در حین کنترل پیشگیرانهگزارش ها تهیه می شود و مجریان در مورد اسنادی که مهلت آنها 2-3 روز دیگر به پایان می رسد (در سازمان ما این کار را 4 روز تقویمی قبل انجام می دهیم) مطلع می شوند. و سپس کارمند هنوز زمان دارد تا مشکل را به موقع حل کند.

موقعیت کنترل بسیار مهم است. تنها جهت گیری کنترل برای کمک به کارکنان، و نه شناسایی کاستی ها، میل به کمک، یادآوری و متهم نکردن، می تواند بیشترین کارایی خدمات کنترل را تضمین کند.

بررسی سیستماتیک اجرا، توسط کارمندی که ماهرانه و به درستی انجام می شود و با درایت یادآوری می کند که سند به موقع نیاز است، رونق شرکت به حل به موقع موضوع بستگی دارد و غیره، بر نیاز به این کارمند تأکید می کند و تلاش های او علاوه بر این، "شاخص کارت زمان" به برنامه ریزی روز کاری مدیر کمک می کند، زیرا رویدادها و وظایف را برای یک تاریخ معین منعکس می کند.

اگر با دریافت سند یا در حین اجرای آن توسط پیمانکار مشخص شود که اجرای به موقع آن غیرممکن است، این موضوع به مدیر (نویسنده چنین دستوری) گزارش می شود که حق دارد مهلت را به تعویق بیندازد. اجرای سند اگر مدیر مهلت را تمدید می کند، منشی طبق دستورالعمل خود وارد فرم ثبت نام می شود ترم جدیداجرا.

موضوع به تعویق انداختن مهلت اجرای سند باید حداکثر 1 روز قبل از انقضای تاریخ هدف مطرح شود. به تعویق انداختن مهلت ماسبق مجاز نیست و قاعدتاً در سیستم های خودکار غیرممکن است.

برای اسنادی که مدت اجرای طولانی (چند ماهه) دارند، مراحل میانی اجرا را می توان با ثبت اطلاعات پیشرفت اجرا (این کار را در قسمت “وضعیت اجرا” کارت ثبت سند انجام می دهیم) مشاهده کرد.

اغلب، حل یک مسئله مستلزم کار متوالی روی یک سند توسط چندین مجری یا هماهنگی سند با چندین بخش است. در این موارد مدت زمان نگهداری سند توسط هر مجری باید کنترل شود. هنگام انتقال سند، واقعیت انتقال باید ثبت شود. ثبت نام معمولاً توسط منشی واحد ارسال کننده سند انجام می شود. ما حرکت سند و تاریخ انتقال آن را در قسمت "وضعیت اجرا" منعکس می کنیم.

هنگامی که اسناد با مهلت منقضی شده ظاهر می شودلیست آنها در همان روز چاپ می شود و به مدیر گزارش می شود.

اگر حق ثبت اسناد به طیف گسترده ای از کارمندان اعطا شود، تغییراتی که منعکس کننده پیشرفت اجرای آن است، به طور معمول، تنها توسط یک کارمند مسئول انجام می شود: دستیار دبیر یا متخصص آموزش پیش دبستانی.

حذف یک سند از کنترلفقط پس از اجرای کامل سند انجام می شود: اجرای تصمیم مدیر، تهیه یک سند پاسخ، دریافت پاسخ به سند خروجی یا تأیید مستند دیگری از واقعیت اجرا. نتیجه اجرای سند باید در برگه ثبت نام قید شود (مثلاً دعوت نامه ارسال شد، نامه از ... خیر ... ارسال شد و ...). کارت ثبتی نیز حاوی اطلاعات تاریخ اجرای سند بوده و شماره پرونده را با توجه به نامی که سند اجرا شده در آن بایگانی شده است نشان می دهد.

به کنترل نهاییشامل کار تحلیلی برای خلاصه کردن نظم عملکرد و نتایج عملکرد کارکنان یک بخش یا سازمان به عنوان یک کل است. کنترل نهایی توسط کارکنان (خدمات) مسئول نظارت بر اجرا یا توسط دبیر سازمان در یک فرکانس معین (هفتگی، ماهانه، سه ماهه) انجام می شود. نتایج کنترل های بعدی در گزارش های کمی و فهرستی نهایی از وضعیت اجرای وظایف (اسناد کنترل شده) منعکس می شود. این به مدیریت اجازه می دهد تا بداند یک کارمند خاص (بخش) چه کاری انجام می دهد و کارها در یک حوزه خاص از فعالیت (حل یک موضوع خاص) چگونه پیش می رود.

کنترل نهایی، در ترکیب اجباری با کنترل پیشگیرانه، عاملی محرک در افزایش نظم و انضباط کارکنان است.

نمونه ای از کنترل سفارش با استفاده از MS Excel

اکنون ما نشان خواهیم داد که چه چیزی را می توان با استفاده از قابلیت های استاندارد MS Excel خودکار کرد. برای شروع، یک کتاب کار جدید MS Excel را باز کنید و یک جدول در آن ایجاد کنیدبا فیلدها/ستون ها/گراف های نشان داده شده در شکل 1. این جدول اصلی است که اطلاعات مربوط به کنترل به موقع اجرای سفارشات را در سازمان ما نمایش می دهد.

بعدی در سلول جدافرمول را طوری تنظیم کنید که وقتی باز می کنید از این برگه MS Excel همیشه بالای جدول است برجسته شد تاریخ فعلی (با شماره 1 در شکل 1 نشان داده شده است). سپس در کار روزمره با جدول برای ما مفید خواهد بود. شما می توانید این کار را به دو صورت انجام دهید:

شکل 2

کوچک کردن نمایش

در این جدول می‌توانید ردیف‌ها (یعنی سفارش‌های کنترل‌شده) را با توجه به معیارهای مختلف فیلتر کنید. اما برای انجام این کار باید فیلتر را فعال کنید:

شکل 3

دکمه روی صفحه برای فعال کردن فیلتر در MS Excel 2007 و 2010

کوچک کردن نمایش

شکل 4

معیارهای فیلتر کردن ردیف های جدول بر اساس محتوای ستون در MS Excel 2007 و 2010

کوچک کردن نمایش

معیارهای فیلتر نشان داده شده در بالا در نتیجه کلیک کردن بر روی دکمه فیلتر مربع خاکستری در ستون "هنرمندان" (که با شماره 1 مشخص شده است) ظاهر شد. سلول های این ستون با متن پر شده است، بنابراین برنامه گزینه های زیر را به ما پیشنهاد داد:

2 - اولاً ما می توانیم یک یا چند اجرا کننده را فیلتر کنیم و فقط برای آنها "چک مارک" بگذاریم. ما همچنین می توانیم فقط خطوط خالی را انتخاب کنیم و فقط در آخرین مورد در لیست یک "چک" باقی بگذاریم. اگر چک باکس را در موقعیت "انتخاب همه" بگذاریم، با این معیار هیچ فیلتری وجود نخواهد داشت (این اکنون در شکل نشان داده شده است).

