حسابداری محصولات در اکسل کنترل موجودی در اکسل - سادگی در دسترس همه. برنامه خود "انبار": یک برگه "ورودی" ایجاد کنید

امروز وجود دارد انتخاب بزرگابزار تخصصی حسابداری انبار: از شیاطین ساده برنامه های پولیبه سیستم های گران قیمت WMS با امکانات کامل. با وجود این، بسیاری از کارآفرینان در ابتدا صفحات گسترده اکسل را برای مدیریت موجودی انتخاب می کنند. در ابتدا، این یک راه حل مقرون به صرفه و راحت به نظر می رسد، اما با افزایش تعداد سفارشات در سازمان شما، استفاده از اکسل برای ردیابی موجودی با مشکلات زیادی همراه است. هر چه تعداد انبارها بیشتر باشد، اقلام کالا بیشتر باشد، احتمال ظهور آنها بیشتر می شود. کاربران هنگام کار با اکسل با چه مشکلاتی روبرو هستند؟

• خطاهای ورود اطلاعات به دلیل یک خطای ورودی، لازم است تمام داده های جداول را دوباره بررسی کنید.
• ناراحتی کار مشترک. اغلب اوقات زمانی پیش می‌آید که هنگام ویرایش داده‌ها توسط یک کاربر، آنها توسط کاربر دیگری رونویسی می‌شوند. بنابراین، حسابداری در اکسل ممکن است درست نباشد.
• انجام بسیاری از عملیات دستی. اکسل به عنوان یک راه حل مدیریت انبار طراحی نشده است، بسیاری از آنها را ترکیب می کند توابع اساسی، و بنابراین اغلب مجبور خواهید بود برای کارهای دستی یکنواخت وقت بگذارید.
• مشکل در اعتبارسنجی داده ها در با استفاده از اکسلتلاش زیادی برای بررسی صحت داده های وارد شده و آوردن اطلاعات به شکل مناسب انجام می شود. اگر انبار بزرگی دارید، بهتر است اکسل را برای کارهای دیگر دانلود کنید و با استفاده از برنامه های پیشرفته تر، سوابق موجودی را نگه دارید.

این مشکلات ممکن است زیاد اتفاق نیفتند، با این حال، زمان زیادی را صرف کار می کنند. برنامه انبار در اکسل تصحیح خطاها و غلط های املایی، بررسی طولانی مدت صحت داده های موجودی و کار اجباری دستی هنگام کار با اکسل، دلایل اصلی استفاده کارآفرینان از راه حل های تخصصی حسابداری انبار است. حتی متخصصان باتجربه که می دانند چگونه موجودی را در اکسل نگه دارند، همچنان برنامه های دیگر مبتنی بر اکسل یا راه حل های کاملاً جدید را انتخاب می کنند.

چگونه سوابق موجودی را در اکسل نگه داریم؟

چه صفحات گسترده Excel، MySklad یا سایر راه حل های تخصصی خرده فروشی را انتخاب کنید، چند اصل اساسی وجود دارد که باید رعایت کنید. اگر برنامه را دانلود کنید و از قوانین خاصی استفاده نکنید، با گذشت زمان، کار با حسابداری گاهی اوقات پیچیده تر می شود:

1. طراحی صحیح کتب مرجع. دایرکتوری با کالاهای بدون علامت مشکلات حسابداری تضمین شده، ناراحتی برای فروشنده و مشکلاتی در گزارش ایجاد می کند. هنگام وارد کردن داده ها، لازم است تا حد امکان اطلاعات را در سلول های مختلف پر کنید (به عنوان مثال، کدها، مقالات، قیمت ها، مالیات بر ارزش افزوده). در صورتی که موجودی کالاهای فروخته شده در انبار با استفاده از سرویس MySklad انجام شود، تمام اطلاعات لازم در مورد کالا به صورت خودکار در اسناد درج می شود که باعث صرفه جویی در زمان پردازش سفارش ها می شود.
2. وارد کردن مانده های اولیه به صورت کمی و کل. داده های صحیح در ابتدای کار گزارش های کافی را در روند کار ارائه می دهد و کسانی که فروش با " تخته سنگ تمیز' نباید روی آن حساب کرد.
3. رعایت زمان بندی در تهیه اسناد. لازم است قبل از ارسال کالا برای خریدار، ورود کالا به انبار از طرف تامین کننده به شدت ثبت شود. در غیر این صورت، قیمت تمام شده "برو" خواهد شد و شما نمی توانید به طور دقیق میزان درآمد خود را محاسبه کنید. در MySklad برای هر خرید و فروش کالا می توانید تاریخ دلخواه خود را مشخص کنید.
4. ذخیره سازی ساختار یافته اطلاعات اضافی هنگام نگهداری سوابق انبار، جمع آوری اطلاعات اضافی در مورد فروش (به عنوان مثال، نحوه تحویل و پرداخت، تاریخ ارسال، نام مشتری، نام مدیر) در قسمت های جداگانه مهم است. همه این داده ها در آینده برای تهیه برگه مسیر برای پیک ها، محاسبه حقوق مدیران و تجزیه و تحلیل آمار مفید خواهد بود. در MySklad به راحتی می توانید بدون برنامه نویسی تعداد مورد نیاز فیلد رایگان برای استفاده در فهرست ها و اسناد ایجاد کنید.

کاربران سرویس اینترنتی MySklad به آن دسترسی دارند پشتیبانی رایگاناز طریق تلفن و ایمیل کارکنان پشتیبانی نه تنها به برنامه کمک می کنند، بلکه نکاتی را در مورد مدیریت موجودی بهینه و راه اندازی فرآیندهای کسب و کار پایه به اشتراک می گذارند. دانلود نسخه رایگانراه حل های جدید ما را امتحان کنید

اکسل می تواند یک ابزار عالی مدیریت موجودی برای هر شرکت تولیدی یا تجاری باشد که سوابق مواد، محصولات نهایی و مواد خام استفاده شده را نگه می دارد. صفحات گسترده می توانند به این کار دشوار کمک کنند.

کجا می توان از صفحات گسترده استفاده کرد؟ سازمان های بزرگ برای این اهداف راه حل های آماده ای را در قالب الکترونیکی به دست می آورند. با این حال، چنین راه حل هایی بسیار گران هستند. مقداری برنامه های پیچیدهحتی نیاز به مشارکت یک کارمند واجد شرایط با سطح کافی دارد حقوق. شرکت های نوپا کوچک نمی توانند این کار را انجام دهند. اما راه حلی وجود دارد: می توانید از صفحات گسترده اکسل برای نگهداری سوابق موجودی استفاده کنید. این ابزار الکترونیکی پس از دستگاه اداری از نظر محبوبیت در رتبه دوم قرار دارد. برنامه ورد. عملکرد مایکروسافت اکسلبرای حل وظایف اساسی حسابداری انبار کاملاً کافی خواهد بود.

قوانین مهم

کاربرانی که به مسائل مربوط به مدیریت موجودی علاقه مند هستند باید از همان ابتدا موضوع ایجاد خود را جدی بگیرند. برنامه کامپیوتری. در انجام این کار، باید قوانین مهم زیر را رعایت کنید. در ابتدا، همه دایرکتوری ها باید تا حد امکان دقیق و دقیق ایجاد شوند. به ویژه، نباید به ذکر ساده نام کالاها محدود شود. همچنین ذکر مقالات، تاریخ انقضا، کدها و ... ضروری است. به طور معمول، مانده های افتتاحیه به صورت پولی وارد جداول می شوند. لازم است با رعایت گاهشماری و درج اطلاعات دریافتی برخی کالاها در انبار زودتر از ارسال آن به خریدار، اقدام شود. قبل از پر کردن صفحات گسترده اکسل، انجام موجودی ضروری است. لازم به ارائه چه چیزی است اطلاعات تکمیلیممکن است مورد نیاز باشد و آن را وارد کنید تا در آینده نیازی به شفاف سازی اطلاعات برای هر یک از کالاها نداشته باشید.

قبل از شروع توسعه صفحات گستردهبرای اطمینان از عملکرد انبار خود، لازم است مشخصات آن را در نظر بگیرید. در این مورد، توصیه های کلی زیر را می توان ارائه داد:

1. لازم است دایرکتوری های "تامین کنندگان" ، "خریداران" و "نقاط حسابداری کالا" تهیه شود. نکته آخر برای شرکت های کوچک اختیاری است.
2. هنگام استفاده از یک لیست نسبتا ثابت از محصولات، توصیه می شود نامگذاری را در قالب یک پایگاه داده در یک برگه جداگانه ایجاد کنید. هزینه، درآمد و گزارشات در آینده باید با پیوندهایی به آن پر شود.
3. جدول صفحه اکسلعنوان "نامگذاری" باید حاوی داده های زیر باشد: نام محصول، گروه های محصول، کدهای محصول، واحدهای اندازه گیری و غیره.
4. گزارش با استفاده از ابزار PivotTable تولید می شود.
5. دریافت کالا در انبار در برگه "ورودی" ثبت می شود.
6. برای ردیابی وضعیت فعلی، باید برگه های "تراز" و "هزینه ها" را ایجاد کنید.

ایجاد دایرکتوری ها

برای توسعه یک برنامه حسابداری انبار در اکسل، باید یک فایل با هر نامی ایجاد کنید. ممکن است نام آن، به عنوان مثال، "انبار" به نظر برسد. اکنون باید دایرکتوری ها را پر کنید. برای اینکه عناوین "در سراسر" اجرا نشوند، باید آنها را اصلاح کنید. برای انجام این کار، در تب "View" در برنامه اکسل، بر روی دکمه "Freeze Panes" کلیک کنید. جدول "مشتریان" تقریباً یکسان است. اگر یک فهرست کمکی از نقاط انتشار کالا در آن ایجاد کنید، یک برنامه رایگان ممکن است یک حسابداری انبار راحت و تا حدی خودکار فراهم کند. با این حال، تنها در صورتی لازم است که شرکت دارای چندین شعبه یا انبار باشد. در مورد سازمان هایی که فقط یک نقطه توزیع دارند، ایجاد چنین دایرکتوری برای آنها منطقی نیست.

برنامه اختصاصی"انبار": نحوه ایجاد یک برگه "ورودی".

اول از همه، شما باید یک جدول برای نامگذاری ایجاد کنید. عناوین آن باید مانند این باشد: "نام محصول"، "تنوع"، "واحد"، "ویژگی"، "نظر". پس از آن باید محدوده این جدول را انتخاب کنید. در قسمت "Name" که مستقیماً در بالای سلول با نام "A" قرار دارد، باید کلمه "Table 1" را وارد کنید. همین کار را با محدوده مربوطه در برگه "تامین کنندگان" انجام دهید. در این مورد، باید "جدول 2" را مشخص کنید. تراکنش های ورودی و خروجی در دو برگه جداگانه ثبت می شوند. آنها به شما اجازه می دهند سوابق موجودی را در اکسل نگه دارید.