3- ثانیاً می توانید بر اساس متن موجود در سلول های ستون فیلتر کنید، اما این معیار هنگام کار با ستون "خلاصه" یک سند و غیره مناسب تر است. به عنوان مثال، اگر عنوان را دقیقاً به خاطر نداشته باشیم، اما یادمان باشد کلمه کلیدی، که باید در آن باشد، سپس باید مورد "contains..." را انتخاب کنید و این کلمه را بدون پایان آن تایپ کنید، سپس در نتیجه فیلتر، فقط خطوطی روی صفحه باقی می مانند که کلمه ای را که با آن تایپ کرده ایم وجود دارد. پایان های مختلف در قسمت "خلاصه" .

می‌توانید فیلتر را با انتخاب فرمانی به همین نام حذف کنید - که با عدد 6 مشخص شده است. اگر ردیف‌ها را با تعیین معیارهای انتخاب مختلف در چندین ستون فیلتر کرده‌اید، یک بار انتخاب این دستور، فیلتر را فقط در ستونی که چنین مواردی را انتخاب کرده‌اید حذف می‌کند. یک دستور، با فیلترهای باقیمانده در ستون های دیگر معتبر باقی می ماند - هر یک از آنها باید به صورت جداگانه حذف شوند. در ستون هایی که فیلتر در آنها فعال است، دکمه فراخوانی فیلتر تصویر خود را به دکمه فیلتر فعال تغییر می دهد.

اگر ستونی که با محتوای آن می خواهیم ردیف های جدول را فیلتر کنیم پر از تاریخ باشد، برنامه به جای یک فیلتر متنی، فیلتر دیگری را به ما ارائه می دهد - مخصوص تاریخ ها - که با عدد 4 نشان داده شده است: ما می توانیم نه تنها یک فیلتر را انتخاب کنیم. تاریخ مشخص، بلکه دیرتر یا زودتر از تاریخ یا دوره زمانی محدود، دیروز، امروز یا فردا و غیره.

جدول ما دارای 3 ستون با تاریخ است.

فیلتر عددی (که با عدد 5 مشخص شده است) به طور ویژه برای کار با ستون هایی طراحی شده است که محتوای آنها اعداد است (در مورد ما، این شماره ثبت سند است).

شکل 5

معیارهای فیلتر کردن ردیف های جدول بر اساس محتوای ستون در MS Excel 2003

کوچک کردن نمایش

در MS Excel 2003، یک فیلتر بر اساس محتوای ستون با همان دکمه روی صفحه مانند نسخه های بعدی برنامه فراخوانی می شود، اما در نتیجه کلیک کردن روی آن، یکی لیست مشترکبرای انتخاب یک مقدار سلول خاص یا تنظیم یک شرایط فیلتر پیچیده تر، که قبلاً برای متن، تاریخ یا شماره سفارشی شده است - پس از انتخاب مورد "(شرط...)" در لیست، در یک پنجره صفحه جداگانه راه اندازی می شود.

شکل 4 و 5 به وضوح نشان می دهد اکنون با چه معیارهایی می توانیم فیلتر کنیم؟ردیف های جدول در MS Excel نسخه های مختلف. ما می‌توانیم سفارش‌ها را بر اساس مجری، نویسندگان آنها، مهلت‌ها، داده‌های سند کنترل‌شده و هر اطلاعات دیگری که در صفحه‌گسترده وارد شده است فیلتر کنیم. علاوه بر این، فیلتر کردن همزمان با چندین معیار ممکن خواهد بود، به عنوان مثال:

مهلت کدام سفارشات امروز برای یک پیمانکار خاص به پایان می رسد:
رهبر منتخب ما در این ماه به چه کسی دستور داد:

اکنون به شما آموزش می دهیم که چگونه می توانید برنامه را طوری پیکربندی کنید که وقتی یک فایل را باز می کنید به طور خودکار اطلاعاتی در مورد اینکه کدام سفارشات باید تکمیل شوند، به عنوان مثال، پس از 4 روز دریافت کنید، از قبل به اجراکنندگان در این مورد اطلاع دهید. برای انجام این کار، یک ستون ویژه در جدول ارائه کردیم که آن را "دوره توزیع" نامیدیم. حالا بیایید آن را پیکربندی کنیم:

سلول I6 را انتخاب کنید (در خط اول ستون سفارشی) و علامت "=" را در آن تایپ کنید.
روی سلول مجاور J6 (در همان ردیف، اما در ستون "تاریخ سررسید") کلیک کنید و خواهید دید که در فرمول محاسبه محتویات سلول I6 گنجانده شده است.
سپس با تایپ "-4" از صفحه کلید، به نشانه گذاری فرمول ادامه دهید.
در این مرحله، پر کردن فرمول کامل می شود (وضعیت فعلی آن همیشه در نوار فرمول واقع در بالا قابل مشاهده است صفحه اکسل، سانتی متر. سمبل 1 در شکل 7، "=j6-4" را دریافت می کنیم). اکنون صفحه کلید خود را فشار دهید وارد- و نتیجه محاسبه فرمول تعبیه شده در سلول جدول ظاهر می شود.
پس از این، فرمول را می توان در ردیف های بعدی جدول کپی کرد و سپس در آنها در ستون "مهلت توزیع" تاریخ همیشه 4 روز زودتر از ستون "تاریخ سررسید" خواهد بود: ماوس را در سمت راست پایین قرار دهید. گوشه سلول I6 (در حالی که نشانگر "موس" باید به شکل یک ضربدر پررنگ سیاه باشد)، کلیک کنید دکمه سمت چپ"موس" و بدون رها کردن آن، تا انتهای ستون را به پایین بکشید، سپس دکمه را رها کنید. در ستون I، تاریخ تمام هشدارهای مورد نیاز را مشاهده خواهید کرد (شماره 2 در شکل 7).
سپس می توانید مطمئن شوید که در ستون "دوره توزیع" سلول های موجود با سلول های فعلی به طور خودکار با رنگ برجسته می شوند، یعنی. تاریخ های امروز (1 اکتبر این سلول ها خواهد بود و 2 اکتبر - موارد مختلف و غیره). برای این کار باید از تابع قالب بندی شرطی استفاده کنید. در MS Excel 2007 یا 2010 این کار به این صورت انجام می شود:
- تمام سلول های جدول را در ستون "دوره توزیع" واقع در زیر "هدر" انتخاب کنید.
- روی دکمه کلیک کنید قالب بندی شرطیدر گروه سبک هاروی زبانه خانه(شکل 6 را ببینید)، دستور را انتخاب کنید قوانین انتخاب سلولو در پنلی که در سمت چپ یا راست باز می شود، دستور را انتخاب کنید تاریخ. کادر محاوره ای با همین نام باز می شود که در آن دو لیست وجود دارد (شکل 8): در سمت چپ باید یک موقعیت را انتخاب کنید. امروز، و در سمت راست - راهی برای قالب بندی سلول هایی که این شرایط را برآورده می کنند، به عنوان مثال، رنگ قرمز روشن و متن قرمز تیره. کلیک بعدی خوب.

شکل 8 نشان می دهد که چگونه به نظر می رسد میز آمادهبا قالب بندی شرطی با باز کردن این جدول، به عنوان مثال، در 13 آگوست 2012، یک متخصص به راحتی می تواند تعیین کند که کدام نوتیفیکیشن ارسال می شود.

می‌توانید آخرین ستون «فنی» را در جدول پیش‌بینی کنید؛ در آن، در هر ردیف باید عدد 1 را قرار دهید. سپس، هنگام فیلتر کردن بر اساس یک یا چند معیار، همیشه به سرعت تعداد موارد را می‌شمارید. ردیف های فیلتر شده برای انجام این کار، سلول های باقیمانده روی صفحه را با ماوس در این ستون انتخاب کنید - MS Excel مجموع مقادیر آنها را محاسبه می کند و آن را در خط مرجع پایین زیر صفحه اکسل می نویسد.

شکل 6

قالب بندی شرطی

کوچک کردن نمایش

مهلت های اجرای اسناد را می توان متفاوت تفسیر کرد. به عنوان مثال، از چه نقطه ای (از روز صدور دستور یا روز بعد از آن) باید شروع به محاسبه کرد؟ آیا باید آن را در روزهای تقویمی حساب کرد یا کاری؟ با اسنادی که مهلت آنها در آخر هفته است چه باید کرد؟ اگه مهلت اصلا مشخص نشده باشه چی؟ به تمام این سوالات به تفصیل پاسخ داده شده است و بسیاری از موارد با مثال (در مجموع 16) در مقاله «چگونه مهلت تعیین کنیم؟ "در صفحه 12 مجله شماره 8" 2011

کنترل اجرای کلیه اسناد سازمان غیرواقعی است. بنابراین توصیه هایی برای تعیین لیست اسناد مشمول کنترل اجرا به شما کمک خواهد کرد. شما یاد خواهید گرفت که معمولاً چه مهلت هایی تعیین می شود و چگونه این کار انجام می شود و همچنین چگونه می توانید دستورات شفاهی را کنترل کنید. به مقاله “چه چیزی را کنترل خواهیم کرد؟ "در صفحه 30 مجله شماره 7" 2011

26 فوریه 2010 3:19 بعد از ظهر

الکسی آفاناسیف، مدیر کیفیت شرکت InterTrust

در بسیاری از شرکت های روسی، به ویژه آنهایی که تجربه کرده اند سال های گذشتهبا رشد سریع، همین مشکل مشاهده می شود: ناتوانی مسئولان سازمان در تضمین کیفیت بالا و کنترل مناسب بر اجرای دستورالعمل های خود. به طور معمول، شرکت‌های جدید از این مشکل رنج می‌برند، در حالی که سازمان‌هایی که هنوز سابقه شوروی دارند، و همچنین ادارات مقامات شهرداری، منطقه‌ای و فدرال، به طور موثری از تجربه مدیریت دستورالعمل استفاده می‌کنند، که به ویژه در کشور ما قبل از پرسترویکا محبوب بود. . این مقاله انتقال تجربه در زمینه نظارت بر اجرای دستورالعمل ها از مدیران اجرایی به شرکت های مدرن را هدف اصلی خود قرار داده است.

تقریباً هر نوع فعالیت مدیریتی یک سازمان با اجرای دستورالعمل های مدیریت آن مرتبط است، بنابراین ایجاد کنترل بر اجرای دستورالعمل ها مهم است. دستورالعمل ها می توانند:

● الصاق قطعنامه در اسناد داخلی و ورودی (مثلاً در یادداشت ها و نامه ها).

● در اسناد اداری نهادهای کالج (در صورتجلسه) و دستگاه های مدیریت فردی (در دستورات و بخشنامه ها) تنظیم شود.

در خصوص درخواست های شهروندان موارد زیر را متذکر می شویم. به طور رسمی، روش کار با آنها مشابه پردازش مکاتبات دریافتی است، با این حال، مهلت ها توسط قوانین فعلی در سطح فدرال تنظیم می شود، که باید توسط مدیری که مهلت ها را تعیین می کند و پیمانکاری که از آنها خواسته می شود در نظر گرفته شود. برای رعایت این مهلت ها.

بسیاری از اسناد در حال پردازش هستند چرخه زندگیرا می توان تحت کنترل قرار داد. ما می توانیم هر دو نقش یک تمبر را با حرف "K" و کلمه "Control" را ببینیم که با قلم قرمز نوشته شده یا به شکل یک چاپ ساخته شده است (به مثال 1 مراجعه کنید). هدف از چنین یادداشت ها یکی است - جلب توجه به نیاز به کنترل دستورالعمل های ارائه شده در متن سند یا در قطعنامه روی آن (در مثال ما، نامه دریافتی حاوی قطعنامه ای با دستورالعمل های Ignatova Yu.S. ، چه کاری باید انجام شود و چه زمانی). تا پایان اجرا، چنین اسنادی در یک پوشه جداگانه ذخیره می شوند. پس از اتمام اجرا، یادداشتی در این مورد بر روی سند درج شده است (در مثال 1 در گوشه پایین سمت راست در تاریخ 1388/10/07 در مورد انعقاد قرارداد و قرار دادن سند در پرونده شماره 08-24).