اتوماسیون حسابداری

در صورتی که کاربر یک تامین کننده را از لیست آماده انتخاب کند و همچنین یک نقطه حساب و نام محصول را انتخاب کند، می توان حسابداری انبار در اکسل را راحت تر کرد. کد تامین کننده و واحد اندازه گیری باید به طور خودکار بدون مشارکت اپراتور در جدول نمایش داده شود. تاریخ، هزینه، شماره فاکتور و مقدار به صورت دستی وارد می شود. برنامه Warehouse به طور خودکار هزینه را با استفاده از فرمول های ریاضی محاسبه می کند. همه دایرکتوری ها برای این کار باید به صورت جدول فرمت شوند. برای ستون "Name"، باید یک لیست کشویی ایجاد کنید. برای انجام این کار، کل ستون به جز هدر را انتخاب کنید، تب "داده" را پیدا کنید و روی نماد "تایید اعتبار داده ها" کلیک کنید. در قسمت "نوع داده" باید کلمه "فهرست" را پیدا کنید. در قسمت "Source" باید تابع "=INDIRECT("item!$A$4:$A$8") را مشخص کنید. در مقابل موارد "نادیده گرفتن سلول های خالی" و "فهرست مقادیر معتبر" باید علامت زده شود. اگر همه چیز به عنوان یک قاعده انجام شود، پس هنگام پر کردن ستون اول، می توانید به سادگی نام محصول را از لیست انتخاب کنید. در ستون "واحد. rev.» مقدار مربوطه ظاهر خواهد شد. تقریباً به همین ترتیب، تکمیل خودکار برای ستون‌های «Supplier» و «Code» و همچنین یک لیست کشویی ایجاد می‌شود. برای پر کردن ستون "هزینه" باید از فرمول ضرب استفاده کنید. باید به این صورت باشد: "=قیمت * مقدار". همچنین باید یک لیست کشویی به نام «نقاط حسابداری» ایجاد کنید. محل ارسال کالاهای دریافتی را نشان می دهد. این کار دقیقاً مانند موارد قبلی انجام می شود.

"برگ گردش مالی"

اکنون که شما عملا ایجاد کرده اید ابزار مفید، که به شرکت شما اجازه می دهد تا سوابق موجودی را به صورت رایگان در اکسل نگه دارد، تنها چیزی که باقی می ماند آموزش نمایش صحیح گزارش به برنامه است. برای این کار باید با جدول مربوطه شروع به کار کنید. ما صفرها را در ابتدای دوره زمانی تنظیم می کنیم، زیرا فقط سوابق موجودی را نگه می داریم. اگر قبلاً آن را انجام داده باشیم، این ستون باید ترازها را نمایش دهد. واحدهای اندازه گیری و نام کالاها در این مورد باید از نامگذاری گرفته شود. برای تسهیل کنترل موجودی، اکسل باید با استفاده از تابع SUMIFS ستون های رسید و ارسال را پر کند. برای محاسبه مانده کالا در انبار باید از عملگرهای ریاضی استفاده کرد. با گذشت زمان، می توانید به طور مستقل تنظیماتی را در برنامه انبار انجام دهید تا حسابداری محصولات خود را تا حد امکان راحت کنید.

مدیریت انباریکی از مهم ترین مولفه ها در راه اندازی یک کسب و کار است. کیفیت و موفقیت سازمان به وضعیت موجود در انبار بستگی دارد. به همین دلیل است که کارآفرینان ملزم به توجه کافی به نحوه سازماندهی صحیح سیستم مدیریت موجودی و کنترل آن در آینده هستند.

با توجه به اهمیت این موضوع، بارها و بارها در مقالاتی به این موضوع پرداخته ایم.

اکنون بیایید نگاهی دقیق‌تر به نظارت بر حرکت سهام با استفاده از آن داشته باشیم ساده ترین برنامه MS Excel.

اکثر سازمان هایی که یک محصول خاص را می فروشند دارای یک انبار برای ذخیره سازی هستند. از این رو نیاز موجه به نگهداری سوابق است. استفاده از برنامه های ویژه برای این امر به سازمان ها کمک می کند تا ضمن کاهش هزینه ها و افزایش سود، کار خود را کارآمدتر کنند. MS Excel برای فروشگاه های کوچک و سایر سازمان های کوچک عالی است.

توانایی هاام‌اسبرتری داشتن:

• سطوح سهام موجود در انبار را نشان می دهد
• داده ها را در مورد دارایی های موجود ساختار و تجزیه و تحلیل می کند
• گزارش فروش برای هر دوره زمانی

حسابداری کالا درام‌اسمزایای اکسل

ام اس اکسل دقیقاً برنامه ای است که می تواند حسابداری انبار را ساده کند و تعدادی عملکرد برای کنترل جابجایی کالا دارد.

حسابداری کالا در MS Excel: معایب

ذکر این نکته ضروری است که اکسل نیز معایب زیادی دارد. به عنوان مثال، یک سری عملیات پیچیده که به مهارت ها و صلاحیت ها و همچنین منابع موقتی بزرگ نیاز دارد که اغلب ما فاقد آنها هستیم. به دلیل خطاهایی که گاهی اوقات در برنامه رخ می دهد، امکان از دست دادن تمام داده های موجود وجود دارد.

توابع اکسل برای مدیریت موجودی

محصول جداولی است که با داده ها پر شده است. شما می توانید محصولات یا گروه هایی از محصولات را انتخاب کنید. با این ابزار نرم افزاری امکان انجام توابع و عملیات تحلیلی با استفاده از فرمول ها وجود دارد. این برنامه به دانش لازم برای کار با آن نیاز دارد. سعی کنید از تمام امکانات برنامه کامپیوتری نهایت استفاده را ببرید. هرچه مجموعه کارکردهایی بیشتر باشد و بدانید که چگونه با آنها کار کنید، فرصت های بیشتری در هنگام نگهداری سوابق موجودی دارید.

از جانب با استفاده از اکسلامکان ردیابی محصولات ورودی و خروجی وجود دارد. شما همچنین می توانید داده های مربوط به اقدامات انجام شده در انبار را محاسبه کنید، به عنوان مثال، برای اطلاع از مقدار باقیمانده یک نوع خاص از کفش یا تعدادی از محصولات. برای به حداقل رساندن مقدار باقیمانده کفش، دریابید که کدام مارک کفش به احتمال زیاد خریداری می شود. با توصیه هایی در زمینه فروش کفش بچه گانه آشنا شوید.

فرض کنید که هدر جدول باید روی دو یا چند خط کشیده شود. برای انجام این کار، از قبل تابع word wrap را مستقیماً در سلول روشن کنید و سپس هیچ مشکلی نخواهید داشت. میز شما مرتب به نظر می رسد.

این برنامه به شما امکان می دهد فونت های مختلفی را وارد کنید که استفاده از آنها هنگام برجسته کردن تعدادی از محصولات یا دسته بندی ها بر اساس پارامترهای آنها بسیار راحت است.

ترجیحاً با قالب‌بندی سلول‌ها، ستون‌ها یا ردیف‌ها، گروه‌های محصول مهم‌تر را برجسته کنید. این تکنیک ها درک آسان اطلاعات در جدول را فراهم می کند.

توصیه هایی برای مدیریت موجودی بابرتری داشتن

حصول اطمینان از حسابداری محصولات موجود در انبار با نیاز به نظارت، کنترل دارایی های فروشگاه و تهیه گزارش در طول دوره فروش توضیح داده می شود. توصیه می شود که یک متخصص توانمند که اصول MS Excel را به خوبی می داند و می داند چگونه آنها را در عمل به کار ببرد، مسئولیت این امر را بر عهده بگیرد.

در اینجا یک مثال خوب از نحوه شروع مدیریت موجودی در MS Excel آورده شده است (همه مقادیر تقریبی هستند):

در ابتدای جدول، باید هزینه را نگه دارید:

جدول حسابداری کالا ام اس اکسل

چند صد سلول پایین بروید و یک جدول درآمد ایجاد کنید، به عنوان مثال، در سه خانه: 1-محصول، 2-تعداد، 3-قیمت خرید.

جدول ورود کالا در MS Excel

هر محصولی که به تازگی وارد انبار شده است نیاز به تعیین قیمت دارد که انجام این کار در برنامه بسیار آسان است. جدول را پر کنید، به عنوان مثال، کفش، صندل، کفش ورزشی، کفش ورزشی، چکمه، و دیگران. اینها اسامی تعمیم یافته هستند، در عمل، ستون محصول را با نام های دیگر پر می کنید. به عنوان مثال محصولاتی را سفارش دهید که در بین مخاطبان خریداران برای فروشگاه خود محبوبیت داشته باشند. لیست برای هر فروشگاه فردی است.

مهم!به طوری که نام کالا در جدول مصرف با نام درج شده در فاکتورها مطابقت داشته باشد. بنابراین، در جدول لازم است نام را به طور کامل، بدون ذکر اختصار، بنویسید. می توانید اطلاعاتی تا اندازه و رنگ کفش وارد کنید. هرچه اطلاعات دقیق تر باشد، راحت تر است.

تعداد و قیمت خرید. این ستون ها پر می شوند.

افزودن یک ورودی جدید به لیست تنها با دو کلیک آسان است. همچنین، بلافاصله قیمت، مقدار و سایر پارامترها را تنظیم کنید.

حسابداری انبار در اکسل برای هر سازمان تجاری یا تولیدی که در آن توجه به مقدار مواد اولیه و محصولات نهایی مهم است مناسب است. برای این منظور، شرکت سوابق موجودی را نگهداری می کند. شرکت های بزرگ معمولاً راه حل های آماده ای را برای حسابداری خریداری می کنند در قالب الکترونیکی. امروزه گزینه های زیادی برای فعالیت های مختلف وجود دارد.

کسب و کارهای کوچک به تنهایی حرکت کالاها را کنترل می کنند. برای این منظور می توانید از صفحات گسترده اکسل استفاده کنید. عملکرد این ابزاربه اندازه کافی بیایید با برخی از احتمالات آشنا شویم و به طور مستقل برنامه حسابداری انبار خود را در اکسل ایجاد کنیم.

در پایان مقاله می توانید که در اینجا تحلیل و توضیح داده شده است.

چگونه سوابق موجودی را در اکسل نگه داریم؟

هر راه حل سفارشی مدیریت انبار، چه به تنهایی ساخته شده باشد و چه خریداری شده باشد، تنها در صورتی کارایی خوبی خواهد داشت که از قوانین اولیه پیروی کنید. اگر در ابتدا از این اصول غافل شوید، بعداً کار پیچیده تر می شود.