تعیین تکلیف برای مجریان

چه کسی دستور را تنظیم می کند؟ این کار توسط مدیران در تمام سطوح انجام می شود. فقط این است که معمولاً کنترل بر اجرای دستورالعمل ها از طرف شخص اول یا کل مدیریت ارشد سازمان قرار می گیرد و خدمات مؤسسه آموزشی پیش دبستانی با این امر سروکار دارد. و دستورالعمل های مدیران رده پایین - روسای ادارات، به عنوان یک قاعده، توسط کارمندان همان بخش ها که مسئول کارهای اداری در آنها هستند، انجام می شود.

به نظر می رسد که متن قطعنامه یا سند اداری باید به وضوح و بدون ابهام فرموله شود:

● خود سفارش،

● مهلت،

● مجری خاص.

اگر حداقل یکی از این شرایط برآورده نشود (که اتفاق می افتد)، به یک کارمند جداگانه نیاز است که بتواند به وضوح الزامات مدیران را مجدداً فرموله کند و در صورت لزوم آنها را به موارد کوچکتر، اما با مجریان کاملاً مشخص تقسیم کند.

هنگام تدوین دستورالعمل ها، توصیه می شود از قوانین ساده زیر پیروی کنید: جمله بندی باید مختصر، موجز، حداکثر حذف ابهام در تفسیر باشد و نتیجه ای واضح و مشخص و قابل اندازه گیری داشته باشد. همه اینها به شما این امکان را می دهد که وقت خود را برای توضیحات اضافی سفارش هدر ندهید. از سوی دیگر، این به مجری یک هدف می دهد و نویسنده تکلیف این اطمینان را دارد که نتیجه اقدامات مجری مورد انتظار خواهد بود.

در اینجا نمونه‌هایی از فرمول‌بندی‌های مبهم و ساختارهای متن صحیح مربوطه آورده شده است:

هنگامی که یک سازمان کنترلی بر اجرای دستورالعمل ها برقرار می کند، نسبتاً زود اسناد شروع به تغییر می کنند: به جای الزامات عمومی، دستورالعمل های کوتاه و کامل با یک مجری خاص، مهلت و نتیجه مورد انتظار ظاهر می شود. این به طور قابل توجهی کارایی مدیریت شرکت را افزایش می دهد که تقریباً بلافاصله توسط مدیریت و صاحبان آن مورد توجه قرار می گیرد.

مهلت اجرای سفارش

مهلت های اجرای سفارشات در یک سازمان معمولاً توسط نویسنده-مدیر ایجاد کننده سفارش تعیین می شود. در برخی موارد، مهلت اجرای دستورات ممکن است با یک اقدام محلی سازمان یا یک سند نظارتی خارجی تعیین شود.

اجازه دهید در اینجا مقررات مدل برای تعامل نهادهای اجرایی فدرال را نقل کنیم:

قطعه سند

مقررات مدل برای تعامل بین مقامات اجرایی فدرال، تصویب شد. فرمان دولت فدراسیون روسیه مورخ 19 ژانویه 2005 شماره 30، اصلاح شده در 21 فوریه 2008

دستور در بازه زمانی مشخص شده در آن اجرا می شود. چنانچه مدتی به عنوان مهلت اجرا در نظر گرفته شود، شروع آن تاریخ امضای دستور تلقی می شود. دستوری که حاوی دستورالعمل "فوری" است ظرف 3 روز قابل اجرا است. دستورالعمل "به سرعت" یک دوره 10 روزه را برای اجرای سفارش در نظر می گیرد. در صورتی که مدت اجرا در دستور مشخص نشده باشد، ظرف مدت 1 ماه از تاریخ امضا (تا تاریخ مربوطه ماه بعد و اگر در ماه بعد چنین تاریخی وجود نداشته باشد، تا زمانی که آخرین روز ماه). در صورتی که آخرین روز از مدت زمان اجرای سفارش به روز غیر کاری باشد، مشمول اجرا در روز کاری قبل می باشد.

به منظور بهبود سیستم مدیریت سازمان، منطقی است که دستوراتی که تحت کنترل قرار می‌گیرند، مهلت‌های اجرایی را یکسان کنند - آنها را به یک مبنای واحد در سازمان برسانند. در ابتدا، چنین تصمیمی باید در یک قانون محلی، به عنوان مثال، در دستورالعمل های مدیریت دفتر مستند شود. تغییر مهلت نیز باید فقط در مواردی که در قوانین محلی سازمان مستند شده است امکان پذیر باشد. و البته سیستم معرفی شده برای محاسبه سررسید باید با عقل سلیم مطابقت داشته باشد. به هر حال، یافتن عاملی بیشتر از یک کار غیرممکن برای مجری که باعث بی انگیزگی می شود، دشوار است.

نمونه هایی از چند عبارت دستورالعمل را بیان می کنیم و توضیح می دهیم که کدام تاریخ برای هر یک از آنها آخرین تاریخ برای اجرای به موقع دستورالعمل در نظر گرفته می شود. این بسیار مهم است زیرا ... اغلب در این موضوع سردرگمی وجود دارد.

یک وضعیت نسبتاً رایج زمانی است که یک مدیر انجام یک کار را به مدیر دیگری در سطح پایین‌تر واگذار می‌کند و او به صلاحدید خود، تکلیف را به «طبقه پایین‌تر» دیگر پایین می‌آورد. بدین ترتیب دستور از دست چند مدیر پیش از رسیدن به مجری نهایی می گذرد. درست است، با پایین آمدن از این نردبان، تکلیف می‌تواند به چندین «فرعی» که توسط افراد مختلف در زمان‌های مختلف انجام می‌شود، «شاخه» شود. به این سیستم ایجاد " نظم تو در تو " می گویند.