1. کتاب های راهنما را تا حد امکان دقیق و دقیق پر کنید. اگر این یک نامگذاری کالاها است، لازم است نه تنها نام ها و مقادیر را وارد کنید. برای حسابداری صحیح به کدها، مقالات، تاریخ انقضا (برای تک تک صنایع و بنگاه های تجاری) و غیره نیاز دارید.
2. مانده های اولیه به صورت کمی و پولی وارد می شود. انجام یک موجودی قبل از پر کردن جداول مربوطه منطقی است.
3. در ثبت معاملات، گاهشماری را رعایت کنید. اطلاعات مربوط به دریافت محصولات در انبار باید زودتر از ارسال کالا به خریدار وارد شود.
4. در مورد اطلاعات اضافی کوتاهی نکنید. برای تهیه برگه مسیر، راننده به تاریخ ارسال و نام مشتری نیاز دارد. برای حسابداری، روش پرداخت. هر سازمانی ویژگی های خاص خود را دارد. تعدادی از داده های وارد شده به برنامه حسابداری انبار در اکسل برای گزارش های آماری، حقوق و دستمزد متخصصان و ... مفید خواهد بود.

پاسخ صریح به این سوال که چگونه سوابق موجودی را در اکسل نگه دارید غیرممکن است. لازم است مشخصات یک شرکت خاص، انبار، کالا در نظر گرفته شود. اما ما می توانیم توصیه های کلی را ارائه دهیم:

1. برای حسابداری انبار صحیح در اکسل، باید دایرکتوری ایجاد کنید. آنها می توانند 1-3 ورق بگیرند. این دایرکتوری "تامین کنندگان"، "خریداران"، "نقاط حسابداری برای کالاها" است. AT سازمان کوچک، جایی که طرف مقابل آنقدر زیاد نباشد، دایرکتوری ها مورد نیاز نیست. همچنین در صورتی که شرکت فقط یک انبار و / یا یک فروشگاه داشته باشد، نیازی به تهیه لیستی از نکات حسابداری کالا نیست.
2. با یک لیست نسبتا ثابت از محصولات، منطقی است که محدوده محصول را در قالب یک پایگاه داده ایجاد کنیم. پس از آن، درآمد، هزینه ها و گزارش ها باید با ارجاع به نامگذاری پر شود. برگه "نامگذاری" ممکن است حاوی نام محصول، گروه های محصول، کدهای محصول، واحدهای اندازه گیری و غیره باشد.
3. دریافت کالا در انبار در برگه "ورودی" ثبت می شود. بازنشستگی - "هزینه". وضعیت فعلی "Remainders" ("Reserve") است.
4. در نتیجه، گزارش با استفاده از ابزار PivotTable تولید می شود.

برای اینکه سرفصل های هر جدول حسابداری انبار فرار نکند، اصلاح آنها منطقی است. این کار در تب "View" با استفاده از دکمه "Freeze Areas" انجام می شود.

حالا بدون توجه به تعداد ورودی ها، کاربر عناوین ستون ها را می بیند.

جدول اکسل "حسابداری انبار"

بیایید به مثالی از نحوه عملکرد برنامه حسابداری انبار در اکسل نگاه کنیم.

ما کتابچه راهنما می سازیم

برای داده های تامین کننده:

* شکل ممکن است متفاوت باشد.

برای اطلاعات مشتری:

* لطفا توجه داشته باشید: نوار عنوان پین شده است. بنابراین، شما می توانید به اندازه دلخواه داده وارد کنید. نام ستون ها قابل مشاهده خواهد بود.

برای ممیزی نقاط صدور کالا:

یک بار دیگر، ایجاد چنین دایرکتوری هایی در صورتی که شرکت بزرگ یا متوسط ​​باشد منطقی است.

شما می توانید یک محدوده محصول را در یک برگه جداگانه ایجاد کنید:

AT این مثالدر جدول حسابداری انبار از لیست های کشویی استفاده می کنیم. بنابراین، فهرست راهنماها و نامگذاری مورد نیاز است: ما به آنها ارجاع خواهیم داد.

محدوده جدول "نامگذاری" را نامگذاری کنید: "جدول 1". برای این کار محدوده جدول را انتخاب کرده و مقدار مناسب را در قسمت نام (در مقابل نوار فرمول) وارد کنید. شما همچنین باید یک نام اختصاص دهید: "Table2" به محدوده جدول "Suppliers". این به شما امکان می دهد تا به راحتی به مقادیر آنها مراجعه کنید.

برای تثبیت تراکنش های درآمد و هزینه، دو برگه جداگانه پر می کنیم.

ما یک کلاه برای "ورود" می سازیم:

مرحله بعد - اتوماسیون رومیزی!لازم است به گونه ای باشد که کاربر نام محصول، تامین کننده، نقطه حسابداری را از لیست آماده انتخاب کند. کد فروشنده و واحد اندازه گیری باید به طور خودکار نمایش داده شود. تاریخ، شماره فاکتور، مقدار و قیمت به صورت دستی وارد می شود. اکسل هزینه را محاسبه می کند.

بیایید شروع به حل مشکل کنیم. ابتدا بیایید همه دایرکتوری ها را به صورت جداول قالب بندی کنیم. این لازم است تا بعداً بتوانید چیزی اضافه کنید، آن را تغییر دهید.

یک لیست کشویی برای ستون Name ایجاد کنید. یک ستون (بدون هدر) انتخاب کنید. به تب "داده ها" بروید - ابزار "تایید اعتبار داده ها".