هنگام فرمول بندیبرای سفارشات "تودرتو"، مهم است که یک ذخیره موقت تهیه کنید. در رابطه با سفارش "والد" باید حداقل 1 تا 3 روز کاری باشد. توصیه می‌شود از «تودرتو کردن» بیش از حد دستورالعمل‌ها اجتناب کنید، و مدیرانی را که فقط «بسیار باتوم را می‌گذرانند» از زنجیره حذف کنید. اگر مجری وجود داشته باشد که مسئولیت اجرای کل دستور را به طور کلی بر عهده داشته باشد، او را «مجری مسئول» می نامند.

به عنوان مثال، هنگامی که مهلت اجرای یک دستور توسط یک سند نظارتی خارجی تنظیم می شود، اجازه دهید قانون فدرال شماره 59-FZ "در مورد رویه رسیدگی به درخواست های شهروندان در فدراسیون روسیه" را ذکر کنیم. طبق این سند، حداکثر مدت بررسی درخواست کتبی از یک شهروند فدراسیون روسیه 30 روز است و از لحظه ثبت چنین سندی در نظر گرفته می شود (قانون 3 روز را برای این روش از تاریخ تخصیص می دهد. لحظه دریافت درخواست).

برای مثال، اگر یک شهروند برای اعمال حقوق خود به کمک یک نهاد دولتی محلی نیاز داشته باشد، دوره زمانی مورد نیاز برای این امر اغلب به میزان زیادی از 1 ماه تجاوز می کند. در چنین شرایطی، ظرف یک ماه پاسخ کتبی به متقاضی ارسال می شود که مشکل او را از نظر ماهیت حل نمی کند، اما به وضوح روند کمک های بیشتر از طرف بدن را شرح می دهد. در خود مرجع، دستوری که بر اساس رسیدگی به چنین شکایتی تشکیل شده است باید با ارائه منظم گزارشی از توسعه وضعیت به مدیر - نویسنده سفارش، تحت کنترل کار قرار گیرد.

اغلب اتفاق می افتد که شهروندان به اشتباه به درخواست های خود رسیدگی می کنند. و سپس مخاطب آنها را در نظر نمی گیرد، بلکه آنها را به ارگان یا مقامی که موضوع در صلاحیت آن است، ارسال می کند. قانون از تاریخ ثبت درخواست 7 روز برای این کار در نظر گرفته است. در این صورت، شهروند از چنین تغییر مسیری مطلع می شود. و ضمناً قانون به صراحت ارسال شکایت برای رسیدگی به ارگان یا مقامی را که تصمیم یا اقدام (عدم اقدام) وی مورد تجدیدنظر قرار گرفته است ممنوع کرده است.

رویه نظارت بر اجرای دستورات

حال با داشتن اطلاعات اولیه در مورد تهیه دستورالعمل ها، لازم است روند نظارت بر اجرای دستورالعمل ها به طور دقیق مورد توجه قرار گیرد.

توجه داشته باشید که در یک شرکت خاص کار برای کنترل اجرای دستورات قابل انجام است:

● به صورت دستی با استفاده از فایلی از کارت های ثبت و کنترل (RCC).

● در یک سیستم مدیریت اسناد الکترونیکی، که در آن ترکیب اطلاعات ثبت شده در "کارت های الکترونیکی" یکسان باقی می ماند، اما بسیاری از عملیات برای اطلاع رسانی به مجریان و ایجاد گزارش در مورد نظم و انضباط عملکرد به طور خودکار انجام می شود.

● یک گزینه میانی نیز وجود دارد، زمانی که از قابلیت های MS Excel برای تسهیل کار استفاده می شود - سفارشات تحت کنترل به صورت جدولی توضیح داده می شوند که در آن می توانید اطلاعات را بر اساس مجری ها، مهلت ها و غیره فیلتر کنید.

در مرحله "قرار دادن برای کنترل"، کارمند دفتر سفارش را ثبت می کند. اگر روی سند موجود باشد، مهر «K» یا «کنترل» روی آن گذاشته می‌شود یا همان‌ها با قلم روشن نوشته می‌شوند؛ همچنین می‌توان به سادگی سند را به پوشه سفارش‌های کنترل‌شده منتقل کرد.

مجری با دریافت دستور،باید با آن آشنا شده و قبل از پایان مهلت تعیین شده در سفارش، وظایف تعیین شده در آن را انجام دهد. اگر پیمانکار نیاز به انتقال کار داشته باشد تا توسط سایر کارمندان زیرمجموعه او انجام شود، همانطور که قبلاً بحث کردیم، سفارشات سطح پایین تری را ایجاد می کند.

در صورتی که پیمانکار متوجه شود مهلت مقرر با توانایی انجام به موقع وظایف تعیین شده مطابقت ندارد، از مدیر صادر کننده دستور تعویق تاریخ اجرا را درخواست می کند. درصورتی‌که مجری متوجه شود که اجرای دستور خارج از صلاحیت و حیطه مسئولیت وی است، می‌تواند درخواست ابطال کامل یا جزئی سفارش را بنماید.

در صورتی که مدیر تصمیم به تعویق مهلت یا لغو سفارش داشته باشد، این موضوع را به مسئول کنترل مهلت اعلام می کند. در هر صورت درخواست های مجری مبنی بر تغییر زمان و یا لغو واگذاری باید قبل از انقضای مهلت کنترل واگذاری به مدیر ارائه شود.

« کنترل بر اجرای دستورالعمل ها بر اساس شایستگی ها» معمولاً توسط کارمندی انجام می شود که به اندازه کافی توانمند باشد تا ارتباط نتیجه به دست آمده از اجرا را با وظیفه تعیین شده در تکلیف ارزیابی کند. چنین کنترلی می تواند توسط یک کارمند ذیصلاح پس از دریافت گزارش عملکرد آغاز شود و می تواند با حذف از کنترل یا بازگرداندن برای تجدید نظر تکمیل شود.

روال "حذف کنترل" یک سفارش توسط کارمندی انجام می شود که اجرای سفارش را بر اساس شایستگی آن تأیید کرده است و همچنین اگر مدیر درخواست حذف کامل سفارش را برآورده کند.