در قسمت «نوع داده»، «فهرست» را انتخاب کنید. یک فیلد اضافی "منبع" بلافاصله ظاهر می شود. برای ایجاد مقادیر فهرست کشویی که از یک برگه دیگر گرفته شده است، از تابع: =INDIRECT("item!$A$4:$A$8") استفاده کنید.

حال با پر کردن ستون اول جدول می توانید نام محصول را از لیست انتخاب کنید.

به طور خودکار در ستون "واحد. rev.» مقدار مربوطه باید ظاهر شود. ما این کار را با استفاده از توابع VLOOKUP و UND انجام خواهیم داد (هنگام ارجاع به یک سلول خالی در ستون اول، خطا را در نتیجه عملکرد VLOOKUP سرکوب می کند). فرمول: .

با همان اصل، ما یک لیست کشویی ایجاد می کنیم و برای ستون های "Supplier" و "Code" تکمیل خودکار می کنیم.

ما همچنین یک لیست کشویی برای "نقطه حسابداری" تشکیل می دهیم - جایی که کالاهای دریافتی ارسال شده است. برای پر کردن ستون "هزینه" از فرمول ضرب (= قیمت * مقدار) استفاده می کنیم.

جدول "مصرف کالا" را تشکیل می دهیم.

لیست های کشویی در ستون های "نام"، "نقطه حسابداری برای حمل و نقل، تحویل"، "خریدار" استفاده می شود. واحدهای اندازه گیری و هزینه به طور خودکار با استفاده از فرمول ها پر می شوند.

ما یک "ورق گردش مالی" ("نتایج") می سازیم.

ما صفرها را در ابتدای دوره قرار دادیم، زیرا حسابداری انبار تازه شروع به انجام شده است. اگر قبلا انجام شده باشد، در این ستون تعادل وجود خواهد داشت. اسامی و واحدهای اندازه گیری از نامگذاری کالاها گرفته شده است.

ستون های "دریافت" و "محموله ها" با استفاده از تابع SUMIFS پر می شوند. باقی مانده ها با استفاده از عملگرهای ریاضی محاسبه می شوند.

دانلود برنامه حسابداری انبار ( نمونه تمام شدههمانطور که در بالا توضیح داده شد).

در اینجا برنامه تکمیل شده است.

در مرحله اول کسب و کار، صاحبان فروشگاه با انتخاب برنامه رایگان اکسل برای حسابداری انبار سعی در صرفه جویی در هزینه خود دارند. در این مقاله در مورد قالب های حسابداری کالا در اکسل صحبت خواهیم کرد و گزینه رایگان جالب تری برای حسابداری در فروشگاه نسبت به نرم افزار استاندارد ارائه می دهیم.

آنچه در مورد آن خواهید آموخت:

چه کسی می تواند از صفحات گسترده بهره مند شود

حسابداری کالا در اکسل توسط آن دسته از کارآفرینانی استفاده می شود که 2-3 فروش در روز دارند و زمان کافی برای انتقال داده های فروش به صفحات گسترده دارند.

بیایید طرح "تکامل" حسابداری کالا در مشاغل کوچک را نشان دهیم. ما این رقم را پس از نظرسنجی از بیش از 10 کارآفرین که در حال حاضر از برنامه حسابداری موجودی Business.Ru (مرحله سوم) استفاده می کنند، جمع آوری کردیم.

بیشتر آنها با یک "دفترچه" شروع به کار کردند - رسید و هزینه کالا را در دفترچه نگه می داشتند، اما زمانی که لازم بود گزارش و تجزیه و تحلیل تهیه شود، داده ها را از "دفتر یادداشت" به اکسل منتقل می کردند.

هنگامی که کسب و کار شروع به تولید درآمد بیش از 15 هزار روبل در ماه کرد و فروش 5-10 در روز شد، نیاز به استفاده از خدمات موجودی ویژه وجود داشت.

از این گذشته ، اکسل دارای اشکالاتی است: اصلی ترین آنها این است که نمی توانید برنامه را با صندوق پول مرتبط کنید. نرم افزار(باید فروش را به صورت دستی ثبت کنید). بنابراین، هنگام گسترش یک تجارت یا برای مقابله با صف ها (در صورت وجود فصلی)، کارآفرین از یک برنامه حسابداری محصول متصل به صندوق () استفاده می کند.

با این عیب، اکسل مزایایی دارد:

می توانید قالب های برنامه حسابداری انبار در اکسل را در اینترنت به صورت رایگان پیدا کنید.

همچنین می توانید یاد بگیرید که چگونه آنها را به صورت رایگان پر کنید (با استفاده از دروس از یوتیوب یا به تنهایی، به طور مستقیم).

شما می توانید به طور مستقل جداول گزارش فروش را در برگه های جداگانه تهیه کنید و آمار، تجزیه و تحلیل و محاسبات دیگر را نگه دارید (با این حال، برای این کار باید تمام ویژگی های اکسل را مطالعه کنید که بیش از یک روز طول می کشد).

چگونه سوابق موجودی را در اکسل نگه داریم؟

برای حسابداری انبار داده های اکسلفروش در هنگام خرید به صورت دستی در دفترچه ثبت می شود و بعد از ظهر بعد از بسته شدن فروشگاه، کالاهای فروخته شده در جدول پیدا می شود و مقدار فروخته شده درج می شود.

به همین ترتیب، هنگام رسیدن کالا، جدول به روز می شود.