به عنوان بخشی از صحنه " کنترل اجرا به موقع» یک کارمند اختصاصی مهلت اجرای کلیه سفارشات فعال، یعنی در حال اجرا، را همزمان کنترل می کند (اگر چنین کاری در سازمانی به صورت دستی یا با استفاده از MS Excel انجام شود، معمولاً این کار توسط منشی انجام می شود. نویسنده سفارش یا کارمندان خدمات موسسه آموزشی پیش دبستانی). در حال حاضر اکثر این کارها توسط سامانه های الکترونیکی مدیریت اسناد امکان پذیر است تا مجریان را از مهلت تکمیل سفارشات مطلع سازد. اعلان یک هشدار مقطعی برای تمام سفارشاتی است که از کنترل حذف نشده اند (به مثال 4 مراجعه کنید).

بار کار بر روی یک مجری فردی دائماً در حال افزایش است و در نتیجه نظم و انضباط عملکرد کارگران به دلیل فراموشی اولیه شروع به سقوط می کند. اطلاع رسانی دوره ای کارمندان، به عنوان مثال، هفتگی، به شما این امکان را می دهد که دامنه وظایفی که باید انجام شود را به وضوح درک کنید و مهلت های گزارش دهی را مرور کنید.

برگه اطلاعاتمی تواند مختصر باشد (نگاه کنید به)، یا کامل تر، با ترکیب اطلاعات ارائه شده در جدول از. به هر حال، اگر در چنین جدول MS Excel دستورات را برای یک مجری خاص با یک علامت اجرایی خالی فیلتر کنیم، با چاپ نتیجه، نسخه دیگری از برگه اطلاعات مجری را دریافت خواهیم کرد.

اگر چنین برگه هایی توسط EDMS ایجاد می شود، پس راحت است که ستونی را با تعداد روزهای باقی مانده تا پایان دوره اجرا در فرم جدول قرار دهید. رتبه بندی سفارشات بر اساس تاریخ انقضا نیز بسیار راحت است - این به پیمانکار اجازه می دهد تا به سرعت زمان کار خود را به طور مؤثرتری هدایت و مدیریت کند.

گزارش در مورد نظم و انضباط عملکرد

برخی از سازمان ها تمرین می کنند گزارش موقت مجریان. در صورت لزوم نظارت منظم بر پیشرفت اجرای دستورات مهم، نویسندگان آنها اطلاعاتی در مورد نیاز به گزارش دوره ای، به عنوان مثال، گزارش هفتگی، که باید در کل دوره اجرا ارائه شود، به متن سفارش اضافه می کنند. گزارش عملکرد موقت معمولاً به هر شکل مکتوب یا در قالب یک یادداشت تهیه می شود. تهیه چنین گزارشاتی می تواند توسط:

● خود مجری

● منشی تابع او،

● یک کارمند مسئول نظم و انضباط عملکرد در شرکت.

برای نظارت بر سطح انضباط عملکرد در یک سازمان به صورت دوره ای یا بنا به درخواست مدیریت، چندین نوع گزارش تهیه می شود که ممکن است به نظم عملکرد مربوط باشد:

● یک مقام اجرایی جداگانه.

● تقسیم بندی خاص

● سازمان به عنوان یک کل؛

● دستورالعمل های صادر شده توسط یک مدیر خاص و غیره.

اطلاعات در قالب یک خلاصه آماری برای مدیریت خلاصه می شوددر مورد سفارشات تحویل، اجرا و انتقال به دوره گزارشی دیگر. برای توانمندسازی مدیریت مؤثرتر نظم عملکرد، از مدل‌های گزارشگری مختلف استفاده می‌شود. گزینه هایی برای فرم های گزارش دهی در و نظر E. Kameneva ارائه شده است.

از آنجایی که این گونه گزارش ها هم برای کل سازمان و هم برای بخش های آن به طور خاص تهیه می شود، فقط آن دسته از مقاماتی که مدیر مستقیماً به آنها دستور می دهد در بخش مجریان قرار می گیرند. به عنوان مثال، برای مدیر کلاینها معاونان و رؤسای حوزه‌های فعالیت او خواهند بود، در حالی که برای رئیس یک بخش، روسای بخش‌ها و احتمالاً بخش‌ها خواهند بود.

حتی اگر سازمان اتوماسیون کامل جریان اسناد از طریق EDMS نداشته باشد، چنین سندی برای تهیه و نگهداری در یک سیستم الکترونیکی بسیار راحت است. جداول مایکروسافت Excel یا OpenOffice.org Calc. این سیستم ها دارای رابط و عملکرد تقریباً مشابهی هستند؛ آنها می توانند به خودکارسازی حسابداری و گزارش دهی در یک شرکت کوچک و متوسط کمک کنند. نکته اصلی این است که به وضوح بدانید که دقیقاً باید در نتیجه چه چیزی به دست آورید.

نظر

موضوعات ارسال و حذف دستورات از کنترل و همچنین روش اجرای دستورات و گزارش نظارت بر اجرای آنها را بررسی کردیم. مدل‌های مدیریت دستورالعمل ارائه شده در مقاله به شفاف‌تر و شفاف‌تر شدن مدیریت سازمان کمک می‌کند.

اپلیکیشن Order Execution Control ابزاری فوق العاده است که به شما در کنترل اجرای سفارشات در سازمانتان کمک می کند. با وجود سادگی، برنامه بسیار موثر است. ابزار «کنترل اجرای سفارش» در مایکروسافت اکسل نوشته شده است، بنابراین محیط کار اصلی این برنامه جداول است. کاربر ساختار جداول سفارش را به گونه ای پیکربندی می کند که برای او راحت باشد.

این برنامه چند کاربره است، با قابلیت تعریف حقوق دسترسی. به عنوان مثال، برای یک کارمند معمولی تنها عملکرد ایجاد گزارش برای مدیران در دسترس خواهد بود. حقوق دسترسی توسط مدیر پیکربندی می شود. برای هر فیلد جدولی، می‌توانید کتاب‌های مرجعی را که می‌دهند متصل کنید اطلاعات تکمیلی. وضعیت وظایف (تکمیل شده، در حال انجام، تکمیل نشده) به طور خودکار محاسبه می شود. این برنامه به طور مستقل گزارش تولید می کند، شما می توانید قالب ایجاد کنید. امکان صادرات گزارشات به صورت الکترونیکی وجود دارد. برای تسلط سریع کاربران بر این برنامه، یک سیستم آموزشی اضافه شد. اگرچه استفاده از این ابزار دشوار نخواهد بود، به خصوص برای افرادی که در اکسل کار کرده اند.