مدیریت انبار در اکسل: ویژگی ها

مدیریت موجودی در اکسل برای شما مناسب است اگر:

می توانید بدون ارتباط بین جدول حسابداری و صندوق پول انجام دهید.

بدون صف، دو یا سه خرید در روز، که اجازه می دهد تا جدول حسابداری را در "پنجره" بین خریداران پر کنید.

تمرکز بر کار پر زحمت با جداول، مقالات و غیره؛

برای وارد کردن کالاها به پایگاه داده از اسکنر استفاده نکنید، اما آماده هستید همه چیز را به صورت دستی پر کنید.

کار با جداول در اکسل در صورتی امکان پذیر است که یک یا دو نفر، نه بیشتر، به حسابداری کالا مشغول باشند. در غیر این صورت، ممکن است سردرگمی ایجاد شود - کارمندان ممکن است به طور تصادفی داده ها را تغییر دهند و شما نسخه قبلی را نخواهید دید.

برای درک کامل تمام مزایای اتوماسیون انبار، برنامه Business.Ru را امتحان کنید. این برنامه دارای شهودی است رابط شفافبا قابلیت شخصی سازی برای یک کاربر خاص. تمام مزایای فوق قبلاً در عملکرد اصلی برنامه Business.Ru گنجانده شده است.

برای موجودی در اکسل می توانید استفاده کنید قالب های آماده. خودتان می توانید آنها را توسعه دهید.

قبل از معرفی حسابداری، لازم است یک موجودی برای تعیین میزان دقیق باقیمانده محصول انجام شود. در مورد اینکه چرا بهتر است و چگونه می توان یک موجودی شبانه انجام داد،

با دقت، با توجه به جزئیات، اطلاعات مربوط به محصول - نام، مقاله را وارد کنید. اگر در مورد محصولات غذایی صحبت می کنیم، باید ستون "مدت ماندگاری" را در جدول Excel ایجاد کنید.

لازم است حمل و نقل کالا زودتر از رسیدن به انبار در نظر گرفته شود. گاهشماری عملیات انبار مهم است، زیرا در غیر این صورت ممکن است تجزیه و تحلیل و نمودارهای نهایی دریافت و فروش در ماه مخدوش شود.

اگر با چندین فروشنده کار می کنید، باید صفحات راهنما ایجاد کنید.

اطلاعات اضافی در جدول مهم است - داده های مربوط به ارسال کننده یا مدیری که سفارش را انجام داده است می تواند در صورت وجود مشکل در سفارش، وضعیت را نجات دهد.

مرحله اول حسابداری موجودی در اکسل - پر کردن داده های محصول و تشکیل ستون ها در جدول - می تواند زمان قابل توجهی از سه ساعت تا یک هفته طول بکشد. همه چیز به تعداد محصولات موجود در فروشگاه و مهارت های صفحه گسترده شما بستگی دارد.

شما می توانید کارایی انبار فروشگاه را در پنج مرحله افزایش دهید - در مورد آنها

ساختار الگوی تجزیه و تحلیل فروش اکسل

مهمترین چیز برای حسابداری کالا در اکسل، انتخاب یک قالب مناسب برای وارد کردن داده است.

به عنوان مثال، یک الگوی جدول فروش ممکن است دارای ستون های زیر باشد:

نام محصول؛

• مقدار موجودی؛

برای راحتی تجزیه و تحلیل، انجام آن ضروری است صفحه جدید(ورق) برای هر ماه.

جدول حسابداری فروش با جدول مورد نیاز برای حسابداری موجودی تفاوت دارد.

جدول اکسل "حسابداری انبار"

ساختار قالب اکسلبرای حسابداری انبار باید شامل بخش های زیر باشد:

1. مقاله - گرفته شده با توجه به سازنده، مورد نیاز برای جستجوی سریعمورد در لیست

2. نام محصول. نام محصول و شرح مختصری از. مثلا:

لباس آبی "آنفیسا"؛

لباس قرمز "آنفیسا" با گل.

سارافون جین مینی آبی.

شما می توانید نامی را خودتان انتخاب کنید یا آنچه را که سازنده در توضیحات آمده است، انتخاب کنید.

3. واحدهای اندازه گیری. معمولاً اینها قطعات هستند، اما ممکن است مترهای جاری، متر مکعب، کیلوگرم و غیره وجود داشته باشد.

4. باقی می ماند (در دسترس، چپ، رزرو - در صورت تشویق رزرو کالا).

5. قیمت (دو ستون - قیمت فروش و قیمت خرید).

6. تامین کننده.

علاوه بر این، می توانید ستون های دیگری ایجاد کنید:

پیش سفارش (اگر زمان زیادی بین سفارش کالا از یک تامین کننده و آوردن آنها به انبار شما بگذرد)؛

یک مشتری معمولی (برای برجسته کردن مشتریان معمولی و اختصاص دادن تخفیف به آنها یا ارائه یک پیشنهاد ویژه)؛

شماره تخفیف (در صورت ارائه کوپن در حین فروش و غیره).

در یک برگه جداگانه از جدول اکسل، باید یک مرجع - جدولی با نام تامین کنندگان قرار دهید.

مشکلات مربوط به ارسال آیتم اکسل

حسابداری کالا در اکسل دارای معایب قابل توجهی است:

اگر شخصی از کارکنان به طور تصادفی شماره ای را در جدول جایگزین کرد، روی "ذخیره" کلیک کرد و سپس فایل را ببندد، پیدا کردن خطا مشکل ساز خواهد بود.

برای نگهداری پایگاه داده کالاها از راه دور، می توانید از اکسل از جداول گوگل استفاده کنید، با این حال، با افزایش تعداد ردیف ها به 100 یا بیشتر، این برنامه برای حسابداری انبار در اکسل بسیار "آهسته" می شود.

عدم امکان ادغام با صندوق پول یا نرم افزار حسابداری.

به کار دستی زیادی نیاز دارد، نمی تواند اسکنر را وصل کند.

هیچ راهی برای برنامه ریزی تحویل، کنترل موجودی در تاریخ انقضا و غیره وجود ندارد.

شما نمی توانید فایل را توسط چندین کاربر به طور همزمان استفاده کنید (به استثنای Google Tables).

امکان تنظیم بررسی خودکار برای "صحت" داده های وارد شده وجود ندارد، به جز نوع داده ها (عددی، الفبایی و غیره).

مروری بر برنامه های رایگان حسابداری انبار در اکسل

مایکروسافت اکسل یک برنامه پولی است که به دلیل شیوع آن، برخی از کاربران به آن فکر می کنند نصب رایگان. با این حال، می توانید چندین بار دانلود کنید برنامه های رایگان، که می تواند جایگزین اکسل در مرحله اول کسب و کار شود.

Office Calc را باز کنید

بیشترین برنامه محبوبنوع اکسل که می تواند برای حسابداری کالاها استفاده شود نامیده می شود Office Calc را باز کنید. در بسته نرم افزاری آزاد آپاچی اوپن آفیس گنجانده شده است.

OpenOffice Calc از زبان روسی پشتیبانی می کند، فضای کمتری را در دیسک رایانه شما اشغال می کند و سریعتر از Excel بارگذاری می شود.

این برنامه دارای رابط کاربری مشابه اکسل 2003 است، بنابراین اگر فقط با چنین برنامه ای تجربه دارید، راحت تر به آن عادت خواهید کرد.

از ویژگی ها:

توانایی ایجاد جداول، نمودارها، محاسبه با استفاده از فرمول ها، اختصاص سلول ها.

پشتیبانی از صادرات به PDF، که برای ارسال فاکتور به خریدار مهم است.

امکان استفاده از "جادوگر" برای ایجاد توابع ویژه.

تنها ناراحتی این است که برنامه فرمت خاص خود را دارد، ODS. معمولا فایل های XLSدر این برنامه باز می شود، اما اتفاق می افتد که با خطا باز می شود.

همچنین، Calc می‌تواند فایل‌هایی را به‌جای XLSX پیشرفته‌تر، در قالب XLS ایجاد کند.

LibreOffice Calc

با تنظیم LibreOffice Calc، ممکن است کاربر نتواند آن را از Open Calc تشخیص دهد. و جای تعجب نیست. این برنامه توسط برنامه نویسان سابق OpenOffice توسعه یافته است. بنابراین، اصل و رابط کاربری مشابه گرفته شد.

عملکرد مشابه است: ایجاد جداول، نمودارها، محاسبه با فرمول.

برخلاف اپن آفیس، برنامه libreofficeبه شما امکان می دهد اسناد را با فرمت EXLX ذخیره کنید.

این برنامه برای محاسبات سریع، کاربردی، بارگیری در 7-12 ثانیه راحت است. کار با توابع و ماکروها از طریق "جادوگر" امکان پذیر است.

پلان میکر

سومین برنامه در بررسی برنامه های انبار در اکسل (همچنین می توانید آن را به صورت رایگان در وب سایت توسعه دهنده دانلود کنید) PlanMaker است. این نرم افزاری است که در بسته نرم افزاری SoftMaker گنجانده شده است.

مانند برنامه های قبلی، PlanMaker به شما کمک می کند تا محاسبات را با استفاده از توابع انجام دهید (با استفاده از ابزار "Insert function"). متأسفانه، PlanMaker رایگان فقط می تواند از فرمت XLS پشتیبانی کند، در حالی که XLSX برای کسانی که نسخه پولی را نصب کرده اند در دسترس است.

برنامه های پولی - آنالوگ های اکسل

تفاوت برنامه های حسابداری انبار پولی با رایگان در قالب های آماده دانلود شده و پشتیبانی از چندین انبار است. ما دو برنامه از این قبیل را در جدول زیر ارائه می دهیم. همه آنها دسکتاپ هستند، یعنی در حافظه رایانه بارگذاری می شوند. اگر از چندین دستگاه - در خانه و دفتر کار می کنید و همچنین قصد دارید کار کارمندان را از راه دور کنترل کنید (به عنوان مثال، در طول تعطیلات) ناخوشایند است.

جدول - مقایسه برنامه های "انبار اکسل" و "تولید انبار"

اگر به دنبال یک برنامه حسابداری انبار رایگان یا ارزان هستید، به "Business.Ru" توجه کنید - این سرویس ابریبرای تمام عملیات در انبار، که تا حد زیادی مراحل ارسال، سفارش کالا، کار با فاکتورها و موجودی را تسهیل می کند.

فرصت های "Business.Ru" به عنوان یک برنامه ابری رایگان مانند اکسل

تمامی برنامه های فوق تمام معایب اکسل را دارند. این نرم افزار یک دستیار غیرقابل انکار برای سازماندهی حسابداری پایدار در یک فروشگاه کوچک با 2-3 فروش در روز است. با این حال، اگر خریداران بیشتری وجود داشته باشد، به نرم افزارهای پیشرفته تری نیاز است.