هر سازمانی دیر یا زود با مشکل نظارت بر وظایف تعیین شده توسط مدیریت مواجه می شود. هر کس این مسئله را به گونه‌ای متفاوت حل می‌کند: برخی سیستم مدیریت اسناد الکترونیکی را پیاده‌سازی می‌کنند، برخی علامت‌ها را در دفاتر ثبت می‌گذارند، برخی دیگر به روش قدیمی یک کابینت پرونده راه‌اندازی می‌کنند. در این مقاله به مشکل نظارت بر دستورات صادر شده توسط مدیر در خصوص اسناد ورودی و داخلی شرکت می پردازیم و یکی از گزینه های سازماندهی سیستم کنترل با استفاده از MS Outlook را به شما ارائه می دهیم.

کنترل اجرای وظیفه چیست؟

یک سفارش از یک مدیر معمولاً با قطعنامه ای شروع می شود که روی یک سند ورودی یا داخلی (مثلاً یک یادداشت داخلی) قرار می گیرد. قطعنامه، همانطور که مشخص است، باید مجری، محتوای کار و دوره ای را که طی آن سفارش باید تکمیل شود، مشخص کند.

اگر سازمان سیستم کنترلی نداشته باشد، قاعدتاً مدیر کار خود را روی سند با مصوبه تمام می کند و اجرای تکلیف کاملاً بر وجدان مجری می ماند. در بهترین حالت، کارگردان برای خود یادداشتی در دفتر خاطرات می‌گذارد تا از مهم‌ترین موارد غافل نشود، اما وقتی حجم اسناد دریافتی به چند ده یا صد در روز برسد، هیچ دفتر خاطراتی او را نجات نمی‌دهد.

در نتیجه، مسئولیت نظارت بر اجرا بر دوش شکننده منشی (یا در عوض، یکی از کارمندان دفتر) می افتد. به هر حال وظیفه کنترلر این است که خود را با وضوح آشنا کند، دستور را به مجری برساند و از تکمیل به موقع آن اطمینان حاصل کند.

آیا همه اسناد تحت کنترل هستند؟

در همان ابتدا که یک سیستم کنترل اسناد به تازگی در سازمان شما ظاهر می شود، بهتر است تنها بخشی از اسناد را کنترل کنید. کدام یک - اجازه دهید رهبر شخصا تصمیم بگیرد. اولاً برای کنترل کننده آسان تر خواهد بود و ثانیاً واکنش منفی (مثل همیشه با تغییرات اتفاق می افتد) کارمندان هموار می شود. در آینده، فهرست اسناد ارسال شده برای کنترل به تدریج گسترش خواهد یافت. بیایید بگوییم که در مرحله اول تصمیمی برای نظارت بر اجرای دستورالعمل ها در مورد شکایات دریافتی گرفته شد اشخاص حقیقیو در صورت هرگونه درخواست از مقامات دولتی.

با این حال، اگر یک شرکت بلافاصله به مدیریت اسناد الکترونیکی روی آورد، هیچ مشکلی برای انتخاب وجود ندارد: برنامه‌های EDMS به طور خودکار مسیر هر سند را دنبال می‌کنند.

ایجاد یک کار درام‌اس چشم انداز

اول چشم انداز - سرویس گیرنده پست الکترونیکیکه تنها از نظر ارتباط بین کاربران قادر به جایگزینی سیستم مدیریت اسناد الکترونیکی است. همه چیز را با موفقیت انجام می دهد توابع لازمبه ویژه نظارت بر اجرای وظایف و تهیه گزارش.

یک شرط ضروری برای سازماندهی کنترل درام‌اس چشم انداز: تصمیم مدیر باید به هر طریقی در آن گنجانده شود در قالب الکترونیکی. کنترل کننده باید سند را با وضوح اسکن کند تا این فایل را به کار ضمیمه کند، یا متن وضوح را به صورت دستی در متن کار بازتولید کند.

برای ایجاد یک کار برای یک کاربر، MS Outlook را اجرا کنید و دستورات را در منوی بالا انتخاب کنید فایل, ايجاد كردنو سفارش(شکل 1)، پس از آن یک پنجره جدید باز می شود - وظیفه آینده شما.

عکس. 1. ایجاد یک سفارش

بیایید شروع به پر کردن فیلدها کنیم. در اولین آنها ( به چه کسی) آدرس مجری تعیین شده توسط مدیر را وارد نمایید.

اگر چندین اجراکننده وجود داشته باشد، وظیفه برای هر یک به طور جداگانه ایجاد می شود (یکی از ویژگی های برنامه؛ در غیر این صورت در ردیابی کار با مشکل مواجه می شود).

فیلد دوم موضوعباید آن را تا حد امکان به درستی پر کنید تا از قبل مشخص شود که کار به چه چیزی مربوط می شود، به عنوان مثال:

ورودی-234 مورخ 1392/01/29.

این هم برای کنترلر و هم برای مجری راحت خواهد بود.

رشته مهم بعدی برای ما این است مدت، اصطلاح. بر اساس مهلت های اجرای اسناد پذیرفته شده در شرکت شما ایجاد می شود.

یادآوری می کنیم که دوره استاندارد پذیرفته شده در عمل ارتباطات تجاری 30 روز تقویمی است.

نزدیک میدان مدت، اصطلاحمی توانید سطح اهمیت کار را انتخاب کنید: کم، معمولی یا زیاد.

زمینه های شروع، ایالتو آمادههنگام ایجاد یک کار، معمولاً کنترلر آن را لمس نمی کند، زیرا مجری هنوز اجرا را شروع نکرده است و شروع زمان اختصاص داده شده برای کار، لحظه ارسال کار به مجری خواهد بود.

در منو گزینه هابا کلیک بر روی دکمه مربوطه می توانید یک کار را برای تکرار برنامه ریزی کنید.

این برای مثال برای گزارش های ماهانه یا ارائه اطلاعات دیگر در یک فرکانس مشخص مرتبط است.

در اینجا از شما خواسته می شود که یک دسته را انتخاب کنید (در صورت استفاده از آن) و یک یادآور برای اجراکننده اضافه کنید.

تنظیم یادآوری سه روز قبل از مهلت مناسب است: در روز مورد نیاز، پیمانکار نامه ای با محتوای مربوطه دریافت می کند.

گزینه ها یک نسخه به روز از این کار را در لیست وظایف خود نگه داریدو پس از تکمیل یک کار، یک گزارش وضعیت برای من ارسال کنیدبا استفاده از علامت چک در کادرها روشن و خاموش می شوند.

در یک یادداشت!

چک باکس (از چک باکس انگلیسی) یک عنصر گرافیکی است رابط کاربری، به کاربر اجازه می دهد پارامتری را با دو حالت - ☑ روشن و ☐ خاموش کنترل کند.

قسمت متن در قسمت حرف وارد می شود - دستورالعمل های لازم برای تکمیل کار. اگر هیچ کدام وجود ندارد، می توانید استاندارد را وارد کنید لطفا قطعنامه را بخوانید و دستورالعمل ها را اجرا کنید.

به تب منو بروید درج کنید. در اینجا ما یک فایل با یک نامه حل به کار پیوست می کنیم.

پس از آن، کلیک کنید ارسال– و کار به عهده شخص مسئول می رود (شکل 2).

شکل 2. ارسال یک کار برای اجرا

کار مجری روی یک کار

پیمانکار نامه ای به همراه یک ضمیمه حاوی وظیفه دریافت خواهد کرد. پس از باز کردن کار، او فایلی را با تصمیم مدیر، تاریخ تکمیل و سایر اطلاعاتی که برای او ارسال کرده اید مشاهده می کند (شکل 3).

برنج. 3. دریافت تکلیف توسط مجری

به شکل - در این تصویر هیچ نقطه ای بعد از ترتیب وجود ندارد، اما در تصویر قبلی وجود دارد

پس از انجام تکلیف، مجری باید گزارشی را تهیه کند. برای انجام این کار، در کار، به طور معمول پست الکترونیک، باید گزینه را انتخاب کنید پاسخ، متن گزارش را بنویسید و برای کنترلر ارسال کنید.

گزارش باید صحیح و حاوی اطلاعات به روزدر مورد تکمیل کار، و نه یک لغو اشتراک ساده تکمیل شدیا بدتر خوب.

نمونه ای از گزارش اجرای یک دستور:

نامه ای به تاریخ 30 ژانویه 2013 به شماره 323 از طریق پست برای طرف مقابل ارسال شد.

تکمیل یک کار

پس از دریافت گزارش، کنترلر کار را به عنوان انجام شده علامت گذاری می کند. برای انجام این کار، روی وظیفه در لیست وظایف کلیک راست کرده و دستور را از منوی کشویی انتخاب کنید. برای اعدام، و سپس علامت گذاری به عنوان تکمیل شده(شکل 4).

برنج. 4. تکمیل کار

گزارش نویسی

اگر کنترل کننده به صورت دوره ای کیفیت کار اجراکنندگان را تجزیه و تحلیل نکند، نظارت بر اجرای سفارش ها معنای خود را از دست می دهد. برای انجام این کار، باید یک گزارش بر اساس پارامترهای مورد علاقه خود ایجاد کنید.

برای مشاهده کل لیست سفارش هایی که ارسال کرده اید، روی دکمه در گوشه سمت چپ پایین صفحه کلیک کنید وظایف. لیستی از وظایف در قسمت مرکزی و در ستون سمت چپ تشکیل می شود نمای فعلیهر انتخابی می تواند انجام شود. به طور معمول کنترلرها از view ها استفاده می کنند لیست تفصیلی , کارهای عقب افتادهو توسط مسئول(شکل 5).

شکل 5. فهرست تفصیلی موارد ارسالی

هر لیستی را می توان با انتخاب دستور مناسب در منو چاپ کرد فایل.

تنظیم فرآیند و کار با پرسنل

همانطور که در مورد هر نوآوری وجود دارد، انجام بدون مقررات برای فرآیند نظارت بر اجرای سفارشات غیرممکن است. توصیه می شود قوانین تنظیم و تکمیل وظایف را در دستورالعمل های کاری دفتر گنجانده شود. اگر هنوز یکی را ندارید، می‌توانید یک سند جداگانه، «قوانین...» یا «دستورالعمل‌ها...» ایجاد کنید. به هر شکلی، فرآیند باید تا حد امکان با جزئیات شرح داده شود، و توصیه می شود توضیحات را با اسکرین شات ارائه کنید. دستورالعمل باید به تایید مدیر کل برسد.

رفتن به سیستم جدیدکنترل به معنای ظهور تعدادی از قوانین جدید است که برای همه اجباری است. با این حال، رعایت این قوانین دردسر زیادی برای همکاران شما ایجاد نخواهد کرد.

اولا، اکنون هر کارمند باید MS Outlook را دائماً روشن نگه دارد. به عنوان آخرین راه حل، حداقل دو بار در روز ایمیل خود را چک کنید.

دوما، همکاران باید به خاطر بسپارند: وظیفه ای که نویسنده آن منشی است، هوس او (منشی) نیست. این چیزی بیش از یک دستور از کارگردان، لباس پوشیده نیست فرم الکترونیکی. این مدیر بود که مجری را تعیین کرد و ضرب الاجل تعیین کرد و در واقع این مدیر است که باید گزارش اجرا را بدهد و نه ناظر-منشی.

همانطور که می بینید، فرآیند تنظیم وظایف در MS Outlook بسیار ساده است و برای یک شرکت کوچک که روزانه حداکثر 20 کار در آن تنظیم می شود، کاملاً مناسب است. نکته اصلی این است که هر یک از دستورالعمل های ارسال شده به این روش تا حد امکان به درستی ترسیم شده است: دارای یک مخاطب و مهلت خاص است و به صورت کتبی ارسال می شود. اتمام کار روی یک کار به وضوح ثبت می شود. کنترل کننده نیز به نوبه خود از تماس مجریان با یادآوری آزاد است: او فقط باید مطمئن شود که گزارش اجرا به موقع می رسد.

ما تنها یکی از گزینه های خودکارسازی سیستم نظارت بر اجرای سفارشات در یک سازمان را در نظر گرفتیم. مانند هر یک از روش های کنترلی که در ابتدای مقاله ذکر کردیم، این روش نیز مجموعه ای از مزایا و معایب خاص خود را دارد. با این حال، به نظر ما، این یکی از گزینه های بودجه بهینه برای شرکتی است که تازه شروع به کشف مدیریت اسناد الکترونیکی کرده است.

اوگنیا کوژانوا، متخصص موسسات آموزشی پیش دبستانی و مدیریت سوابق پرسنل